Você já teve, vez ou outra, a sensação de que o dia ficou curto demais para realizar todas as tarefas? Trata-se de uma percepção comum na atualidade, principalmente entre os profissionais que trabalham com metas e precisam apresentar resultados com constância.
Felizmente, é possível mudar essa realidade com estratégias que permitam gerenciar o tempo e melhorar a produtividade. Muitas delas, inclusive, são perfeitas para pessoas que precisam atualizar conhecimentos, revisar conteúdos e aprimorar habilidades. Quem faz uso do método GTD nos estudos sabe bem disso.
Tem curiosidade em descobrir o significado desse termo e como ele pode potencializar seu aprendizado? Basta prosseguir a leitura e conferir tudo sobre o assunto!
O método GTD
A sigla em inglês combina as palavras “Getting Things Done”, que dá nome ao livro escrito por David Allen — no Brasil, ele foi traduzido como “A arte de fazer acontecer“. Ela também representa uma metodologia desenvolvida pelo autor, um consultor de empresas que passou anos estudando o que tornava as pessoas mais produtivas.
Ele reuniu diversos conhecimentos e técnicas em um livro que deu base ao método GTD. A obra é composta por 5 passos considerados fundamentais para quem quer dar conta de todos os compromissos dentro do prazo, com qualidade e sem estresse.
Da mesma forma que ferramentas mais conhecidas — como a técnica Kanban ou os mapas mentais —, a metodologia criada por David Allen pode ser muito útil em um programa de estudos. Afinal, é possível adaptá-la a perfis, rotinas e objetivos distintos.
Tipos de atividades
David Allen explica que a aplicação do método GTD exige algumas observações. Assim, antes de colocar os passos em ação, você precisa avaliar o contexto em que está inserido. O tempo disponível, a energia e o nível de atenção no momento também são importantes.
Como exemplo, considere o seguinte caso: um estudante sentado dentro de uma sala enquanto aguarda o início de uma prova que será realizada dali a 15 minutos. Seu nível de energia nessa situação é baixo, pois passou a noite lendo e está nervoso.
Por conta do contexto desse estudante, o melhor a fazer é evitar ações que demorem mais de 15 minutos e atividades que demandem foco. Isso é necessário porque, de qualquer modo, ele terá que parar o que estiver fazendo (deixando o trabalho pela metade) e se concentrar para fazer a prova.
Aplicar o método GTD nos estudos será mais fácil se você dividir todas as tarefas do dia a dia — relacionadas a lazer, diversão, trabalho e outras áreas — em categorias. Veja, a seguir, quais são elas e suas principais características.
Atividades não planejadas
Representam as demandas do dia, por isso, costumam surgir na forma de imprevistos ou de urgências. Nesse grupo, também entram os desejos instantâneos de executar atividades que não envolvem nenhum planejamento. Pode ser aquela vontade repentina de aprender a tocar um instrumento ou de experimentar um novo esporte, por exemplo.
Atividades predefinidas
São compromissos que já foram registrados em sua agenda, planilha ou caderno. É importante anotar essas atividades em algum lugar para que você não se esqueça de nenhum item. Listar os conteúdos que são prioridade em cada período do mês, por exemplo, é uma forma de se organizar e estudar melhor porque permite controlar o tempo gasto em cada matéria.
Atividades a definir
Elas costumam ocupar espaço na sua agenda porque precisam ser avaliadas e organizadas de acordo com o nível de importância. Dedicar alguns minutos para definir o que será feito a cada dia é fundamental para se tornar uma pessoa mais produtiva, portanto, invista nesse planejamento.
Benefícios do método GTD
O modo como as diferentes tarefas serão distribuídas ao longo da sua rotina dependerá dos objetivos que você pretende alcançar em cada momento da vida. Assim, se a finalidade atual é focar mais em sua capacitação, procure elaborar um plano de estudos que priorize a obtenção de novos conhecimentos.
