Saiba o que é uma reunião de kick off e saiba como realizar uma no seu negócio

A alta concorrência no mercado e o nível de exigência cada vez maior dos consumidores obriga as empresas a se organizar internamente.

Esse trabalho envolve inúmeras ações das mais diferentes áreas de uma companhia para conseguir entregar produtos, serviços ou soluções ainda melhores aos seus clientes — e tudo começa com uma comunicação eficiente.

Afinal, como realizar um trabalho de qualidade — aliando produtividade e eficiência — se os profissionais que compõem a sua equipe não se comunicam com clareza, ou mesmo, não participam de todo o processo de execução de um projeto, por exemplo?

Por isso, uma reunião de kick off é extremamente importante para o melhor desempenho de todos os envolvidos.

Dessa forma, tudo o que for necessário para a execução eficiente de um projeto vai ser alinhado com os profissionais que participam da sua equipe. Por isso, abordaremos alguns pontos fundamentais sobre a importância de realizar reuniões de kick off dentro da sua organização.

A seguir, vamos abordar os seguintes tópicos:

Ficou curioso e quer saber mais? Continue a leitura deste artigo e tire as suas dúvidas!

O que é uma reunião de kick off?

Em uma tradução livre para o português, kick off significa “dar início”, um termo muito utilizado, por exemplo, no ambiente esportivo — algo como dar o pontapé inicial.

Com o tempo, porém, passou a ser aplicado cada vez mais no mundo corporativo e, assim, surgiu o conceito de reunião de kick off, ou seja, uma reunião para dar iniciar a um projeto específico.

Na prática, é um encontro para apresentar uma ideia, mostrar o que é esperado de um projeto, as funções de cada profissional participante, enfim, fazer com que todos envolvidos estejam na mesma página em relação ao que é preciso ser feito.

O objetivo é que toda a sua equipe entenda o que é um determinado projeto, evitando falhas na comunicação.

Uma reunião de kick off é, portanto, uma forma de investir no trabalho em equipe, assegurando que todos os profissionais saibam do que se trata o tema a ser abordado no encontro.

Em vez de apenas os gestores planejarem uma estratégia para refazer o layout do seu blog e, somente depois, por exemplo, os designers serem incluídos na conversa, todos participam desde o início.

Nesse encontro, a ideia é esclarecer todas as dúvidas, validar os objetivos, prazos, ideias, enfim, colocar todos os colaboradores a par do que é preciso ser feito, como vai ser executado e quando precisa ser entregue.

Dessa forma, os profissionais podem dar as suas sugestões, questionar ideias e debater quais são os melhores caminhos para a empresa.

Essa prática é extremamente necessária para o gestor que deseja ter a admiração e a dedicação da sua equipe. É uma atitude de liderança que serve para valorizar o conhecimento e o trabalho dos profissionais que vão fazer parte da execução do projeto.

Assim, a tendência é que os resultados se tornem mais fáceis de serem alcançados, reduzindo erros e aumentando a precisão.

Quais os benefícios dessa reunião para a sua equipe?

Mas, na prática, por que uma reunião de kick off é tão importante para a sua empresa e, é claro, os profissionais envolvidos em um projeto?

As vantagens de colocar essa ideia em prática são as mais diversas e, por isso, separamos as principais delas para você não ter dúvidas. Confira!

Alinhar o relacionamento com o cliente

O primeiro ponto — talvez o mais importante — é justamente poder alinhar tudo o que o cliente deseja com a capacidade da sua empresa para realizar. Ou seja, o que vocês precisam entregar para atender aos desejos e demandas do seu público.

Além disso, é o momento ideal para tirar dúvidas, fazer perguntas e esclarecer qualquer outro questionamento que possa surgir.

Motivar o time

O papel de um gestor também é motivar o seu time, certo? Para fazer isso com eficiência e transparência, nada melhor do que garantir que a sua equipe participe da execução de um projeto, desde o momento inicial até os últimos ajustes.

É uma forma de valorizar o conhecimento e a opinião de quem vai ajudar a sua empresa a entregar o resultado final.

