Encontre tudo que você precisa nas suas planilhas utilizando a Função PROCV do Excel

Para usar o Excel com excelência, entre as habilidades mais importantes, está o conhecimento — ainda que geral — sobre as funções do programa, os cálculos que elas conseguem fazer e os tipos de problema que ajudam a solucionar. Nesse sentido, vale a pena saber mais sobre uma funcionalidade específica de pesquisa: a função PROCV.

Continue a leitura e descubra o que é essa função, quais são os seus benefícios e como usá-la na prática, com o auxílio de um passo a passo. Acompanhe!

O que é a função PROCV?

A finalidade da função PROCV, ou VLOOKUP para quem usar o Excel em inglês, é localizar o valor associado a algum dado de referência dentro de uma tabela. Fique tranquilo que vamos explicar.

Imagine que você tenha uma tabela bem extensa, com o controle de todos os produtos que tem em estoque. Ela foi construída com 3 colunas, em que:

• a primeira tem o nome do produto (“Produto”);
• a segunda tem a quantidade em estoque (“Quantidade”);
• a terceira tem o valor unitário daquele produto (“Valor”).

Suponha que você queira saber o número de artigos com o nome “Tênis esportivo 1” que há no estoque. O que poderíamos fazer com a função PROCV é percorrer a tabela em busca do produto “Tênis esportivo 1” e retornar o valor correspondente que está na coluna “Quantidade”.

Nesse caso, o nome do produto é a referência (também chamada de valor de pesquisa) e a quantidade é o valor que se quer encontrar (também chamado de valor de retorno). Vale destacar que, para a PROCV funcionar, o valor de pesquisa deve estar à esquerda na tabela em questão.

Ou seja, no nosso exemplo, a função só vai fazer uma procura vertical pela ocorrência de “Tênis esportivo 1” na primeira coluna.

Outro ponto de atenção é que o Excel não vai considerar ocorrências repetidas do valor de pesquisa. Mesmo que o termo “Tênis esportivo” apareça em mais de uma linha, a PROCV só vai exibir o valor de retorno relativo à primeira linha que encontrar.

Mas esse foi apenas um exemplo simples. Vejamos quais são as maiores vantagens em usar a função PROCV.

Quais são os principais benefícios da função PROCV?

Separamos alguns benefícios da PROCV para inspirá-lo a estudar mais a função e aprender a utilizá-la. Confira logo abaixo!

Agilidade

Pense em uma planilha com muitas linhas e colunas. Encontrar manualmente o valor relacionado a uma referência específica seria bastante trabalhoso.

Ainda que você usasse a função “Procurar” (“Ctrl + F” no Windows, ou “Command + F” no Mac) e digitasse a referência, levaria tempo até visualizar o valor desejado ao navegar pelas colunas. Com a PROCV, esse processo fica muito mais ágil e prático.

Menor ocorrência de erros

É fato que as planilhas são uma ótima ferramenta para registrar informações e muitas empresas confiam nelas para organizar dados relevantes ao negócio.

Acontece que as buscas manuais em tabelas muito grandes estão sujeitas a erros, o que pode levar a conclusões e decisões equivocadas.

Com um processo automatizado como a busca vertical da PROCV, você tem mais confiança em relação às procuras que precisar fazer. Com menos erros, haverá menos retrabalho na sua organização e menos prejuízos decorrentes de falhas que poderiam ser facilmente evitadas.

Facilidade em unificar dados

Outra utilidade da PROCV é unificar dados de tabelas distintas. Suponha que você tenha 2 tabelas:

• Tabela A: contém o nome dos colaboradores do time de vendas e a receita que geraram no mês;
• Tabela B: contém a receita mínima em vendas para ter direito à respectiva comissão (em porcentagem).

Então, a ideia é preencher a comissão de vendas correspondente de maneira automática. Isso é possível com a PROCV, como veremos com mais detalhes adiante.

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Como aplicar a função PROCV nas suas planilhas?

Agora que você já sabe a utilidade da PROCV e as vantagens que ela oferece, vamos ver como usar a função na prática.

A fórmula é esta, seguida dos respectivos parâmetros:

=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; [procurar_intervalo])

Explicamos cada um desses parâmetros a seguir:

valor_procurado

É o valor de pesquisa com a qual você quer fazer a busca. É o termo que a função vai procurar na tabela.

matriz_tabela

É a tabela em que você pretende fazer a pesquisa. Ela pode estar, inclusive, em outra folha do arquivo.

núm_índice_coluna

É o número da coluna da tabela em que está o valor de retorno.

procurar_intervalo

Esse parâmetro especifica se você quer que a procura seja feita com o termo igual ou aproximado ao valor de pesquisa. Para a correspondência exata, é preciso indicar 0 ou FALSO e, para a correspondência aproximada, 1 ou VERDADEIRO.

Agora, voltemos ao exemplo do início do post. Repare na captura de tela como preenchemos as propriedades da PROCV para retornar a quantidade referente a um produto específico.

• valor_procurado: definimos a célula “B9”, em que está o valor de pesquisa que digitamos: “Sandália casual”;
• matriz_tabela: o intervalo “A2:C7”, que compreende a tabela em questão, começando na célula A2 e terminando na célula C7;
• núm_índice_coluna: como o valor de retorno que queremos está na segunda coluna (“Quantidade”) da tabela que definimos no parâmetro anterior, o parâmetro aqui será “2” (se quiséssemos o valor de retorno da coluna “Valor”, deveríamos indicar esse parâmetro como “3”);
• procurar_intervalo: colocamos o último parâmetro como “FALSO”, pois queremos a correspondência exata de “Sandália casual”.

De volta ao exemplo da comissão de vendas, vejamos como fica a PROCV aplicada àquele cenário.

• valor_procurado: queremos usar a receita de vendas como valor de referência e a comissão como valor de retorno, então, como estamos na linha 3, definimos a célula “B3”;
• matriz_tabela: a tabela em questão é a Tabela B, então, colocamos “E$3:F$9” (se fosse “E3:F9”, sem o “$”, ao replicar a fórmula para as demais linhas da coluna “Comissão” da Tabela A, o Excel incrementaria os números, deixando “E4:F10”, “E5:F11″, “E6:F12” e, assim, sucessivamente);
• núm_índice_coluna: como o valor de retorno está na segunda coluna da Tabela B, colocamos “2”;
• procurar_intervalo: aqui, definimos como “VERDADEIRO” para uma correspondência aproximada, porque a comissão só é atribuída quando ultrapassa determinado valor em vendas.

Portanto, tenha a função PROCV sempre em mente quando precisar fazer algum tipo de pesquisa nas suas planilhas ou unificar dados de mais de uma tabela. Esse método pode ser bastante útil, além de ajudar a otimizar o seu tempo e o da sua equipe.

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