Você às vezes se vê diante de um grande número de tarefas para executar na rotina e mal sabe por qual delas começar? Já achou que o dia deveria ter mais horas? Pois essa sensação não é exclusividade sua! Porém, saiba que, com boas práticas de organização pessoal, sua vida pode se tornar bem mais simples!
Definir uma lista de prioridades, colocar seu espaço em ordem e estabelecer horários para a realização de suas atividades são atitudes que podem contribuir, e muito, para aumentar a produtividade. No trabalho, nos estudos ou nas metas pessoais, dá para se surpreender com os resultados!
Quer entender melhor sobre o tema e, ainda, conhecer o método GTD, excelente aliado de todos que buscam incluir mais organização em sua vida? Então, continue abaixo a leitura deste post!
O que é organização pessoal?
Organização pessoal é definir padrões e manter todos os elementos que englobam sua vida e sua rotina em ordem. Assim, é possível citar o horário para acordar e para dormir, a separação de roupas no armário, a disposição de livros na estante e a gestão do tempo para organizar as tarefas que permanecem por longos períodos na lista de “a fazer”.
Embora seja desafiadora, especialmente para quem tem hábitos típicos de alguém bagunceiro, a organização pessoal contribui para que as atividades sejam otimizadas.
Quais as vantagens de ser uma pessoa organizada?
Ser uma pessoa organizada faz toda a diferença, não somente para gerenciar o tempo livre, mas também para se destacar no trabalho e aumentar sua motivação profissional.
A seguir, vamos falar sobre as vantagens para quem está em busca de boas estratégias de organização pessoal. Confira!
Mais tempo livre
Sente que não consegue se organizar e que vive com muitas atividades acumuladas? Quando você começa a criar e a seguir práticas de uma pessoa mais organizada, é possível dividir o tempo durante a semana conforme o grau de prioridade de cada tarefa.
Sabe aquele intervalo que você vive buscando para dar sequência à academia ou àquela aula de pilates que sempre cobiça, entre um freela e outro? Pode ter chegado o momento delas!
Definição de metas
É de motivação de que você precisa? Com organização, além de poder visualizar melhor seus projetos e sonhos para o futuro, é possível organizá-los, definir etapas e, claro, saber o quanto você já avançou.
Quando todo o acompanhamento é feito, fica mais difícil desanimar ou desistir no meio do caminho. Aqui, dá para pensar em projetos de curto, médio e longo prazo, outra divisão que os tornam mais realistas.
Oportunidades profissionais
A organização pessoal interfere positivamente em novas oportunidades profissionais. Colaboradores que se mostram organizados e auxiliam a equipe a desenvolver processos bem-sucedidos aumentam suas chances de conquistar reconhecimento e, claro, promoções.
Não é preciso, todavia, limitá-las às oportunidades obtidas no mercado formal. Se você, por exemplo, precisa de uma grana extra e está procurando formas de obtê-la, organize-se!
Uma ótima opção é empreender na internet e, com organização, desenvolver um planejamento para se destacar frente ao mercado e tornar seus serviços lucrativos.
O que é o método GTD?
Já que o tema é organização pessoal, vale falar detalhadamente sobre o método GTD, ou Getting Things Done, em inglês. Traduzindo para o português, a ideia é trabalhar para deixar as coisas feitas, sem procrastinação!
Esse método foi desenvolvido por David Allen, consultor e especialista em produtividade. As técnicas são apresentadas pelo autor no livro “A arte de fazer acontecer”, uma obra que virou best-seller e é sempre referência nas discussões sobre organização pessoal.
Quais são os 5 passos do GTD?
Focado em otimização, o método GTD é estruturado para que sua execução seja feita de maneira eficiente, solucionando todas as necessidades de quem o aplica. Por isso, ele é dividido em 5 etapas importantes. Conheça cada uma delas a seguir!
Capturar
Esse é o momento inicial, em que se deve simplesmente esvaziar a mente. Preocupações, compromissos, deadlines e obrigações devem ser relacionados. Escrever tudo é a melhor forma de, primeiramente, entender o que precisa ser feito.
Mais do que tudo, esse passo é um exercício de reflexão sobre o que há como tarefa no cotidiano. Parar para pensar nas demandas de uma só vez é a melhor forma de elencá-las para, organizadamente, começar o processo de resolvê-las.
