Gestão de ativos digitais: entenda o que é Digital Asset Management (DAM)

A transformação digital é um fenômeno já experimentado em diversos níveis da sociedade.

Seja em ações rotineiras, seja em atividades corporativas, a tecnologia tem sido a precursora de inúmeras mudanças. E a digitalização dos serviços se tornou uma realidade.

Cada vez mais, os ativos digitais — como sites, aplicativos e documentos — compõem o inventário das empresas.

Ou seja, a noção de que a patrimônio de uma organização é composto apenas por ativos físicos foi superada. Hoje, o acervo virtual também tem um grande valor.

Nesse contexto, um conceito vem ganhando mais notoriedade: o Digital Asset Management (DAM).

Você sabe como esse termo pode ajudar sua empresa se relacionar melhor com seus ativos digitais?

Não? Então este post pode ser muito útil. Continue a leitura e saiba mais sobre o tema!

O que é Digital Asset Management?

De maneira bem direta, Digital Asset Management (gerenciamento de recursos digitais, em português) nada mais é do que um sistema voltado para a gestão de conteúdo virtual da empresa.

A partir desse sistema, organizações conseguem não só armazenar e gerenciar, mas centralizar as atividades envolvendo a manipulação de todos os seus arquivos digitais produzidos.

Isto é, o DAM permite que uma determinada empresa centralize o gerenciamento de conteúdo ou dados digitais acessados ​​ou compartilhados pelos membros da equipe ou por usuários externos.

O software

Indo um pouco mais a fundo nesse conceito, um software DAM funciona como um diretório de arquivos, no qual os recursos de dados digitais são interligados e organizados de forma a se manterem acessíveis a qualquer momento.

Uma ferramenta DAM é como um sistema dinâmico de armazenamento e entrega que pode ser hospedado em um site ou mesmo na nuvem.

Desse modo, toda a manipulação de ativos digitais do negócio é facilmente realizada.

Isso ocorre porque o DAM organiza, centraliza e integra os mais diferentes materiais digitais já produzidos e utilizados, tornando-os acessíveis onde e quando necessário.

No contexto de ativos digitais, podemos incluir como exemplos dos mais comuns os seguintes:

• arquivos de vídeo;
• áudio;
• imagens;
• apresentações;
• planilhas;
• documentos digitais; e
• qualquer outro formato de dado digital que tenha algum valor para a empresa.

Quais são os tipos de DAM?

Dentro do universo do gerenciamento de ativos digitais, vale destacar que um sistema DAM possui algumas classificações.

Elas variam de acordo com o tipo de ativo digital gerenciado pela ferramenta.

Vejamos quais são essas classificações:

• gerenciamento de ativos de marca: auxilia com a gestão estratégica de dados relacionados ao marketing e à publicidade e das informações voltadas para as vendas;
• gerenciamento de ativos de produção: inclui ativos de dados digitais específicos da produção e da execução de projetos da empresa, ou seja, todo o aparato necessário para planejar as atividades; e
• gerenciamento de ativos de biblioteca: é responsável pela organização dos ativos, reunindo-os de forma sistemática e lógica para facilitar a navegação na ferramenta.

Como esse conceito beneficia as empresas?

A gestão de ativos digitais por meio de um software DAM pode otimizar diferentes processos dentro da empresa, revolucionando a maneira como se realiza suas campanhas de marketing e desenvolve seus negócios.

Podemos citar os seguintes benefícios da implantação de um sistema DAM:

Agilidade no trabalho

O software de gerenciamento de ativos digitais permite aos usuários acessar os recursos de maneira mais simples e ágil.

Isso pode ser percebido na hora de pesquisar, baixar, visualizar ou carregar o determinado arquivo em um site externo, por exemplo.

As soluções DAM oferecem diferentes maneiras de navegar pelos seus recursos digitais.

A mais tradicional delas é por meio de um sistema de pastas. Cada ativo é colocado em uma pasta específica que facilita a organização e o acesso posterior.

Porém, vale mencionar que o sistema de filtros também contribui para tornar o trabalho mais ágil, pois o usuário consegue encontrar o que precisa por meio de inferências-chave para a busca.

Isso economiza um tempo valioso na execução dos projetos e nas publicações de conteúdos, tornando as campanhas de marketing de conteúdo mais eficazes.

Maior controle no acesso às informações

Ao trabalhar com conteúdo ligado à marca da empresa, é muito importante garantir que o acesso seja feito por quem realmente seja o responsável pela tarefa.

Mesmo não se tratando de dados sigilosos, o acesso descuidado por outros usuários pode ensejar erros, como alterações ou até mesmo exclusões acidentais de arquivos.

Nesse sentido, o DAM pode ser empregado para controlar o acesso dos usuários. Assim, determinados projetos e recursos só poderão ser acessados por profissionais com as credenciais.

Compartilhamento de arquivos

Em empresas, é muito comum que diferentes pessoas se envolvam em um mesmo projeto.

