Por Redator Rock Content

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Publicado em 19 de junho de 2018. | Atualizado em 25 de julho de 2019


A busca pela máxima eficiência, melhores resultados e produtividade é a base da gestão de processos. Neste conteúdo, saiba como tudo pode ser otimizado para funcionar melhor no seu negócio!

Gestores sempre buscam tornar as empresas mais organizadas, especialmente, no que diz respeito às suas demandas. Uma operação mais prática, certeira e conduzida pelos profissionais adequados traz resultados de destaque.

Para isso, a gestão de processos é a metodologia que mais se destaca. Ela capacita mais pessoas a fazerem tarefas de todos os tipos em um negócio!

Ao implementar esse conceito, as empresas se preparam, principalmente, para se mostrarem mais competitivas ao mercado. Não por acaso, é cada vez mais é necessário ter eficiência de dentro para fora.

Ainda que o negócio tenha bons produtos e serviços, ou mesmo um bom plano de marketing e investimentos expressivos em publicidade, a otimização de suas demandas internas faz toda a diferença para o sucesso das ações.

Neste post, você vai aprender o que é a gestão de processos. Veja em detalhes no que consiste essa metodologia, conheça também os benefícios que ela pode trazer para um negócio e saiba como implementá-la agora mesmo!

O que é a gestão de processos?

A operação de uma empresa é constituída por uma série de processos que acontecem no cotidiano operacional.

Dos mais simples aos mais complexos, eles envolvem uma série de departamentos, gestores e colaboradores, cada um com sua participação em uma etapa. A gestão de processos tem a função de organizar e definir como esses trabalhos são executados, buscando sempre a otimização.

A metodologia tem como foco tornar as práticas mais eficazes. Como resultado, essa melhora contínua coloca o negócio em posição de destaque. Se ele funciona bem internamente, é natural que esteja pronto para fazer frente aos concorrentes do setor.

Do contrário, qualquer demanda necessária nesse dia a dia de trabalhos se tornará um verdadeiro problema, atrapalhando a produtividade.

fluxo de tarefas que compõem um processo é repleto de etapas, em que todas as informações têm grande valor. Com boas práticas, elas são compartilhadas adequadamente, permitindo que cada colaborador envolvido nessas fases tenha uma base mais sólida para contribuir com sua parte.

Gerir processos é definir os melhores métodos de execução de cada um dos passos de uma demanda comum do cotidiano da empresa. Assim, cada um dos envolvidos tem a plena certeza da sua importância e influência na entrega de bons resultados.

Além disso, os colaboradores estão amparados por métodos padronizados, desenvolvidos sob a certeza de que são os mais adequados.

O impacto da tecnologia na gestão de processos

O avanço da tecnologia e a transição para a era da transformação digital são fatores que impactam diretamente a gestão de processos. Atualmente, sistemas e aplicativos fazem parte da rotina das empresas, e eles são as plataformas de trabalho em que as etapas dos processos são conduzidas.

Dessa forma, é possível definir o padrão de trabalho em cada um desses estágios com o suporte de um sistema. Em sua maioria, os processos são executados em softwares e, a partir disso, a gestão se torna ainda mais dependente da tecnologia para funcionar.

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A busca por maior integração

A tecnologia é também uma grande aliada na busca pela integração de departamentos dentro das empresas, seja o de marketing, o RH, o financeiro ou qualquer outro. Esse é um dos pilares atuais da gestão de processos, prezando pelo maior envolvimento de diferentes colaboradores em cada demanda realizada.

Com sistemas de gestão eficiente, é possível buscar uma proposta mais disruptiva, fugindo um pouco da velha ideia de departamentos e setores.

Se mais pessoas podem trabalhar em um processo, sem limitação, é natural que isso agregue mais produtividade. No entanto, essa integração maior deve ser feita com o suporte da tecnologia adequada, que permita trocar informações e registrar cada trabalho de maneira eficiente.

Quais as vantagens obtidas?

Quando a implementação da gestão de processos acontece, a empresa obtém uma série de vantagens. Os resultados melhoram, a produtividade aumenta e o negócio se desenvolve como um todo. Confira a seguir quais os principais benefícios!

Os processos são revistos e otimizados

O primeiro trabalho da gestão de processos consiste em revisar e avaliar tudo que está sendo feito na empresa momentaneamente. Assim, há o apontamento dos gargalos, do que tem sido feito de maneira muito lenta e quais os problemas são enfrentados.

A partir desses relatórios, soluções eficientes são pensadas de acordo com cada ponto observado. A gestão de processos revisa todas essas práticas operacionais e define as mudanças necessárias. Antes de tudo, é uma otimização do que já é feito e, se necessário, novas práticas são implementadas.

A empresa se torna mais competitiva

Com mercados cada vez mais disputados e clientes mais exigentes, é nos detalhes que uma empresa consegue se destacar no seu segmento. Processos eficazes têm impactos amplos, tanto externa quanto internamente. Isso capacita uma companhia a crescer e ser mais eficaz.

