Saiba quais são os 8 erros ao fazer fluxo de caixa de uma empresa

O fluxo de caixa é um recurso de apoio ao controle dos recursos financeiros que circulam dentro de uma empresa, seja o dinheiro de entrada e de saída. Podemos exemplificar como recurso de saída, o pagamento dos salários dos funcionários. Já como recurso de entrada, o recebimento do dinheiro pelos consumidores.

O fluxo de caixa se torna estratégico e um poderoso aliado na tomada de decisão do dono do negócio ou da equipe do setor de finanças por ser um recurso que permite o acompanhamento diário ou mensal das transações financeiras da empresa. 

É por meio da análise do fluxo de caixa que é possível traçar um planejamento de crescimento da empresa, saber onde cortar gastos que estão sendo mal administrados e até mesmo a possibilidade de negociar prazos maiores com fornecedores. 

Assim, um fluxo de caixa atualizado e bem gerido pode auxiliar a gestão financeira da sua empresa, permitindo que as decisões sejam baseadas em números e de forma antecipada.

Veja abaixo, 8 erros mais comuns ao fazer o fluxo de caixa de uma empresa.

1) Não controlar o fluxo de caixa

Para ter um crescimento saudável do negócio, é preciso aliar todo o conhecimento da área ao setor financeiro. Afinal, a viabilidade de assumir novos projetos se inicia pelo conhecimento do fluxo de caixa.

Ao ter o controle das entradas e saídas financeiras do negócio, você consegue entender quando te sobre, de onde vem e para onde vai o dinheiro. 

Se o controle não é feito, a falta de perspectiva torna impossível evitar problemas antes que eles aconteçam e medir quais ações podem ser feitas para beneficiar a empresa.

Em outras palavras, o entendimento do fluxo de caixa é o básico para ter lucro. Assim como ajuda a agir antecipadamente, ele também instiga e propicia o melhor planejamento e onde investir melhor. Com isso, é possível  gerar benefícios a curto, médio e longo prazo.

2) Não atualizar o fluxo de caixa diariamente

A correria do dia a dia faz com que muitos empreendedores deixem para atualizar seu fluxo de caixa somente no final do mês. Mas, devemos ressaltar que os pagamentos e recebimentos são diários. E, caso você não conheça as informações com precisão, as tomadas de decisão podem ficar comprometidas. 

É comum que por vezes o dinheiro saia do caixa para fazer uma compra extra ou para pagar uma dívida imprevista, mas nem sempre essas saídas são contabilizadas no lançamento mensal ou registradas instantaneamente.

Dessa forma, o acompanhamento diário se torna importante para se ter um bom controle do fluxo de caixa, porque possibilita o empreendedor a identificar problemas e riscos financeiros com antecedência e realizar ações em tempo hábil para evitar consequências graves.

Caso diariamente ainda seja um empecilho, pense ao menos em traçar essas ações de controle de forma semanal. Comece a colocar na rotina o hábito de atualizar o fluxo de caixa. Deixe separado um dia da semana e um horário para esse funções, podendo ser por exemplo toda sexta-feira às 17hrs. 

Assim, a probabilidade de esquecer um registro já se torna menor do que se esse controle fosse realizado no fim do mês. Os pequenos ajustes já podem fazer grandes efeitos para registro e conhecimento da movimentação financeira. 

Confira nosso post com dicas práticas de como ter disciplina para controlar as finanças da empresa.

3) Não categorizar as contas

Algumas empresas acabam errando, pois não conhecem os seus próprios gastos, não categorizam e não gerenciam as suas despesas. Para ajudar a evitar essa situação, é importante dividir todas as suas despesas.

Por exemplo, separar as entradas e saídas previstas, as que já foram efetivamente realizadas e, também, saber de onde elas vieram. Além disso, é viável fazer a distinção de itens como impostos, pró-labore e funcionários pois permite controle sobre cada centavo pago e recebido.

Isso é positivo porque quando você tem conhecimento sobre em quais áreas os recursos estão sendo mais gastos, pode-se traçar estratégias para diminuir despesas desnecessárias. 

Da mesma forma que ao categorizar as receitas, é possível detectar onde estão as maiores rentabilidades e direcionar novos investimentos a essas áreas.

Aqui também colocamos como dica evitar o uso de categorização genérica. É normal ter alguns momentos de criatividade limitada, mas encontrar entradas e saídas categorizadas como “Outras entradas”, “Entradas diversas”, “Outras saídas” e “Saídas diversas” é o mesmo que nada. 

Valorize sua organização e conhecimento completo dos gastos!

