Curva ABC: como a análise 80/20 vai salvar seu estoque

Sabemos que a rotina de quem tem uma empresa é bastante agitada e por isso, a ideia aqui é trazer tudo o que for preciso para controlar melhor seu estoque e manter um bom fluxo de caixa. De antemão, é preciso que entenda que toda mercadoria parada é um desperdício de recursos, pois não gera nenhum tipo de renda ou lucro real. Portanto, é recomendável manter em estoque apenas o estritamente necessário.

Confira como essa ferramenta pode beneficiar sua empresa:

O que é a curva ABC?

A curva ABC é um método criado para classificar os itens imprescindíveis de uma empresa com o intuito de trazer receita e lucratividade. Ao realizar constantes pesquisas, cientistas descobriram que apenas 20% dos itens de seu negócio geram 80% do retorno que a empresa necessita. Essa proporção foi denominada “Análise de Pareto”.

Portanto, ao aprender a ranquear os produtos de seu estoque você será capaz de classificá-los em três categorias: A, B e C. A primeira representa aqueles de maior valor, o da segunda de médio valor e assim por diante.

Mas ainda deve ter ficado uma pergunta a se fazer: por que chama-se “curva”? É simples. Ao colocar esses dados em um gráfico que ilustre o percentual de cada item na receita total, será possível visualizar claramente que se formará uma curva.

Em quais áreas da empresa podem ser aplicadas?

De maneira geral, em qualquer forma de agrupamento pode ser utilizada a curva ABC. Seja no momento de pensar clientes, elementos ou fatores que implicam no ganho da empresa. Porém, existem algumas classificações que são mais comuns. Podem ser, basicamente, de 4 tipos:

1. classificação dos produtos existentes em estoque — como já mencionamos;
2. descobrir qual é o percentual de cada item no resultado final de seu negócio;
3. ao obter quais são os produtos essenciais para a empresa, também é possível utilizar essa análise para redistribuir os processos e recursos dispostos para as vendas. De forma que se gaste mais esforços com aqueles que realmente darão maior retorno;
4. realizar uma classificação dos seus melhores clientes, com o intuito de criar ações de fidelização e também campanhas promocionais focadas nesse melhor público.

Como posso usá-la na gestão de estoque?

Antes de entender como aplicar a curva ABC na sua gestão de estoque, é preciso dar foco em como funciona a Análise de Pareto na identificação de problemas.

Esse termo foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto, que observou que na análise de vários eventos, encontrava-se a proporção de 20/80 de modo recorrente. Isto é, 20% das causas eram responsáveis por 80% dos efeitos.

Atualmente, essa solução foi absorvida pelas organizações com o intuito de identificar problemas gerais na administração da empresa e auxiliar na tomada de decisão. A partir de uma classificação é possível reconhecer quais processos realmente devem ser levados em conta no cotidiano do empreendedor.

Portanto, para realizar o controle correto do estoque e dar prioridade àqueles que causam maior volume de vendas. Essa teoria é a mais recomendada. Entendido isso, vamos pensar agora no cenário ideal para a saúde de sua empresa.

Obter maior prazo com os fornecedores, receber do cliente o quanto antes e manter o menor capital possível em estoque. Certo? Essa deverá ser a nossa meta.

Níveis da Curva ABC

Sendo assim, para iniciar, deverá ser feito um ranqueamento de todo o seu catálogo de produtos nas seguintes categorias:

• A: são os itens imprescindíveis para angariar receita em seu negócio. Geralmente, o número de produtos listados aqui representa 20% do total ofertado pelo estabelecimento que representam 80% do faturamento (lembre-se da Análise de Pareto!);
• B: aqui você irá listar os produtos de média importância. A proporção comum aqui é a de que 30% dos itens representam 15% do volume de vendas;
• C: é a maior parte dos produtos e representa cerca de 50% do que é ofertado. Porém só garantem 5% da receita.

Depois de feita essa classificação, será necessário definir um período para análise dessas variáveis. 

E com clientes, como usá-la?

