Você já viveu a sensação de estar em meio a um redemoinho de tarefas sem conseguir se organizar e nem ao menos sair do lugar? Não importa se nas segundas-feiras, ao voltar das férias ou no início do dia, o acúmulo de demandas pode ser desesperador.
Alguns aplicativos prometem ajudar não apenas a organizar as tarefas, mas também a definir prioridades e compreender o cenário como um todo, tudo isso de forma prática e ágil. Dessa forma, é possível executar demandas com maior produtividade, qualidade e foco.
Para te ajudar a diminuir a tão temida sensação de desespero, apresentamos o Todoist e como usar as melhores funcionalidades da ferramenta e os principais benefícios para você e sua rotina de trabalho!
O que é Todoist?
Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Nela, você pode planejar o dia de trabalho, entender o volume e a situação das demandas e traçar planos de ação para que tudo seja entregue dentro do prazo ideal.
De forma resumida, imagine o Todoist como o melhor amigo de um freela!
Como criar tarefas e subtarefas?
A criação de tarefas é a essência da ferramenta e só depois de adicionar tudo o que você tem para fazer será possível começar o processo de priorização de demandas e o planejamento dos dias de trabalho.
Depois de abrir o Todoist, clique no botão + para criar uma nova demanda. Também é possível fazer isso digitando a letra Q. Depois, você precisa escolher um nome, assim como a data limite, e a tarefa estará pronta! Repita as instruções até que tudo esteja registrado.
Agora é hora de se organizar!
Como priorizar tarefas e acompanhar o calendário?
Para fazer a priorização, é indicado que você organize o calendário a partir das suas datas de entrega. Organize-as por ordem de urgência, ou seja, as mais importantes devem ser finalizadas antes.
Se você não tem uma data estabelecida pelo cliente, por exemplo, ainda assim é muito importante definir prazos internos. Somente dessa forma será possível acompanhar o próprio desempenho e dar vazão às demandas! Acredite: se você não estipula um prazo, as chances de procrastinar e produzir menos são muito altas.
Também é possível organizar as entregas recorrentes, recurso que ajuda a quem trabalha com clientes que estabelecem um calendário semanal, quinzenal ou mensal.
Acompanhar o calendário é muito simples! O dashboard do Todoist é muito intuitivo e, logo ao abrir a tela inicial, você já consegue saber o que deve ser entregue hoje ou nos próximos 7 dias.
Como planejar a semana e organizar os projetos?
O planejamento da semana, como já adiantamos, deve ser feito por ordem de prioridade. Primeiro você finaliza e entrega o que é o mais urgente e depois organiza as demandas com prazo maior.
Vale também estabelecer metas: quanto você deve produzir diariamente (ou semanalmente) para atingir os resultados desejados no final do mês? Por exemplo, se a ideia é escrever 5.000 palavras por semana, divida as tarefas de forma que você consiga entregar diariamente a quantidade necessária.
Ao fazer um planejamento de sucesso — com menos riscos de não ser seguido a partir da segunda semana do mês, por exemplo — já pense naqueles compromissos ou eventualidades.
Além do planejamento da semana, que é feito a partir do calendário, o Todoist também permite que as tarefas sejam organizadas por projetos. Você pode segmentar as categorias:
- caso trabalhe para clientes diferentes;
- caso trabalhe para um mesmo cliente, mas desempenhando funções distintas (redação e revisão, por exemplo);
- para os freelas que trabalham com conteúdo publicitário, dividir as categorias por campanhas também é interessante.
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Quais são os principais benefícios em usar a ferramenta?
Depois de entender um pouquinho sobre as principais funcionalidades do Todoist, como usá-lo e em quais casos ele pode te ajudar, você provavelmente percebeu que o aplicativo é muito simples.
Agora que você já tem em mente uma visão geral, é hora de conhecer as principais vantagens em investir em aplicativos para gerenciar as tarefas.
Aumentar a produtividade
Quando pensamos nos processos de um freela, lidamos com um vasto oceano de possibilidades. Afinal, é você mesmo que se organiza e é responsável por cumprir todos os prazos.
Imagine, então, um cenário em que você perde totalmente o controle das suas tarefas: menos produtividade, maiores níveis de estresse e possíveis conflitos com o cliente são apenas alguns dos pesadelos que começarão a fazer parte da rotina.
Ter uma visão organizada das demandas é a base de um serviço bem-feito. Com um aplicativo que permite entender seus prazos, remanejar possíveis entregas e visualizar o quanto está trabalhando, não haverá espaço para cometer aqueles pequenos vacilos do dia a dia, mas que podem ter grandes implicações no longo prazo.
Manter o controle de tarefas
Você sabe o quanto produziu no mês passado? A organização de um freelancer é muito importante e, quando existe uma análise em relação ao volume de produção e entrega, o trabalho fica muito mais prazeroso.
É o caso de pessoas que descobrem que estão produzindo menos do que são capazes e poderiam buscar novas oportunidades de jobs. E, ao mesmo tempo, é o cenário daqueles profissionais que já se sentem muito sobrecarregados, mas nunca tiveram ideia do quanto era produzido em excesso.
Mudar processos para melhor
Você já sabe que um aplicativo como o Todoist entrega uma visão ampla das demandas.
Depois de visualizar o cenário atual do seu trabalho, você pode criar vários planos de ação para melhorar processos que talvez não estejam caminhando tão bem.
Por exemplo: ao abrir o calendário, você percebe que nas quartas-feiras existe um grande volume de entregas, que vão diminuindo gradativamente até chegar praticamente em zero na sexta-feira.
Depois de perceber que o fenômeno é recorrente, é possível reorganizar os dias de produção para que a semana inteira seja bem aproveitada, ou buscar mais jobs que preencham os dias mais tranquilos!
E, quando ocorrer o contrário, será possível entender o que vem prejudicando a produtividade e como você pode melhorar a rotina para garantir que as metas do mês sejam batidas.
Ter uma visão diária das tarefas é aquela ação que, quando vira rotina, vai te fazer querer se organizar para sempre: os processos se tornam muito mais fluidos, alcançáveis e prazerosos!
Se você gostou de aprender sobre o Todoist, como usar o aplicativo a seu favor e as melhores formas de se tornar alguém mais produtivo, conheça outras ferramentas imperdíveis para produtores de conteúdo!
Katiuscia Couto 
Camila Casarotto 
Gustavo Grossi