Quais são as diferenças entre gestão e administração de projetos?

No momento de planejar, ou seja, definir os próximos passos, quais serão os responsáveis por executar as tarefas e o prazo para a conclusão de um objetivo, é muito comum uma certa confusão com alguns fundamentos. Isso porque a linha entre a gerência de projetos e a administração é muito tênue, de modo que igualar essas duas funções é o caminho que quase todos fazem.

Neste texto, nós da Rock resolvemos desmistificar um pouco essas semelhanças. Sim, elas estão lá, porém, existem diferenças significativas entre a gestão e a administração que queremos que você saiba de uma vez por todas. Vamos lá?

Como funciona o mercado freelancer para a gestão de projetos?

Antes de entrarmos nas diferenças, queremos explicar como a área freelancer, portanto, o mercado, enxerga esse setor. Primeiro, é preciso dizer que os números são bastante positivos em termos de oportunidades quando focamos no mundo digital. Dados da World Economic Forum, mostram um crescimento de 200% em contratações.

Especificamente, ao se tratar da gestão de projetos, de acordo com o relatório do PMI — Job Growth and Talent Gap, as empresas precisarão de 87,7 milhões de profissionais especializados em gestão, o que representa 33% de crescimento na demanda dessa área.

O documento ainda destaca que o Brasil está em 4º lugar em termos de oportunidades para especialistas em gerenciamento de projetos. Ficando atrás apenas de China, Índia e os EUA.

O que é um projeto?

Para podermos compreender o que a administração e a gestão fazem, é interessante entender o que é um projeto. Fundamentalmente, ele é um grupo de ações preestabelecidas com um objetivo final. No caso do ambiente empresarial, além de ter essa característica, geralmente, essa etapa envolve uma equipe, sendo feita em um determinado prazo.

Então, o que é gestão de projetos?

A gerência de projetos nada mais é que a análise e o monitoramento das atividades que envolvem o resultado do projeto. Sobretudo, tem relação com as metodologias usadas para alcançar determinado objetivo. O foco da gestão é sempre cumprir as metas, portanto, é bem mais direcionado.

Nesse sentido, de acordo com a Harvard Business School, a gestão de projetos pode ter três dinâmicas de execução:

• organizar e definir: determinar quem serão os responsáveis pelo projeto, quais serão as funções, levantar os recursos, estabelecer os prazos e escolher a metodologia;
•  planejar: definir as ações, avaliar o capital, estruturar as etapas e também a gestão de risco;
•  gerenciar: executar as ações, possibilitar as medidas de execução e monitorar os resultados até o alcance do objetivo.

Metodologias da gestão

Para falar de gestão, é fundamental falar de metodologias, afinal, elas são a base da gerência de um projeto. Existem várias, mas daremos destaque para três bem populares:

• Kanban: é uma metodologia japonesa com um apelo bem mais visual. A ideia é registrar os avanços de cada etapa em relação aos prazos, qualidade e quantidade de trabalho por meio de cartões. Cada vez que se avança, se altera a posição deles.
• Scrum: esse é um método bem popular no sistema de metodologias, ele foca em dividir o resultado em pequenos objetivos, chamados sprints. No final de cada um, se faz uma análise para saber o progresso e o que precisa melhorar.
• Agile: separa o projeto em ciclos menores dessa forma consegue regular as etapas sem prejudicar o andamento.

O que é administração?

Como falamos no início deste texto, não é incomum que exista uma confusão entre administração e gestão, isso porque ambas acabam se fundindo em certo ponto, especialmente quando se trata de um projeto. Contudo, para falar sobre o processo de administrar, é preciso ser um pouco mais amplo.

A administração engloba uma visão menos focada, portanto, acaba tratando até de mais setores do que a gestão de projetos. Logo, definimos como saber o que está acontecendo, a partir daí planejar, controlar e direcionar os recursos disponíveis. Veja que não estamos falando apenas da questão financeira, eles podem ser a tecnologia da empresa, os funcionários, a cultura, ou seja, tudo que engloba o negócio.

Sendo assim, uma das características principais da administração é a sua visão mais holística, em que seus processos visam tanto o ambiente externo quanto interno e de que forma eles podem afetar o objetivo ou o projeto.

Então, quais são as diferenças?

Achamos que deu para compreender como essas áreas se igualam em alguns aspectos, principalmente, com relação ao planejamento e direção para cumprir um projeto. Contudo, embora isso seja semelhante, a primeira diferença está onde cada uma dessas áreas se aplicam.

A gestão tem um papel mais focado que a administração, que costuma cuidar de mecanismos mais amplos, especialmente quando se trata de negócios. Para deixar bem claro, a administração tem um viés mais técnico, o interesse está na racionalidade das tarefas e como elas conservam a estrutura.

Ou seja, administrar é fazer o possível para manter as coisas funcionando. Nesse ponto, além do planejamento, também há o controle, de forma que se verifica como os recursos são aplicados, inclusive, para executar um projeto.

A gestão, por outro lado, não tem um objetivo de manter algo, pelo contrário, a sua principal diferença em relação a administrar, está no fato de que sua essência é utilizar um método para chegar a algum lugar. Sendo assim, ela é mais focada naquilo que a equipe precisa atingir e não tanto nos processos técnicos, mas na gestão das habilidades desses funcionários e como orientá-los a partir da metodologia escolhida.

Falamos sobre a gerência de projetos e a administração, e como essas duas funções têm muitas semelhanças, mas não são iguais. De fato, seus princípios se cruzam, principalmente, em suas etapas de execução, já que ambas têm a premissa do planejamento de etapas — seja para manter as coisas como estão, como é o caso de administrar, ou para sair de uma posição e chegar a outra.Além disso, mostramos como está o mercado freelancer nessa área: com previsões de boas oportunidades e com bastante demanda.

Aliás, se você está pensando em entrar nesse mercado, seja para qualquer área digital, te convidamos a dar uma olhada em nosso material — Como profissionalizar a sua carreira freelancer!