A tecnologia veio para ampliar e facilitar as operações de todos os segmentos de negócio e, com eventos, não poderia ser diferente. Hoje em dia existem ferramentas para gestão de eventos capazes de ajudar os organizadores em praticamente qualquer situação, desde o planejamento ao pós-evento.
Essas ferramentas agregam no dia a dia do analista de eventos, mas, com tantas opções no mercado, sabemos que, por vezes, é difícil conhecer as soluções ideais para os desafios específicos que você enfrenta.
Pensando nisso, fizemos um levantamento dos 11 principais softwares e apps usados por produtores de eventos!
Pronto para otimizar a gestão do seu evento com a tecnologia? Então, siga conosco e aproveite a leitura!
1. Email marketing
Para atrair a audiência que você busca em seu evento, você vai precisar investir em estratégias de divulgação e o email marketing é uma delas.
Muita gente acredita que o email marketing está morrendo, mas isso não é verdade. Hoje em dia, 73% dos Millennials preferem comunicações de empresas vindas por email.
Essa estratégia é valiosa não só por ser um forte canal de divulgação, mas também por ser um canal de interação com aqueles que comparecerão ou compareceram ao seu evento.
Isso quer dizer que o email marketing pode ser usado tanto no planejamento quanto no dia do evento e no pós — para agradecer pela presença ou pedir feedback ao seu público, por exemplo.
A melhor notícia é que existem ferramentas que oferecem esse serviço gratuitamente, como o Mailchimp. A versão gratuita do Mailchimp atende à grande parte dos casos, mas, se a sua empresa precisar de mais personalização e funções, você pode optar pelas versões pagas ou por uma ferramenta de automação.
2. Ferramenta de automação de marketing
Você já ficou perdido por usar tantas ferramentas diferentes para cada ação da sua estratégia, sem conseguir integrar informações de uma para a outra?
Uma das grandes vantagens de uma ferramenta de automação de marketing é integrar diversos processos de marketing em um só software.
Para você que trabalha com eventos, por meio de uma ferramenta de automação, é possível enviar email marketing, criar landing page, gerenciar suas ferramentas de redes sociais e anúncios, entre outras ações.
Algumas opções de automação são:
A HubSpot oferece uma versão gratuita do seu software de automação, com funcionalidades como chat, gestão de anúncios, dashboards e formulário.
O Mautic também oferece automação gratuita, mas é uma ferramenta de código aberto, portanto, é possível que você precise de um desenvolvedor caso opte por usá-la.
3. Facebook
Gratuito para todos os usuários e uma ferramenta com a qual você já deve estar familiarizado, o Facebook é bastante adotado por profissionais de evento por uma série de motivos.
Primeiramente, porque é possível criar eventos em que é possível convidar uma lista de contatos, que podem confirmar presença, convidar sua própria rede de conexões, entre outras ações.
Além disso, o Facebook permite que você crie uma comunicação constante com o seu público por meio de postagens no evento e/ou no próprio perfil da sua empresa.
Para aumentar o alcance do seu evento, outra dica valiosa é apostar em anúncios do Facebook.
Se você quer saber mais sobre como criar seu evento com apenas alguns cliques, veja um passo a passo de como fazer isso na página oficial de ajuda do Facebook.
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4. Lets.events
Uma ferramenta que vêm crescendo muito no mercado é o Lets.events. Um dos seus grandes diferenciais é que, além da venda de ingressos, essa plataforma permite também a gestão dos participantes através de um sistema de listas de convidados.
Outro grande diferencial é o preço. Grátis para eventos gratuitos e taxas a partir de 4,9% por ingresso vendido, a Lets.events ainda oferece a possibilidade de parcelamento sem juros nos ingressos, o que é ótimo para eventos com o ticket médio mais alto.
O Lets é simples e intuitivo para que o organizador consiga criar o seu evento com segurança e rapidez, ao mesmo tempo em que seus clientes consigam garantir a participação em um evento em poucos passos.
É uma plataforma bem completa com acesso aos recursos e ferramentas necessários para uma gestão completa, como:
- Relatórios e gráficos em tempo real;
- Integração com ferramentas de marketing;
- Integração com ferramentas de eventos online (Zoom, Hangouts, etc)
- Sistema para gerenciar afiliados e promoters;
- Possibilidade de fazer campanhas de doação;
- Aplicativo para fazer o controle de entrada dos participantes nos eventos;
- Dentre outros recursos.
5. Sympla
Agora que falamos sobre algumas ferramentas para gestão de eventos voltadas para atrair o seu público ou persona, vamos para a próxima etapa: como essa audiência pode comprar ingressos para o seu evento?
Se você está pensando que, para isso, é preciso ter um ponto de vendas offline e/ou usar diversas ferramentas: calma! Hoje em dia, existem soluções focadas exatamente em facilitar a compra e venda de ingressos.
Um ponto importante é que, além de realizarem a venda online e instantânea, essas ferramentas podem proporcionar recursos de analytics.
