Trello vs. Asana: qual é o melhor aplicativo de organização?

Trello vs. Asana: qual dessas ferramentas de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a obter resultados melhores? Aqui no blog, já falamos um pouco sobre o funcionamento da primeira, descrevendo os seus benefícios e as metodologias que podem ser adotadas ao utilizá-la.

Neste comparativo, mostraremos um pouco melhor o que diferencia as duas e o ajudaremos a definir qual é mais adequada à sua rotina. Vamos lá?

O que é o Trello?

Podemos definir o Trello simplesmente como uma ferramenta colaborativa para gerenciar projetos. Baseado na metodologia Kanban, ele permite que você esteja sempre a par das etapas que precisam ser concluídas para a finalização de um trabalho, da distribuição delas entre os membros da equipe e dos prazos para a sua conclusão.

O Trello é um sucesso mundial. Até o momento, cerca de 100 milhões de usuários ao redor do mundo o escolheram como principal gestor de projeto para as suas rotinas.

O que é o Asana?

O Asana é outro recurso online para a gestão de projetos, mas ele funciona de maneira bem distinta do Trello. Dividido em objetivos, o Asana ajuda a acompanhar o status de um projeto usando 5 visualizações diferentes: listas, conversas, calendário, progresso e arquivos.

A aba de arquivos é onde fica tudo aquilo que uma equipe precisa para desempenhar seu trabalho. Ali são reunidos documentos e referências para que o time não tenha dificuldade de encontrá-los. Na aba de progresso, um acompanhamento similar ao do Trello é utilizado para observar o andamento de um trabalho.

O calendário, por sua vez, configura cronogramas em uma linha do tempo, para que eles se tornem bem claros. As listas e as conversas entre a equipe são outras ferramentas para organizar as tarefas, auxiliando o gestor a definir prioridades e a comunicá-las aos seus colaboradores.

Por que o Trello funciona bem?

Certos benefícios fazem do Trello o queridinho de quem busca uma opção simples para gerir projetos. Veja alguns deles a seguir.

Customização

O Trello pode ser customizado para que uma pessoa administre absolutamente tudo em sua vida. Desde tarefas domésticas até trabalhos para clientes. Como os painéis são definidos pelos usuários, o Trello oferece uma utilização simples e intuitiva e é a primeira ferramenta de gerenciamento com que muitos usuários interagem.

Projetos de todos os tamanhos

A ferramenta foi criada para que você administre tarefas de curto e longo prazo. Para as atividades mais complexas, é possível definir cada uma das etapas de trabalho, organizá-las por cor e estabelecer um prazo para a conclusão.

Listas de afazeres são mais eficientes para coisas simples, que podem ser concluídas em poucas horas. Elas permitem que você visualize o que está acontecendo e veja progresso em tudo que executou.

Visualização

Falando em visualização, o Trello e outras ferramentas para gerenciar projetos se baseiam nesse princípio: o de que devemos tirar as tarefas de nossa cabeça e colocá-las em algum lugar facilmente acessível. Já parou para reparar em quanto tempo você passa pensando no que deve fazer?

Recursos para a organização funcionam porque tiram de nós a responsabilidade de lembrar de cada uma das coisas que devemos fazer. Por isso, eles são baseados em dashboards, nos quais podemos nos desfazer da maioria das preocupações, sem correr o risco de esquecê-las.

Quais são os benefícios do Asana?

As diferenças das funcionalidades do Asana em relação ao Trello são muitas. Mas por que organizações como Santander, Spotify e Airbnb preferem utilizá-lo? Algumas das vantagens a seguir fazem toda a diferença.

Integração

O Asana integra bem a maioria dos sistemas que utilizamos diariamente. Google Drive, Gmail e Dropbox são apenas alguns dos softwares que se conectam automaticamente a ele, e isso pode poupar muito do seu tempo.

Você já reparou em quanto tempo passa navegando por essas plataformas em busca de uma informação? O fato de ter acesso a todas elas de um só lugar o ajudará a se concentrar no seu trabalho e progredir.

Responsabilidade

No Asana, uma tarefa sempre precisa ser designada a alguém. Então, ao trabalhar em equipe, é muito fácil identificar quem é responsável por cada atividade. Isso tem um impacto muito grande na rotina dos negócios porque organiza a forma como a carga de trabalho é distribuída.

Se um gestor percebe que um de seus colaboradores não entregará uma tarefa a tempo, ele pode dividir esse trabalho com outras pessoas — ou pedir uma extensão de prazo ao cliente.

Métricas

O Asana cria relatórios automáticos de todos os processos até a conclusão de um trabalho. Por isso ele é um recurso tão eficiente para a gestão. Muitas equipes perdem tempo na hora de dimensionar os seus esforços e, consequentemente, dedicam muitos deles para ter ideia de quanto custa realizar uma tarefa ou identificar o que pode ser automatizado e otimizado.

O Asana condensa todas essas informações em reports periódicos. Esses reports contêm métricas úteis para que você consiga perceber como utilizar melhor suas horas de trabalho e defina prazos com precisão.

Trello vs. Asana: por qual optar?

Escolher entre o Trello e o Asana vai depender de como você organiza os seus objetivos. Ambos os softwares permitem que um freelancer se organize melhor, quer trabalhe sozinho, quer colabore com um grupo de indivíduos.

Equipes menores (e usuários únicos) têm facilidade para se acostumar com o Trello, porque ele é mais versátil e depende menos da distribuição de trabalho entre múltiplos agentes. Mas projetos que se estendem por um intervalo de tempo maior e que envolvem mais pessoas ou uma porção de etapas podem ser geridos com mais eficiência no Asana. O recurso de linha do tempo ajuda a acompanhar processos rigorosos e interconectados.

O Trello é completamente gratuito para quem anexa poucos arquivos, utiliza apenas algumas integrações e não precisa de assistência técnica constante. O Asana também oferece um produto sem custos para times com até 15 membros, com tarefas e projetos ilimitados.

Para tomar uma decisão, experimente criar contas nas duas plataformas e ver qual se encaixa melhor em sua rotina de trabalho.

Conseguiu decidir um lado na disputa Trello vs. Asana? Quer conhecer mais recursos que vão ajudá-lo a ser mais produtivo? Confira outras ferramentas e aplicativos para produtores de conteúdo!