Organização pessoal e profissional: saiba como ser mais produtivo!

Organização pessoal e profissional é um talento essencial para quem quer viver uma vida plena. Entretanto, aparentemente nem todos nascemos com este dom, não é mesmo? Bom, você não está sozinho: a maioria das pessoas adquire essas habilidades com o passar do tempo!

Atualmente, o talento organizacional é algo que pode ser até mesmo monetizado. A essa altura você já deve ter sido apresentado a profissionais que vendem ordem como solução. São os personal organizers.

Mas, acredite, não é preciso exercer essa bela profissão para sair do caos em que você está agora. No artigo de hoje, você conhecerá dicas de organização pessoal e profissional que vão ajudá-lo a gerenciar a sua rotina e se tornar mais produtivo na vida!

Ansioso? Então, vamos às orientações!

Faça uma coisa de cada vez

Produtividade é eficiência, portanto, o quão melhor você conseguir desempenhar uma função mais provável é que sua produtividade aumente. Por isso, precisamos nos ater às limitações que temos e trabalhar ao redor delas para obter os melhores resultados.

Por incrível que pareça (e por mais que tenham tentado convencê-lo do contrário), os seres humanos são péssimos ao administrar mais de uma coisa ao mesmo tempo. Por causa disso, operar em multitarefa pode resultar num desempenho pobre e, consequentemente, em produtividade diminuída.

O melhor que você pode fazer para organizar o seu tempo, então, é separar um intervalo para executar cada tarefa. Sem a preocupação de ter que administrar mais de uma demanda e focado integralmente numa única atividade você poderá ser muito mais eficiente. E produtivo.

Organize-se para fazer o máximo das suas viagens

Sabe aquele tempo que você passa se locomovendo entre a sua casa e o escritório? É provável que você não o esteja utilizando da melhor maneira possível. A dica é incluir algumas tarefas que consumiriam muito tempo, mas que, ao serem inseridas dentro de determinados contextos, acabam demandam pouco esforço.

Imagine que você precisa ler alguns livros para a faculdade ou quer ouvir um podcast que pode ajudá-lo a se tornar um profissional melhor. Não há hora mais apropriada para fazer isso do que quando você está se locomovendo da sua casa para a faculdade ou da sua casa para trabalho.

Mas há muitas outras tarefas que você pode cumprir nesses intervalos. Ligar para fornecedores, ler as notícias do dia, se inteirar a respeito dos seus novos e-mails… Tudo isso pode ser feito antes mesmo de colocar os pés no escritório.

Utilize um sistema de organização

Uma maneira fácil de se tornar uma pessoa mais organizada é adotando um sistema de organização. Assim, você tem uma série de regras às quais seguir para otimizar o seu dia a dia.

Criar ou adotar pequenas normas para arquivar as suas mensagens, nomear os seus projetos e passar algum tempo organizando o seu ambiente de trabalho é um bom investimento. Apostamos que você já perdeu aquela meia hora todos os dias procurando coisas onde elas não estão. Já imaginou ganhar esse tempo de volta? Sim, é possível e vai fazer toda a diferença na sua produtividade.

Livre-se das distrações

Sabe o que pessoas organizadas fazem diferentemente das outras? Elas separam o seu tempo e otimizam o seu uso para que nunca sejam interrompidas quando estão mais concentradas.

Não sabe o que estamos querendo dizer? Pense, então, em quantas vezes você se colocou no caminho de completar uma tarefa e foi interrompido por uma notificação? Hoje, redes sociais, marcas e até nossos jogos favoritos têm o poder de nos chamar atenção a qualquer momento.

Isso são péssimas notícias para sua organização pessoal e profissional. Afinal, cada uma dessas distrações faz com que percamos tempo valioso e exija bastante esforço para voltarmos a nos concentrar nas tarefas que estávamos desempenhando.

Portanto, uma boa ideia é deixar o mínimo de notificações possíveis ativadas em seu celular e desktop. Assim, você tem a chance de conseguir focar nas suas tarefas sem interrupções.

Encontre apps de organização que combinem com a sua rotina

Outro recurso que pode ser utilizado para aumentar o nível da própria organização é o uso de apps específicos para isso. Você já deve ter visto por aí aplicativos como o Evernote que prometem armazenar todas as informações relevantes em um só lugar.

É desse tipo de recurso que estamos falando. O Google Docs combinado com o Google Calendar e o Google Keep, por exemplo, formam uma suíte de organização para ninguém botar defeito. Você pode fazer listas de tarefas no Google Keep, sincronizá-las com todos os seus dispositivos, marcar datas para completar cada ação em seu Google Calendar e receber alertas periódicos sobre quanto tempo falta para uma entrega.

Essa entrega, por sua vez, pode ser toda feita com auxílio do Google Docs e sincronizada via Google Drive em todos os seus dispositivos. Facilidades como essas diminuem o tempo necessário para se desempenhar tarefas e ajudam você a se organizar mais porque condensam todo o seu trabalho em um só lugar.

Divida suas tarefas em tarefas menores

Acha que o que realmente prejudica a sua organização pessoal e profissional é o fato de que executa tarefas muito complexas? Há um truque que vai ajudá-lo a lidar com isso e transformar de uma vez por todas a sua rotina profissional.

Trata-se de um recurso muito simples e utilizado pelas pessoas mais produtivas do mundo: a cada nova tarefa, pare um pouco para pensar em como você pretende executá-la.

Isso lhe dará a oportunidade de dividir essa tarefa em desafios menores, que podem ser concluídos com mais agilidade e parecem menos com um fardo. Depois, basta completar cada uma dessas tarefas menores e ver o resultado dos seus microesforços se tornar um job gigantesco.

Todas essas dicas de organização pessoal e profissional podem transformar a sua rotina de trabalho e fazer com que as suas entregas sejam mais ágeis e completas. Entretanto, estes não são o único recurso que você tem para ampliar a sua produtividade. Acesse o Quadro de Produtividade e descubra tudo o que é possível fazer para acelerar a sua vida profissional!