Quer criar um ambiente de trabalho colaborativo? Conheça as melhores ferramentas digitais para isso!

As ferramentas digitais já ganharam o cenário organizacional, criando aquilo que chamamos de ambiente de trabalho corporativo.

O ambiente de trabalho corporativo consiste em um local criado com a mais alta tecnologia em termos de comunicação, a Internet, no qual pessoas de todas as áreas trocam dados e informações de diferentes naturezas.

Esse recurso, além de aumentar o engajamento de colaboradores, reduz significativamente os custos da empresa com telefone, fax, arquivamento e as demais modalidades de organização e transmissão de informação, bem como o tempo gasto com emails.

Todo tipo de negócio que precisa de maior rapidez e facilidade na obtenção de informações e dados terá benefícios ao implementar essa estratégia.

Para demonstrar de que forma essa facilitação ocorre, separamos alguns tópicos sobre funções essenciais para o trabalho colaborativo e ferramentas digitais correspondentes a cada uma delas.

Se você está precisando de uma ajudinha para criar um ambiente colaborativo, este material tem algumas coisas a te ensinar.

Ferramentas digitais no ambiente de trabalho colaborativo

Você verá agora funções essenciais para o trabalho colaborativo. Cada uma delas terá um exemplo de ferramenta digital que pode ser utilizada para desempenhar a respectiva função de maneira eficiente.

Mas, antes disso, vamos explicar brevemente o que é uma ferramenta digital.

A ferramenta digital está para uma função assim como a chave de fenda está para o parafuso… Entendeu? (Não?)

Tudo bem, você não precisa saber de mecânica para usar uma ferramenta digital, apenas compreender que é um software que desempenha determinadas funções necessárias para a execução de tarefas no ambiente colaborativo. Veja na prática como funciona!

Comunicação

O primeiro parafuso….(Ops!) A primeira função que vamos destacar é a comunicação.

A comunicação é um trunfo para a empresa que sabe explorar todo o seu potencial. As que encaram o processo como um problema, talvez estejam com uma visão bastante equivocada sobre um dos principais pilares dos negócios de sucesso.

Quem não se comunica se trumbica, já dizia o velho Chacrinha.

No ambiente profissional isso se potencializa, já que as tarefas, muitas vezes, são uma soma de pequenos processos executados por pessoas diferentes, que demandam um alinhamento para o resultado final ser coeso.

A possibilidade de ter uma comunicação livre e a qualquer momento com todos os membros de uma equipe, incluindo líderes, reduz equívocos e dúvidas que podem trazer futuros problemas.

A ferramenta de colaboração Slack é uma ótima opção para promover uma comunicação clara e em tempo real. A proposta do Slack é diminuir o número de emails trocados entre equipes, criando um canal de comunicação mais simples e eficiente. Com esse aplicativo, é possível se comunicar por voz, texto, vídeo e trocar documentos de maneira organizada e fácil de manejar.

Mas, como tudo na vida, o Slack também tem seus contras, como o fato de não ter versão em português, a ocorrência de bugs, e além disso, a versão gratuita possui algumas limitações. Fora isso, é bom!

Compartilhamento de dados e informações

Esqueça aqueles arquivos pesados que levam uma hora para abrir, e pare de mandar emails cheios de planilhas. Há inúmeras ferramentas digitais para o compartilhamento de dados e informações.

O Google Drive é um exemplo desses recursos, sendo um dos mais conhecidos e utilizados tanto para o uso pessoal quanto profissional. Vamos às vantagens dessa ferramenta:

• gratuito;
• permite edição conjunta;
• pode ser acessado de qualquer lugar com internet;
• pode ser editado offline, desde que a função seja ativada;
• não precisa instalar.

Como desvantagens, podemos destacar duas que podem restringir ou atrapalhar um pouco o manejo:

• a versão offline é limitada em termos de funções;
• a edição conjunta pode gerar certa confusão, no sentido de “certas pessoas” mexerem onde não devem.

Mas nada como um feedback para todo mundo se entender e tomar cuidado na hora de editar.

Gestão de tempo e produtividade

Vamos gerenciar o tempo e produtividade dos colegas? Vamos! Mas como?

O Podio é uma ferramenta que organiza prazos de entrega de forma que a equipe se mantenha produtiva, possibilitando a coordenação de tarefas e discussões em um mesmo lugar.

Como vantagens, podemos destacar que essa plataforma permite:

• a customização do ambiente de trabalho colaborativo, de acordo com a necessidade da empresa e da equipe;
• o gerenciamento de finanças e CRM;
• a integração com Google Drive e Dropbox;
• a comunicação individualizada ou com toda a equipe;
• a função de notificação sempre que o membro for requisitado para alguma tarefa.

As desvantagens do Podio são:

• não possui versão gratuita;
• consiste num software bastante técnico, podendo ser mais difícil na adaptação da equipe;
• é mais indicado para empresas maiores, embora seja utilizado também por pequenas e médias.

Controle de OKRs

Gerenciar indicadores de desempenho é essencial para manter uma equipe de trabalho colaborativo produtiva e motivada. Para controlar esses indicadores, é preciso ter uma ferramenta focada no desempenho de equipes. O Wrike é esse tipo de recurso.

Além de oferecer benefícios como o gerenciamento de campanhas, eventos e lançamentos de produtos, essencial para o Marketing, o Wrike:

• apresenta relatórios de desempenho e fluxos customizados na parte de criação;
• permite o gerenciamento de diversos projetos de forma organizada.

Como possíveis contras do Wrike, podemos destacar:

• versão gratuita para no máximo 5 usuários;
• requer convite para os usuários participarem da tarefa;
• há reclamações sobre a ocorrência de emails que não têm relação com os projetos.

Controle de tarefas e entregas

Quando falamos em gerenciamento de tarefas e entregas, o Trello é um dos softwares mais conhecidos. Funciona como uma lista de tarefas moderna e customizável, em uma única interface, compartilhada com outras pessoas em tempo real.

Seu esquema de “cartões” divide cada tarefa, nas quais constam prazo, chat, documentos, projetos e arquivos variados, de acordo com a necessidade do usuário.

Vantagens do Trello:

• é gratuito;
• possui uma interface agradável;
• permite que várias pessoas interajam no projeto;
• pode se integrado ao Google Drive, Dropbox e OneDrive;
• tem como ativar funções de calendário, envelhecimento de cartões, power-ups;
• tem em versão de app para Android e iOs.

As desvantagens do Trello são:

• necessidade de adquirir pacotes pagos para ter acesso a recursos, como para projetos de alta complexidade e onde há o gerenciamento de muitas equipes;
• a comunicação também não é lá uma maravilha.

Como vimos em cada um desses tópicos, há uma série de benefícios envolvidos na prática colaborativa, o que torna as desvantagens minimamente impactantes em relação às vantagens. Para ilustrar e facilitar a visualização e comparação das ferramentas, organizamos um quadro com informações básicas sobre cada um deles.

A maior parte das ferramentas digitais oferece versões gratuitas que permitem que a empresa experimente o ambiente de trabalho colaborativo sem precisar investir.

Se você agora pretende implementar essa mudança no seu negócio, leia este artigo sobre os estágios da Transformação Digital em empresas!

Esse artigo foi escrito por Tiago Magnus, Fundador do Transformação Digital.