5 ferramentas que facilitam o trabalho remoto

Você já pensou em adotar o estilo home office? Se sua resposta é “sim”, saiba que precisa usar algumas ferramentas para trabalho remoto. Isso porque elas ajudam a executar as tarefas de modo mais fácil e ter melhores resultados.

Afinal, em vez de você ter que se preocupar com dados anotados em papel, desorganização e informações perdidas, é possível focar as atividades relevantes. Além disso, essa é uma forma de aumentar sua produtividade.

A dúvida é: quais ferramentas são as melhores para a jornada de trabalho em home office? É o que vamos mostrar aqui. Então, que tal conferir as principais?

Quais são as melhores ferramentas para o trabalho remoto?

Existem várias opções de ferramentas voltadas para o home office. Algumas são mais completas do que outras. Por isso, é importante avaliar as funcionalidades para saber qual tem o melhor custo-benefício.

Para ajudar nessa empreitada, listamos abaixo algumas das melhores ferramentas para trabalho remoto. Confira!

1. Studio

É um software específico para gestão da agência de comunicação. Por isso, é a opção mais apropriada do mercado para gerenciar todas as atividades a partir de um único dashboard. Por meio do Studio, você pode:

• acompanhar todas as fases dos projetos;
• definir os responsáveis pelas etapas;
• construir um fluxo próprio de trabalho;
• visualizar o workflow por meio de diferentes formatos;
• gerenciar o tempo gasto de maneira mais acertada;
• melhorar o planejamento dos conteúdos;
• gerar e replicar orçamentos de modo rápido;
• fazer o planejamento de mídia com base em uma estrutura sólida;
• realizar a gestão financeira.

O software ainda gera mais de 40 relatórios, que apresentam informações sobre produtividade, indicadores financeiros, avaliação de desempenho de vendas, comparativo anual e trimestral, planejamento de mídia e mais. Em relação ao dashboard, ele tem o formato do Kanban.

Com isso, há uma visualização rápida de cada campanha/projeto. Você adiciona todas as pessoas da equipe implicadas em cada etapa e elas são notificadas quando chegar à sua fase. Desse modo, é praticamente impossível haver atrasos.

É viável usar uma versão gratuita, voltada para agências menores. Nesse caso, são permitidos até 5 usuários. Mas também existem outros planos:

• business: indicado para equipes em crescimento — custa R$ 50 por mês mais R$ 40 por mês por usuário;
• corporate: é melhor para grandes equipes — custa R$ 600 por mês mais R$ 90 por mês por usuário;
• enterprise: é personalizado para agências de grande porte.

A diferença entre os planos estão no próprio site do Studio. Há, por exemplo, relatórios avançados e de Business Intelligence (BI), tamanhos de armazenamento variados, emissão de notas fiscais e outras variáveis. Devido à grande quantidade de funcionalidades, o custo-benefício é excelente.

2. Zoom

Tem foco corporativo e permite realizar videoconferências. As reuniões por vídeo pelo Zoom podem ter de 2 a 500 pessoas. Ainda é possível fazer webinars com até 10 mil pessoas.

Uma vantagem é a possibilidade de compartilhar textos, arquivos e apresentações pelo chat. A ferramenta também lida bem com conexões instáveis. Entre os recursos estão o quadro branco e o picture-in-picture, em que as imagens dos participantes ficam no canto da tela ao minimizar.

Existe uma versão grátis, em que são permitidos até 100 participantes e um limite de 40 minutos para reuniões em grupo. Outros planos são:

• profissional: é indicado para reuniões pequenas, com até 100 participantes, e tem limite de duração de 24 horas. Custa R$ 14,99 por mês por anfitrião;
• corporativo: tem um mínimo de 10 anfitriões e inclui 300 participantes. Custa R$ 19,99 por mês por anfitrião;
• empresarial: é indicado para grandes empresas, com o mínimo de 50 anfitriões. O plano é de R$ 19,99 por mês por anfitrião.

3. Slack

É voltado para melhorar a comunicação empresarial. Duas ou mais pessoas podem interagir e compartilhar informações. Devido a essa particularidade do Slack, é uma ferramenta para trabalho remoto que favorece a interação entre os membros da equipe.

A ideia é reunir a comunicação do projeto em um ambiente único. Você ainda pode organizar as conversas por mensagens, a fim de facilitar as pesquisas. Para o plano gratuito, é possível acessar as 10 mil mensagens mais recentes. Os outros planos são:

• padrão: custa US$ 4 por mês e oferece o contexto completo do histórico de mensagens;
• plus: tem valor de US$ 7,50 por mês e permite fazer o gerenciamento avançado de identidades e sincronização;
• enterprise grid: é voltado para empresas grandes e é personalizado.

4. Workplace

É a ferramenta para trabalho remoto do Facebook. Por isso, o Workplace adapta os recursos da rede social ao ambiente corporativo. O resultado são mais possibilidades de atualização e colaboração na equipe.

Também é possível transmitir vídeos, mandar mensagens e conversar em grupo. Um dos benefícios é a tradução simultânea em 46 idiomas. Existe a versão gratuita, mais limitada, mas eficiente para pequenas agências. Outras possibilidades de contratação são os planos:

• avançado: permite até 50 pessoas por ligação de vídeo e armazenamento de 1 Tb por pessoa — custa US$ 4 por pessoa por mês;
• empresa: é indicado para organizações complexas e tem armazenamento ilimitado — o custo é de US$ 8 por pessoa por mês.

