O que sua agência pode aprender com a planilha “Como é trabalhar aí”?

O ambiente de trabalho em agências de publicidade é, na maioria das vezes, relacionado exclusivamente a um cenário no qual a criação acontece de forma espontânea e todos priorizam uma boa convivência. Acontece que, na prática, não parece ser bem assim.

Isso porque na semana passada (3), uma planilha denominada “Como é trabalhar aí? 2.0” surgiu para colocar em pauta assuntos que, até então, permaneciam adormecidos no mercado publicitário. Composta por comentários anônimos de colaboradores que já integraram ou ainda integram a equipe de agências de comunicação espalhadas por todo o Brasil, a planilha em questão tem, até o dado momento, 2254 respostas.

Os comentários são, em grande maioria, relacionados ao ambiente de trabalho nas agências, o que inclui muitas críticas e pouquíssimos pontos positivos. Tais críticas englobam desde falhas nos processos e na falta de uma gestão focada no desenvolvimento dos colaboradores, passando por questões mais sérias, como assédio moral e episódios de machismo e racismo.

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Como a planilha surgiu?

Criado por Isabel Lopes, atualmente doutoranda pela PUC, o documento não foi o primeiro a circular na internet, daí vem o nome ”2.0”. Isso porque, em meados de 2016 o então estudante Caio Andrade criou a primeira versão da planilha que surgiu a partir de uma dúvida muito comum de estudantes de publicidade que buscam por uma oportunidade no mercado: Em que agência trabalhar em São Paulo? 

Dois anos depois e com um maior número de contribuições, a planilha ainda tem como maioria as agências localizadas na capital paulista, seguida pelo Rio Grande do Sul e Paraná.

Sobre quais pontos sua agência deve refletir?

Levando em consideração o grau de abrangência e de gravidade proveniente da maioria das questões levantadas no documento, é impossível fechar os olhos para o modo com que as agências enxergam a sua responsabilidade como empresa de comunicação. Cujo papel, pelo menos em teoria, é entender a mente do consumidor e estabelecer a eficiência na comunicação. 

Mas, como essas mesmas agências poderão estabelecer uma identificação com determinado público-alvo se ainda há falhas profundas em sua comunicação interna? Como vender transparência na hora de prospectar clientes se ela não acontece dentro da própria empresa? 

Nem precisamos dizer o quanto estruturar essas questões é uma tarefa indispensável para manter a agência nos trilhos, pois certamente é o que irá prepará-la para colocar a casa em ordem em termos de gestão e organização.

Se todos os pontos levantados anteriormente já estão funcionando bem na sua agência, ou pelo menos estão caminhando para um maior nível de eficiência, talvez seja o momento de focarmos em dois fatores mencionados em diversos momentos do polêmico documento: as falhas na gestão e a desorganização nos processos.

Liderança despreparada

Uma das principais queixas manifestadas na planilha, aponta para a falta de profissionais capacitados ocupando posições de liderança. Uma das questões observadas mostra o quanto alguns gestores ainda têm dificuldade em ouvir a opinião de seus colaboradores, tomando para si decisões que poderiam muito bem incluir a participação de toda a equipe. 

E como sabemos, uma boa liderança não engloba somente o conhecimento sobre administração muito menos as habilidades profissionais adquiridas, mas sim o quanto você está disposto a ouvir o que a equipe tem a dizer e, principalmente, o quanto essas contribuições são consideradas na hora de tomar decisões importantes.

Mas o contrário também acontece: lideranças praticamente inexistentes e que viram as costas para problemas graves. Tal situação demonstra um despreparo que poderia muito bem ser evitado a partir de capacitações e boas práticas de gestão.

Uma infinidade de opções que podem e devem fazer parte do processo de formação de líderes mais preparados e capazes de administrar um negócio de forma eficiente estão disponíveis. Confira algumas práticas para estimular uma boa gestão:

Faça reuniões 1-1

Antes de investir em cursos de capacitação em liderança é imprescindível lançar mão de alternativas que otimizem o processo de gestão dentro da agência. Normalmente coordenadas pelo setor de RH, as reuniões 1-1 são excelentes opções nesse quesito, pois objetivam melhorias tanto do gestor quanto na organização.

Temas ligados ao desenvolvimento profissional, feedbacks, clima organizacional podem e devem ser discutidos. Aqui, a ideia é fomentar o debate sobre tipos de comportamentos que devem ser valorizados ou deixados de lado.