Esclarecer
Com tudo relacionado, é hora de dar destino a cada um dos itens da lista. A etapa de esclarecimento é o momento de decidir o que será feito e o que será deixado de lado. Por isso, em cada item da lista, é necessário escolher entre duas opções: tomar uma ação ou não fazer nada.
Vamos começar pelos itens a serem ignorados. Eles poderão ter um dos seguintes destinos:
- definitivamente descartar o que você sabe que não vai fazer;
- criar uma lista para tarefas que você talvez faça, mas não imediatamente.
Já a lista de tarefas que precisam ser feitas terá as seguintes divisões:
- faça imediatamente as tarefas que levam menos de 2 minutos para serem concluídas. Isso ajuda a manter a sua lista de afazeres dinâmica;
- para as tarefas mais longas, você deverá delegar ao responsável, agendar para um dia e hora ideais ou, em casos de tarefas mais complexas, criar um projeto estruturado para executá-las.
Organizar
A etapa de organização serve para criar divisões nas categorias dos afazeres que você já elencou. Quando há muita coisa pendente, as tarefas podem ter várias origens distintas, e deixar de organizá-las pode causar confusão. Além disso, existe o risco de perdê-las em meio a tantas demandas.
Entre as tarefas, as principais categorias que você pode criar para inserir suas atividades são:
- trabalho;
- pessoal;
- família;
- casa;
- estudos;
- finanças.
Contudo, é possível simplesmente criar as categorias que você quiser, já que isso dependerá exclusivamente do que há em sua lista. Posteriormente, pode dar prioridade a alguma dessas categorias na hora de começar a fazer o que precisa.
Refletir
Refletir é um momento de revisar todas as tarefas que foram listadas até então. O método GTD reforça a responsabilidade que os usuários precisam ter ao lidar com as tarefas listadas. Do contrário, os resultados esperados nunca poderão ser alcançados.
O momento de refletir garante que haja um comprometimento em avaliar o que foi relacionado e, dessa forma, continuar com os esforços. O recomendável é que a etapa de reflexão seja feita diariamente, ou o máximo de vezes que você conseguir durante a semana. Ao realizar a checagem, além de levantar o que falta ser feito, também atualize a lista, removendo o que já foi cumprido.
Engajar
Engajar é a principal etapa: a hora de fazer! Com as tarefas organizadas, só resta botar em prática tudo que foi relacionado como demanda relevante no seu cotidiano, e é isso que vai garantir que a produtividade seja algo recorrente.
É importante também que você não sabote todo o esforço feito até aqui. Lembre-se de que o método é focado em fazer tudo, e não somente criar listas e planejar. A etapa de engajar é, literalmente, executar. O objetivo só será alcançado quando o trabalho estiver finalizado.
Quais são as melhores ferramentas para aplicar esse método?
Papel e caneta são suficientes para utilizar o método GTD, mas ele será ainda mais eficaz se você levá-lo para o digital. Afinal, você deve passar grande parte do seu dia entre dispositivos móveis e computadores durante o trabalho e o tempo livre. O importante é que consiga automatizar e organizar todas as tarefas.
Atualmente, não faltam ferramentas de produtividade que ajudam pessoas a elencar demandas, categorizar prioridades, criar projetos e focar em solucionar questões. Elas funcionam bem tanto em âmbito profissional quanto no pessoal.
As principais ferramentas que serão de grande ajuda para utilizar o método GTD são:
Quais são os níveis do método GTD?
O GTD é um método que preza pelo respeito à adaptação de quem faz uso dele. Por exemplo, nem todas as pessoas trabalham sob as demandas de uma empresa na qual são funcionárias, já que muitas são freelancers. Por isso, é fundamental entender quais são os níveis do GTD e como eles garantem uma progressão saudável.
