DANFE: O que é, para que serve e como emitir?

Para ser um bom empreendedor não basta apenas ter uma ideia incrível de negócio e depois colocá-la em prática.

Para gerir a operação de uma empresa, seja qual for o seu segmento de atuação, é preciso ter atenção também para outros temas, muitas vezes considerados chatos e maçantes, como a parte jurídica, financeira e tributária, por exemplo.

Neste contexto é fundamental que o empreendedor tenha familiaridade com diversos termos e siglas — como o DANFE — muito utilizados em áreas como estas que citamos acima.

No post de hoje vamos mostrar tudo o que é necessário saber sobre DANFE, um dos documentos necessário para a gestão fiscal e tributária de uma empresa.

Você vai aprender aqui o que é este documento, para quê ele serve, quais os elementos que fazem parte e como deve ser feita a emissão. Confira!

O que é o DANFE?

DANFE é a sigla para abreviar Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, e nada mais é que um documento eletrônico, que possui códigos legíveis apenas por computadores, e que funciona como um modelo resumido e mais moderno de uma nota fiscal.

Neste documento são apresentadas as informações constantes na nota fiscal eletrônica de forma resumida, o que não exime a necessidade de existência da nota original, já que o DANFE não a substitui.

Esse documento facilita a consulta por uma nota fiscal eletrônica (NF-e), pois está contido nele uma chave de acesso numérica, com 44 dígitos ou posições, que permitem ao comprador de um produto consultar a situação da emissão de uma NF-e.

Com isso o contribuinte pode verificar se a sua NF-e foi emitida corretamente, de forma que tenha uma validade legal.

Para que serve o DANFE?

Originalmente, o DANFE foi criado para ser utilizado junto de um produto durante o seu transporte até o destinatário, de maneira que ele tenha a função de ajudar os Órgãos fiscalizadores de cargas na hora de consultar as informações sobre o que está sendo transportado.

Ou seja, uma função de simplificar a demonstração do que está contido em uma nota fiscal eletrônico, e agilizar a consulta ao sistema das notas fiscais eletrônicas.

Atualmente, a principal atribuição do DANFE é auxiliar na consulta da NF-e, assim como sua regularidade enquanto documento fiscal.

Esse tipo de conferência é fundamental para quem recebe mercadorias, pois caso a verificação não seja positiva, significa que a NF-e não está regularizada junto à Receita Federal, e existe o risco de os produtos serem contrabandeados ou falsificados, ou até mesmo que o DANFE esteja registrado com um CNPJ clonado.

Resumindo: problemas com o DANFE podem ser grandes indícios de falta de idoneidade da empresa.

Além de ser um documento para o acompanhamento de mercadorias e a consulta da veracidade de notas fiscais eletrônicas, ele serve também para auxiliar na escrituração contábil de operações efetuadas por meio de uma NF-e, apenas no caso de um receptor do produto não ser o responsável pela emissão da NF-e.

Nestes casos o documento deve ser arquivado durante o prazo legal exigido para notas fiscais, de forma que possa ser apresentado quando solicitado.

Com o DANFE as empresas que não ainda trabalham com a nota fiscal eletrônica, podem ter o registro das operações de uma forma muito mais prática, rápida e segura.

Por fim, pode também ser utilizado como um comprovante da operação de entrega de uma mercadoria, pois é possível usá-lo para obter uma assinatura do receptor dos produtos, garantindo assim, que a prestação do serviço de entrega dos produtos realmente aconteceu de maneira efetiva.

Quais os elementos que compõem o DANFE?

Assim como diversos outros documentos que fazem parte da gestão de uma empresa, existem alguns elementos que devem constar em um DANFE emitido pela sua organização.

O primeiro deles, e o mais básico de todos, é a chave de acesso de 44 dígitos que vai permitir a leitura eletrônica do documento por um computador.

Este código deve estar escrito numericamente, e também representado por um código de barras correspondente.

Além destas informações da chave de acesso, são obrigatórios também em um DANFE a data e hora de saída da mercadoria, a placa do veículo da transportadora que vai levar o produto, a natureza daquela operação e o detalhamento de tudo o que está sendo transportado.

O papel utilizado deve ser sulfite comum e um tamanho de folha no mínimo de um A4 e no máximo de um tipo ofício, com a possibilidade também de utilização de folhas soltas.

Outras informações adicionais podem ser inseridas também, desde que elas não prejudiquem as obrigatórias e nem ocupem mais que 50% do verso do documento.

A logomarca da empresa também pode ser adicionada desde que não prejudique nenhuma outra informação obrigatória, ou ainda, a leitura do código de barras e da chave de acesso do documento.

Não são apenas as informações contidas no DANFE que precisam ser padronizadas, o layout do documento também deve seguir um padrão.

