Home office: saiba como implementar na empresa e manter a produtividade

O home office é o sonho de muita gente, mas ele é bem mais do que isso. Além de garantir mais qualidade de vida aos colaboradores, esse recurso pode significar uma grande redução de custos para as empresas.

No entanto, não basta apenas querer colocá-lo em prática. É preciso saber, de fato, como implementar e trabalhar de home office. Alguns cuidados são essenciais para obter sucesso com esse modelo.

Elaborar um bom plano de ação, nesse caso, é de suma importância. Uma transformação de grande porte dentro de uma empresa não deve acontecer de uma hora para a outra.

No artigo de hoje, mostramos para você como trabalhar home office e extrair o seu melhor, de modo a ser altamente benéfico para todos os envolvidos. Boa leitura!

Como implementar e trabalhar de home office na empresa?

Aqui na Rock Content, o home office faz parte da cultura dos nossos colaboradores. Se você pretende implementar essa forma de trabalho remoto em sua empresa, conheça nosso guideline e inspire-se!

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1. Desenvolva um planejamento

Antes de mandar todos para fora do escritório, pense bem: os gestores vão saber lidar com os colaboradores à distância? Quais instruções é preciso passar para eles? Quais os perfis de líderes são os mais indicados para trabalhar com equipes que não marcam ponto nas organizações?

Após entender como e quais gestores estarão à frente do projeto, analise quando ele poderá entrar em vigor. Estabeleça uma data que atenda às suas necessidades e que deixe todos os envolvidos confortáveis. Não é questão de esperar um tempo ideal e ilusório, é importante ter cautela para não atropelar os processos. Coloque todos cientes dos seus direitos e obrigações.

2. Analise todas as dificuldades

Fato é que o home office é capaz de gerar uma série de vantagens para as empresas. No entanto, como nem tudo é perfeito, há também os desafios, como em qualquer outro modelo de gestão. Por isso, é essencial analisar todas as dificuldades que podem aparecer pelo caminho para não ser surpreendido por nenhuma delas.

Como exemplo, podemos citar o enfraquecimento da atuação profissional em equipe. Com a pouca convivência, os colaboradores podem se adaptar a trabalhar somente de maneira isolada, tornando-se muito individualistas. Sendo assim, é essencial pensar em um plano (como reuniões periódicas) para que isso não se torne uma realidade na empresa.

Em tempos difíceis, quando o home office pode vir a ser compulsório para todos os colaboradores, essa dica é a mais valiosa de todas. Não hesite em manter todas as linhas de comunicação online abertas e altamente funcionais durante esse período. A melhor forma de combater o isolamento social é utilizar a tecnologia em seu favor. E essa é nossa próxima dica.

3. Use a tecnologia

A tecnologia existe para ser usada e bons gestores sabem disso e se beneficiam desse conhecimento. Na era da indústria 4.0, marketing 4.0, consumidor 4.0, internet das coisas e big data, a empresa que menospreza o poder da tecnologia inevitavelmente vai ficar para trás.

Para o home office a tecnologia tem papel fundamental em conectar quem está longe. Com a internet e todas as plataformas de comunicação, só fica totalmente isolado quem quer. Por isso, use e abuse de plataformas como Slack, Google Hangouts, Whatsapp, Messenger, etc para manter os colaboradores unidos mesmo à distância.

E para não perder produtividade, um sistema de gestão integrada e que funcione na nuvem é a melhor solução nesse cenário. É o caso do Studio, que permite acesso remoto em qualquer lugar, com funcionamento compartilhado em tempo real. Ou seja, mesmo de lugares diferentes, os colaboradores terão acesso ao mesmo sistema e com as mesmas informações.

Isso é ótimo para que o fluxo de trabalho mantenha-se organizado e assertivo no home office para a empresa. Crie uma tarefa e delegue para a criação e ela receberá a demanda por meio da plataforma.

A agência táLIGADO preza muito pelo home office e viram no Studio a ferramenta ideal para seu modelo de negócios baseado na flexibilidade. Confira mais sobre essa história!

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4. Organize a estrutura adequada

Não é só porque não há um escritório como base da rotina dos colaboradores que não é preciso organizar o ambiente de trabalho. Para que tudo ocorra bem, é necessário contar com boas ferramentas de gerenciamento de tempo e aplicativos de bate-papo.

Em empresas que lidam com entregas contínuas para clientes, essa é, inclusive, praticamente uma obrigatoriedade. Afinal, como apresentar um bom trabalho para o cliente se a própria equipe não tem uma interação eficiente?

Contar com recursos tecnológicos que possibilitem o acesso a relatórios com vários itens, como indicadores financeiros, produtividade, comparativos anuais e semestrais, é fundamental. A gestão das mais diferentes áreas pode ser feita por meio dessas ferramentas, contribuindo para alcançar excelentes resultados.

5. Selecione bem os funcionários

Não é todo mundo que está bem preparado para trabalhar com home office. Isso porque esse modelo de atuação exige que os colaboradores tenham características como autocontrole e disciplina. O ideal é que os funcionários sejam pessoas maduras e responsáveis, para que possam lidar com os desafios de estar fora da empresa.

Além disso, é importante que os colaboradores selecionados para trabalhar nesse sistema saibam atuar bem sob pressão. Isso porque, ao contrário do que muitos deles podem pensar em um primeiro momento, há muitas metas a serem batidas individualmente, o que pode exigir mais ainda do profissional.

