Organizando o sucesso: 6 dicas para vencer de vez a fera da desordem

Uma competência sempre requisitada em entrevistas de emprego e fundamental para os proativos é, sem dúvida, a organização. Em contrapartida, as palavras “eu” e “organizada” só poderiam estar na mesma sentença se houvesse um “não sou” entre as duas.

Nunca fui adepta ao uso de planilhas ou post-its para anotar minhas tarefas e contava sempre com a minha boa memória para armazenar meus compromissos, já que todas as agendas bonitinhas que comprava serviam mais para ocupar espaço na mochila do que para qualquer outra coisa.

Por anos, cultivei esse péssimo hábito de subestimar o poder da organização, porque raramente perdia prazos de entrega de trabalhos acadêmicos, me esquecia de compromissos ou não dava conta de realizar tudo o que estava agendado para o dia.

Contudo, algo abalou minha realidade: arrumei um estágio.

Meus 3 primeiros meses na Rock Content marcaram o começo de muito aprendizado, e entre eles veio logo cedo a revelação de que ser produtivo e desorganizado eram coisas antagônicas. Todas as dificuldades sofridas, como prazo, qualidade das entregas e responder meus colegas de trabalho no chat, vinham desse hábito e eu precisava agir desde já para eliminá-lo. Porém, como domar a fera que eu criei e alimentei?

Por meio de conversas valiosas com meu gestor e do consumo de muitos materiais sobre o tema, incorporei algumas dicas e adaptei outras de acordo com a minha rotina.

Quer saber como eu me tornei uma profissional mais produtiva?

Confira a seguir 6 dicas de sucesso que me ajudaram a sair do olho do furacão.

Vamos lá?

1. Defina suas prioridades

Durante meus primeiros passos para a mudança de hábito, meu gestor e eu criamos uma lista contendo todos os meus afazeres, em ordem de prioridade, e quanto tempo eu dedicaria para cada tarefa. Abaixo você poderá conferir como ficou a lista:

Assim, pude focar em uma tarefa por vez, ao invés de me deixar levar pelo impulso de fazer mais de três coisas ao mesmo tempo, e dar a devida atenção a cada tarefa.

Com o tempo, a lista sofreu algumas alterações e não senti mais a necessidade de registrar cada mudança, mas é inegável a importância que essa prática de escrever teve em todo o processo.

2. Anote o que for preciso

Como mencionei no tópico anterior, anotar meus compromissos foi parte fundamental no meu processo de organização; e não foi deixado totalmente de lado.

Durante minha rotina alguns pontos de atenção, como um cliente que está passando por certa mudança na estratégia ou está insatisfeito, precisam ser anotados para que não sejam esquecidos rapidamente.

O ato de anotar reforça a atenção, e mesmo não sendo necessário checar frequentemente minha agenda, é importante termos papel e caneta à mão para quando surgir algo atípico.

3. Seja flexível

Em períodos de chuva intensa, é comum vermos árvores caírem, independente de sua grandeza, partindo seu tronco e quebrando seus galhos. No entanto, o Bambu se curva com o vento e assim permanece intacto.

Essa metáfora serve para ilustrar que não devemos nos apegar firmemente a um método, mas sim buscar novas formas de aprimorar e moldar nossas habilidades.

Nesses últimos meses, testei as formas de organização para ver quais poderiam ser adaptados a minha maneira de ser. A verdade é que nem sempre aquilo que ajuda uma pessoa a ser mais organizada vai te ajudar, e vice-versa.

Por isso, sempre busque informações, em textos, vídeos ou perguntando para pessoas diferentes como elas se organizam.

4. Utilize a tecnologia

Diariamente, recebo muitos e-mails e, para alguém que tem problemas com foco, as chances de afundar no mar de mensagens é bem alta.

Para enfrentar a correnteza, duas ferramentas se tornaram meus remos: os marcadores do Gmail ,que filtram meus e-mails e permitem que minha caixa de entrada fique não só visualmente mais agradável, como me ajudam a não perder nenhum e-mail importante de vista e conseguir respondê-los no tempo certo!

A Google Agenda também te ajuda a visualizar seus compromissos, te enviando um lembrete alguns minutos antes de começar, para você não esquecê-lo. Dessa forma, você não corre o risco de esquecer de checar sua agenda física ou não lembrar do local ou data de uma reunião porque não se lembra onde anotou as informações.

5. Adote o conceito de Menos é mais

Alguns dos sites que visitei, indicaram a decoração do ambiente de trabalho para deixá-lo mais personalizado, criando uma atmosfera mais aconchegante e divertida.

Nesse ponto, sou mais minimalista e acredito no menos é mais, porque quanto mais objetos estiverem à minha vista, maiores as chances de eu me distrair com minhas action figures ou com outros penduricalhos fofos.

Um ambiente clean traz serenidade e impede que você perca tempo procurando materiais realmente importantes.

6. Have a break (com moderação!)

Evite dar pausas frequentes durante o serviço, como mexer no celular ou levantar para ir à cozinha. Isso tira seu foco e faz com que você saia do ritmo, principalmente se você for como eu que se distrai facilmente.

Ao mesmo tempo, pequenas pausas são extremamente importantes e necessárias para deixar a mente mais relaxada e ativa, permitindo que você continue focado nos seus afazeres e não deixe nada passar despercebido por conta do cansaço.

7. Tenha paciência e persistência!    

Não é fácil mudar um mau hábito, quem dirá eliminá-lo completamente.

O mais importante é não se cobrar demais, principalmente quando você está começando, e ter em mente que o ideal é reconhecer o problema e não desistir de encontrar formas de resolvê-lo.

Lembra do ditado “de grão em grão a galinha enche o papo”?

É exatamente esse o raciocínio! A jornada é longa e os resultados não vêm de imediato, mas quanto mais avançamos no trajeto, percebemos que não há fera grande o bastante que não possa ser domesticada!

Reforçando o último tópico, é importante dar tempo ao tempo e não se cobrar demasiadamente, porque o mais importante não é alcançar resultados imediatos ou tentar equilibrar suas muitas atividades, na vida pessoal e profissional, de forma perfeita.

Agora que você já sabe como se organizar melhor, que tal conferir nosso texto sobre o mito da vida equilibrada e aprender um pouco mais sobre o que devemos priorizar a curto, médio e longo prazo?