Um dos softwares mais usados no Brasil nesse sentido é o Sympla. Além da venda de ingressos, a empresa oferece soluções de pré e pós-evento, e cobra em média 10% do valor de cada ingresso vendido.
6. Eventbrite
Se você quer juntar a maioria das funcionalidades que citamos acima em uma única ferramenta, uma boa opção é a Eventbrite.
Como o nome sugere, essa é uma ferramenta desenvolvida especialmente para eventos e permite que você execute ações como:
- criação da página do seu evento;
- processamento de pagamentos;
- controle do evento pelo seu celular por meio do app da Eventbrite;
- relatórios e estatísticas em tempo real;
- integração com Facebook e Instagram.
Os planos oferecidos pela Eventbrite envolvem taxas de 6,99% a 9,99% para ingressos pagos, e nenhuma para ingressos gratuitos. Entenda melhor como ele funciona no vídeo abaixo.
7. mobLee
Na atualidade, uma coisa é fato: seja um adolescente, seja um executivo, as pessoas mexem em celulares o tempo inteiro.
Esse fato reforça a importância de ter um app para o seu evento e a proposta da mobLee é, justamente, facilitar a criação desse app!
A mobLee é uma empresa com soluções também voltadas 100% para eventos, com a proposta de divulgar, gerar inscrições e engajar seu público. Essas soluções são pagas e você pode conhecer um pouco mais no vídeo a seguir.
8. SurveyMonkey
Ouvir o seu público é fundamental para ter sucesso em eventos e qualquer bom produtor sabe disso. Só que, por mais que se fale muito sobre a importância de ouvir o cliente, poucas são as empresas que, de fato, executam essa estratégia.
Essa é uma excelente oportunidade para você entender melhor o seu público, o que melhorar em seus eventos e o que continuar fazendo. A SurveyMonkey possibilita isso.
Ela é uma ferramenta de questionários online e a boa notícia é que a empresa tem uma versão gratuita que pode servir para você! Alguns usos da ferramenta para eventos são:
- pedir feedback sobre uma edição específica;
- perguntar ao seu público quais palestrantes eles querem ver em uma próxima edição.
Confira abaixo um vídeo de como criar esses questionários.
9. Asana e Trello
Fazer orçamentos, trabalhar com fornecedores, divulgar o evento, fazer a venda dos ingressos, encontrar parceiros: essas são apenas algumas das funções que envolvem o dia a dia de quem lida com eventos e, sem organização, é impossível fazê-las com sucesso!
Com ferramentas de organização e produtividade como Asana e Trello, é possível ter uma visão de atividades pendentes, em andamento e concluídas, atribuir essas tarefas a pessoas específicas, entre outras funcionalidades.
Esses são excelentes recursos para serem usados durante todo o ciclo do evento, já que asseguram controle daquilo que está sendo feito.
As versões básicas de ambas as ferramentas são gratuitas! Isso quer dizer que você já pode começar a explorá-las e abrir mão do caderninho o quanto antes.
Fonte: https://luna1.co/993e47.png
10. Google Alertas
O Google Alertas é uma maneira fácil e gratuita de você ficar atualizado sobre o que estão dizendo sobre o seu evento. Basta configurar o nome do seu evento como um alerta e você receberá em seu email tudo que sair a respeito dele!
Veja um passo a passo de como configurar esses alertas.
11. Slack
Imaginamos que, junto com você, outras pessoas atuem no planejamento e execução dos eventos da sua empresa, certo? Por vezes, manter todos na mesma página se torna um desafio e o Slack pode ajudar a superá-lo.
O Slack é uma ferramenta de chat que possibilita a criação de canais (grupos) de discussão e envio de mensagens diretas.
Uma grande vantagem do recurso é que ele tem uma versão para desktop e outra para app, possibilitando que você fique sempre em dia com as mensagens do seu grupo.
O Slack tem integração com algumas das ferramentas que mencionamos acima, como HubSpot, podendo avisar sempre que um novo contato converter na página do seu evento, por exemplo. A ferramenta oferece uma versão gratuita para você começar a usar quando quiser.
12. Evernote
Por último, mas não menos importante, sabemos que produtores de evento estão sempre com a cabeça a mil e que o volume de coisas para pensar e fazer vai aumentando à medida que o evento se aproxima.
Por esse motivo, é essencial ter ferramentas como o Evernote para tomar notas que incluam imagem, áudio, PDF e até mesmo vídeo.
Você pode usar o recurso no computador e celular, e as notas sincronizam em ambos os dispositivos. Isso significa que, se você estiver na rua e tiver alguma ideia, pode usar o Evernote!
Além disso, ele permite que você compartilhe arquivos com a sua equipe, podendo configurar quem tem acesso a cada informação. O app com as funções básicas pode ser baixado gratuitamente em iOS, Android e Windows.
Como você viu nesse post, há uma série de ferramentas para gestão de eventos que facilitam e otimizam seu trabalho como produtor.
Se você tem interesse em aprofundar ainda mais na gestão de eventos e entender como comprovar o retorno sobre os investimentos que a sua empresa tem feito nesse sentido, confira nosso conteúdo sobre como calcular ROI em eventos!
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