Em ordem de avanço, os níveis são:
- pé no chão: é quando se mantém o foco em tarefas básicas. Organiza-se um calendário simples para executar tarefas domésticas, lembrar-se de deadlines, ler e-mails e outras questões rotineiras pessoais e profissionais;
- nível 1: esse é o momento de início do avanço, quando o GTD passa a ser utilizado para organizar projetos que você quer executar, mas ainda não parou para pensar neles;
- nível 2: é o nível em que se definem as áreas de foco na vida, como profissão, pessoal, diversão, saúde, entre outros;
- nível 3: hora de definir objetivos grandes de médio a curto prazo, de dois anos, no máximo. Esses objetivos podem ser aprendizado, novo cargo, cuidados com a saúde, entre muitas outras possibilidades;
- nível 4: o nível 4 é a visão no longo prazo, com o questionamento e a reflexão de objetivos que podem ser alcançados a partir de 3 a 10 anos. São conquistas grandes a nível pessoal e profissional, independentemente de serem materiais ou não;
- nível 5: a etapa final traz questionamentos de propósitos de vida, permitindo que o usuário trace uma trilha para a sua existência. É hora de questionar valores, propósitos e definir como a vida será dali em diante.
Como funciona o fluxograma do GTD?
O fluxograma do método GTD é de grande ajuda para que os usuários consigam guiar seus passos de acordo com o que a demanda pede. A seguir, confira uma ilustração da empresa Call Daniel sobre como conduzir cada ideia de tarefa a partir da etapa de esclarecimento.
Como começar a aplicar o GTD na rotina pessoal?
Mesmo sabendo de todas as técnicas que envolvem o método GTD, muitas pessoas não conseguem dar os primeiros passos e, de fato, enxergar os resultados. Pode ser mais fácil do que você pensa colocar em prática novos métodos de organização. Veja a seguir como aplicar o GTD na sua rotina!
Comece agora
Simplesmente não existe momento perfeito ou ideal. Esse é um comportamento de procrastinação muito comum, mas pode ser vencido com uma simples anotação. Agora mesmo, ao fim da leitura deste post, comece a anotar suas demandas, projetos e tudo que há para fazer. É assim que você começa a mudar tudo!
Tire um tempo para pensar
Você precisará de um tempo, todo dia, para pensar no que está ao seu redor. Simplesmente se deite, leve apenas algo para fazer anotações e comece a refletir sobre sua vida. Talvez se perca nos pensamentos e o foco vá embora, mas, entre as idas e vindas, você se lembrará de algo. Faça isso diariamente. Assim, cada vez mais, o foco estará presente.
Organize coisas pequenas
Uma gaveta do seu armário, sua caixa de e-mails, um cômodo da casa. Não importa o que nem o tamanho da tarefa, mas faça algo por você agora mesmo. Diariamente, coloque uma pequena tarefa no planejamento. Ao ver os resultados, você vai se motivar a estruturar uma rotina de organização para aplicar o GTD.
Valorize pequenas conquistas
Qualquer tarefa devidamente executada precisa ser valorizada, afinal, antes ela não passava de planos ou era algo adiado constantemente. São pequenas conquistas que devem ser encaradas assim, servindo como combustível para uma vida mais produtiva e organizada.
Planeje sempre a próxima semana
O método GTD é uma ótima estratégia para planejar sempre os seus próximos passos. Há semanas em que tudo é complicado e parece não haver tempo para nada. Essa sensação pode ser reduzida se você panejar antecipadamente seus próximos dias com antecedência. Reuniões, afazeres domésticos, demandas de trabalho e até mesmo o lazer precisam ser elencados e distribuídos.
Pegue leve com você mesmo
Ninguém sai da dificuldade de ser produtivo para ser extremamente organizado e não ter mais nenhuma demanda por fazer ou atrasada. Esse é um processo gradativo e que exige mais de algumas pessoas. Por isso, não há um padrão ou um comportamento certo. Desde que você tenha começado a agir, não se cobre tanto de uma só vez. Pense sempre em progredir, mesmo começando lentamente.
A organização pessoal, finalmente, embora às vezes pareça complexa ou difícil de implementar, soma às vidas de todos nós para tornar tudo mais simples. Com um caminho claro a seguir e dedicação a cada uma de suas etapas, como no método GTD, você pode chegar exatamente aonde almeja!
Gostou do nosso post? Aproveite o momento de organização e baixe nossa planilha de faturamento e produtividade para 2021!
Dimitri Vieira 
Larissa Borges 
Gustavo Grossi