Além do uso para o controle de estoque, a curva ABC também pode ser utilizada para categorizar clientes dentro do método 80/20. Podem se encaixar em três níveis:

• A: são os clientes que mais compram em seu estabelecimento e que juntos representam 20% de toda base e, portanto, 80% de seu faturamento também;
• B: os consumidores que representam 15% do seu ganho real;
• C: os que encaixam neste perfil são os mais fracos, pois compram menos, com menor frequência e quando o fazem, levam produtos mais baratos. Eles somam, em média, 5% da receita.

Este cálculo aplicado aos perfis de compras dos clientes é muito vantajoso no momento de criar ações de promoção ou fidelização da marca. A ideia aqui é ter em mente exatamente quem compra muito em sua loja e realizar ações. Um exemplo é o clássico programa de pontos, que façam com que eles comprem mais e mais. Já os das categorias B e C devem receber incentivos diversos (promoções personalizadas, por exemplo) para começarem a comprar e subirem para a categoria A.

Quais as vantagens de usar essa ferramenta?

Agora que já ficou entendido o que é a curva ABC e a Análise de Pareto, como essa metodologia pode ajudar no controle de estoque e na classificação de clientes, é importante que conheça de forma clara também quais são as vantagens de aplicar isso tudo em seus negócios .

Por isso, separamos a seguir 7 dos principais benefícios que pode trazer. Confira:

1. Estoques mais otimizados de acordo com a realidade de seu negócio

O seu estoque é composto por produtos que você acredita que vendem mais ou por aqueles que os clientes realmente procuram comprar? Como já citamos, estoque parado é capital imobilizado e representa perda de investimento.

Esse é um erro recorrente, principalmente entre os pequenos empreendedores — que normalmente realizam a gestão de forma bastante intuitiva.

Portanto é imprescindível que se realize o controle do estoque e se calcule exatamente quais são os produtos que têm maior vazão, para posteriormente classificá-los dentro da curva ABC.

Desta forma, estará sendo feito um alinhamento da sua reserva com o que o cliente realmente quer comprar. Acredite, só essa simples gestão poderá mudar completamente o futuro do seu negócio. Portanto, mãos à obra!

2. Diminuição de desperdícios

Depois de feito esse alinhamento entre estoque e demanda, será perceptível que aplicar esse método lhe auxiliará a diminuir desperdícios. Isso porque, agora que é possível saber quais produtos representam 80% de seu faturamento, a maioria dos seus investimentos serão feitos nesta direção.

Além do mais, não haverá produtos com pouca procura parados em sua loja, ocupando espaço, nem representando investimentos em vão. Algo bem legal de pensar é que, para uma PME, a melhor estratégia para obter mais lucro é enxugar gastos desnecessários por meio de uma boa gestão e não necessariamente conseguir mais clientes.

3. Investimentos estratégicos

Em consequência dos tópicos anteriores, sua empresa automaticamente fará reinvestimentos mais estratégicos. Focados na compra do que realmente importa para a saúde de seu empreendimento. Isso significa que o capital de giro necessário para abastecer o seu negócio dia a dia, semana a semana, mês a mês, será maior também — ou pelo menos será otimizado.

E, ao final de um período específico pré-determinado, você terá conseguido uma margem de lucro que lhe permitirá se preocupar com um fator primordial para a permanência no mercado entre tantos concorrentes: a inovação.

Consegue perceber como uma coisa puxa a outra? Uma simples mudança e a aplicação da metodologia correta fazem toda a diferença a longo prazo!

4. Aumento da margem de lucro

Como o próprio nome sugere, esse recurso ajuda também no aumento da margem de lucro. Mas como isso funciona na prática? Bom, já vimos que só pela gestão correta no momento de investir esse fator já estará sendo afetado.

Porém, uma outra vantagem que podemos identificar é relativo ao setor de marketing da empresa — que poderá trabalhar de forma mais direcionada suas campanhas. Com isso, o apelo da comunicação da sua empresa com os consumidores será mais assertivo e trará mais retorno.

A curva ABC auxilia na identificação de três principais perfis de clientes. Diante de cada necessidade é preciso criar uma campanha de marketing direcionada. Afinal, não adianta ter o mesmo argumento com quem já compra regularmente com aqueles que raramente entram em seu estabelecimento.

5. Composição de planejamentos mais eficazes do fluxo de caixa

Uma das formas mais eficazes de economizar dinheiro é por meio de uma boa gestão de fluxo de caixa. Ao ter esse controle desde o estoque, suas tomadas de decisões serão mais condizentes com a realidade e necessidades reais da sua empresa.

