Entenda o que é Cumulative Flow Diagram e como ajuda sua agência

Gerenciar uma agência de comunicação é um trabalho extremamente árduo, que exige que os processos estejam bem monitorados e que problemas no fluxo não sejam apenas solucionados rapidamente, mas preferencialmente previstos e erradicados antes de se tornarem prejuízos concretos. Nesse contexto competitivo, destaca-se a ferramenta chamada Cumulative Flow Diagram, ou apenas CFD.

Veja como ela funciona e de que forma pode ajudar seu negócio.

O que é Cumulative Flow Diagram?

O Cumulative Flow Diagram é uma ferramenta que permite a visualização do andamento de projetos de acordo com a quantidade de tarefas em cada estágio do fluxo de trabalho em um determinado tempo.

O Cumulative Flow Diagram veio do método Kanban, portanto segue o mesmo princípio de análise de fluxo a partir de listas que dividem as etapas em grupos, seguindo o estágio em direção à conclusão da tarefa.

A partir desse conceito, é possível enxergar e diagnosticar quadros que afetam diretamente a tomada de decisões gerenciais para a melhoria dos processos envolvidos, seja para eliminar um gargalo que esteja se formando ou para redistribuir força de trabalho que está concentrada — logo, desperdiçada — em um estágio do projeto.

Como funciona o Cumulative Flow Diagram?

O recurso Cumulative Flow Diagram, como o nome sugere, é um diagrama que divide graficamente a quantidade de tarefas (eixo vertical) em cada etapa ao fim do dia, incluindo as completadas. Assim, logicamente, a última faixa referente às tarefas terminadas se alarga à medida que a linha de tempo (eixo horizontal) cresce.

Para melhor orientação, cada etapa é representada por uma faixa gráfica de uma cor. Ainda é comum dividir o projeto em poucos estágios de desenvolvimento, para melhor acompanhamento, como:

• em fila;
• execução;
• testes/confirmação;
• completadas.

Entretanto, esse modelo não é engessado e pode variar de acordo com a natureza do projeto e suas especificidades.

Idealmente, o gráfico CFD terá faixas estreitas e paralelas por todo eixo horizontal, com exceção da etapa de tarefas completadas, que teria um crescimento constante e harmônico. Como todo bom gestor sabe, a realidade se distingue sempre da teoria e é nessa parte que as utilidades do CFD se revelam, como veremos a seguir.

Como o Cumulative Flow Diagram pode auxiliar nos processos de sua agência?

O CFD é uma ferramenta visual de representação de dados que consegue revelar diversas situações diferentes quando lida corretamente. Mas como exatamente o Cumulative Flow Diagram atua na gestão de projetos e de seus processos? Veremos a seguir.

Visualizar o andamento de um projeto

A função primária e óbvia do CFD, assim como em seu método originário Kanban, é apresentar um gráfico de fácil leitura sobre o andamento das tarefas de um projeto. Ao usar o Cumulative Flow Diagram, fica claro para o gestor exatamente o que ainda está em andamento e o que já foi concluído.

Assim, é possível focar apenas em uma questão por vez, não precisando confirmar ou retomar ações que já foram resolvidas, completadas ou tarefas em andamento apropriado com o planejado.

Rastrear projetos ágeis e melhorar o foco

A ferramenta CFD é estudada dentro das metodologias ágeis e não é por acaso. Os métodos ágeis visam entregar rapidamente um produto e com alta qualidade, para isso eles utilizam técnicas de gerenciamento que testam e adaptam frequentemente os próprios processos à medida que desenvolvem o produto.

Isso significa que problemas como gargalos e baixa produtividade em equipes ou etapas são percebidos e solucionados antes que isso se reflita em prejuízos em qualidade ou outra forma na entrega do produto ou serviço em questão.

Aumentar a produtividade

Uma vez que o CFD consegue mostrar com facilidade e agilidade a situação do andamento do projeto analisado, isso possibilita para a gestão se ocupar e ocupar seus funcionários com o que realmente importa, tanto para solucionar um empecilho quanto para fortalecer um aspecto da produção que já está obtendo um bom desempenho.

O importante, nesse caso, é não desperdiçar recursos como tempo e mão de obra qualificada em questões de importância menor ou que não são realmente a causa de um problema que está sendo enfrentado.

Agora que você já sabe precisamente como sua agência pode se beneficiar dessa ferramenta, vamos aprofundar na prática da leitura do Cumulative Flow Diagram e alguns exemplos comuns de variações desse gráfico.

Como realizar a leitura do Cumulative Flow Diagram?

Como citado acima, o gráfico trará a quantidade de tarefas em um estágio do fluxo de trabalho dentro de um determinado período, a partir de entradas feitas periodicamente. Isso significa que é possível visualizar problemas no fluxo antes de eles se converterem em prejuízos para a agência.

Alargamento de uma faixa

A forma mais comum de diagnosticar um problema no fluxo de trabalho pelo uso do Cumulative Flow Diagram é notar o alargamento de uma das faixas referentes a uma etapa do projeto, com exceção da faixa de tarefas concluídas.

Como você já deve ter percebido, o aumento de uma faixa à medida que o tempo passa significa que alguma coisa nessa etapa está fazendo com que se gaste mais tempo para o próximo passo. Geralmente, isso representa que a produtividade de uma equipe ou setor está insuficiente em relação à demanda. Nesse caso, basta investigar as causas do atraso.

Estreitamento de uma faixa

Trata-se de um caso menos comum, mas, assim como o anterior, é facilmente percebido e deve ser utilizado para a melhoria do processo produtivo. O estreitamento, com o passar do tempo, de uma etapa de produção significa que aquele estágio também está em desarmonia em relação à cadeia produtiva. Assim, é possível averiguar se os recursos disponíveis na etapa em questão podem ser realocados para outro estágio.

O Cumulative Flow Diagram é uma ferramenta essencial para qualquer agência de comunicação que deseja se destacar no seu meio e ser uma referência de produtividade e processos bem definidos. Para utilizar esse recurso com eficiência, é importante que a agência tenha um sistema de gestão completo e atual que lhe permita ter acesso aos dados de cada etapa e que, preferencialmente, conte com workflow para que sua visualização seja efetiva.

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