Descubra como fazer roteiros de eventos com estas dicas infalíveis

O roteiro do evento é um documento único, que norteará as ações de quem está à frente e também atrás das câmeras. Por isso, vale investir tempo em construir um bom roteiro, a fim de que não haja imprevistos e você tenha um evento perfeito. 

Conhecer em detalhes o objetivo do projeto, o conteúdo em questão e os palestrantes. Com algumas técnicas, fica mais fácil estruturar a programação da transmissão ao vivo.

Saiba todos os detalhes neste artigo, que está distribuído da seguinte maneira:

A importância do roteiro do evento

O roteiro é muitas vezes negligenciado pela produção e até mesmo pelos palestrantes, que acreditam que é possível fazer um evento de modo totalmente espontâneo contando com as habilidades e poder de improviso de quem está apresentando. 

Os eventos corporativos geralmente são mais formais e o improviso nem sempre é visto com bons olhos. Por terem objetivos bastante claros, fazer um roteiro ajuda a conduzir a conversa e o andamento da apresentação de forma geral.

Ele também contribui para que as mensagens que o evento quer transmitir estão sendo passadas no discurso dos palestrantes, se os pontos de atenção estão sendo destacados e se o conteúdo que será trazido está dentro do esperado. 

Lembre-se de que eventos são uma poderosa ferramenta de marketing, então, é importante garantir que tudo saia conforme o planejado.

O roteiro do evento deve prever cada ação que acontecerá durante a transmissão ao vivo, especialmente as perguntas e as marcações para o time audiovisual, como o momento de mostrar um vídeo ou exibir slides, ou quando enviar enquetes, por exemplo. 

O ponto de partida para fazer o roteiro do evento

Ao definir os objetivos do seu projeto, tenha em mente quais frutos quer tirar desse evento, qual legado quer deixar no participante quando ele terminar. 

Os objetivos do evento podem ser os mais variados possíveis, sendo, inclusive, a combinação de mais de um deles. Os mais comuns são:

• gerar awareness, lançar produtos e serviços;
• gerar leads e fechar vendas;
• fazer negócios ou captar investimentos;
• conectar pessoas e gerar networking;
• compartilhar conhecimento e trazer reflexões.

Assim que tiver definido o objetivo do evento, a persona, dia, horário, formato e todos os detalhes que afetem a tomada de decisão do participante, é hora de pensar no storytelling, ou seja, como você quer contar essa história para os participantes. 

Como falamos anteriormente, os eventos estão se transformando em um canal de aquisição de leads, especialmente na pandemia, em que as interações online eram as únicas possíveis. 

Por isso, antes de montar o roteiro, tenha certeza de como quer que eles saiam do seu evento, qual transformação quer provocar. Para isso, vale contar com técnicas de storytelling para eventos. Comece, então, a fazer a curadoria de conteúdo. 

Curadoria de conteúdo: estude sobre o evento 

Fica difícil criar em cima de algum assunto que não dominamos. Por isso, é fundamental conhecer a fundo a temática do evento, o perfil da audiência e dos palestrantes. 

É com base em muita pesquisa que você conseguirá levantar quais são as tendências, as discussões e os interesses dos participantes.

A criação de conteúdo para o evento é uma etapa crucial, já que esse atributo é um dos grandes atrativos para conquistar inscritos e engajar a participação. 

Como fazer a programação do evento

A escolha dos palestrantes e mediadores é uma das principais estratégias para atrair o público certo, que seja compatível com o público-alvo. Leve em conta o posicionamento das pessoas, suas trajetórias e de que forma ela vai contribuir com a história do seu evento.

O mesmo vale para as headlines, ou seja, os títulos das palestras. Existem diversos tipos de eventos e a programação deve partir dele. A depender da duração, você pode mesclar a apresentação de cases, painéis mediados com mais de 3 palestrantes, webinar com dois especialistas… A criatividade é o limite!

Como fazer as perguntas

Muitos eventos usam o formato de entrevista, em que um mediador conduz o evento e vai fazendo as perguntas previamente definidas, bem como as da audiência, recebidas via chat.

São essas perguntas que vão dar o tom do evento e devem ser criadas cuidadosamente. Por isso, dentro do processo de curadoria de conteúdo, é válido estudar sobre os painelistas e mediadores. Pesquise sobre suas carreiras, conquistas e conteúdos publicados.

Para que os palestrantes se sintam confortáveis, conheça-os um pouco melhor e construa perguntas mais compatíveis com seu perfil e trajetória profissional. No caso de haver mais de um palestrante no mesmo painel, deixe claro para quem a pergunta se destina ou ainda se ela é aberta para quem quiser responder. 

Comece contextualizando o assunto, apresente dados e coloque à audiência no mesmo patamar de conhecimento dos palestrantes. No final, arremate com a pergunta. 

O tempo de resposta pode variar conforme a pergunta e o respondente, mas é importante que não seja muito longa. O ideal é ter duração de 3 a 5 minutos, por pessoa. 

Tenha sempre mais perguntas do que tempo para respondê-las. Isso porque alguma pergunta pode já ter sido respondida durante a fala de algum convidado, ou ainda não haver dúvidas dos espectadores, de modo que fiquem “buracos vazios” na programação. Tente preparar pelo menos 8 perguntas para um painel de 1 hora.

Passo a passo de como fazer o roteiro do evento

O roteiro é a programação da transmissão ao vivo e pode ser detalhado minuto a minuto, contendo:

• as perguntas que serão feitas (quem pergunta para quem); 
• o tempo estimado de resposta de cada palestrante;
• o momento em que algum recurso audiovisual será usado (vídeo, foto, apresentação);
• qualquer outro detalhe que afete a transmissão.

No roteiro deve estar claro se haverá ou não abertura para perguntas da plateia, e quando elas serão respondidas. O mais comum é deixar essas questões para o final, já que muitas delas já podem ter sido respondidas no decorrer da conversa.

Algumas plataformas de eventos oferecem recursos como enquetes e quizzes durante a transmissão ao vivo, uma ótima ideia para aumentar a interação dos participantes. Você pode adicionar ao roteiro algumas perguntas e testes rápidos que dêem um momento de descanso para a audiência, especialmente quando forem eventos com longa duração. 

É importante considerar também no roteiro os recados que você quer que o apresentar repasse para os espectadores, como a programação do evento ou reforço sobre a pesquisa de satisfação. 

Minutos antes do evento, repasse o roteiro com todos os palestrantes e a equipe técnica. Esse ensaio é muito rápido e pode evitar dores de cabeça ao vivo. Neste momento, teste os equipamentos audiovisuais, em especial a câmera e o microfone. Revise as legendas, reforce pontos de atenção e combine como será o envio de perguntas, se for o caso. 

Não deixe todo seu planejamento ir embora por causa de um teste que não foi feito. O ensaio é a alma do evento bem feito.

Se você quer saber mais sobre o futuro das apresentações corporativas, não deixe de conferir o nosso post sobre os eventos híbridos!

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