Los sectores de producción y logística son fundamentales en una empresa.
Es por medio de estos departamentos que la empresa consigue más calidad, agilidad y economía en sus procesos obteniendo, de esa forma, ventaja competitiva.
¿Pero cómo podemos hacerlo? La mejor herramienta es el PCP.
¿Qué es el PCP - Plan de control de producción?
PCP es la sigla referente a la Planificación y Control de producción. En otras palabras, es un sistema que administra los recursos operacionales de la empresa, involucrando todas las operaciones y la consolidación de informaciones.
Es decir, los buenos resultados serán conquistados por medio de planificación, control y programación de los procesos productivos.
De esta forma, la empresa consigue garantizar más la calidad y productividad.
Además de eso es posible reducir los costos operacionales.
¿Cuáles son los objetivos del PCP?
Esta herramienta, por sus características principales, impacta a toda la empresa.
Las funciones de este tipo de planificación se basan en tres pilares:
- Planificación - determina cuáles productos serán producidos y cuándo.
- Programación - define los recursos que serán utilizados desde el inicio hasta el final del flujo de producción.
- Control - realización de una monitorización para corregir posibles desvíos y/o errores identificados.
Sin embargo, además de estos pilares, otras cuestiones deben ser verificadas, como:
- La cantidad de productos que serán producidos.
- El layout de la planta de la fábrica para aprovechar mejor el flujo de los insumos.
- Las etapas que componen el proceso de manufactura.
- La definición de la mano de obra, tanto mecánica como humana.
Con esas delimitaciones, la empresa puede planificar, programar y controlar mejor el proceso de producción, revisando siempre los objetivos establecidos y evitando que sucedan desvíos.
En caso de que sea necesario hacer cambios por causa de errores o fallas, tener interiorizado esos factores, permite tomar mejores decisiones.
Por eso esta herramienta de planificación también le ofrece soporte técnico a la gerencia, mostrando los principales problemas del sector de producción.
¿Cuáles son las ventajas de la Planificación y Control de Producción?
Soporte técnico a las tomas de decisiones.
Como dijimos antes, esta herramienta permite controlar todo el flujo del proceso productivo de la empresa.
Eso significa que los datos estarán siempre a mano y podrán ser consultados siempre que sea necesario.
Además de eso, facilita la identificación de problemas y fallas.
A partir de esta constatación, la gerencia y la dirección pueden tomar decisiones basados en datos reales, definiendo lo que debe ser realizado para resolver el problema.
Resultados finales más atractivos.
La empresa que adopta la herramienta de planificación y control de producción muestra resultados finales más atractivos.
¿Por qué? Básicamente, porque consigue identificar mejor los puntos fuertes y débiles de la producción y de la logística, atacando los problemas conforme su orden de prioridad.
Más compatibilidad entre los sectores de producción y ventas.
El departamento de producción necesita estar interconectado a toda la empresa, especialmente con el sector ventas.
Al final de cuentas, de nada sirve si un vendedor realiza una venta de un producto que no está disponible.
Adoptando el proceso de planificación y control, sabemos exactamente cuántos productos están acopiados, cuáles tendremos que producir y cuáles están en falta (posiblemente exigiendo atención y producción urgente).
Sistematizar el proceso productivo.
Si la idea, al usar la herramienta de planificación, es tener control sobre el proceso productivo, es claro que eso tendrá como resultado una producción sistematizada.
Eso trae más agilidad, facilidad, seguridad, cualidad, corrección, rapidez y menos costo.
Reducción de costos
Esta cuenta es bastante simple: más control es igual a menos pérdidas, menos trabajo, menos desperdicio y, consecuentemente, más reducción de costos.
¿Cuáles son las etapas?
Previsión de la demanda
Hacer una previsión de la demanda es una acción importante para que la empresa sepa cuándo necesita de cada producto, ya sea para el sector de ventas o para los departamentos de acopio, producción y logística.
Esta técnica es subjetiva, pero se basa en datos históricos y estadísticos para identificar los productos más vendidos, la materia prima más usada, el acopio mínimo de cada producto y las ventas estacionales.
Con estos datos, los gerentes consiguen dimensionar la producción y verificar los recursos materiales y humanos necesarios para el proceso.
Planificación y capacidad de la producción.
Esta etapa utiliza los datos de previsión de demanda definidos a medio y largo plazo.
A partir de esto, hay que analizar la capacidad de producción de la empresa para verificar si es necesario hacer algún tipo de adecuación en el sector.