Como vimos, quando aplicamos essa ferramenta no estoque, todos os setores são afetados positivamente. E atenção! Esse acompanhamento deve ser feito de modo constante para que gere resultados realmente concretos — no mínimo semanalmente.

6. Avaliação de impactos externos ao negócio

Todos as vantagens citadas até agora são variáveis que dependem basicamente da sua boa gestão e do trabalho de sua equipe. Isto é, se aplicada da forma correta, essa metodologia é capaz de colocar as rédeas do seu negócio nas suas mãos.

Porém, há uma variável que afeta diretamente nessa ordem. Mesmo que tudo tenha sido feito da melhor maneira: as flutuações de mercado. Aumento de preço, escassez de material, aumento da concorrência são fatores inerentes a qualquer um que queira abrir um empreendimento.

É certo que não conseguimos controlar os fatores externos. Mas se tivermos uma gestão coerente e sempre atenta, é possível identificar de forma rápida que houveram mudanças e como sua empresa vai se posicionar diante daquilo.

Por exemplo: vamos imaginar que o seu negócio é uma loja de roupas e seu principal fornecedor está com problemas na entrega de produtos porque houve um aumento nos preços na indústria têxtil. Ao perceber isso, fica mais fácil decidir quais ações serão tomadas para que o seu faturamento não caia no mês seguinte.

Essa certamente é uma grande vantagem competitiva e poderá lhe manter firme em momentos de grandes crises.

7. Entregas mais assertivas

Por fim, conseguimos perceber que uma das grandes vantagens aqui é relativa às entregas a seus clientes. Por quantas etapas o produto que é vendido passa até chegar na mão do consumidor? Isso tudo é uma questão de logística e aqueles que conseguem fazer isso de forma mais enxuta acabam se destacando e conquistando não apenas clientes, mas fãs.

Portanto, além de uma economia tamanha em todo o processo, o setor de logística será otimizado. É sempre importante destacar que o cliente não pode arcar com os problemas de gestão de uma empresa, pois essa é a chave para uma estrutura empresarial realmente sólida.

Como utilizá-la na prática?

Agora que já está mais claro como a curva ABC pode ajudar a organizar seu estoque e quais as vantagens em aplicá-la, chegou o momento de partimos para a prática. Neste tópico aprenderemos como criar, monitorar e analisar a realidade de seu negócio.

Para auxiliar nessa etapa, é possível optar pela contratação de um ERP (Enterprise Resource Planning), que traduzido para o português quer dizer Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Ou também, se for mais viável, pode ser feito a partir de uma planilha do Excel mesmo.

Com o intuito de tornar mais claro o processo, separamos a seguir um passo a passo que lhe dará totais condições de utilização. Confira:

1. Listagem dos produtos

Em primeiro lugar, será preciso fazer o levantamento de todos os produtos que são vendidos em seu estabelecimento. Para facilitar, construa uma tabela no Excel com as seguintes informações:

• código do item;
• descrição do produto: detalhamento do produto a ser vendido;
• unidade de medida: é importante explicitar qual será a unidade de medida a ser utilizada naquela investigação. Se for para controle de estoque, a mais comum é “preço”; se for na análise de clientes, pode ser : frequência de compra”;
• preço unitário;
• quantidade de vendas realizadas;
• total adquirido: representa o preço unitário multiplicado pelo número de vendas naquele determinado período pré-definido.

Como já citamos, será preciso fazer um recorte de tempo para realizar a análise. Para isso, reflita qual a constância mais adequada para o tipo de produto que é vendido por você, pois isso varia de um empreendimento para outro. Pode ser semanal, mensal, trimestral, semestral e até mesmo anual.

Assim que for realizada a listagem dos códigos e das descrições dos produtos, será preciso multiplicar o valor unitário de cada item pela quantidade de vendas realizadas para obter o total adquirido . Este é o fator mais importante no momento dividirmos as categorias. Pelo Excel, é fácil chegar a este resultado de forma rápida.

Ao final, some os totais adquiridos em cada produto e obtenha o valor total das vendas de seu empreendimento — é desta forma que encontraremos, mais a frente, a porcentagem de cada produto em relação ao todo.