A otimização do trabalho operacional traz mais competitividade para os negócios que trabalham na gestão de suas demandas. Assim, com maior agilidade, produtividade, motivação dos funcionários e métodos modernos, é possível disputar de igual para igual com a concorrência.

A tomada de decisões se torna estratégica

Os dados são parte importante do trabalho de muitas empresas atualmente, reflexo da era em que vivemos. Com eles, é possível entender perspectivas, avaliar a atuação no momento e ter bons insights.

Os dados também são fundamentais para entender as melhorias necessárias na gestão de processos e prever possíveis necessidades.

Quando uma empresa tem os melhores procedimentos, todo o trabalho fica mais transparente e certeiro. Assim, os gestores têm um entendimento muito mais claro da real situação do negócio, o que os capacita para as tomadas de decisões estratégicas, buscando atingir as metas.

A empresa ganha em produtividade

Uma empresa com processos eficazes é, naturalmente, mais eficiente e produtiva. No mundo dos negócios, quanto mais puder ser feito com a melhor gestão do tempo possível, melhor! Sabe aquele jargão “tempo é dinheiro”? A gestão de processos ajuda a fazer ele valer de verdade!

Com uma operação otimizada, os colaboradores estarão capacitados a entregar o que é necessário com muito mais agilidade. Esse é um dos principais fatores que tornam uma empresa competitiva. Tudo isso com segurança e manutenção de altos padrões de qualidade de trabalho.

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Como implementar a gestão de processos?

O processo de implementação da gestão de processos é extremamente importante! Ele garante que a empresa vai obter o sucesso necessário na sua operação, otimizando o que pode ser mudado e aplicando novos métodos. Veja a seguir quais são as etapas da implementação!

Elabore o mapa dos processos

O mapa dos processos é o início, a etapa em que toda a empresa é avaliada. As demandas recorrentes e base da operação são estudadas, como forma de entender em que pontos elas podem ser melhoradas.

São gerados relatórios com as informações mais importantes e que serão trabalhadas. É a partir desses registros que as melhorias e as mudanças serão aplicadas.

Defina os indicadores de desempenho

Gestores precisam de indicadores para avaliar como está o desempenho de colaboradores e da empresa de maneira geral. Antes mesmo de começar as otimizações, é muito importante definir o que precisa ser acompanhado, com os KPIs mais apropriados para isso.

Só assim, é possível entender a eficiência das mudanças. Os indicadores são definidos para serem acompanhados em curto, médio e longo prazo.

Identifique as bases de melhoria

Com o mapeamento realizado, as melhorias já podem ser pensadas. Nessa etapa, os gestores devem avaliar quais mudanças surtirão efeito diante do que não está bom e do que pode ser potencializado dentro dos processos.

Essas decisões devem ser tomadas com base nos dados de desempenho obtidos antes da implementação, buscando sempre melhorá-los.

Teste os novos métodos

Novos métodos nem sempre serão eficientes, afinal, na prática, as coisas podem mudar. Então, é importante e seguro definir um período de testes para as otimizações e mudanças nos processos de trabalho.

Defina o período em que as mudanças serão feitas em caráter experimental. Nesse tempo, utilize os indicadores definidos para avaliar os resultados.

Aplique os métodos e adapte a cultura da empresa

Se os novos processos se mostrarem satisfatórios, é hora de torná-los o padrão de atuação da empresa dali em diante. Oficializá-los, no entanto, nem sempre é simples e, sobretudo, não depende apenas de um comunicado.

A companhia, no geral, precisa se adaptar, especialmente, os colaboradores. Os gestores devem se unir para aplicar a nova cultura da maneira menos impactante possível.

Treine seus colaboradores

Os colaboradores também vão precisar de suporte técnico em algum momento. Processos diferentes nem sempre são absorvidos e assimilados rapidamente, o que demanda treinamentos, palestras, workshops e outros eventos do tipo.

Se necessário, não deixe de oferecer a qualificação necessária. Isso é fundamental para obter os resultados esperados.

Monitore os resultados

Uma vez aplicadas, as mudanças precisam ser acompanhadas de perto. Na implementação da gestão de processos, metas de curto, médio e longo prazo são definidas, para ajudar na mensuração da eficiência das mudanças.

É fundamental acompanhar os indicadores e o quanto a empresa está conseguindo alcançar os objetivos relacionados às mudanças dos processos.

Qualquer empresa pode buscar ajustes que trarão maior produtividade e resultados acima do esperado. A gestão de processos tem essa missão, sempre tendo a tecnologia como suporte para as mudanças e integração dos colaboradores.

Outra ferramenta importante na otimização da operação é a cronoanálise industrial. Veja aqui como ela funciona e de que forma pode ajudar as empresas em sua avaliação de processos e produtividade!

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