De esa forma, la capacidad de producción puede aumentar o reducir conforme a la demanda.
Planificación Agregada de Producción (PAP).
En este momento, el objetivo es definir la mejor estrategia de producción para la empresa.
De esa forma, son consideradas decisiones relativas al volumen de producción, acopio, despido y contratación de personas, sub contratación, necesidad de horas extras y contratos de servicios logísticos y de suministros.
O PAP generalmente es considerado anualmente, pero existe una revisión mensual, que tiene en consideración la demanda de los consumidores y la capacidad de producción.
El objetivo es tomar decisiones adecuadas a la necesidad de la empresa.
Programación Maestra de Producción (PMP).
Esta etapa considera la ejecución a corto plazo de los planes de producción.
O PMP permite, entonces, analizar y dirigir recursos para que la producción de determinado período sea ejecutada y supla la demanda exigida.
Esa programación, por lo tanto, es más detallada, abarcando no solamente la previsión de la demanda, sino también órdenes abiertas de compras y de producción y pedidos realizados.
Programación Detallada de la Producción (PDP).
El PDP tiene por objetivo principal mostrar cómo la empresa realizará sus operaciones diariamente.
O sea, aborda el lado operacional en sí. Las actividades involucradas en este proceso son:
- Secuencia de órdenes de producción - define la secuencia operacional de las máquinas con el objetivo de reducir ociosidad, atrasos y acopios.
- Administración de materiales - tiene por objetivo controlar el acopio, delimitar el tamaño de los lotes, definir el acopio de seguridad y la forma de reponer la materia prima.
- Emisión de órdenes de producción - es la implantación del programa de producción por medio de la emisión de los documentos necesarios para que las operaciones sean iniciadas. También es hecha la liberación de la producción dejando a disposición los recursos necesarios.
En las empresas que trabajan con producción repetitiva (es decir, que tienen un gran volumen de producción y poca variedad de productos), el PDO debe ser orientado por sistemas de producción.
Algunos ejemplos son Kanban, Seis Sigma, Poka - yoke y Kaizen.
En cambio, las empresas que tienen producción intermitente (o sea, poco volumen de producción y gran variedad de productos) tienen más dificultad para la realización del PDP.
Por eso el uso de software específico es lo más indicado.
Control de producción
El proceso productivo debe ser acompañado para garantizar que está caminando conforme a lo esperado.
Esta etapa también prevé anotaciones sobre el tiempo y los rendimientos del proceso, almacenando los datos actualizados para ser utilizados en decisiones posteriores.
4 consejos para mejorar control de producción
Al llegar hasta aquí, debes tener claro que contar con un sólido PCP representa una obligación para las empresas que desean continuar activas y muy bien posicionadas en su rubro.
Pero, no basta con poner en práctica sus etapas, sino que también es imprescindible conocer algunos tips interesantes como los que te brindamos a continuación:
1. Identifica cuáles procedimientos deben reestructurarse
El primer paso para la excelencia productiva es conocer a detalle todos los procedimientos involucrados en el proceso, con la finalidad de detectar alguna anormalidad o falla durante su ejecución.
De hecho, optimizar la producción puede ser un reto difícil de alcanzar cuando existen inconsistencias serias en los procedimientos y actividades, ya que también afectan la productividad y eficiencia operativa de los colaboradores.
De esa manera, identificar puntos críticos es un aspecto clave no solo para promover una planificación y producción acorde con la realidad y con las proyecciones del negocio, sino también para garantizar el buen desempeño del equipo.
En este sentido, al mapear las tareas e identificar inconsistencias —también denominadas cuellos de botella— y su origen, podemos detectar las verdaderas causas de las deficiencias en los procesos, ya sea en términos de resultados o de cumplimiento de objetivos. Luego, podremos estructurar medidas de contingencia que promuevan su optimización, modificación o sustitución.
2. Enfócate en la predicción de la demanda
Como has visto, la previsión de la demanda es la primera etapa de un PCP. A pesar de haberla abordado como tal, es importante que hagamos hincapié en la estacionalidad de la demanda.
En el caso de que tu empresa enfrente picos positivos y negativos de demanda a lo largo del año, es imprescindible tenerlos en cuenta en el momento de hacer los cálculos. La razón es bastante sencilla: si los negligenciamos, ponemos en riesgo la liquidez y/o el cumplimiento de la empresa ante los clientes.