Invista em informação

Embora as reuniões sejam uma forma eficiente de gerar engajamento no que diz respeito ao desenvolvimento da liderança, é preciso ir além e investir no que talvez seja o recurso mais poderoso quando o assunto é aprimorar a gestão: a informação.

Nesse sentido, há uma infinidade de livros que irão guiar qualquer gestor que busque por maior eficácia na administração do seu negócio. Para começar, indicamos ”O poder do hábito”. Nele, você compreenderá como alguns hábitos são adquiridos ao longo da vida para que novas (e melhores) práticas sejam inseridas na sua rotina profissional. 

Faça cursos com foco em liderança

Cursos com o objetivo de criar melhores líderes existem aos montes no mercado. O que você precisa fazer é definir os pontos de melhoria e apostar em opções que foquem no que você deseja aprimorar em determinado momento. Conheça alguns termos que prometem elevar a performance em liderança:

• Leader coach;
• Skilled leader;
• Positive leader;
• Leader as optmizer;
• Entre outros.

Gestão de processos defasada

Processos demorados, muitas etapas para aprovação, briefings incompletos ou feito às pressas e muito retrabalho. Essas são algumas críticas relacionadas à gestão de processos nas agências citadas. Partindo do conceito de que processos são fluxos de atividades que levarão ao resultado final de um projeto, é fundamental que ele siga uma metodologia a fim de que todas as etapas sejam orquestradas da melhor maneira possível dentro da agência.

Do contrário, de nada adianta o investimento em cursos de alta performance ou reuniões periódicas se a metodologia é defasada. Assim, o fluxo tende a se tornar lento e repleto de ruídos que impossibilitam a entrega de serviços no prazo e com a qualidade que o seus clientes esperam.

Somado a esses fatores, há que se considerar o quanto o digital ganha cada vez mais força e que ele exige uma estrutura muito mais ágil e consistente das agências que prestam esse tipo de serviço. Pensando nisso, separamos o que fazer para passar longe de processos lentos e ultrapassados.

Crie um guia de processos

Orientar cada colaborador em relação a suas responsabilidades é fundamental para manter o fluxo operando de maneira dinâmica. E é exatamente esse o papel do guia de processos: dar suporte aos funcionários em todas as etapas de um fluxo de trabalho. 

E se o objetivo é ajudá-los a desempenhar melhor suas funções, nada melhor do que usar elementos gráficos a seu favor: imagens e infográficos são bem-vindos. Além disso, procure deixar o documento o mais objetivo possível, evitando que ele fique extenso demais e dificulte ainda mais o trabalho dos colaboradores.

Defina métricas de fluxos de trabalho

Sempre mencionamos as métricas aqui no blog como uma prática essencial para um maior controle e também para a melhoria contínua dos processos na agência. E quando se trata de saber quanto tempo sua agência leva para entregar os serviços aos clientes, elas são fundamentais.

O Lead Time, por exemplo, é a métrica que consiste em medir o tempo de produção de uma demanda, desde a entrada do job até o momento de entrega.  Outra métrica interessante é o ciclo PDCA, que auxiliam no aperfeiçoamento das ações e no monitoramento dos resultados.

Acompanhe e divulgue resultados

De nada adianta criar um guia de processos completo e definir métricas se os resultados não são acompanhados. Afinal, houve ou não evolução? Nesse sentido, contar com um software de gestão vai atribuir mais segurança e facilitar suas análises, pois, além de otimizar os fluxos de trabalho, ele também assegura o gerenciamento de clientes e de seus respectivos jobs. 

Além disso, sistemas especializados em agências de comunicação têm como principal vantagem a integração de todos os departamentos. Dessa forma, ao preencher todas as especificações das atividades rotineiras, você terá informações confiáveis e completas para a analisar os resultados da agência de forma eficaz.

Bem, não podemos negar que a planilha em questão traz ensinamentos relevantes sobre o que não fazer se o objetivo é manter seus colaboradores motivados, felizes e reconhecidos pelo trabalho que fazem.

E você, o que tem feito para garantir que sua agência seja um local onde os colaboradores se sentem bem? Como não perder o controle diante do crescimento da sua empresa criativa? Se você busca por outras dicas sobre o o que fazer se sua agência cresceu, não deixe de conferir o guia completo para manter sua agência de publicidade em pleno crescimento.