Por Redator Rock Content

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Publicado em 18 de maio de 2018. | Atualizado em 25 de julho de 2019


Muita gente sente que o dia tem poucas horas para tantas demandas. É um pensamento normal, mas que pode estar ligado à má gestão de tempo. Organização, foco e disciplina são fundamentais! Quando relacionados a bons hábitos, a produtividade pode melhorar.

Manter a produtividade é uma busca comum a qualquer profissional, no entanto, nem todos os dias de trabalho rendem bem. As distrações podem vir de diferentes fatores, atrapalhando os compromissos e as demandas do dia.

Para combater esse problema, a gestão de tempo é uma alternativa precisa. Ela ajuda a fazer o dia render e permite que as tarefas sejam concluídas.

Em rotinas cada vez mais apertadas e lotadas de compromissos, tempo é realmente algo muito valioso. Se você não sabe lidar com suas obrigações de maneira dinâmica e organizada, sobrarão demandas e faltarão horas para lidar com elas. Para solucionar isso, algumas boas práticas são indispensáveis e trazem resultados impressionantes.

Neste post você entenderá melhor a importância de se planejar e gerir melhor seu tempo. Conheça dicas para ter um desempenho melhor e saiba o que causa a falta de aproveitamento do dia!

O que é a gestão de tempo e qual o seu impacto?

Dentro do dia de cada um há o tempo e as tarefas a serem executadas. Para alcançar um bom nível de produtividade, é importante fazer uma combinação perfeita.

Ela resulta em uma distribuição equilibrada dessas demandas ao longo das horas do dia, de modo que elas possam ser cumpridas. No entanto, é preciso um esforço um pouco maior no que diz respeito ao planejamento.

A gestão do tempo nada mais é do que organizar todos esses compromissos ao longo das horas do seu dia, de modo que tudo seja cumprido. Para isso, é importante ter rigor ao lidar com cada uma dessas tarefas, pois só isso garante que elas sejam finalizadas dentro do período estipulado. Gerir o tempo, no entanto, é um desafio que passa por alguns conceitos básicos.

A importância da organização

A gestão de tempo tem relação direta com a organização. Há uma forte necessidade de cumprir uma agenda, com dedicação total para finalizar cada compromisso dentro do tempo estipulado.

Diretamente, investir tempo para elencar e distribuir as demandas do dia resulta em mais horas para se dedicar a outras atividades, que podem ir do lazer até o descanso. Se você dedicar de 10 a 12 minutos do seu dia para organizar a sua agenda, no final, você ganha mais 2 horas livres.

A relação com a concentração

Os fatores de distração também têm impacto na sua gestão de tempo. Se você consegue se organizar e manter o foco, eles são eliminados e tudo pode ser executado sem correria ou estresse.

No cotidiano de trabalho, na relação entre pessoas de um escritório, por exemplo, 1 a cada 8 telefonemas são feitos por conta de informações esquecidas. Além da falta de foco, há pouca preocupação em anotar e registrar informações. Por isso, é preciso se dedicar a cada tarefa integralmente, uma de cada vez.

Como fazer a melhor gestão do seu tempo?

A gestão de tempo se constrói, principalmente, quando se adota hábitos saudáveis no cotidiano. São essas atitudes e práticas que colocam qualquer pessoa no caminho da disciplina e do sucesso. A seguir, veja como conseguir bons resultados por meio de uma postura proativa!

1. Defina suas metas diárias

Todo mundo tem metas a cumprir durante o dia. Não importa quais sejam, como terminar um relatório ou atualizar as informações de um sistema, o importante é finalizá-las. Cada vez que um desses compromissos é alcançado, metas são atingidas.

Dessa forma, antes de começar cada dia, defina todos os seus objetivos naquele dia, de modo que você defina qual será seu roteiro. Ao final, quando checar sua lista de demandas, poderá concluir que se organizar deixou o dia mais produtivo.

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2. Distribua os afazeres por hora

Uma agenda diária precisa ser dividida por turnos (manhã, tarde e noite) e por hora. Se você precisa de 1 hora para terminar um layout para uma campanha, por exemplo, é importante respeitar esse tempo. Diante disso, para ajudar com a organização, distribua todas as tarefas por hora.

Ao definir quanto tempo você precisa, um senso maior de compromisso e responsabilidade vai ajudá-lo a manter no foco e motivado. Não cumprir com esse tempo trará a sensação de que você falhou e, diante de tantas tarefas, certamente não é isso que quer, certo?

3. Deixe de sabotar seu planejamento

Um dos grandes inimigos da gestão de tempo são as possibilidades que surgem durante o dia. Um bate-papo, um e-mail que chega, uma esticada na hora do almoço e várias outras coisas. Você não será o chato se disser não! Lembre-se que são seus compromissos que estão em jogo.

A produtividade está muito ligada à disciplina, e isso é fundamental para que o tempo do seu dia seja o suficiente para tudo, desde o trabalho até o lazer. Esse foco permitirá que você até mesmo otimize as tarefas e as termine antes do planejado. Aí sim, você pode ser mais flexível com a sua agenda.

4. Estabeleça demandas prioritárias

Outro ponto muito importante é entender o que é realmente prioridade no seu dia. Consultas médicas, por exemplo, podem tomar algumas horas. Mesmo que você tenha muito trabalho a fazer, a saúde está em primeiro lugar. Ter essa leitura vai tornar o seu cotidiano melhor aproveitado.

