Crie uma apresentação de resultados eficiente para sua empresa

“Então é Natal e o que você fez?” a música que toma conta dos centros de compra pode até ser triste por deixar claro que o tempo pode estar passando muito rápido e o fim do ano já chegou.

Mas a principal mensagem que precisamos extrair é que tivemos um ano inteiro para trabalhar e chegou a hora de evidenciar os resultados – além da necessidade da renovação urgente de canções natalinas nas lojas.

Uma boa apresentação de resultados precisa ser clara, objetiva, dinâmica e completa, com dados importantes e percepções relevantes. E por ser uma referência para todo o negócio durante um bom período, é melhor que esse trabalho não seja feito de última hora ou sem atenção aos detalhes.

Já começou a planejar a sua apresentação de resultados de 2015 e as metas para 2016? Aproveite o último trimestre para conferir algumas dicas que podem ser bem importantes e tenha um fim de ano de muito trabalho e realizações.

Organize suas informações com antecedência

O ano começa em 1° de janeiro, mas várias pessoas começam a separar as informações importantes para as apresentações periódicas apenas alguns dias antes das reuniões.

O mais indicado é manter um registro constante dos dados e controle do que é feito no ano todo como uma rotina. Assim, quando você precisar de algo de imediato ou perceber que um evento pontual pode se tornar estratégico para a empresa, não precisa buscar desde o início tudo que quer inserir no relatório: você já está com os dados arquivados de maneira acessível.

Foco na meta

O objetivo dessa apresentação é mostrar que os resultados foram alcançados e como, certo? Escolha bem as informações que quer dar ênfase e prepare o roteiro baseado nelas.

Você precisa passar por todo o histórico e vários outros temas durante a reunião, mas a empresa passou o ano todo buscando alcançar um propósito compartilhado e você não pode deixar esse material de lado. Ao construir a base da apresentação, lembre-se de selecionar sempre argumentos que apoiam o sucesso daquela finalidade criando um contexto bem completo e organizado.

Mais do que números e palavras

Aposte em explicações visuais, convidando a audiência a entrar na apresentação com você e ser envolvido no material.

Um relatório de atividades ganha um destaque mais interessante se trabalhar com elementos além do textual. Um infográfico pode dar vida aos seus dados com representações visuais que facilitam a leitura e o entendimento de informações de um mesmo tema. Além disso, cria uma proximidade que o texto puro acaba perdendo, com gráficos e tabelas mais dinâmicos.

Outro elemento que pode ser válido é o vídeo. Disponibilize parte do seu material para a sua equipe compartilhar internamente e deixe os resultados transparentes e criativos, com uma locução interessante e ritmo de acordo com a cultura da empresa.

Prenda a atenção do público

Seus dados estão organizados, mas como colocá-los no formato correto para atrair os gestores ou equipe? Não se esqueça do poder do layout. Um bom conteúdo precisa de um design atraente e preparado para o seu objetivo.

Crie unidade pelas cores

Escolha uma paleta de cores e mantenha a harmonia em seus slides. Tente não escolher muitas para não cansar a visão da audiência e não se esqueça de verificar a leitura do seu texto aplicado nas telas.

Não exagere nas imagens ou animações

O foco da sua apresentação deve ser o seu resultado, por isso deixe isso em primeiro plano e evite transições muito elaboradas ou imagens que não são explicativas. E não se esqueça de usar imagens de qualidade.

Nos textos, menos também é mais!

Já falamos sobre isso, mas nunca é demais: concentre seus esforços nos textos corretos, aplicando-os corretamente nas suas telas criadas e não tente abusar das cores se você não é um especialistas. Aproveite para deixar um pouco de personalidade nas fontes escolhidas, trabalhando na simplicidade e leitura fácil. Tipografias muito desenhadas podem tirar a atenção do seu material.

Esteja preparado

Uma boa apresentação também exige um bom apresentador. A primeira dica é usar um tom de voz que marque a sua presença e demonstre que você está seguro o suficiente para realizar aquela reunião. Tente variar a entonação para enfatizar alguns pontos e um bom exercício prévio é gravar o seu ensaio e observar o que pode ser melhorado.

Ninguém quer parecer desinteressado ou desinteressante em um momento tão importante.

Outro ponto de atenção é ser você mesmo e tentar potencializar a sua presença naquele espaço. Ande um pouco, movimente-se com cuidado, olhe para os participantes e abra espaço para perguntas e comentários. Não tente imitar outras pessoas e tente se sentir a vontade para realizar aquela apresentação.

Crie um ambiente acolhedor

Na sua apresentação de resultados crie uma conexão emocional com seu público, que esteve com você durante todo o ano e fez parte dessa caminhada. Inspire-se em seus desejos de ano novo e mantenha anotado suas metas profissionais e como elas podem e são realizadas a cada dia. Cite exemplos importantes de momentos que fizeram a diferença com o grupo para alcançar a meta e faça com que todas as pessoas se sintam responsáveis por aquele trabalho.

Essa ferramenta não pode ser usada apenas em momentos de crise ou motivacionais, é importante deixar claro que o alcance do objetivo foi construído diariamente.

Invista em um projeto profissional

Contratar uma equipe especializada para esse momento pode ser um grande diferencial. Linguagem adequada, recursos visuais alinhados ao conteúdos e informações bem organizadas chamam atenção do público e passam credibilidade, demonstrando o envolvimento e importância com esse planejamento.

Além disso, entregar o trabalho para pessoas com conhecimentos específicos torna o seu trabalho mais fácil. É possível traçar o perfil do público com mais facilidade, usar as melhores ferramentas visuais e ajuda também na performance do apresentador, que se sente mais confiante com um material completo e bem alinhado.

Agora que você já conhece melhor os elementos de uma boa apresentação de resultados e metas para o seu negócio, que tal começar a dar forma para esse documento? Mãos à obra e sucesso no trabalho!

Esse texto foi escrito por Lígia Braga, da Smartalk.