Você já ouviu falar no método 5W2H? Essa ferramenta foi desenvolvida no Japão, por profissionais da indústria automotiva. O intuito era servir como um auxílio na criação de planos de ação.
Na prática, o método permite a análise de diferentes aspectos estratégicos para um projeto. Cada sigla do termo tem um significado e representa uma análise.
O que será feito, por quê, por quem, quando, onde, como e, ainda, quanto custará. Todas essas questões são respondidas quando se aplica o método que vamos mostrar neste conteúdo.
Marketing, vendas, desenvolvimento de produto, projetos e até mesmo as atividades diárias são áreas que podem explorar o método 5W2H para a empresa basear melhor suas estratégias e ter uma efetividade mais fina.
Se você também deseja estudar esse método e aplicar na sua empresa, confira este conteúdo especial!
O que é a metodologia 5W2H?
O 5W2H é um checklist de validação do plano de ação de um projeto. Essa ferramenta, por meio de perguntas, como “o que’, “porque”, “onde”, “quem”, “quando”, “como” e “quanto” auxilia no gerenciamento de empresas e projetos.
Para entender melhor o que é a metodologia 5W2H, primeiramente, precisamos definir o termo projeto. Ele pode ser designado para qualquer plano de ação que tenha etapas, responsáveis e prazos.
Dito isso, podemos pensar que, na nossa empresa, desenvolvemos diversos projetos. Uma campanha de anúncios no Google Adwords, por exemplo.
Você planeja seu investimento, define os valores, os canais de comunicação, os responsáveis pelas ações e demais atividades. Ou seja, você cria um projeto e precisa traçar a gestão dele!
Nessa criação do projeto, existem diferentes pontos que devem ser analisados, como um verdadeiro checklist. Então, para padronizar esses pontos de análise na gestão de projetos, foi criado o método 5W2H.
Quais são os principais elementos?
Cada elemento da sigla tem um significado. Os 5W’s representam “What”, “Why”, “Who”, “When” e “Where”, enquanto os 2H’s representam “How” e “How much”.
Para ficar mais claro todos os significados, vamos criar um exemplo. Imagine que sua empresa deseja aumentar as vendas e identificou que pode conseguir isso com a aquisição de um software de automação de marketing. Vejamos, então, como o método 5W2H poderia ser aplicado nesse exemplo.
What — O que será feito?
O primeiro W representa “What”, traduzido ao português, o quê. O que você quer ou precisa fazer?
Seguindo o nosso exemplo, você poderia preencher esse campo com a seguinte formulação: desejo contratar um serviço/software para automatizar as estratégias de marketing, como criar fluxos de automação de email marketing!
Why — Por que será feito?
O segundo W representa “Why”, ou por que, no português. Aqui você deve determinar o motivo do que deseja fazer, por que isso é necessário e por que é relevante.
No nosso exemplo, o motivo de investir no software seria para traçar uma jornada de compra e encaminhar os leads até o fechamento do pedido.
Who — Por quem será feito?
O terceiro W diz respeito a quem tomará a ação determinada. Esse ponto é importante para designar os responsáveis. Se for o caso de um plano de ação com várias atividades e vários responsáveis, tudo deve ser bem descrito para que não haja erros.
Seguindo o nosso exemplo, vamos supor que você mesmo seja o responsável por avaliar e fazer a contratação do software, certo?
When — Quando será feito?
Agora, no quarto W, vamos determinar quando a ação deve ocorrer. Aqui, estamos falando de prazo e isso é fundamental em qualquer projeto. Afinal, um plano de ação sem prazos e etapas, certamente, não ocorrerá da maneira esperada.
Vamos dizer que, no nosso exemplo, a estratégia deve ser aplicada em até uma semana, com uma data específica para a contratação.
Where — Onde será feito?
O quinto e último W diz respeito ao lugar em que a ação deve ocorrer. Em alguns casos, dependendo do projeto, esse lugar pode ser interpretado como o ponto em que a ação será tomada. No nosso exemplo, podemos definir aqui qual empresa será contratada para fornecer o software.
How — Como será feito?
O primeiro H significa “How”, ou como. Na prática, esse campo é guardado para que você especifique como o plano de ação será tomado.
O “How” é extremamente importante por ser mais detalhado. Você pode incluir mais informações, até mesmo algumas que já estão preenchidas em outros campos.
Seguindo o nosso exemplo, podemos preencher esse campo da seguinte forma: será contratado um software que permita a automação de marketing, com o envio automático de email marketing para os leads que se cadastrarem em algum formulário ou landing page.
