O email é uma das ferramentas de trabalho mais utilizadas em nossa rotina. Por lá, comunicamos com clientes, fornecedores, parceiros e qualquer pessoa que esteja interessada em nosso negócio.
Neste canal de comunicação, a resposta precisa ser rápida. Caso contrário, causará irritação no cliente e em outros remetentes.
A situação fica ainda pior quando estamos de férias e só retornamos a mensagem dias depois.
Para evitar qualquer tipo de imprevisto, é fundamental criar um email para comunicar a sua ausência.
Neste artigo, vamos explicar os seguintes pontos:
- O que é aviso de férias e como ele funciona?
- Como escrever um email de férias?
- Quais os melhores modelos de email de férias?
- Como fazer um email de férias automático no Gmail?
- Como fazer um email de férias automático no Outlook?
Vamos lá?
O que é aviso de férias e como ele funciona?
Os emails de férias, ou mensagens automáticas com aviso de férias, servem para informar aos seus clientes e parceiros que você estará ausente da empresa e sem acesso à Internet.
Além disso, esse tipo de email mostra quais são os caminhos que o remetente deve seguir para que a demanda seja atendida durante esse período.
Essas mensagens ajudam você a ter férias mais tranquilas. Afinal, saberá que os seus clientes e outras pessoas importantes para o seu negócio não estarão sozinhos em sua ausência.
A relação com o consumidor também só tende a melhorar, pois ele percebe que você teve preocupação para informá-lo como prosseguir com todas as tarefas, sem riscos de atrasos. É uma ótima estratégia de Marketing.
No entanto, grande parte das pessoas não executam essa atividade, pois tem dificuldade para escrever o texto com todas as informações necessárias para o cliente.
O que pouca gente sabe é que a produção deste email não é complicada. Existem ferramentas que já deixam um espaço na aba de configurações para registrar a sua ausência.
Não há uma regra que estipule quais são os conteúdos que devem compor a mensagem automática. Entretanto, alguns elementos são essenciais.
Dentre as informações, recomenda-se incluir os dias em que não estará na empresa, quem são as pessoas responsáveis por substituí-lo e como agir em casos de emergência.
Nas férias, você terá menos estresse, o coração fica mais saudável, o seu nível de energia melhora e a felicidade é infinita. O segredo é não deixar que um email estrague o seu dia para garantir todos esses benefícios, combinado?
Portanto, é essencial saber como escrever um bom email para encantar o leitor.
Como escrever um email de férias?
Uma mensagem automática de qualidade deve ter ótimas palavras, surpreender o remetente e ajudá-lo da melhor forma mesmo quando você não estiver presente.
Por isso deve-se seguir algumas dicas para ter sucesso.
Seja objetivo
Um texto simples é fundamental no email automático. O seu cliente receberá uma mensagem que não esperava, portanto, não faça ele perder a cabeça com um longo discurso.
Sendo assim, antes de clicar no botão enviar, verifique se o conteúdo responde estas duas perguntas:
- informou o motivo pelo qual a mensagem é automática?
- O que o cliente deverá fazer durante as suas férias?
Se o texto tem essas informações, não é necessário preenchê-lo com outros dados. Dessa forma, o remetente ficará feliz com a sua preocupação.
Use o bom humor
O humor é um excelente recurso para as mensagens automáticas. Ele deixa a relação mais descontraída, já que o remetente não gostará do assunto do seu conteúdo.
Porém, tenha cuidado na hora de escolher a piada. Um assunto que é genial para um mineiro pode não ter a mesma aceitação para um gaúcho.
A saída é estudar bastante a sua carteira de clientes para conferir se vale a pena arriscar no humor. Se não for a melhor saída, use os emojis para criar empatia com o cliente.
Dê um toque de humanização
É cada vez mais comum o uso de mensagens automáticas nas empresas. Elas não são usadas somente para férias, mas para várias situações do dia: eventos internos, momentos complicados no time, acúmulo de tarefas, entre outras.
O uso excessivo desse recurso faz com que os conteúdos percam o seu charme e que a mensagem fique um pouco mais distante da persona. Afinal, quem nunca recebeu um email e identificou que ele era automático?
Então, se você pretende criar um diferencial em seu negócio, escreva textos com um toque de humanização e que seja memorável para o seu cliente. Provavelmente, ele ficará ansioso pela sua volta.
Aplique a escaneabilidade
A escaneabilidade é uma ótima técnica para que conteúdos sejam criados pensando na experiência do leitor.
Leve este conceito também para os seus emails. Existem algumas dicas que facilitam na produção do conteúdo:
- crie ideias em parágrafos curtos;
- pense em conteúdos pequenos;
- crie subtítulos, caso seja necessário;
- faça listas.