É aqui que o método GTD pode se tornar um ótimo aliado. Com ele, você terá facilidade para lembrar de seus afazeres, condições de finalizar as atividades propostas e mais tempo de sobra para descansar e se divertir. Veja os principais benefícios de aplicá-lo:
- produtividade — quem tem o hábito de assumir diversas tarefas ao mesmo tempo pode perceber uma melhora no próprio desempenho;
- organização — composto por um passo a passo, o método GTD faz com que você visualize e execute todos os processos necessários para atingir suas metas;
- eficiência — procrastinação e distrações se tornam menos comuns em uma rotina organizada. Assim, você tira proveito máximo de cada esforço aplicado em suas tarefas.
Aplicação do método GTD nos estudos
Seria muito bom ter algumas horas a mais apenas para se dedicar à obtenção de novos conhecimentos. Já que isso não é possível, precisamos mudar a forma como gerenciamos nossas atividades para dar conta de todas dentro do prazo.
Mas como realmente deixar as coisas prontas? O método GTD propõe o cumprimento de cinco passos básicos para deixar o desânimo de lado e fazer com que seu dia renda muito mais. Veja quais são e como ter sucesso na aplicação.
Capturar
Consiste em coletar todas as suas ideias, inspirações e lembranças de tarefas a fazer. Esse conjunto de itens precisa ficar registrado em algum lugar confiável e de fácil acesso — um bloco de notas, um aplicativo, uma agenda etc.
O simples processo de transferir tarefas para um papel ou ambiente digital deixará sua mente mais leve e tranquila. Afinal, você não precisará contar apenas com a memória no momento de definir suas ações, livrando-se de preocupações que só geram estresse e ansiedade.
Esclarecer
Agora é a hora de processar tudo o que você registrou na etapa anterior. Não tenha pressa e analise cada item com o mesmo nível de atenção. Esse cuidado permitirá tomar boas decisões e definir o que fazer com as atividades presentes na lista.
Se você costuma ter dificuldade de concentração, escolha um ambiente tranquilo e silencioso para executar esse passo. Por meio da análise, separe as atividades em dois grandes grupos:
- itens que não demandam ação — englobam coisas anotadas no calor do momento e que, portanto, podem ser descartadas. Também entram aqui as tarefas que você pretende fazer futuramente, mas que ainda não têm urgência nem prazo definido;
- itens que demandam ação — envolvem atividades importantes que devem ser feitas para você atingir seus objetivos. Nesse caso, você tem a opção de agendar a realização da tarefa (se ela for simples) ou de transformá-la em projeto (se ela for complexa e precisar ser executada em etapas).
Organizar
Todo o esforço para categorizar suas tarefas terá sido em vão se você não organizar os registros de acordo com o contexto. Para a vida profissional, há um conjunto de atividades distinto daquele envolvido em sua vida pessoal.
Portanto, mesmo que o objetivo seja aplicar o método GTD nos estudos, você precisa separar as ações de acordo com ambiente e tipo de compromisso. Essa organização, inclusive, fará com que o momento de aprender e fixar conteúdos não se misture com assuntos relacionados a viagens, reuniões e outros temas.
Refletir
Essa etapa funciona como uma revisão geral do seu planejamento. Assim, consiste em retomar a análise de todas as atividades para determinar se permanecem relevantes, se precisam de atualizações ou demandam outro tipo de abordagem.
Faça essa reflexão pelo menos uma vez por semana para não perder o foco e realizar possíveis melhorias a tempo. Rever processos com frequência permite ter uma nova perspectiva e até enxergar possibilidades que passaram batidas na primeira análise.
Se achar necessário, aproveite a revisão para redefinir prioridades, incluir outros projetos e eliminar itens que não têm mais importância.
Engajar
Engajar significa executar cada ação com o pensamento de que você está fazendo o que deveria, no momento e local certos. Portanto, com as tarefas devidamente organizadas e à sua vista, será muito mais fácil saber por onde começar e fazer uma gestão de tempo do início ao fim do dia.
Embora detalhado, esse caminho repleto de orientações só funcionará com muita dedicação. Como qualquer processo que promove mudanças, ele exige prática constante para que você tenha domínio e consiga desfrutar de todos os benefícios.
A parte positiva de aprender a usar o método GTD nos estudos não está apenas em aprimorar sua capacidade de aprendizado, mas também em melhorar sua postura nas mais diversas situações para lidar com desafios e se superar diariamente.
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Conteúdo produzido em parceria com a equipe do UniFOA.
Luiza Drubscky 
Gustavo Grossi 