Gestão de custos: saiba como fazer para sua agência

Gerenciar uma empresa é uma sucessão de desafios. Todos os dias, são várias tarefas que se acumulam e acontecem simultaneamente.

E, não raro, empreendedores se veem perdendo o controle do volante empresarial.

Quase como naquele clássico filme da década de 80, Velocidade Máxima, a empresa se transforma em um ônibus em alta velocidade e que, a qualquer momento, pode causar uma catástrofe: falência.

Para evitar uma tragédia, seguindo na metáfora do filme, é preciso desarmar a bomba e, então, pisar no freio na hora certa.

Na sua empresa, a bomba é o fluxo financeiro e o freio que pode salvar a sua vida e de seus empregados tem um nome que assusta alguns, embora seja relativamente fácil de entender: Gestão de Custos.

Neste artigo, você aprenderá como tomar as rédeas de novo da sua empresa.

Desvendaremos os segredos da Gestão de Custos e entenderemos por que ela é tão importante.

Assim que terminar de ler, não deixe para depois. Comece imediatamente a implementar essas estratégias para resultados virem com maior rapidez.

O que é Gestão de Custos?

Vamos começar do começo. A gestão de custos é o gerenciamento inteligente dos gastos de uma empresa.

Todas as companhias e empreendimentos possuem custos e eles podem ser bem feitos ou não.

Uma Gestão de Custos eficiente permite ao empreendedor identificar oportunidades de investimento, aumentar a margem de lucro, tomar decisões estratégicas mais conscientemente, além de dar mais segurança no desempenho da empresa.

Por outro lado, deixar de fazer esse controle é o mesmo que andar no escuro. E, não se engane, isso é muito mais comum do que parece.

Não é pequeno o número de diretores que se preocupam apenas com o valor que está no caixa no final do mês e não fazem ideia do percusso que o dinheiro fez para chegar ali.

Se você é um desses, pode estar perdendo grandes oportunidades. Fique conosco, as próximas dicas vão ajudá-lo.

Quais são os objetivos da gestão de custos?

Além da tomada de decisão, saber quais são os gastos é um dos caminhos para acompanhar a rentabilidade e o desempenho financeiro da empresa, assim como contribui para o planejamento e controle das operações.

A análise dos custos também é essencial para compor o preço dos produtos. É preciso saber quais são os gastos envolvidos para a empresa entregar ao cliente a solução que ele deseja e considerá-los na formação do preço.  

Outra questão importante é que agências que fazem análises financeiras corretamente agregam valor à gestão e geram vantagem competitiva a seu favor.

Para administrar os custos, a primeira tarefa é mapear todos os gastos da empresa e separá-los conforme seus objetivos, para, a partir daí, seguir para a análise.

O que considerar para gerir os custos de uma agência?

Comece fazendo o levantamento de todos os gastos da empresa. Contratações, equipamentos, conta de luz e qualquer outro custo deve ser registrado. Uma das dicas é separar cada item entre custos diretos, indiretos, fixos e variáveis.

Diretos

São os custos atribuídos diretamente ao produto ou serviço prestado. Um exemplo seria a contratação de um profissional freelancer para entregar posts de redes sociais. O custo desse profissional deve ser considerado para compor o preço do serviço.

Indiretos

São aqueles que não são relacionados com a entrega da empresa, como conta de luz e água.

Fixos

São custos independentes do fluxo de demandas e da produção da empresa e desembolsados periodicamente, como o aluguel de salas da agência.

Variáveis

Ligados à produtividade, são os itens que variam conforme a demanda de trabalho. Como exemplo, o valor mensal de comissões é um custo que varia conforme os negócios firmados.

Ainda é preciso identificar de qual classificação e categoria os custos fazem parte, assim como o valor e o mês de referência. Por exemplo, salários fazem parte da classe “despesas administrativas” e da categoria “salários e benefícios”.

Organizar os custos em grupos permite que gestores tenham noção do quanto está sendo investido em cada categoria e identifiquem oportunidades de ajustes e calibrações em cada uma delas.

O acompanhamento dos gastos da empresa interfere tanto na administração de forma geral, assim como pontualmente e na definição dos preços que serão praticados.

Quer aprender ainda mais sobre Gestão Financeira de agências? Baixe o nosso kit completo e gratuito sobre o tema!

