Cloud ERP: entenda como funciona o sistema de gestão na nuvem

A gestão de uma empresa requer atenção a inúmeros detalhes de diferentes setores. Por isso, inclusive, há a divisão por departamentos e a especificação de pessoas para as diferentes funções. Contudo, em pequenos negócios, é comum que os gestores principais estejam mais conectados aos processos de cada área, por falta de pessoal. Nesse sentido, o apoio tecnológico é imprescindível.

Um exemplo disso é o uso de um software de gestão, como um ERP (planejamento de recursos empresariais). Trata-se de uma aplicação que oferece uma visão centralizada e geral para ajudar as companhias em todos os âmbitos. Recentemente, essa opção evoluiu para o Cloud ERP, um sistema que opera na nuvem. É importante conhecer as opções e saber como implementá-las.

Neste post, falaremos sobre:

O que é Cloud ERP?

O Cloud ERP é um sistema oferecido como um serviço na cloud computing. Primeiro, é importante definir exatamente o que é um ERP e o que apresenta como funcionalidade.

Trata-se de uma aplicação de gestão de recursos que integra todas as frentes de uma empresa para controle completo. Cada área e departamento são gerenciados com um módulo específico. A comunicação entre esses módulos gera benefícios incontáveis para a companhia, com efeitos sobre a produtividade diária.

Essa comunicação também gera conciliação automática entre setores que compartilham dados. Como todos os dados estão centralizados, são devidamente alterados, ao mesmo tempo, em todos os módulos necessários.

Um Cloud ERP se preocupa com diversas áreas da empresa, assim como o modelo tradicional. Assim, veremos, a seguir, os principais módulos de uma solução como essa.

Financeiro

O módulo financeiro cuida das contas a pagar e a receber, bem como da estrutura financeira da empresa. Gerencia o que entra e o que sai, em termos de lucratividade e de obrigações gerais para estabelecer um balanço das contas da companhia. Um controle desse módulo é crucial para outras ações do negócio, já que cuida do dinheiro que a organização tem para investir, de fato.

Estoque

Esse módulo é específico para organizações que gerenciam estoque, como as varejistas e as lojas virtuais. Controla o inventário dos estoques, o rastreamento dos itens, a rotatividade e as reposições, bem como o posicionamento dos itens na organização física da companhia. O objetivo é evitar perdas, falta e excesso de estoque, de modo a atender às demandas dos clientes e viabilizar as transações.

Compras

Esse módulo do ERP cuida de investimentos que a empresa faz. Todo tipo de aquisição passa por esse controle para que haja um ajuste com relação a valores, necessidade e fornecedores. Gerencia, também, as entregas e os pedidos, com a consideração de quando a companhia precisará de cada elemento comprado.

Qualidade

Esse módulo atende especificamente a alguns tipos de negócio. Permite um controle estrito com relação ao que é produzido, de forma a sempre aumentar o nível e garantir um padrão de qualidade.

Manutenção

Esse módulo gerencia reparos, paradas e consertos no ambiente produtivo. Cuida do cronograma e tenta ajudar com manutenções inteligentes, preditivas, que cooperam com o dia a dia e evitam criar mais transtornos.

Gestão de projetos

Com esse módulo, as empresas conseguem administrar projetos com visão em custos, prazos, limitações e restrições, recursos, pessoal e todas as demandas típicas. Permite controlar todas as partes, de modo a organizar o planejamento e evitar imprevistos. Possibilita, também, a visualização de indicadores e dados sobre os projetos para melhorias constantes.

Relacionamento com fornecedores

Atua em conformidade com o de compras, mas tem uma visão mais focada no relacionamento completo com fornecedores. Pensa a relação por meio dos canais de comunicação e ajuda a otimizar essa conexão, de forma a gerar benefícios no dia a dia.

Planejamento da produção

O planejamento da produção organiza o processo produtivo para atender às demandas de prazos e cronogramas. Permite criar uma programação das operações, gerenciar as etapas e o resultado pretendido, sempre com foco nas necessidades e nos pedidos.

