6 ferramentas de produtividade que vão alavancar sua agência

Com a correria do trabalho nas agências e o aumento da quantidade de clientes, otimizar os processos no ambiente corporativo é essencial. Entretanto, você sabia que isso torna-se possível por meio de ferramentas de produtividade? Isso mesmo! Elas ajudam a sua equipe a trabalhar de forma mais produtiva e, consequentemente, a fazer sua empresa vender mais.

Parece interessante? Então continue a leitura e descubra seis ferramentas de produtividade que vão alavancar ainda mais sua gestão!

Quais são as ferramentas de produtividade que podem beneficiar minha agência?

1. iJob

Você sabe o quanto é desgastante ter que aprovar demandas e solicitações por meio de e-mails e reuniões, não é mesmo? Contudo, isso não precisa fazer parte da realidade da sua agência, sabia? É verdade! Com iJob, é possível otimizar sua forma de trabalhar.

O iJob é uma plataforma de acompanhamento que tem como objetivo melhorar o relacionamento da agência com o cliente e trazer agilidade ao fluxo de produção. Ela traz benefícios ao melhorar processos de comunicação de forma simples e rápida, visto que as demandas são aprovadas online.

2. Workflow

Já pensou em construir seu próprio fluxo de trabalho e saber exatamente o que está sendo produzido na empresa? Bom demais, não é? O workflow é uma das ferramentas de produtividade que o ajudam nessa etapa.

Ele torna o fluxo de trabalho mais eficiente e dinâmico. Nele, é possível que se visualize quais os gargalos que atrapalham cada uma das etapas da criação, como refações e atrasos.

Além disso, os gestores também podem ter acesso às informações das atividades anteriores, com o modelo de job. Assim, as informações das atividades realizadas são cadastradas e padronizadas de forma prévia. A partir disso, é possível que se otimize o trabalho de todos que estão na empresa.

3. Kanban

Quer gerir melhor seus projetos? Com o kanban, isso se torna bem mais fácil! Ele facilita todo o controle de demandas, assim como sua organização, tornando-se mais prático e ágil.

Esse método permite que você visualize o fluxo de trabalho em diferentes formatos. Ele dispõe de colunas que informam as atividades planejadas, não planejadas, em andamento, finalizadas e as que ainda estão aguardando aprovação. Dessa forma, não há como se perder em meio ao grande número de tarefas, já que tudo está mais organizado.

4. Gráfico de Gantt

Já ouviu falar em gráfico de Gantt? Ainda não? Pois você precisa conhecê-lo. Ele permite que os colaboradores consigam planejar melhor os prazos das demandas solicitadas pelos clientes.

Além disso, você fica sabendo o que é produzido por todos da agência, já que as tarefas ficam distribuídas de forma precisa e organizada. Agora, não há mais desculpas para perder o prazo, não acha?

5. Timesheet

Quando sua agência apresenta muita demanda, é muito comum que se perca a noção de quanto tempo está sendo empregado em cada atividade para os clientes. Cuidado, essa prática não é muito boa e pode trazer prejuízos para seu negócio!

Essa atitude faz com que se perca o controle do que deve ser produzido naquele determinado dia, além de não saber se o tempo gasto com determinado trabalho está de acordo com o preço cobrado para cada cliente.

Por isso que existe o timesheet, que é uma ferramenta de produtividade que não pode faltar na sua agência. Seu propósito é calcular o tempo gasto em cada tarefa do dia a dia, facilitando a precificação dos trabalhos.

A partir disso, é possível tomar as decisões de forma mais precisa e justa, ao cobrar o valor correto pelas demandas desenvolvidas por toda sua equipe.

6. DRE

Emitir boletos e gerar a nota fiscal dos clientes não é uma atividade muito prazerosa, concorda? Mesmo porque ela requer muito cuidado e atenção para que todo o trabalho seja feito da forma mais correta e transparente possível.

Agora, com o recurso DRE, essa tarefa não precisa ser tão incômoda para sua agência, pois, com ele, o seu tempo será otimizado. A seguir, vamos explicar melhor como é seu funcionamento. Continue a leitura!

O DRE tem por objetivo acompanhar de perto todos os resultados dos projetos da sua agência, pois ele costuma utilizar como base o plano de contas, no qual faz uso do centro de custo para as áreas da empresa.

Com essa ferramenta de produtividade, o fechamento do fluxo de caixa fica mais fácil de ser realizado, já que é evitado o registro de movimentações dentro do período que já foi fechado. Com isso, os erros acabam sendo evitados e suas contas ficam em ordem, sem surpresas no final.

Como as ferramentas de produtividade dão mais autonomia para sua equipe?

Todas essas ferramentas de produtividade que apresentamos ajudam a dar mais autonomia para sua equipe e a melhorar o seu desempenho, já que buscam otimizar processos e conseguir fazer com que o tempo trabalhe a seu favor.

Enquanto os funcionários poderiam “perder tempo” elaborando boletos e fazendo reuniões para aprovar demandas, os softwares de gestão fazem esses e outros trabalhos para os colaboradores. Com isso, eles podem se dedicar a outros trabalhos mais urgentes.

O maior ponto positivo desse processo está em fazer com que todos da empresa consigam entregar suas tarefas dentro do prazo estabelecido pelos clientes, deixando-os satisfeitos com seus serviços.

Como as ferramentas de produtividade fazem sua agência crescer?

Além de as ferramentas de produtividade darem mais autonomia para sua equipe, elas fazem com que sua empresa ganhe credibilidade no mercado de agências. As pessoas vão ver que sua organização é séria e que oferece serviços de qualidade e, consequentemente, isso fará com que seu negócio atraia cada vez mais clientes. Muito bom, não acha?

É perceptível, então, a importância das ferramentas de produtividade para o seu empreendimento prosperar, visto que elas otimizam processos de produção e melhoram o trabalho de toda a equipe. Com isso, é possível que se dê atenção às demandas mais urgentes, além de entregar os jobs dentro do prazo preestabelecido entre a agência e o cliente.

Agora que você já conhece algumas das principais ferramentas de produtividade, que tal ler nosso post e descobrir como criar um planejamento de mídia para sua agência? Gostou? Então, não perca essa oportunidade de prosperar ainda mais, hein? Esperamos você lá! Boa leitura!