Coloque sempre em primeiro lugar o que é mais importante, mais urgente e o que pode ter consequências futuramente. Esses são os compromissos principais e devem ter todo foco e dedicação para serem finalizados o quanto antes. Assim, nada de relevante ficará de lado.

5. Evite elementos que geram distração

Não é difícil perder o foco nas suas demandas, afinal, cada vez mais a sociedade está municiada de distrativos. Um dos mais fortes é o smartphone. Tê-los na mão é um hábito frequente, muitas vezes sem nem mesmo ter o que checar. Parte disso está ligada às redes sociais, outro inimigo da produtividade.

Durante o dia, deixe o smartphone longe de você! Desligue todas as notificações de redes sociais que não importam. Fique atento apenas nas ligações e em mensagens importantes no WhatsApp. Dar espaço para o uso dessas plataformas pode resultar na perda do foco e atrapalhar a sua gestão de tempo.

6. Seja rigoroso com seu planejamento

Se você definiu o seu planejamento, precisa seguir. É assim: simples e de forma objetiva. Essa organização é pensada sempre considerando o tempo de execução de cada demanda e o volume de tarefas do dia. Sendo assim, o planejamento é o caminho para que tudo dê certo.

Não tente fazer mudanças durante o dia só porque você não têm conseguido cumprir com a agenda. Se sentir que há problemas, repense a forma como você dispõe o planejamento, e então siga as novas definições. Manter o foco e o direcionamento é justamente o que proporciona a produtividade.

7. Use técnicas de gestão de tempo

Há algumas boas técnicas de produtividade que ajudam a ter uma gestão do tempo otimizada. Elas concentram em organizar as tarefas e manter o foco. Entre as principais, vale o destaque para:

  • método Pomodoro: pausas alternadas, dividindo as horas em períodos de foco total e intervalos curtos para descanso;
  • método Kanban: organização de demandas por status, como “a iniciar”, “em andamento” e “concluído”, distribuindo as tarefas em quadros com essas classificações;
  • método GTD: foco na execução, desenvolvendo um fluxo que ajuda a organizar as demandas em etapas como “caputar”, “esclarecer”, “organizar”, “refletir” e “engajar”.

8. Tenha softwares que ajudem a gerir demandas

Alguns bons softwares ajudam, especialmente no trabalho, a organizar as demandas do cotidiano e a fortalecer a gestão de tempo. Você pode separá-los por status, para poder acompanhar com atenção em qual etapa cada um está. Assim, você não se perde, mesmo com um grande volume de trabalho.

Alguns dos melhores softwares dessa categoria são:

  • Trello;
  • Evernote;
  • Google Calendar;
  • Slack.

9. Estabeleça momentos para responder e-mails

Caixas de entrada cheia podem ser convidativas para gastar muito tempo do seu dia da forma inadequada. Pior ainda é parar o que você está fazendo a cada momento que chegar uma nova mensagem. Esqueça esse hábito, é necessário definir um momento para solucionar os e-mails.

Separe um tempo em cada período do dia para checar sua caixa de entrada. Você pode dedicar, por exemplo, 30 minutos a cada 2 horas. Nesse tempo, responda os e-mails, anote demandas que eles trazem, cumpra com solicitações e trabalhe no que for necessário a partir deles.

10. Defina períodos para despressurizar

Não dá para passar horas e mais hora somente trabalhando. A gestão de tempo também é feita para que você consiga ter momentos de descanso e de alívio da pressão do cotidiano. Eles vão recolocar você em ordem, trazendo alívio para a mente e para o corpo.

Defina as suas pausas como quiser: 10 minutos a cada 1 hora, 3 minutos a cada 25, ou da forma que preferir. Fundamental mesmo é não deixar de cumprir com isso. Há momentos em que simplesmente não adianta forçar. Descansar é necessário!

Quais as causas do aproveitamento ruim do tempo?

Muitos fatores têm impacto direto na forma como o tempo é aproveitado. Se você consegue identificá-los, basta usar as ferramentas certas para solucionar, como essas que você viu até aqui. Veja a seguir o que pode ser a origem da sua dificuldade de administrar bem as horas do seu dia!

Falta de organização

Se você não se organiza, fica difícil conseguir cumprir com tudo. São muitas informações e compromissos, e uma hora a sua cabeça não dará conta de tudo. Use a agenda do seu smartphone, anote em post-its ou em planilhas. O importante é organizar tudo, distribuindo as demandas ao longo das horas do dia.

Procrastinação

Procrastinação tem impacto direto na sua produtividade. Deixar para depois nunca é uma boa ideia. Quanto mais você enrola, mais tempo gasta fazendo, geralmente, pouca coisa interessante. Seja dinâmico e dedique-se às tarefas, sem perder tempo. Isso vai otimizar seu dia e o resultado vai deixá-lo muito orgulhoso de si próprio!

Falta de foco

A falta de foco, muitas vezes, acontece na ânsia de querer resolver tudo, especialmente em dias mais cheios. Por mais que as intenções sejam boas, você não é multi-task! Dedique-se a uma tarefa de cada vez, com foco e concentração total. Geralmente, 80% do dia de um gerente, por exemplo, é gasto com coisas superficiais por causa da falta de foco. Esse é um indicador que você precisa afastar!

A gestão de tempo é a chave para dias mais proveitosos, em que você terá tempo para cuidar da sua saúde, cumprir com as demandas do trabalho e ainda cuidar da família! Siga as dicas deste conteúdo e veja como tudo vai melhorar.

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