Como fazer uma precificação correta?

Para precificar com assertividade, verificar os custos é um dos requisitos mais importantes. Acompanhe o passo a passo a seguir e saiba quais são as etapas para construir a precificação ideal.  

1. Liste todos os produtos oferecidos pela agência e faça o levantamento dos custos de cada um deles. Veja quais são os valores que compõem o custo que a empresa tem para entregar o serviço comercializado. É importante que o preço do produto cubra os gastos identificados.
2. Defina a margem de lucro para cada um dos serviços. Além de cobrir gastos, é preciso definir o lucro que se espera com cada produto e serviço do portfólio.
3. Observe o mercado. Verificar quais preços estão sendo praticados pelos seus concorrentes é importante para balizar a formação da sua precificação.
4. Foque no equilíbrio. Não se esqueça de que preços muito baixos podem não dar conta para atingir os lucros esperados, assim como preços muito elevados podem exigir maior esforço para conquistar clientes — e até investimentos maiores.
5. Considere o valor percebido pelo cliente. Aqui, questões como reconhecimento da empresa e qualidade diferenciada dos produtos no mercado, por mais que não sejam tangíveis, são critérios que influenciam na decisão.
6. Use fórmulas de precificação. Algumas equações são praticadas na contabilidade para traçar indicadores que facilitam a composição do preço, como o percentual do Custo Fixo. Pesquise fórmulas de acordo com a análise que você quer fazer.

Conhecendo o tamanho do problema (para achar a solução certa)

Ok, lembra da bomba da qual falamos no começo do artigo? É hora de encará-la de frente.

Muitos empreendedores possuem inúmeros talentos, como capacidade de inovar, de liderança e de inspirar parceiros, mas negligenciam aspectos básicos como a contabilidade da empresa.

Conhecer seu negócio a fundo não é apenas recomendável, como essencial para conseguir extrair o máximo de sua empresa e alcançar os melhores resultados.

Esse é o primeiro passo para uma boa gestão de custos: levantamento e análise de todos os custos da empresa.

Tudo o que for gasto precisa ser identificado, compreendido e registrado. Gastos rotineiros e gastos sazonais, nada pode ficar de fora.

Esse pente fino vai permitir a você encontrar os pontos fortes e fracos de sua empresa.

Saber onde está sua fonte de renda principal, assim como os lugares em que é preciso diminuir os gastos.

Planilhas para quê lhe quero

Agora que você já fez um extenso e detalhado levantamento dos custos é hora de transformar essas informações em dados.

Você sabe a diferença entre informação e dado? As informações são apenas fatos, enquanto os dados possuem um significado específico e compreensível para quem vai tomar decisões.

Saber quanto uma floricultura gasta de água por mês é importante, mas relacionar isso com o número de flores que são produzidas nesse mesmo período de tempo ajuda a entender melhor o preço daquele produto.

Esse deve ser seu foco principal, compreender como os custos da sua empresa impactam na construção do preço do produto ou serviço que você oferece.

Sem ter isso na ponta do lápis fica fácil fugir da realidade na hora de estabelecer um preço ou, pior, estar vendendo e, mesmo assim, tendo prejuízo.

Por isso, as planilhas são essenciais para tornar as informações coletadas em dados que ajudem na tomada de decisão dos gestores. Seja o mais detalhista possível.

Contabilidade, gestão de custos e gestão financeira

Podemos dizer que o levantamento realizado é a contabilidade dos custos da empresa.

O passo seguinte, em que tudo é colocado na planilha e decisões estratégicas são tomadas com base naquele banco de dados é a Gestão de Custos.

A próxima etapa, entender como isso impacta na sua margem de lucro e, inclusive, nas decisões estratégicas da sua empresa como um todo é a Gestão Financeira.

Ou seja, entender que comprar pacotes de copos plásticos para seus funcionários é muito mais custoso do que dar uma caneca para cada um de brinde de final de ano o que pode, em última instância, interferir na sua capacidade de abrir uma filial ou não.

Evidentemente esse é um exemplo exagerado, mas é só uma forma de lhe mostrar como tudo em uma empresa está interligado e quanto mais as decisões forem tomadas de forma motivada e menos sem fundamento, maiores são as chances de sucesso.

