Como diminuir a burocracia em processos com gestão de empresas?

A gestão de empresas é uma tarefa realmente desafiadora. Um dos grandes obstáculos para um bom fluxo de trabalho é o excesso de burocracia em processos. Apesar de ter sido criada para padronizar, documentar e aumentar a eficiência, a burocracia de forma exagerada leva ao engessamento, gerando graves problemas para a produtividade.

Preparamos este conteúdo especial com informações sobre como diminuir a burocracia dos procedimentos na agência e garantir mais efetividade para os negócios. Para isso, vamos apresentar boas práticas ligadas à gestão de empresas e ferramentas que podem auxiliar nesse processo. Ficou interessado? Continue acompanhando e entenda mais sobre o assunto!

Qual a importância de reduzir a burocracia em processos na gestão de empresas?

Praticar esse tipo de redução ajuda a empresa a se manter atualizada, acompanhando o dinamismo do mercado e dos clientes. A medida evita a cristalização de práticas e o engessamento das atividades.

A diminuição da burocracia também contribui para o aumento da objetividade dos procedimentos, com redução da documentação ao que é somente essencial. Isso promove mais velocidade e precisão. Não é efetivo ter um grande volume de protocolos que deixam o trabalho lento. Porém, é possível contar com processos enxutos, objetivos e padronizados de forma ágil e eficiente.

Nesse contexto, o colaborador ganha mais autonomia e consequente motivação, o que possibilita o desenvolvimento de um cenário positivo nas empresas. A redução de burocracia permite também um melhor uso do tempo, em que reuniões são realizadas apenas quando necessário. Uma série de procedimentos passa a ser resolvida por meios mais rápidos. Assim, sua agência consegue acompanhar o ritmo do cliente, que está mais imediatista e exigente a cada dia.

Como reduzir a burocracia com um sistema de gestão de workflow?

Há uma série de passos importantes para a redução da burocracia na agência. Neste post, vamos mostrar como esse processo pode ser bem-sucedido com o apoio de um sistema de gestão de workflow. Veja mais!

Automatização de processos

Procedimentos manuais são mais demorados de serem realizados, além de demandarem o uso de grandes volumes de papel. Muito desse tempo poderia ser investido de forma mais produtiva. Com um software de gestão de workflow, é possível automatizar processos, conferindo a eles mais agilidade e precisão.

Revisão dos processos de trabalho

Processos de trabalho que foram estruturados e protocolados há um tempo podem não se adequar à dinâmica atual. Novas exigências e necessidades surgem, demandando atualização e renovação de padrões. É fundamental passar os procedimentos usuais por revisão, para que os gargalos sejam identificados e as melhorias sejam desenvolvidas.

Um sistema de gestão de workflow pode ser de grande auxílio nesse processo. Ele conta com recursos para o mapeamento do fluxo de trabalho. Assim, você constrói um workflow personalizado, de acordo com as especificidades da sua agência de comunicação.

Distribuição assertiva das atividades de cada projeto aos funcionários

Fazer uma distribuição assertiva das tarefas na agência é essencial para o desenvolvimento de um bom fluxo de trabalho. A boa divisão contribui para que os profissionais tenham mais facilidade na rotina da agência. Isso permite que os colaboradores possam cumprir com suas tarefas em tempo apropriado, sem pressões excessivas ou estresse.

Um sistema de gestão de workflow permite esquematizar o fluxo de trabalho e visualizar as tarefas a fazer, em andamento e já realizadas. Você pode verificar quem está encarregado de cada tarefa e monitorar o andamento dos processos. Isso minimiza a burocracia do empreendimento, à medida que impulsiona o fluxo operacional, tornando-o preciso e flexível.

Cumprimento de prazos

Uma gestão excessivamente burocrática pode dificultar o cumprimento de prazos, já que os processos ficam lentos e engessados. Dessa forma, a estrutura empresarial fica pouco adaptável e sem capacidade para o enfrentamento de mudanças. 

Uma agência não pode operar dessa forma. Se não houver organização aliada ao dinamismo, os resultados não são entregues a tempo. É preciso agilidade, velocidade e tecnologia para o cumprimento de prazos. Um software de gestão especializado para agências possibilita dinamizar o fluxo de atividades de forma maleável, mas bem estruturada. Dessa forma, o time consegue agilizar as entregas e pode cumprir os prazos acordados.

Centralização da informação em dashboards

Um dos aspectos que torna o excesso de burocracia uma realidade problemática é o de que o grande volume de dados fica disperso em uma série de documentos. Isso dificulta a localização de registros e demanda muito trabalho para a organização de todos os documentos.

Um sistema de gestão de workflow possibilita manejar os dados com facilidade, à medida que é possível visualizar as informações de forma centralizada em dashboards. Assim, o fluxo de trabalho é registrado de forma flexível e precisa, facilitando o acompanhamento, o controle e o desenvolvimento de estratégias para o enfrentamento de problemas.

Relatórios ágeis emitidos pelo sistema

Os relatórios são essenciais para o acompanhamento do andamento das tarefas. Porém, em um sistema burocrático, esses documentos são muito extensos, trazendo várias informações desnecessárias. O ideal é produzir relatórios objetivos, que tenham o essencial registrado e que apresentem apenas os detalhes necessários para a compreensão dos processos.

Um sistema de gestão de workflow gera relatórios de várias modalidades, possibilitando o acompanhamento do desempenho da agência e a realização de comparativos entre períodos distintos.

Como o Studio pode ajudar a diminuir a burocracia em processos na agência?

O Studio é um software para gestão de agências que conta com uma série de recursos para tornar os processos menos burocráticos e mais ágeis e precisos. A ferramenta facilita a gestão de projetos com recursos para controle do fluxo de trabalho em dashboards, como o gráfico de Gantt e o método kanban. Além disso, ela faz a integração entre os serviços prestados e o setor financeiro, o que otimiza o controle das contas a pagar e a receber.

O programa conta com funcionalidades para esquematização do fluxo de trabalho, conferindo flexibilidade e objetividade à gestão de tarefas. As informações são acessadas com facilidade na plataforma, sem a necessidade de grandes volumes de papéis para registro das demandas e ações.

O Studio conta também com áreas para a comunicação com o cliente, facilitando o contato e reduzindo o número de reuniões. A delimitação de aspectos e o esclarecimento de dúvidas e procedimentos tornam a tarefa simples e rápida.

A gestão de empresas pode ser otimizada com o apoio de softwares de gestão de workflow. No contexto de agências de comunicação, o mercado oferece opções especializadas, que se adequam perfeitamente às necessidades e ao funcionamento de empresas do ramo.

Essas soluções possibilitam adaptar os processos, tornando-os mais fluidos, ágeis e bem estruturados. Dessa forma, a agência tem mais produtividade e facilidade em cumprir prazos, além de acessar informações estratégicas que auxiliam no controle de procedimentos e na tomada de decisões.

E então? Gostou de saber como diminuir a burocracia em processos na gestão de empresas? Que tal criar sua conta gratuita e ter todas as funcionalidades para a gestão da sua agência?