2. Organização dos dados

Agora que você tem as informações gerais, vamos começar a tornar o processo mais inteligente. O primeiro passo será ordenar por ordem decrescente os valores, isto é, àqueles com valores maiores estão mais acima na tabela.

Para encontrar quanto cada produto representa das vendas totais do seu negócio, basta dividir o total adquirido de cada item pelo total geral de vendas.

Por exemplo:

Temos um produto em nossa loja no valor unitário de R$5 reais. Durante o período de um mês, foram realizadas 100 vendas do mesmo, o que nos dá um total de R$500 reais adquiridos. Vamos levar em conta que o total geral de vendas realizadas neste período foi de R$5.000. Portanto, se dividirmos R$500 por R$5.000, obteremos 10%. Ou seja, este produto em específico foi responsável por 10% da receita da empresa naquele espaço de tempo e portanto, tem um grande peso na lucratividade de seu negócio.

3. Divisão dos itens nas classes A, B ou C

Chegamos no ponto em que discutimos ao longo de todo o texto e que verdadeiramente é o nosso objetivo: separar todos os itens e dados levantados entre as categorias A, B e C. Como já foi colocado em ordem decrescente, essa divisão será mais facilitada.

Quantos produtos juntos representaram 80% do faturamento da empresa naquele período especificado? Essa resposta nos levará aos itens de classe A.

Depois de feito isso, será preciso apenas continuar com a segmentação a partir das porcentagens já citadas anteriormente.

Um ponto importante para se destacar é que o administrador responsável pela análise, principalmente se ele estiver na frente da gestão da empresa há um tempo, também pode levar sua experiência e bom senso para auxiliar na divisão. Isso faz muita diferença.

Ao final da investigação, algumas decisões ainda fatalmente terão de ser tomadas. Para os itens relacionados na categoria A e B, deve-se reduzir o estoque a fim de chegar ao menor número possível; já os da categoria C não devem ser armazenados, ao menos se houver uma demanda sazonal que justifique o investimento.

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Quais os principais erros cometidos durante a análise?

Já vimos que a curva ABC funciona bem na prática e é uma metodologia científica que pode levar a administração de seu empreendimento para outro patamar. Porém, como em toda regra há exceção, separamos alguns pontos e situações específicas que devem ser levados em conta no momento da investigação. Confira:

Compras em condições especiais

Haverá momentos em que a administração do estoque será influenciada por fatores externos. Por exemplo, uma condição especial de compra ou desconto do fornecedor. Será preciso analisar bem friamente se essas ofertas aparentemente favoráveis ao seu lucro realmente retornarão ao caixa da empresa.

Para evitar problemas com isso, analise friamente se aqueles produtos especificados realmente terão a vazão esperada.

Fatores como sazonalidade e perecibilidade

Outro momento que pode gerar alguma confusão é quando a aplicação do método é realizada em períodos de ações promocionais de vendas ou em que grandes festividades estão acontecendo. Fatalmente, as vendas poderão aumentar para determinados produtos àquela época do ano. O que não significa que este seja um dado condizente com a realidade do negócio em condições normais.

Além disso, para o controle ideal do estoque deve-se ter em mente se existe ou não perecibilidade nos itens a serem comercializados. Levar em conta esses dois fatores é muito importante para uma investigação precisa e para o alcance de resultados concretos.

Revisão constante devido a mudança de fatores

É preciso, por fim, que se torne um hábito a revisão de todo o diagnóstico para que o processo não se torne deficitário. Como sabemos, empreender é a arte de lidar com incertezas e diariamente somos obrigados a encarar cenários diversos. Por esta razão, é importante manter o monitoramento e a atualização de acordo com as mudanças — que certamente ocorrerão.

Em resumo, explicitamos para você neste post a importância de entender a curva ABC e a Análise de Pareto no momento de administrar. Seja com foco na gestão do estoque ou de clientes.

Além disso, procuramos listar as principais vantagens em adotar essa metodologia e explicamos ainda, por meio de um passo a passo rápido, como é simples realizar essa investigação agora mesmo!

É sabido que ter o próprio negócio não é uma tarefa fácil e exige grande dedicação e trabalho. Esperamos que essas informações possam ter lhe auxiliado na busca não apenas do sucesso de seu negócio, mas também da duração dele.

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