Marketing

Há módulos que gerenciam, também, a comunicação, o Marketing e a relação com os clientes. Ao administrar questões relacionadas às campanhas e estratégias, permitem organizar e ressignificar os esforços a fim de maximizar as conversões. Funciona como um suporte para email marketing, marketing de conteúdo e para o atendimento, com uma visão similar à de um CRM.

Como funciona o sistema de gestão na nuvem?

Um Cloud ERP é, em suma, um software SaaS (software como um serviço), um tipo muito comum em tempos de transformação digital. Ou seja, é uma aplicação oferecida de forma remota, por uma taxa periódica, que pode ser mensal, quinzenal, trimestral etc. Para ter acesso ao sistema, o usuário deve fazer apenas alguns cliques e escolher a opção que melhor se encaixa com sua necessidade.

Um software SaaS abstrai a gestão dos elementos técnicos para a empresa-cliente. Ou seja, a companhia não precisa administrar espaço físico, hardware, licenças, segurança, atualizações, nem manutenções. Ela só terá que fazer login e acessar, bem como pagar a taxa correspondente.

A sensação é de usufruir da automação de processos, com o intuito de ajudar na integração. Assim, o acesso ao sistema é remoto, pela internet, sem instalação local. Isso quer dizer que qualquer dispositivo conectado à grande rede pode visualizar e controlar o ERP. O gestor pode visualizar informações importantes de onde estiver, com um celular, e já tomar decisões.

Diferentemente de um ERP tradicional, o ERP na nuvem aproveita bastante a sua característica de modularidade. Cada módulo pode ser adquirido de forma rápida e instantânea a qualquer momento, como um upgrade.

Tudo isso porque o sistema é vendido em pacotes, adaptado à realidade de cada empresa, agregando diferentes funcionalidades. Há, também, uma variedade de preços para que a escolha seja consciente e ajustada ao que a companhia consegue arcar.

Quais são os benefícios do Cloud ERP?

Agora, vamos avançar nas vantagens de adotar um ERP na nuvem.

Maior segurança

Um dos aspectos é a segurança. Um ERP na cloud é mais seguro do que uma opção on-premises (local), pois oferece suporte e monitoramento constantes, backups e, até mesmo, filtros de acesso. Esse pool de recursos de proteção torna o ERP mais robusto e guarda os dados de invasões e de ações mal-intencionadas.

Além disso, na nuvem, é possível contar com criptografia para os dados e para os backups, bem como opções de alocação de servidores que favorecem quem precisa de sigilo máximo para seus arquivos (como a nuvem privada).

Mobilidade

Outra vantagem diz respeito ao que já comentamos. Um sistema de gestão na nuvem é acessado por qualquer dispositivo e em todos os lugares, o que gera mobilidade. Assim, os decisores e os colaboradores conseguem trabalhar com maior flexibilidade em termos de localização e são capazes de agir rapidamente em situações que demandam agilidade.

Redução de custos

Um ERP na nuvem é consideravelmente mais barato do que uma opção comum. Por ser pago de forma recorrente, ele requer menos compromisso de alto valor para a empresa. O único vínculo é um valor pequeno por determinado período, sendo que quando não houver mais necessidade, a organização pode romper com esse uso.

Em suma, a companhia tem acesso à tecnologia de ponta sempre que precisar por um preço mais justo. Ademais, pode economizar com gastos técnicos de manutenção, atualização, reparação e outras questões.

Há economia de espaço físico, de pessoal para manter e de custos com hardware. Além disso, a partir da implantação de um ERP no dia a dia, há redução de despesas inesperadas na produtividade.

Escalabilidade

Outro ponto positivo do Cloud ERP é a sua escalabilidade. Um sistema desses pode crescer facilmente, sempre que houver aumento de demanda, com adição de módulos de uma forma intuitiva. Ademais, essa alteração nos pacotes ocorre de forma elástica, ou seja, instantânea. Fazer um upgrade é tão fácil quanto contratar inicialmente um pacote.

Essa escalabilidade está limitada, evidentemente, pelas opções oferecidas por cada provedor. Entretanto, ainda assim, há maior flexibilidade do que se consegue com outros tipos de ERPs.

Essa possibilidade é muito útil quando a empresa cresce e deseja alcançar novos espaços. O ERP consegue acompanhar essas fases e oferecer suporte integral, assim como foi planejado para ser, diferentemente de um ERP local engessado.

