Por Ángel López

Abogado, redactor & revisor de contenidos de Rock Content.

Publicado el 24 de agosto de 2019. | Actualizado el 21 de agosto de 2019


Los datos, ya sean contables o no, son la base de cualquier trabajo en general. Lograr una correcta organización de los mismos, hará que nuestras labores sean más efectivas, es por este motivo, que resulta imprescindible conocer y aprender todo lo concerniente a las herramientas de Excel.

Excel, se encuentra integrado en el paquete ofimático (o de oficina) de Microsoft Office.

Esto quiere decir, que si ya conoces sobre otro programa de este paquete, te va a resultar familiar utilizar esta herramienta informática.

En este artículo, paso a comentarte de qué trata y cómo puedes sacarle el mejor provecho a las herramientas de Excel, no esperemos más. ¡Continúa la lectura!

4 herramientas de Excel para tus tareas

Paso a comentarte las mejores herramientas de Excel para el manejo de datos:

1. Ordenar/ordenar y filtrar

Esta opción nos va a permitir la correcta organización de nuestros datos, permitiéndonos hacerlo de distintas formas.

La herramienta ordenar y filtrar, se encuentra haciendo clic en la pestaña INICIO, a mano derecha, encontraremos la opción.

La herramienta ordenar, se encuentra ingresando en la pestaña DATOS.

Una vez organizada una tabla con un conjunto de datos, ya sea valores de texto como numéricos, nos debemos posicionar en cualquier celda.

Hacemos clic en ordenar y filtrar, lo cual, si es un valor numérico nos va a permitir ordenar de menor a mayor y viceversa.

Si es un valor de texto, nos va a preguntar si queremos ordenar de la A hasta la Z o al revés.

ordenar y filtrar

2. Órdenes personalizados

En la misma pestaña de ordenar y filtrar, podemos además personalizar nuestro orden que queremos.

Lo cual, se ordena toda la tabla, según los valores que en ella haya y como nosotros lo solicitemos, texto o numérico.

3. Filtros

Una vez que hagamos clic nuevamente en ordenar y filtrar, luego en FILTRO — seleccionando previamente un valor en la tabla. Se coloca por defecto un desplegable en cada columna de la tabla.

Estas despliegan todas las opciones que en ella se encuentren y podemos seleccionar los datos que queramos que aparezcan nada más.

Para quitarlos, debemos hacer clic en BORRAR FILTRO.

En el caso de los campos de texto, el filtro funciona para lograr ordenar distintos conceptos que inicien con la misma letra o con el mismo nombre.

En los numéricos, nos muestran distintas opciones, por ejemplo, entre dos valores. Por ejemplo, buscar sólo datos que tengan un valor entre 50 y 100.

4. Crear gráficos

Si quieres una mejor comprensión de tus valores para hacer algún speech o conferencia, lo más lógico es que materialices los mismos en un gráfico.

En Excel, se pueden hacer este tipo de herramientas de una forma fácil y rápida.

Ten en cuenta que los gráficos son uno de los mejores instrumentos para la síntesis de información y lograr identificar las propensiones de los datos.

Pero, ¡ojo! Primeramente debes haber generado y organizado bien los datos.

filtro avanzado excel

¿Qué es Excel y para qué sirve?

Es un programa de computadora desarrollado por la compañía Microsoft. Se basa en una hoja de cálculos o también denominada “hoja electrónica” que es una tabla organizada en cuadrículas.

En Excel, se pueden hacer cálculos, tablas dinámicas, gráficos, bases de datos, entre otros. Su objetivo primordial, es lograr realizar operaciones difíciles de una forma más sencilla, mediante la utilización de funciones y fórmulas.

Puedes utilizar Excel en diferentes ámbitos con diversos fines. Normalmente, se utiliza en el ámbito laboral para hacer distintas funciones:

  • tablas;
  • barras;
  • bases de datos;
  • gráficos de distintos tipos;
  • facturas;
  • puntos de ventas.

¿Increíble no? Pues sí, Excel es una herramienta muy completa que es requerida en la mayoría de las situaciones de trabajo en la actualidad, puesto que, lo utiliza cualquier persona interesada en manejar datos.

Una vez creada una base de datos de tus clientes, Excel resulta muy útil. Reuniendo y organizando documentación valiosa sobre cada uno de ellos, lograrás ejecutar medidas más rentables y actuar de forma inteligente en la gestión de tu negocio.

Por esta razón, es utilizado para almacenar y estudiar datos, elaborando así, una efectiva estrategia de marketing de atracción.

¿Quiénes usan las herramientas de Excel?

Los profesionales hoy en día lo utilizan para llevar digitalmente sus datos, te doy breves ejemplos:

Abogados

Ya sea un bufete de abogados o un profesional que se dedique individualmente al ejercicio, en cualquier caso, debe manejar una gran cantidad de información que debe ser actualizada día a día.

Excel, tiene la posibilidad de crear dentro de un mismo archivo, distintas hojas y pestañas para lograr organizar de una mejor manera la información.

Contadores

En Excel, los contadores diseñan su sistema contable.

Esta profesión, destaca por su notable organización numérica, la cual, debe estar perfectamente plasmada para evitar confusiones y logre ser comprendida sin dificultad.

Arquitectos

El arquitecto, como los demás profesionales, también hace uso de esta herramienta en sus labores.

A la hora de implementar las distintas fórmulas como la SUMA, SUMAR SI, SI, BUSCARV, CONTAR, AVERAGE, entre otras, es como pueden lograr llevar sistemáticamente sus datos y organizarlos de la mejor manera.

Estudiantes

¿Creías que sólo lo usaban los profesionales? Pues no.

Excel, ya es enseñado en escuelas, secundarias y universidades, con el objetivo de preparar a los alumnos y estos logren incorporarse de una forma más efectiva y pronta al mercado laboral.

¡Concluimos!

Al haber llegado hasta acá, ¡debo felicitarte!

Seguro que aprendiste que Excel no sólo es una herramienta de cálculos, sino también, una herramienta de manejo de información que va más allá de la contabilidad, puesto que nos facilita el manejo y tratamiento de datos.

A hora bien, para aprender o perfeccionar las habilidades que ya posees, no puedes dejar de leer nuestro artículo sobre ¿cómo usar Excel? ¡No tiene desperdicio!

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