How much — Quanto vai custar?
A última letra, ou seja, o segundo H é relativo ao custo da ação. Quais são os valores que envolvem aquele projeto.
Finalizando o nosso exemplo, nesse campo, devemos preencher os valores relacionados à contratação do software.
Quais são as vantagens de utilizar esse método?
Agora que já sabe o que é o 5W2H, vamos analisar os principais benefícios que esse método pode trazer para sua empresa.
Garantia de cumprimento de prazos e tarefas
Com o método sendo aplicado, todas as tarefas, prazos e responsáveis estarão descritos, de forma bem clara e acessível, para toda a equipe. Isso garante que as ações serão tomadas no tempo certo, agregando garantia de prazo.
Análise completa do plano de ação
Utilizando o 5W2H como um checklist, você analisará o seu plano de ação de forma bem completa, com todos os pontos que devem receber atenção.
Os responsáveis, prazos, ações, valores, local, tudo estará descrito e preenchido de forma clara para todos.
Maior facilidade para criar planos de ação
Criar um projeto não é bem uma tarefa simples, ainda mais quando esse plano de ação envolve muitas pessoas, atividades, prazos e um alto valor.
Imagine uma construção, por exemplo. Muitos profissionais envolvidos, insumos, máquinas, equipamentos, empresas. Tudo isso precisa ser mapeado para que o planejamento e execução andem juntos.
Para facilitar a gestão e descrição de todos os pontos necessários no plano, o método 5W2H agrega maior facilidade, uma vez que há campos específicos para cada definição.
Análise simplificada de problemas
A metodologia também consegue agregar uma previsibilidade de defeitos e erros. Essa análise futura do seu plano de ação pode corrigir erros antes que eles sejam cometidos.
Otimização dos processos internos
Por fim, nosso método em estudo também otimiza os processos internos de uma empresa. Ao criar a descrição de cada ponto, podemos gerir melhor os recursos internos, destinar os responsáveis certos e, assim, otimizar todas as ações.
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Como utilizar o 5W2H na prática?
O método 5W2H pode ser aplicado em diferentes empresas e projetos também distintos, sendo eles de grande, médio ou pequeno porte. Não importa o nicho de mercado em que a empresa está inserida ou persona para a qual suas ações são voltadas, esse método promete ser de grande ajuda para o seu dia a dia!
Aliás, não é só no âmbito corporativo que podemos aplicar esse checklist de plano de ação! Você também pode utilizar essa estratégia para o seu uso pessoal.
Ora, imagine só o planejamento de uma viagem que você deseja fazer. Vamos ver se é possível aplicar o método 5W2H na viagem? Vamos lá!
- What (o que será feito): uma viagem incrível para o Caribe!
- Why (por que será feito): a viagem será para descansar e conhecer um novo destino. E que destino!
- Who (quem fará): a viagem será em casal. Você e esposa(o), namorada(o)!
- When (quando será feito): que tal marcar a viagem para as férias do meio do ano? Fechado!
- Where (onde será feito): ah, você vai conhecer as praias do Caribe, com areia branquinha e um mar azul-claro!
- How (como será feito): a viagem será feita por meio de uma agência de turismo. Um guia estará o tempo todo junto para mostrar cada atração, indicar os melhores lugares e tudo que há de melhor na cidade! Além disso, você ficará hospedado em um hotel e, ao todo, o tempo da viagem será de 10 dias. Dá para aproveitar muito!
- How much (quanto custará): sua grana para essa viagem está limitada a R$3.000,00. Nada de gastar mais do que isso, ok?
Conseguiu perceber como o método realmente pode ser aplicado em praticamente tudo? Todas as ações importantes que você precisa tomar, que tenham um certo grau de complexidade, já podem receber a aplicação da metodologia.
Então, neste artigo, vimos o que é o método 5W2H e como ele funciona. Vimos também que essa ferramenta pode ser aplicada como um checklist em diversas ações, seja no meio profissional, dentro da empresa, seja no âmbito pessoal, em uma viagem, por exemplo.
Fique atento a cada um dos elementos aqui mostrados, os seus significados e acerte nas suas descrições. Isso vai garantir que seu plano de ação seja um sucesso, com todas as ações necessárias tomadas e um maior alinhamento entre o planejado e o executado!
Agora que você já aprendeu tudo sobre o método 5W2H, é hora de fazer um diagnóstico completo dos fatores internos e externos que envolvem o seu negócio. Veja o que é a análise SWOT e como colocá-la em prática!
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