Gestão de metas para eventos: acompanhe suas métricas para melhores resultados

Em qualquer projeto, a mensuração dos resultados é fundamental para avaliar se os objetivos propostos no início da empreitada foram atingidos. Mais ainda, esse tipo de análise se mostra bastante eficaz como forma de extrair aprendizados para aprimorar a abordagem nas próximas iniciativas.

Quando falamos de eventos, isso não é diferente: esse balanço vai garantir que, no futuro, a tomada de decisão seja melhor embasada, bem como que o próprio planejamento estratégico seja elaborado de maneira mais acertada.

Mas engana-se quem pensa que basta examinar as métricas ao final do projeto. A maneira mais eficaz de, de fato, conquistar o sucesso e atingir os objetivos — além de apreender o máximo de ensinamentos possíveis — é por meio de uma boa gestão de metas para eventos, que ocorre durante todo o processo, e não apenas no pós-evento.

Por isso, no post de hoje, vamos nos aprofundar nesse assunto. Ao final da leitura, você será capaz de gerenciar suas metas com maestria. Confira!

A importância da gestão de metas para eventos

Para construir uma parede, você precisa colocar tijolo por tijolo e só ao final terá o resultado final da construção. Com relação aos objetivos de um evento, acontece da mesma forma: é preciso cumprir diversas tarefas, superando cada etapa, para que, ao final, a meta principal seja alcançada.

Da mesma forma que um tijolo mal colocado vai prejudicar a parede que está sendo construída, uma etapa mal executada certamente vai afetar negativamente o resultado final do seu projeto. E, é claro, perceber isso depois que a construção foi concluída não vai fazer com que sua qualidade melhore.

É justamente por isso que a gestão de metas para eventos é tão importante. Quando aplicada ao longo da produção, ela vai possibilitar a avaliação do desempenho de cada indicador, de forma que seja possível implementar mudanças sempre que os resultados não atenderem às expectativas — garantindo que a equação final seja positiva para você.

O acompanhamento das metas

Existem diversas formas de se administrar os objetivos. De maneira geral, você precisa estabelecer metas que sejam realistas, mensuráveis e, especialmente, alcançáveis, e acompanhá-las periodicamente, implementando mudanças sempre que necessário.

Você pode tentar fazer esse acompanhamento sem necessariamente usar algum tipo de padronização, mas corre o risco de se perder em meio a tantos indicadores. Por isso, há algumas metodologias que possibilitam uma análise mais sistematizada — o que sem dúvidas vai garantir um trabalho não só mais eficaz como também, e principalmente, mais eficiente.

Metodologia OKR

OKR é a sigla para “objectives and key results”, ou seja, objetivos e resultados-chave. Essa metodologia é bastante interessante porque relaciona aspectos qualitativos (os objetivos) com quantitativos (os resultados-chave). Ou seja, você estabelece onde quer chegar e que parâmetros precisa obter para saber se chegou lá.

Mas essa não é a única vantagem. Estamos falando de uma gestão de metas para eventos descentralizada, o que garante bastante flexibilidade. Com isso, é possível utilizá-la tanto em grandes projetos quanto em outros menores com a mesma efetividade.

Além disso, a metodologia OKR valoriza a atuação dos colaboradores, pois, graças a essa descentralização, os objetivos serão sempre tangíveis para eles. Assim, você garante a motivação de todos até o final do evento.

Mas se você ainda está na dúvida sobre utilizá-la ou não, vamos te dar uma informação que pode te convencer: essa é a estratégia adotada por grandes empresas do Vale do Silício — como Twitter e LinkedIn — e foi utilizada pelo Google quando a empresa ainda estava no seu primeiro ano de atuação e não era o gigante dos motores de busca que é hoje.

Como implantar o método OKR?

Trace objetivos

Os objetivos nessa abordagem devem estar claros para toda a equipe envolvida no projeto. Mais do que isso, eles precisam ser simples, pois é justamente essa facilidade de compreensão que motivará os envolvidos a se empenharem nisso.

Uma diferença significativa dessa metodologia para outras é que as metas não são impositivas, do alto para o baixo escalão. Embora esse grupo de altos gestores seja responsável por 40% delas (o chamado sistema top down), os times respondem pela elaboração de 60% dos objetivos (conhecido como bottom up).

Essa divisão faz toda a diferença ao longo do processo: enquanto o grupo mais sênior indica os objetivos estratégicos do evento, as equipes desdobram isso em metas mais próximas de sua realidade. Se a presidência, por exemplo, define que o evento se torne a maior referência em sua área de atuação, caberá a cada time estabelecer as metas para contribuir com isso.

Defina e monitore resultados-chave

Os resultados-chave devem ser definidos a partir de cada objetivo, de maneira quantitativa. Mas, diferentemente do propósito, que deve ser claro e simples, essas métricas devem ser desafiadoras.

Mas lembre-se: elas devem provocar o colaborador a dar o máximo de si para alcançá-las e não devem, em hipótese alguma, ser impossíveis de ser atingidas. Elas devem ser motivadoras, nunca o contrário.

Esses key results devem ser acompanhados periodicamente, de forma a avaliar se o trabalho que está sendo executado está de acordo com eles. Pensando no exemplo que demos anteriormente, uma determinada equipe pode estabelecer como indicadores de que o evento se tornou referência em sua área de atuação os seguintes resultados-chave:

1. atingir um certo número de inscrições;
2. alcançar certa porcentagem de interações positivas com a marca nas redes sociais.

Para que eles sejam atingidos, será preciso analisar com regularidade se o número de inscrições está aumentando e quais são os tipos de postagens nas mídias sociais que mencionam o evento. A vantagem de fazer a gestão de metas para eventos é que, caso os indicadores não estejam caminhando em direção a alcançá-las, o time poderá implementar mudanças que modifiquem a situação.

Como você pode perceber, a metodologia OKR não é tão difícil de ser implementada. De maneira concisa, ela pode ser resumida nas seguintes etapas:

1. elaboração de objetivos qualitativos macro (da presidência e alto escalão) claros e simples;
2. concepção dos objetivos qualitativos de cada equipe;
3. definição dos indicadores-chave quantitativos mensuráveis e desafiadores para cada objetivo em cada time;
4. monitoramento e análise periódica das métricas;
5. identificação de problemas e implementação de mudanças sempre que as métricas não estiverem de acordo com o esperado.

Aplicando esse método na produção de seus eventos, você perceberá como vai ser mais simples alcançar os resultados esperados.

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Este artigo foi escrito pela equipe da mobLee.