Como Melhorar a sua Rotina de Trabalho? Confira 6 técnicas infalíveis!

A impressão que dá é que os dias estão passando cada vez mais rápido e que falta tempo para dar conta de todas as demandas. Mas, será que isso também não pode ser falta de organização e priorização das suas atividades?

A quantidade de tarefas ao longo do dia pode ter aumentado nos últimos anos, mas as distrações também são mais numerosas atualmente, o que dificulta a manutenção do foco nas atividades diárias. Como é possível organizar seu dia para que você vá embora ou feche o computador com a sensação de ter produzido o que precisava?

Neste post, vamos compartilhar 6 dicas incríveis que poderão te ajudar a organizar melhor a sua rotina de trabalho e produzir com mais qualidade e em menos tempo. Produzindo mais e melhor pode gerar ganhos maiores também. São todas orientações que você já pode colocar em prática hoje mesmo. Vamos lá?

1. Defina hora para começar e terminar

Um dos grandes desafios atualmente, por causa da flexibilidade de horário disponível, é não ter a visibilidade de quando começar e encerrar as atividades. Isso pode fazer com que o dia se alongue mais do que o necessário, chegando a turnos de 10, 12 ou até mesmo 14 horas.

Isso feito de maneira repetitiva ao longo das semanas pode se tornar muito cansativo e prejudicar o desempenho, fazendo com que você perca qualidade nas entregas. Isso pode ser prejudicial para a relação com os seus clientes, chegando até a causar perda de contratos.

Por isso, é essencial programar um horário para começar e terminar o seu dia. Isso força você a ter disciplina e produzir durante essa janela de tempo que definiu para trabalhar e produzir. Essa organização também pode ser ideal para ir bem em provas importantes.

Inicialmente pode ser desafiador manter o foco e seguir à risca os horários definidos diariamente. Mas, como todo hábito, é preciso paciência e persistência, mesmo que não consiga logo de cara. Os resultados a longo prazo, tanto para a qualidade do trabalho quanto para a qualidade de vida serão perceptíveis.

2. Priorizar as atividades do dia

Essa é uma tarefa que pode ser feita no final do dia, como uma preparação antecipada para o dia seguinte. Mas também pode ser a primeira atividade do dia, para planejar e ter uma visibilidade de todas as ações a serem tomadas.

Isso é importante porque permite um planejamento e programação do que será feito e evita a abertura para distrações. Se você se compromete a realizar determinadas atividades, terá um foco maior para fazer isso, tornando o seu dia mais produtivo.

Uma outra vantagem de ter o dia mais programado é também entender se é possível aceitar outras demandas e se você consegue dar conta do que já tinha planejado e das outras demandas que possam surgir.

3. Reuniões podem ser uma rápida conversa

Muitas empresas e clientes têm o costume de marcar inúmeras reuniões ao longo do dia. Ao mesmo tempo que elas podem ser importantes em uma fase de planejamento, também podem consumir minutos preciosos do dia. E, muitas vezes, o assunto poderia ser resolvido numa rápida troca de e-mails, uma ligação e ou bate papo informal mesmo.

Por isso, é essencial entender o real motivo de agendar uma reunião e se não é possível resolver o assunto de alguma outra forma. Reuniões feitas remotamente ainda podem economizar mais tempo, mas, se for um evento presencial, aí o tempo investido é ainda maior. Vale a pena refletir cuidadosamente sobre isso.

Se a reunião for extremamente necessária, é importante que ela tenha uma pauta definida e que todos que irão participar saibam antecipadamente o que será debatido. Além disso, é preciso definir hora para começar e terminar, assim é mais fácil de garantir a objetividade do encontro.

4. Faça pausas programadas

Trabalhar de maneira focada é essencial para conseguir dar conta de tudo ao longo do dia, e uma maneira de conseguir manter o foco por mais tempo é fazendo pausas programadas. Sim, por mais que você pense em trabalhar direto, sem parar, o corpo precisa desse descanso para seguir criando com qualidade.

Existem técnicas específicas para esse formato de trabalho, como a Pomodoro, em que você distribui o seu dia de trabalho em ciclos de 25 minutos de atividade e 5 minutos de descanso e repete isso ao longo do dia. Também funciona bem na hora de estudar.  

São nesses momentos de pausa e descanso que a mente pode relaxar um pouco e, muitas vezes, encontrar a solução que você estava procurando para determinado problema. Por isso, é importante olhar para essa parada como algo positivo.

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5. Evite distrações (smartphones e smartwatches)

Nos dias de hoje, a quantidade de distrações é muito grande e fica cada vez mais difícil manter o foco nas atividades que precisam ser feitas. Para complicar um pouco mais, ainda acrescentamos outros tipos de distração em nosso dia a dia, como smartphones e smartwatches.

Trabalhar com esses aparelhos por perto pode ser dificultar a manutenção do foco. As notificações constantes e a vibração do relógio no pulso são gatilhos que irão chamar a sua atenção e distrair da principal atividade a ser desenvolvida.

O ideal, se possível, é manter o celular no silencioso e verificá-lo apenas nos momentos de pausas programadas. Quanto aos smartwatches, é recomendado não usá-lo no pulso durante o expediente, e deixar para ver o horário no próprio computador, que conta com essa informação.

6. Organize sua mesa e a área de trabalho do computador

Assim como organizar o seu dia para que ele seja o mais planejado possível, é essencial ter um ambiente de trabalho organizado. Isso inclui a sua mesa e também a área de trabalho do seu computador.

Essa organização ajuda na hora de encontrar informações, receber alguém para uma conversa e também facilita a visualização do seu dia a dia, já que não há um aglomerado de distrações pelo caminho.

Trabalhar de maneira focado durante todo o dia é algo bastante desafiador. Mas, com essas dicas e um pouco de disciplina, você pode tornar o seu dia muito mais produtivo e ainda ter mais qualidade de vida para fazer outras atividades, como estar com amigos, estudar e ter o merecido descanso.

Nota do editor:
Aprenda como se planejar e organizar para construir o Home Office ideal para você!