Um bom conteúdo para a Internet deve facilitar a vida do leitor para que ele encontre a informação que precisa com bastante facilitada.
E escaneabilidade deve ser aplicada em vários canais de comunicação, inclusive nas redes sociais.
Revise o seu conteúdo
Nunca é demais se lembrar sobre a importância de uma boa revisão antes de configurar o seu email. Peça para que os seus colegas de trabalho leiam o conteúdo antes de concluí-lo.
Em alguns casos é complicado visualizar erros, pois já estamos viciados com o texto.
Por isso, pedir feedbacks sempre é uma boa dica.
Ofereça um brinde ao remetente
Essa dica vale ouro para quem busca diariamente encantar o seu cliente. Na mensagem automática, você pode oferecer um brinde exclusivo para o remetente.
Ele pode ser um ebook, um infográfico ou outro material rico que impactará em sua estratégia.
Um email automático não prejudica a sua imagem com o cliente. Pelo contrário, traz mais profissionalismo para a sua relação.
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Quais os melhores modelos de email de férias?
Existem diversos modelos de emails que você pode programar durante as suas férias. Confira alguns deles abaixo:
1. Toque humanizado: cria empatia com o público.
“Olá, tudo bem?
Não estou no escritório entre os dias (x) e (x) de agosto. E por uma ocasião muito especial: vou passar alguns dias de férias em Fernando de Noronha.
Estarei rodeado de praias, natureza e tranquilidade. Portanto, não consigo dedicar 100% do meu dia para responder ao seu email.
Se precisar de ajuda em qualquer tarefa, entre em contato com o meu gestor ou com meu colega de trabalho através do seguinte email: (x).
Espero vê-lo em breve.
Abraços,”
2. Email com brinde para o cliente: evita frustração em virtude da sua ausência.
“Olá,
Não estou no escritório para aproveitar as minhas férias com a família. Por isso, não consigo te responder neste momento.
Precisa da minha ajuda para alguma demanda urgente? Entre em contato com o meu gestor no seguinte email: (x).
Quer potencializar os resultados da sua estratégia durante a minha ausência? Separei alguns materiais ricos que podem ajudá-lo nesse processo. Veja abaixo!
Volto em breve e com mais energia para alcançar nossos objetivos.
Abraços,”
3. Email clássico: mensagens automáticas que são usadas com frequência pelos colaboradores de qualquer empresa.
“Olá,
Estarei ausente do escritório entre os dias (x) e (x) e não terei acesso ao meu email durante esse momento.
Porém, não será necessário esperar o carnaval acabar para ajudá-lo a alcançar as metas.
Portanto, entre em contato com o meu assistente no seguinte email: (x).
Ele estará preparado para atendê-lo da melhor forma.
Estou bastante animado para trabalharmos juntos novamente.
Espero vê-lo em breve!
Abraços.”
Esses são alguns exemplos de email que você pode aplicar em sua rotina.
É fundamental deixar claro que o estilo do conteúdo dependerá de como é o relacionamento com o seu cliente.
Se ele for mais acanhado, não abuse da linguagem informal.
Se ele for mais descontraído, vale a pena usar um pouco de humor e até emojis.
Como fazer um email de férias no Gmail?
Agora que você já sabe o que é um email automático de férias, como funciona e quais são os exemplos mais comuns, que tal aprender a configurá-lo em sua caixa postal? Usaremos o Gmail como exemplo nesse tutorial.
Separamos um passo a passo bastante simples. Confira!
Primeiro passo
Neste momento não tem segredo. Use o seu computador ou aparelho móvel e entre no Gmail.
Segundo passo
Clique no ícone de engrenagem no Gmail, que representa as configurações. Ele está situado no canto superior direito da sua tela inicial.
Terceiro passo
Em seguida, basta ir ao final da página. Por lá, encontrará um campo escrito “resposta automática de férias ativada”.
Depois, escreva a sua mensagem.
Você pode colocar negrito, itálico, sublinhado e até mudar a letra de cor. Há também outros recursos de formatação. Use aquele que mais combina com o conteúdo da sua mensagem.
Como fazer um email de férias no Outlook?
Depois de aprender como fazer um email de férias no Gmail, vamos falar sobre o processo no Outlook.
Primeiro passo
Inicialmente, você deve clicar no arquivo, que está localizado no menu da sua página.
Segundo passo
Em seguida, basta clicar em respostas automáticas.
Agora você poderá tirar férias tranquilo, pois os clientes receberão as suas mensagens sem nenhum problema.
Lembre-se de colocar uma tarefa em sua agenda para retirar a mensagem automática assim que voltar das férias.
O email de férias não pode ser feito de qualquer forma. Afinal, ele é uma ótima ferramenta para encantar o seu cliente, até nos momentos em que não está presente em sua empresa.
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