Estabilidade

Um ERP na cloud apresenta o recurso de redundância de servidores, que funciona como um apoio quando há transtornos e falhas em um dos hardwares que oferecem o sistema. Assim, um servidor substituto é acionado para lidar com a demanda computacional e garantir que o sistema esteja sempre disponível.

Mesmo que opere pela internet, um meio que pode sofrer instabilidade, o ERP na nuvem é extremamente estável e consistente. Com o fluxo rápido de comunicação na rede mundial, é possível tratar rapidamente problemas, como a queda de um dos servidores, e assegurar agilidade nas respostas e no uso.

Colaboração

Como foi falado, o ERP ajuda a unificar a gestão de uma companhia, o que gera integração das frentes e dos processos. Isso implica melhoria na colaboração interna entre os diversos setores. Diferentes departamentos conseguem acesso às mesmas informações de uma forma prática, e podem trabalhar juntos.

Um exemplo disso é a visão de indicadores compartilhada para diversos setores, o que permite que todos trabalhem com a visão focada nos mesmos objetivos. A colaboração é essencial para que a empresa consiga crescer e expandir de forma organizada.

Redução de erros e retrabalho

Os softwares de gestão oferecem automação de processos para auxiliar na conferência e conciliação de dados, bem como integram os dados, justamente, para prevenir falhas. Com essa precisão, há menos necessidade de refazer tarefas anteriores. Isso remove a sobrecarga sobre o pessoal interno, funcionando como um complemento para os colaboradores.

Quais são os tipos de ERP?

Existem vários tipos de ERP, que atendem a diferentes tipos de empresa. Afinal, como vimos, o sistema é uma aplicação central que resolve problemas de companhias diversas, em praticamente todos os nichos.

Primeiro, podemos falar em termos de hospedagem e configuração técnica. Temos o ERP local, que é instalado em uma máquina da empresa e pertence àquela companhia depois que uma licença é adquirida. A manutenção, atualização, a proteção e todos os protocolos relacionados ao sistema são responsabilidade única da proprietária. A relação com o fornecedor acaba assim que a transação é finalizada.

Por outro lado, o ERP na cloud, que comentamos ao longo deste conteúdo, baseia-se em uma relação de terceirização com um provedor. Um adicional interessante é o ERP híbrido, que combina esses dois tipos.

Há, também, ERPs na nuvem que se distinguem entre si. Podemos falar de nuvem pública e privada, por exemplo. Na pública, o sistema é hospedado em um espaço compartilhado com outros clientes. Na privada, a aplicação é hospedada em um espaço separado, um servidor para o cliente.

A finalidade do ERP também o diferencia. Nesse caso, cada software apresenta módulos específicos para empresas, de acordo com a necessidade. Exemplos:

• ERP para e-commerce, que gerencia pedidos, toda a parte financeira, questões de estoque e de logística;
• ERP imobiliário, que apresenta funcionalidades voltadas para gestão de cobranças, marcação de visitas e outros fatores;
• ERP industrial, com recursos para gerenciar o chão de fábrica, etc.

Como escolher o ERP ideal?

Para escolher o ERP certo em sua empresa, é necessário prestar atenção a alguns aspectos. Um deles é a especificação do sistema e a personalização. Verifique quais são os módulos oferecidos e como eles respondem às suas necessidades. Isso requer, evidentemente, que sua organização conheça bem o que precisa e domine a sua realidade atual.

Avalie qual é o tipo de ERP, levando em conta as distinções que apresentamos no último tópico. Escolha o que for mais conveniente.

Também analise o suporte do provedor e entenda como é feita essa comunicação. Saiba mais sobre a qualidade dessa ajuda e sobre a eficiência. Por fim, pesquise sobre a reputação do provedor e sobre os projetos anteriores. Busque nomes de empresas que já fizeram parceria com eles.

O Cloud ERP é uma opção de sistema que ajuda as companhias com uma gestão centralizada e completa, diretamente da nuvem. Assim, há redução de custos e de transtornos técnicos, bem como aumento de segurança, produtividade e estabilidade.

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