5. G Suite

Consiste em um pacote de aplicações em nuvem com ferramentas variadas. Entre elas estão: Google Docs, Google Sheets e Google Slides. O G Suite facilita o trabalho em equipe, porque é possível fazer criações e edições de maneira colaborativa.

Você ainda recebe um email profissional, armazenamento de, pelo menos, 30 Gb por usuário e suporte 24×7. Também há aplicativos de comunicação, como o Hangouts. Os planos são:

• basic: custa R$ 24,30 por usuário por mês e oferece quase todos os aplicativos, exceto o Cloud Search;
• business: tem valor de R$ 45,90 por usuário por mês e tem todos os aplicativos, com a vantagem de armazenamento ilimitado;
• enterprise: custa R$ 112 por usuário por mês e tem todos os recursos anteriores, mais funções extras de segurança e gerenciamento.

Qual a importância da organização dos processos no trabalho remoto?

Trabalhar de casa é o desejo de 49% dos empregados brasileiros. Segundo o IBGE, 3,8 milhões de brasileiros já eram adeptos do home office em 2018. Os motivos que justificam essa opção são variados. Para a empresa, eles podem ser destacados como:

• redução de custos, já que é possível ter uma estrutura mais enxuta;
• retenção de talentos, porque o trabalho remoto é visto como um benefício;
• crescimento da produtividade — inclusive, uma pesquisa verificou que o aumento foi de 13%.

Todos esses benefícios, porém, só são alcançados quando há organização dos processos e do fluxo de trabalho. Mesmo que essa seja uma das tendências organizacionais, você precisa ver o que faz sentido para a realidade da sua agência.

Pense, por exemplo, em quantos colaboradores trabalham no formato remoto, nos tipos de projetos executados, em quantas pessoas atuam em conjunto, em média, em quantas etapas são realizadas e outras variáveis importantes.

Ao organizar o fluxo de trabalho dessa forma, fica mais fácil definir qual ferramenta é a ideal para sua equipe e como trabalhar da maneira possível. Afinal, há responsáveis por diferentes etapas e o alinhamento entre eles é fundamental, mesmo no trabalho remoto.

Sem isso, as estratégias criadas para os clientes serão prejudicadas. Como consequência, tende a aumentar a insatisfação dos clientes e os resultados atingidos nem sempre serão os melhores.

Quais são os problemas causados pela falta de boas ferramentas?

Quando sua equipe usa uma ferramenta inadequada para o trabalho, fica difícil obter informações corretas. Por exemplo, se a agência está criando uma campanha para um cliente, é preciso determinar as diferentes etapas a serem trabalhadas, como:

• definição do objetivo da campanha;
• escolha dos indicadores-chave de performance;
• delimitação do público-alvo;
• criação do conceito.

A ferramenta deve ser capaz de facilitar o gerenciamento de todas essas atividades. Caso contrário, uma equipe pode não saber que a outra terminou sua etapa. Assim, fica difícil colocar em prática o plano de ação, certo?

Isso gera atrasos, dificuldade na comunicação interna e com os clientes e insatisfação. Por sua vez, a imagem do seu negócio é prejudicada e pode haver a perda de oportunidades.

Como escolher as ferramentas necessárias?

O ideal é pensar nas suas necessidades atuais e nas potenciais demandas futuras. Se sua agência de marketing está em crescimento, é provável que precise de escalabilidade, ou seja, a chance de mudar para um plano maior sem burocracia.

Como boa parte das ferramentas tem cobrança por usuário, verifique quantas pessoas vão usar a ferramenta e faça o cálculo para verificar qual é a mais barata. No entanto, nunca observe apenas o gasto. Sempre foque o custo-benefício, ok?

O motivo para isso é simples: quando você compara o valor com as funcionalidadesoferecidas, tem uma chance maior de fechar um bom negócio. Confira ainda as necessidades da sua equipe.

Por exemplo, se você precisa de uma ferramenta que agregue funcionalidades de comunicação e gestão de projetos, pouco adianta ter o Slack à sua disposição. Nesse caso, é melhor optar pelo Studio, que tem as duas possibilidades. Afinal, o segundo tem o dashboard que permite incluir participantes para gerenciar as etapas.

Assim, a chave para a escolha sempre deve ser as necessidades internas e o custo-benefício. Desse modo, fica mais fácil obter bons resultados.

Quais são os benefícios de utilizar boas ferramentas no trabalho remoto?

A partir do uso das ferramentas adequadas para home office, sua agência alcança mais eficiência, bons resultados e fluidez no fluxo de trabalho. Há mais alinhamento e sinergia entre os colaboradores, porque todos sabem o que e quando precisam fazer.

Para os clientes, isso representa serviços melhores e que trarão resultados positivos. Para a sua agência, é a chance de fortalecer sua reputação e conquistar mais clientes, já que as entregas realizadas agregam valor.

Agora que você entendeu como as ferramentas para trabalho remoto auxiliam o alcance de resultados, basta escolher a melhor alternativa para a sua agência. Você verá que os resultados valem a pena!

Então, que tal experimentar uma das ferramentas apresentadas? Use gratuitamente o Studio e veja como funcionam o dashboard e os recursos que ajudarão seu negócio a decolar!