O modelo de layout para ser seguido está no Manual de Integração do Contribuinte, disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, que é uma iniciativa do Ministério da Fazenda.

Caso os itens obrigatórios do documento acabem extrapolando uma página, o DANFE pode também ser emitido em mais de uma folha, sempre organizados por meio de uma numeração.

Em situações como essa, cada página do documento deve ter, pelo menos, os dados do emitente — CNPJ, inscrição estadual, razão social e inscrição estadual de substituto, quando for o caso — a frase DANFE — Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica —, assim como o número e a série da NF-e, se é uma operação de entrada ou saída, o número de folhas do documento, o código de barras e a chave de acesso.

Exemplo de chave de acesso de um DANFE

Para ficar mais claro ainda com funciona o DANFE e a chave de acesso que garante a conferência das informações relacionadas ao documento, nós separamos abaixo um exemplo de chave de acesso. Veja só:

Exemplo de chave de acesso: 42100484684182000157550010000000020108042108

Com fica a chave de acesso formatada: 42-10/04-84.684.182/0001-57-55-001-000.000.002-010.804.210-8

Significado dos números na chave:

42- código do estado onde foi feita a emissão (42 corresponde a Santa Catarina)

42-10/04 ano/mês

42-10/04-84.684.182/0001-57 CNPJ da empresa emissora

42-10/04-84.684.182/0001-57-55– modelo do documento

42-10/04-84.684.182/0001-57-55-001– série da nota fiscal eletrônica

42-10/04-84.684.182/0001-57-55-001-000.000.002– número da nota correspondente

42-10/04-84.684.182/0001-57-55-001-000.000.002-010.804.210– número que será utilizado pelo emissor da nota fiscal

42-10/04-84.684.182/0001-57-55-001-000.000.002-010.804.210-8 dígito verificador

Como emitir o DANFE?

Para emitir o DANFE a recomendação do Ministério da Fazenda é que seja utilizado o mesmo sistema que usado para a emissão da nota fiscal eletrônica, justamente por não serem aceitas divergências nas informações constantes em ambos os documentos.

A operação, então, se torna bastante simples, pois basta configurar o sistema gerador da NF-e para também emitir o DANFE correspondente.

Existem até softwares de gestão contábil, como o Zero Paper e o Conta Azul, que também permitem que o DANFE, assim como a NF-e, sejam emitidos diretamente na própria ferramenta.

Para evitar problemas, a emissão deve ser feita pela mesma pessoa que vai fazer a emissão da nota fiscal eletrônica, antes da circulação da mercadoria, já que, quando sair para a entrega, a carga já deve estar acompanhada pela NF-e correspondente e pelo DANFE.

Com atenção a estas questões, o DANFE pode ser impresso quantas vezes for preciso, de maneira que sejam atendidas as obrigações tributárias dos contribuintes que participam da operação.

Dúvidas frequentes relacionadas ao DANFE

Assim como diversas outras questões burocráticas relacionadas à gestão de uma empresa, muitos empreendedores têm dúvidas com relação à emissão e ao trabalho com DANFEs e notas fiscais eletrônicas.

Uma das questões mais comuns para quem faz a emissão de uma DANFE é com relação à emissão e à necessidade de se guardar o canhoto que comprova a operação.

Este documento, de acordo com a própria Receita Federa, tem apenas finalidade comercial, não fiscal, e por este motivo deve ser destacado do DANFE e armazenado para confirmar a operação, em caso de auditoria externa ou fiscalização.

Outro problema muito comum e que gera dúvidas com relação ao DANFE diz respeito ao extravio do documento durante o transporte da mercadoria.

Nestes casos, a solução ideal é a reimpressão do documento e o encaminhamento desta nova cópia à transportadora novamente.

Para o caso de extravio do documento quando a mercadoria já estiver sido entregue ao destinatário, não se faz necessária a reimpressão.

A aplicabilidade do DANFE enquanto documento fiscal também costuma ser uma dúvida frequente entre empreendedores e empresários, mas diferente do que muitas pessoas ainda pensam, o DANFE não possui nenhuma validade fiscal, assim como não substitui a nota fiscal eletrônica correspondente àquela operação.

O DANFE não é o arquivo original da NF-e, e por este motiva, não pode ser considerado para objetivos fiscais, e nem mesmo substituir a nota. Por este motivo, é sempre importante solicitar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, e guardá-lo com segurança, pois é ele que será usado caso seja necessário comprovar a validade da operação, por um prazo de até 5 anos.

Fazer a gestão tributária e fiscal de uma empresa, sem dúvida, não é uma tarefa fácil, pois exige o entendimento de diversas questões fiscais, legais e burocráticas.

Agora que você já sabe como trabalhar com o DANFE e a nota fiscal eletrônica na sua empresa, continue navegando em nosso blog e descubra também a importância da certificação ISO 9000 para o seu negócio!