Apresentar a qualificação dos integrantes

No contato com os clientes, a reunião de kick off também pode ser o momento ideal para apresentar os profissionais que fazem parte da sua equipe e, assim, mostrar a qualificação dos integrantes da sua equipe.

Dessa forma, o cliente também ganha mais confiança no trabalho que vai ser executado, mostrando a capacidade da sua empresa de realizar as tarefas necessárias.

Aumentar o engajamento dos profissionais

Um desafio ao fazer a gestão de uma equipe é garantir que os componentes estejam engajados e motivados, com um alto nível de produtividade, por exemplo.

Ao colocar todo o seu time por dentro do que é necessário ser feito em um projeto de Marketing, você permite que redatores, designers e outros profissionais se empenhem ainda mais em encontrar as melhores soluções.

Tirar o máximo de cada componente

Com profissionais mais engajados nos objetivos e metas a serem alcançados, a tendência é que cada um deles tenha mais disposição para realizar as suas funções.

Além disso, fica mais fácil — e preciso — definir as funções de cada um dentro da execução do projeto, garantindo que cada colaborador desempenhe uma tarefa em que, de fato, domine.

Compreender os resultados esperados

A reunião de kick off também serve para estipular os resultados esperados por todas as partes envolvidas no projeto.

Cliente, gestores e profissionais — todos vão estar na mesma página, favorecendo que não tenha dúvidas em relação ao que deve ser entregue e os direcionamentos necessários para que o resultado final seja satisfatório.

Como fazer um kick off eficiente?

Agora que você já sabe quais são os benefícios de fazer uma reunião de kick off, que tal entender, na prática, como fazer um encontro extremamente produtivo?

Afinal, um estudo da Bain & Company mostra que as empresas perdem até 25% de suas horas de trabalho com reuniões inúteis e não é isso que você quer, certo? Então, confira as nossas dicas!

Defina o momento

A primeira etapa, é claro, é a definição de uma data para a realização da reunião. Ou seja, qual é o melhor momento para que o kick off aconteça?

Essa é a hora de conferir com o cliente, entender as condições de trabalho dos profissionais no momento e assegurar que todos estejam com o tempo — e a mente — focados nesse encontro, e não, por exemplo, com o fechamento de outro projeto.

Escolha os responsáveis

Para o gestor, também é importante já ter em mente quais vão ser os profissionais participantes do kick off e, é claro, quais trabalhos cada um deve exercer.

Garanta que essa escolha seja baseada no que cada colaborador pode entregar, para que ninguém fique “excluído” durante a reunião ou não tenha uma função clara, o que seria uma verdadeira perda de tempo.

Organize o espaço (mesmo o virtual)

Também é importante assegurar a produtividade da reunião, certo? Parte desse trabalho é a organização do espaço onde o kick off vai acontecer, garantindo que tudo esteja pronto para reduzir ao máximo a perda de tempo. Seja conferir a apresentação, seja garantir os equipamentos para a reunião virtual, por exemplo.

Conduza os assuntos

O gestor também deve ser o responsável pela condução dos assuntos a serem abordados durante o encontro.

Antes da reunião, portanto, é importante destacar quais vão ser os tópicos comentados no kick off e, já no encontro, assegurar que todos os assuntos sejam discutidos em um determinado tempo, não deixando que nada fique para trás.

Faça o fechamento

No final do kick off, cabe ao gestor garantir que todas as dúvidas sejam esclarecidas e os objetivos sejam confirmados por todos os envolvidos.

Afinal, após a reunião, o ideal é que os profissionais já comecem a exercer suas respectivas funções e, por isso, é importante que não reste nenhum questionamento em relação ao que deve ser executado.

Também é importante entender que não existe um modelo exato de como deve ser feita uma reunião de kick off.

Dessa forma, você pode adaptar essa prática e a sua execução de acordo com a cultura organizacional da empresa, o perfil dos profissionais e, até mesmo, o tipo do projeto que está sendo executado. O importante é encontrar um modelo que funcione e alinhar toda a sua equipe.

Querendo ou não, investir em práticas como reuniões de kick off é uma maneira de se aproximar dos colaboradores da sua equipe, aumentar a produtividade de todos e, é claro, a satisfação dentro da sua empresa, certo?

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