Não sabe como finalizar um e-mail? Aprenda com estas 9 dicas

O email é um canal de comunicação versátil. Por meio dele você pode se comunicar com amigos e colegas de trabalho.

Por conta disso, é muito importante diferenciar os públicos com quem você vai falar e adequar a sua mensagem.

Quando se trata de amigos, não há regras. Mas, quando estamos tratando do ambiente corporativo, a forma como você redigir a sua mensagem deve ser bem pensada.

Antes de apertar “enviar”, dê uma olhada nestas dicas e verifique se você finaliza o seu email profissional da melhor forma possível!

1. Adeque a linguagem ao destinatário

O email é um tipo de documento. Isso significa que você deve adequar o tom e a linguagem de acordo com o público que vai receber a sua mensagem.

No universo corporativo, a linguagem formal é a mais indicada, a não ser que você já tenha alguma afinidade com o destinatário e possa fugir um pouco das regras.

2. Seja consistente

As primeiras palavras do seu email vão estabelecer o tom da mensagem.

Se a sua abertura é “prezado(a) senhor(a)”, o leitor vai esperar uma mensagem formal. Já um texto que começa com “oi, amigo” permite uma interpretação mais descontraída.

Verifique se a mensagem está consistente do começo ao fim, sempre com o mesmo tipo de linguagem.

3. Informe sobre arquivos em anexo

Se você está enviando algum tipo de arquivo em anexo, provavelmente ele é importante para a compreensão da sua mensagem.

Nesses casos, lembre-se de incluir essa informação no seu texto. Isso vai otimizar a comunicação e evitar desentendimentos.

4. Suavize as informações negativas

Ninguém gosta de receber mensagens negativas, certo? Então, caso você esteja tratando de algum assunto desse tipo, não se esqueça de suavizar o impacto da informação.

Um “continuo à disposição para ajudar em situações futuras” pode não resolver as circunstâncias, mas ameniza o clima pouco amistoso.

5. Preste atenção ao uso de abreviações

Embora a internet incentive o uso de abreviações, essa prática não é recomendada para o ambiente corporativo.

Supere o vício de linguagem e não abrevie palavras (como “vc”, “pq” e “blz”). Isso pode levar a erros de interpretação e causar situações de constrangimento.

6. Use caixa alta apenas quando necessário

A menos que você queira chamar a atenção para algum tópico em específico, evite o uso de caixa alta. Substitua essa prática por uma formatação diferente: negrito, itálico, fundo destacado etc.

Isso ajuda na compreensão da mensagem e evita a interpretação de que VOCÊ ESTÁ GRITANDO.

Apenas lembre-se de não exagerar na quantidade de formatação. Caso contrário, o efeito será tão prejudicial quanto o uso da caixa alta.

7. Informe quais são os próximos passos

Quando se trata de email marketing, é muito comum terminar a mensagem com um call to action (CTA). Isso ajuda o leitor a entender o que se espera dele e sinaliza qual deve ser o próximo passo.

Mesmo que esse não seja o caso, conclua a comunicação deixando bem claro o retorno que você espera.

Confirmar uma reunião? Receber uma ligação? Ouvir um feedback sobre algum documento? Escreva. O importante é que ninguém fique com dúvidas.

8. Escolha uma despedida adequada

Ao concluir a mensagem, não se esqueça de incluir uma despedida adequada ao restante da mensagem. As opções são diversas e variam entre termos formais, neutros e informais.

Abaixo, você encontra algumas sugestões:

• abraços;
• agradeço a atenção;
• atenciosamente;
• até a próxima;
• com os melhores cumprimentos;
• cordialmente;
• desde já, muito obrigado(a);
• grato(a);
• saudações;
• sempre às ordens.

9. Inclua uma assinatura

Por último, não se esqueça de assinar a mensagem e incluir dados no seu email corporativo como:

• nome;
• cargo;
• nome da empresa;
• telefone;
• site;
• o que mais você considerar adequado.

Caso alguma parte da sua mensagem não esteja clara, o receptor terá em mãos tudo o que é necessário para entrar em contato por meio de outros canais.

Ah! Nessa parte, evite utilizar logos corporativos ou fotos muito grandes. Isso polui o visual da mensagem e pode até ser bloqueado pelo servidor de email como medida preventiva.

Pronto! Agora que você já sabe como enviar um email corporativo da melhor forma possível, aproveite e descubra 9 dicas infalíveis para o seu cliente ler — e responder — os seus e-mails!