Análise SWOT

Você sabe o que é Análise SWOT? É uma ferramenta de gerenciamento que também pode ser usada na Gestão de Custos.

A palavra é uma sigla para Strengths, Weaknesses Opportunities e Threats ou seja Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

Para realizar esse tipo de análise você precisa ter feito seu levantamento de custos e entender como ele se relaciona com esses aspectos destacados pela análise no contexto da sua empresa.

Em outras palavras, entender como um custo pode, se melhor trabalhado, transformar em uma oportunidade de melhoria para sua empresa.

Essas divisões são ótimas formas de organizar o cenário e entender melhor que caminhos seguir.

Porém, não existe fórmula mágica. A Gestão de Custos é um trabalho muito importante, que pode trazer resultados incríveis, mas também que exige muito esforço de dedicação.

Erros mais comuns

Se você entendeu a importância da gestão de custos, já deve estar se perguntando: mas quais são os cuidados que eu preciso tomar?

Quais são os erros mais comuns cometidos? Tudo bem, vamos passar a eles agora.

Jogo: lucro ou prejuízo

Vamos deixar para você um desafio agora. Escolha um por um os produtos e/ou serviços que sua empresa oferece, faça uma lista com quatro colunas.

Na primeira, coloque o nome. Na segunda, coloque o preço de venda. Salte a terceira e, na quarta, escreva apenas se aquele item lhe dá lucro ou prejuízo.

Quão difícil é essa tarefa para você? Quanto mais fácil for, possivelmente, mais você conhece seu negócio. Muitos empresários não sabem dizer isso daquilo que vendem.

Como já dissemos, simplesmente se preocupam com o valor no final do mês. Se o caixa fecha no vermelho, a solução é vender mais.

Se está no azul, problema nenhum. Pode ser um resultado muito enganoso porque o vermelho pode ser culpa de um gasto desnecessário não identificado e o azul pode, inclusive, estar aquém do que a empresa pode realmente faturar.

Então, já descobriu o que colocar na terceira coluna do nosso jogo? Isso mesmo: os custos.

Com a lista de todos os seus produtos e/ou serviços na mão, vá em busca de identificar individualizadamente os custos de cada item.

Com essa coluna preenchida, poderá preencher a quarta com facilidade. A partir disso, basta adequar os preços de modo a eliminar os prejuízos.

Não se esqueça dos estoques e da manutenção

Essa é uma dica mais avançada na gestão de custos. Estoque é investimento feito que está parado até que seja vendido.

Enquanto ele está parado, você sabe muito bem, seu valor deprecia. Essa depreciação tem que ser considerada também como custo.

Além, claro, dos custos rotineiros para manter, no caso de produtos, aquele montante ali. Muitos empreendedores se esquecem desse detalhe na Gestão de Custos: estoque parado é dinheiro sendo gasto.

Além dos estoques, esteja atendo à manutenção dos seus equipamentos. Ou seja, não basta contabilizar os custos na hora de comprar uma máquina nova ou contratar um novo funcionário.

Esse equipamento vai precisar de um reparo, assim como um funcionário eficiente precisa estar sempre se reciclando e aperfeiçoando seus conhecimentos.

Tudo isso precisa ser contabilizado e deve entrar na conta no momento de tomada de decisão.

A Gestão de Custos precisa ser, portanto, algo pensado tanto no curto prazo como no médio prazo e, inclusive, no longuíssimo.

Afinal, tudo isso está intercalado, sem uma gestão eficiente no presente, o futuro da empresa pode estar comprometido.

Disciplina, detalhamento e atualização

Para finalizar, guarde essas três palavras desse intertítulo com você: disciplina, detalhamento e atualização.

Uma boa gestão de custos precisa ser assim, muito minuciosa, estar sempre com as informações em dia e não abrir exceções para nenhum gasto.

Viu só como a Gestão de Custos pode ajudar — e muito! — você a assumir de novo o controle da sua empresa?

Ou, se você ainda não está na situação crítica, a prevenir esse cenário? O que você achou das informações contidas neste artigo? Foram úteis? Você tem alguma experiência que gostaria de compartilhar com a gente?

Quer saber mais sobre como fazer uma boa gestão do seu dinheiro? Veja como fazer um orçamento empresarial para seu negócio.