4) Não estabelecer um indicador financeiro

O dono do negócio ou o responsável pela área financeira da empresa precisa estar sempre atento aos KPIs, que são os indicadores de desempenho do seu negócio. 

São eles que darão as condições propícias para avaliar as diferentes etapas do processo a ponto de saber se ele tem funcionado adequadamente. Além de tomar decisões com base em critérios claros e objetivos.

A escolha adequada do KPI se dá  quando se tem clareza de quais são os objetivos críticos da empresa. E aqui temos várias possibilidades, como: aumento de produtividade, aumento de receita ou maximização de utilização de recursos.

5) Misturar as contas da empresa com as contas pessoais

Confundir as contas pessoais com as contas da empresa é um dos erros mais comuns e que é cometido principalmente pelos empreendedores iniciantes. 

No começo pode ser desafiador, mas os empresários precisam entender que o caixa da empresa não é sua conta bancária e que não está ali inteiramente a sua disposição para qualquer momento ser utilizado para imprevistos. 

Para evitar que isso ocorra, tente estabelecer um valor fixo para o pró-labore e passe a incluí-lo no planejamento mensal do fluxo de caixa. Assim, vai evitar que retiradas constantes possam causar perdas maiores.

Atualmente, temos algumas opções para tentar auxiliar nessa separação de contas, por exemplo, a emissão de cartão corporativo, o uso de serviços cartões white label, a indicação de contas em bancos white label e outros recursos. 

Avalie o mercado e as opções para tentar seguir com assertividade nesse ponto.

Confira dicas de como separar as finanças pessoais e as da empresa.

6)  Não usar um software de gestão financeira

É muito comum vermos empreendedores fazendo o controle do fluxo de caixa via planilha. Esse não é um processo errado, porém contar com anotações ou planilhas para organizar o fluxo de caixa faz com que você fique muito vulnerável a erros.

Mesmo parecendo fácil, os processos em uma planilha são todos manuais. Com isso, pode ocorrer de perder anotações ou ainda os dados podem ser alterados/excluídos por acidente e tudo virar uma bagunça. 

Com o tempo e crescimento da empresa, essa ação vai exigir mais esforço e isso afeta sua produtividade e não garante o mesmo controle detalhista, principalmente diante de perda, acidente ou, até mesmo, roubo de dados.

Já com um software de gestão financeira, é possível automatizar muitos processos, diminuindo a chance de erros e, especialmente, decisões erradas. 

É com esse software que você consegue lançar contas a pagar e receber, fazer conciliações bancárias em minutos e produzir relatórios gerenciais  fáceis de entender. 

7) Superestimar a previsão de lucros

A estimativa de lucros maiores com base em suposições ou informações falsas acaba impactando negativamente a organização em seu propósito de crescimento. É necessário ser racional ao estimar esses lucros, não deixando a opinião pessoal ser superior a expectativa do mercado. 

Errar no lançamento das informações, deixar lacunas no detalhamento diário e até às oscilações do faturamento, causadas pelas vendas sazonais, podem fazer com que qualquer empresa declare falência nos primeiros anos.

Aqui reforçamos a importância de ser detalhista no controle e categorização das entradas e saídas da empresa. 

8) Gestão de Documentos

Para uma boa gestão do fluxo de caixa é essencial trabalhar com regime de caixa e com regime de competência. Não levar em conta os documentos que são gerados pelo fluxo de caixa, é perder informação e insights para a tomada de decisão. 

O regime de caixa é controlado pelo Demonstrativo de Fluxo de Caixa, o DFC. É no regime de caixa que são considerados o registro dos documentos na data de pagamento ou recebimento, como se fosse uma conta bancária. 

Em outras palavras, no regime de caixa consideramos a data em que o dinheiro efetivamente entrou ou saiu do caixa da empresa.

No regime de competência, os registros contábeis são feitos considerando as datas das operações, isto é, quando as compras e vendas são efetuadas, mesmo que o dinheiro só saia ou entre depois de dias ou meses.

Por exemplo, um parcelamento em dez vezes será registrado no instante em que é firmado, com o seu valor integral, e não mensalmente a cada prestação paga/recebida, como ocorreria no regime de caixa.

Conclusão

O controle de fluxo de caixa é um instrumento imprescindível para analisar a viabilidade da empresa e possíveis mudanças que poderiam aumentar a rentabilidade do negócio.

Entender quais são erros comuns te ajuda a ter uma melhor compreensão dos fatos, para poder aplicar esse conhecimento na realidade da sua empresa.

A partir do gerenciamento dos gastos e do conhecimento dos erros, a sua empresa terá mais chances de sucesso, de crescimento e de vida longa.