Esse trabalho conjunto é fundamental para a qualidade e agilidade do marketing, principalmente.

Nesse ponto, o software DAM também traz uma série de benefícios.

A partir da ferramenta, equipes inteiras podem acessar, modificar e salvar materiais a partir de diferentes estações de trabalho.

Todas essas modificações são compartilhadas automaticamente, permitindo que outros profissionais retomem o trabalho a partir do ponto em que foi deixado.

Economia de tempo

Em vez de a equipe perder um tempo preciso buscando ativos utilizados no passado, com o DAM esse esforço pode ser melhor direcionado para o reaproveitamento de materiais.

De maneira direta, isso impacta não só a produtividade, mas o custos com marketing, já que a reutilização poupa o retrabalho.

Melhor aproveitamento das equipes

Além de todos os benefícios apresentados, um software de gestão de ativos digitais permite que as equipes se concentrem em trabalhos mais relevantes e enriquecedores para o negócio.

Isso é ótimo, pois se trata de uma nova oportunidade em vez de lidar com tarefas burocráticas e manuais que pouco agregam aos resultados práticos da empresa.

Como realizar sua implementação?

A implementação do DAM na empresa é um processo gradativo, o qual depende de uma série de análises para que seja o mais eficiente possível.

Confira algumas medidas para garantir o sucesso da implementação:

Escolha da ferramenta ideal

Inicialmente, é necessário encontrar um software que corresponda às reais necessidades da organização.

Hoje, com a virtualização dos serviços, diversas são as opções de softwares disponíveis para as empresas de diferentes portes e áreas de atuação.

Assim, é preciso definir a solução ideal para a sua empresa, buscando as funcionalidades específicas para suas demandas.

Nesse contexto, ao definir um software DAM, é essencial focar em soluções mais modernas, com boa conectividade e segurança (afinal, ativos valiosos serão manipulados nesse ambiente).

Um software SaaS, por exemplo, além de trazer mais economia para a empresa, garante uma maior disponibilidade e segurança das informações.

Isso porque as prestadoras de serviços na nuvem têm toda a infraestrutura necessária para manter a regularidade do sistema.

Preparar os usuários para a mudança

Inicialmente, operar o software de gerenciamento de ativos digitais pode ser uma tarefa complexa.

Por isso, educar os usuários sobre o funcionamento da ferramenta é de suma importância para o bom proveito dela.

O esforço de adaptação exigido dependerá basicamente do nível de familiaridade dos usuários com softwares e ferramentas de automação.

Quanto mais habituados eles estiverem com a utilização desse tipo de solução, mais ágil será a adaptação com o software DAM.

Nesse momento, é fundamental fornecer informações detalhadas sobre o funcionamento do sistema de gerenciamento de ativos digitais, demonstrando, sempre que possível, como os seus recursos são utilizados.

Para tornar esse processo mais dinâmico e fluido, crie um banco de informações sobre o DAM.

Assim os usuários podem acessá-lo em caso de dúvida e encontrar lições teóricas e práticas. E isso pode reduzir bastante o tempo de aprendizado.

Como o DAM impacta na estratégia de marketing digital?

Atualmente, é impossível dissociar o marketing digital e o conteúdo visual de uma empresa.

A realidade é que as campanhas de marketing também têm a finalidade de fortalecer a imagem do negócio, popularizando sua marca e identidade.

Nesse contexto, fica fácil imaginar como o conceito de Digital Asset Management pode agregar valor às campanhas de marketing.

Um software DAM pode operacionalizar esse trabalho, garantindo a utilização correta de todos os recursos visuais necessários.

Por exemplo:

Uma empresa que possui um blog precisa planejar o uso de imagens, ilustrações e outros recursos visuais para tornar o conteúdo mais alinhado a proposta da empresa, além de seguir um certo padrão com as publicações.

Nesse ponto, o software pode servir como norte para essa tarefa, ajudando o setor de marketing a definir, com base nos materiais já utilizados anteriormente, quais os mais indicados.

Mas não para por aí.

O uso do DAM pode gerar um diferencial competitivo para o marketing ao promover os seguintes aspectos:

• maior controle sobre a marca e sua consistência global;
• melhor revisão, aprovação e participação das equipes nos projetos;
• redução de erros e de tempo de execução do marketing;
• aumento da produtividade na hora de encontrar e compartilhar um conteúdo.

Como vimos, a gestão de ativos digitais tem um papel decisivo nas ações que envolvem a marca e a presença do negócio no mercado.

A partir desse sistema, profissionais podem gerir com maior eficiência todo o inventário virtual da empresa, totalmente digitalizado e focado na web.

A boa notícia é que já existem softwares especializados no assunto, permitindo uma melhor administração das informações da empresa. Por meio dessas ferramentas, é possível cadastrar clientes, colaboradores, fornecedores e até talentos externos.

Além da gestão de projetos, em algumas delas é possível integrá-los ao financeiro. Quando se trata de agências de comunicação e marketing, o Studio é uma boa opção se você busca por um sistema completo.

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