En lo concerniente al primer efecto, si almacenamos una gran cantidad de materia prima durante una época de retracción en las ventas, el dinero no gira, por ende, la empresa tiende a acumular materiales y perder dinero.
Cuando la empresa cruza un período de alta demanda y no cuenta con suficiente cantidad de productos finalizados, puede perder dinero al no atender adecuadamente a las necesidades de consumo de su público.
En efecto, esta predicción suele no ser 100% acertada, no obstante, nos brinda una perspectiva acerca de lo que podemos esperar para los próximos períodos.
3. Selecciona proveedores honestos y cumplidores
Elegir muy buenos proveedores, confiables y con excelente reputación en el mercado, también es un aspecto clave para mejorar el control de producción.
Fíjate que no basta con analizar a detalle y optimizar los procesos si los proveedores no entregan las materias primas e insumos en tiempo y forma. Al retrasar las suministro, se afectan tanto la producción como las entregas, lo que conlleva máquinas paradas, déficit productivo y caída en los ingresos. Cosas que no queremos, ¿verdad?
Por lo tanto, antes de asociarte con un proveedor, investiga su idoneidad, reputación, cumplimiento y respeto ante sus clientes.
4. Apóyate en la tecnología
Gracias a la transformación digital y a la democratización del acceso a sus herramientas, las empresas pueden acelerar y optimizar la calidad de sus procesos aumentando la productividad de los grupos de trabajo. ¡Esta es la industria 4.0!
A raíz de las flamantes tecnologías orientadas al nivel operativo, las organizaciones pueden disponer de equipos integrados y enfocados en tareas que efectivamente contribuyan al core de negocios.
Con el apoyo de innovaciones como Machine Learning, Inteligencia Artificial, Cloud Computing y Business Intelligence, es posible tomar decisiones mucho más precisas y acertadas, tanto en la zona de producción como en el entorno estratégico.
¿Cuáles son las herramientas que pueden ser usadas?
Kanban
El sistema Kanban se basa en el uso de tarjetas (post-its) para identificar y visualizar el flujo de producción.
De manera general, son usados dos ejes colocados en un cuadro.
Un eje muestra las tareas que necesitan ser realizadas y el otro trae etapas de ejecución de los procesos.
Estas etapas deben estar adecuadas a la necesidad de la empresa, pero en general, se usan “para ejecutar”, “en andamiento” y “finalizado”.
A medida que las tareas evolucionan, la tarjeta es colocada en la columna correspondiente.
De esa forma, es más fácil visualizar si algún proceso está atrasado e identificar posibles problemas.
Además de eso garantiza que los plazos serán cumplidos.
Seis Sigma.
Esa herramienta es reconocida a nivel internacional porque brinda más eficiencia, economía y calidad a los procesos productivos de la empresa.
Eso se consigue por medio de la identificación de problemas e implantación de mejoras.
De esa forma, se obtienen costos de operación más bajos, lo que aumenta los lucros como consecuencia.
El Seis Sigma también es relativo a la frecuencia con que determinada operación utiliza más de los recursos mínimos necesarios para satisfacer los clientes.
Eso representa una tasa de desperdicio por operación, lo que permite tener un diagnóstico sobre el nivel de desempeño de los procesos.
Kaizen.
Esta teoría tiene el trabajo colectivo como punto principal.
Por lo tanto, los recursos humanos son muy valorizados, teniendo que ser motivados para que alíen sus intereses personales a las metas de la organización.
El método Kaizen tiene algunos presupuestos. Son estos:
- Eliminación de desperdicios.
- Involucramiento de todos los colaboradores, independientemente de las jerarquías.
- Aumento de la productividad con bajas inversiones
- Principio de gestión visual, que prevé la transparencia en los procedimientos, valores y procesos.
- Atención al ambiente de trabajo o al piso de la fábrica, o sea, al local de la empresa que crea valor.
- Procesos orientados.
- Aprendizaje por medio de la práctica.
Poka-yoke.
Esta herramienta es aplicable en cualquier situación que involucre riesgos de defectos o fallas.
O sea, es un método de gestión de calidad que tiene como objetivo reducir los costos eliminando fallas o problemas (disconformidad) con los productos.
Conclusión.
Así, podemos percibir que la planificación y control de producción es una herramienta ideal para tener más productividad, eliminar errores, fallas y reducir costos aumentando, como consecuencia, el lucro.
El uso de herramientas variadas y la ejecución de las etapas del PCP van a garantizar que el porceso sea realizado de la mejor forma posible y que la empresa obtenga el máximo de beneficios.