Procure saber ainda quem são as pessoas que realmente desejam atuar nesse modelo. Essa é uma forma de motivá-las ainda mais. Além disso, é também uma maneira de focar aquelas que se esforçarão continuamente para continuar estabelecidas em home office, já que almejavam tanto essa configuração.

6. Treine os colaboradores

Um profissional que apresenta um trabalho de excelência na empresa, provavelmente continuará à frente de bons resultados quando ela implementar home office. Isso não significa que ele não precisa passar por um treinamento, focado em como será o dia a dia, como as demandas deverão ser entregues, como será a interatividade, entre outros.

Por mais que muitos colaboradores sejam, de fato, brilhantes, eles podem não estar preparados para alguns dos desafios de estar fora da empresa. Exemplos disso são as distrações nos espaços em que eles estarão (em casa, numa cafeteria, algum lugar público etc.), amigos e familiares que não respeitam o tempo de trabalho e outras questões.

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7. Atente-se à legislação

Ao planejar como implementar home office, não perca de vista a legislação vigente. A nova lei trabalhista regulamentou essa prática, e alguns aspectos merecem bastante atenção. A forma como o controle de trabalho deverá ser feito e o registro dos bens utilizados pelo colaborador são alguns dos pontos que exigem que a empresa tenha um olhar mais observador.

É preciso saber tudo o que deve estar especificado no contrato e as responsabilidades da empresa. Uma delas, por exemplo, diz respeito à saúde e ao bem-estar do funcionário. Não é porque o colaborador está fora do escritório que ele pode estar suscetível a acidentes de trabalho sem qualquer responsabilização da sua contratante, por exemplo.

8. Quebre seus próprios preconceitos

Mesmo sabendo como implementar home office e que a ação vai gerar vantagens para a empresa, vários gestores ainda ficam receosos em relação ao assunto. Muitos acreditam, por exemplo, que os colaboradores poderão ficar mais acomodados e até mesmo que a produtividade vai diminuir. Isso, porém, não se sustenta na prática.

Com um bom planejamento e ferramentas tecnológicas que controlam a gestão, é possível acompanhar de perto o colaborador, mesmo que ele esteja distante fisicamente. Dessa forma, os resultados podem, inclusive, surpreender positivamente. Não é por acaso que muitas empresas têm adotado esse modelo.

Quais são os principais erros do home office na empresa?

Bom, agora que falamos das boas práticas de home office para sua empresa, é interessante saber que tipo de coisas evitar para que a comunicação e a produtividade fiquem abaladas com essa dinâmica.

Não estabelecer uma cultura de home office

Uma cultura de home office é muito importante para qualquer organização. No entanto, quando os colaboradores de fato vão para casa trabalhar, se essa cultura não for forte o suficiente, a chance de negligência é alta.

É muito provável que sua empresa queira criar um ambiente próspero e confortável para todo mundo que trabalhe nela, e provavelmente você e a turma do RH trabalham incessantemente nisso. Mas quando os funcionários trabalham de casa, existe uma tendência disso se perder, já que virtualmente não há pontos de contato físicos com outras pessoas.

Essas interações limitadas podem criar distâncias prejudiciais entre times e na execução de projetos. Por isso, ter uma cultura de home office estabelecida, com regras relacionadas à comunicação e com ferramentas em comum pode diminuir a distância entre as pessoas e fazer com que todos estejam na mesma página, mesmo estando longe.

Distrair-se demais

Isso serve tanto para gestores quanto para colaboradores que estejam de home office. Quando você está trabalhando no mesmo ambiente onde você relaxa, dorme e aproveita o tempo livre, é uma luta se manter motivado e focado.

Sem supervisão e autocrítica, é fácil sair dos trilhos. Mas isso não quer dizer que você deva microgerenciar seus colaboradores. Reuniões mais frequentes e relatórios diários podem ser uma boa medida a se tomar para motivar o time.

Subestimar a comunicação “cara-a-cara”

Mesmo que você possa se comunicar com seus times sem estar no escritório, a comunicação presencial não pode ser substituída. E um dos grandes erros no home office é subestimar esse fato.

Agir como se o trabalho remoto fosse a mesma coisa que estar no escritório pode levar à diminuição da troca de informações entre colaboradores. O que é natural, já que estão longe uns dos outros.

Por isso é importante intensificar o uso de plataformas de comunicação remota e de videoconferência.

Não conseguir se disciplinar

A produtividade é um conceito que vem à tona toda vez que o assunto é home office. Como gestor, você deve controlar sua própria carga de trabalho e disciplina, além de gerenciar a de seus colaboradores. E pode ser bem desafiador fazer isso à distância, já que sem a devida motivação, a cama está a poucos metros e age como um ímã.

É por isso que você precisa ter um mindset de trabalho no home office. Muitas pessoas têm escritórios em casa e até se vestem para a ocasião. Isto é um componente crucial para separar seu trabalho da sua casa mesmo que estejam debaixo do mesmo teto. Faça isso e passe essas recomendações à sua equipe.

Estar atento a esses passos que mostram como trabalhar de home office fará com que você promova uma realidade mais eficiente em sua empresa. Na hora de fechar as contas, poderá constatar como os gastos foram menores. A satisfação dos colaboradores também tende a aumentar muito.

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