Gestão de mudanças: o que é e como aplicar na sua agência

Quando sua agência se ocupa de projetos ou iniciativas para melhorar a performance, aproveitar oportunidades e abordar questões importantes, ela geralmente vai precisar de mudanças: nos processos, nos cargos, na estrutura organizacional e nos tipos e usos de tecnologias. Ou seja, é imprescindível uma gestão de mudanças.

No entanto, na realidade são os próprios funcionários da agência que têm que, em última instância, mudar a forma como eles lidam com o fluxo de trabalho. Se esses indivíduos não têm sucesso nas suas transições pessoais ou se eles não abraçarem e aprenderem novas maneiras de trabalhar, a iniciativa irá falhar. Mas se os colaboradores abraçarem e adotarem as mudanças organizacionais requeridas pela iniciativa da agência, eles irão entregar os resultados esperados.

A gestão de mudanças existe para ajudar negócios a planejar suas transformações, em vez de somente reagir a elas. Navegar nesse mar revolto das mudanças pode ser difícil, mas com planejamento e preparação, o barco não vai virar. E é aí que a implementação de uma gestão de mudanças pode ser a solução.

Quer saber mais? Veja, neste post, como implantá-la na sua agência1

O que é gestão de mudanças?

Gestão de mudanças é a disciplina que guia a agência a se preparar, se equipar e auxiliar indivíduos a adotar mudanças com sucesso em direção aos resultados para a organização.

Enquanto todas as mudanças são únicas e nenhuma pessoa é igual a outra, é evidente que existem medidas que podemos tomar para influenciar pessoas nas suas metamorfoses. A gestão de mudanças fornece uma abordagem estruturada para auxiliar seus colaboradores a moverem-se de seus estados atuais para o futuro. Há basicamente três níveis de gestão de mudanças.

Gestão de mudanças individual

Mesmo que seja uma reação psicológica e fisiológica humana natural resistir às mudanças, nós somos criaturas bem resilientes. Quando temos apoio em tempos de mudança, nós podemos ser maravilhosamente adaptáveis. A gestão de mudanças individual requer compreender como as pessoas experimentam modificações e o que precisam mudar.

Também requer saber o que fará com que pessoas façam essa transição com sucesso: quais mensagens elas precisam ouvir e de quem, qual o melhor momento de ensinar alguém uma nova habilidade, como instruir elas a mostrarem novos comportamentos e como fazer para essas mudanças “grudarem” no trabalho de alguém.

Esse tipo de gestão toma emprestado conhecimentos de disciplinas como psicologia e neurociência para aplicar frameworks práticos. A gestão de pessoas está cada vez mais data-driven.

Gestão de mudanças organizacional/de iniciativa

Embora a mudança aconteça no nível individual, é praticamente impossível para um líder de projetos gerenciar mudanças baseando-se de pessoa em pessoa. A gestão de mudanças organizacional nos fornece um guia com ações a serem tomadas para impactar toda a agência. Isso envolve, primeiramente, identificar grupos e pessoas que precisarão mudar como resultado do seu projeto, e de que maneira elas precisarão abraçar essas transições.

Essa gestão abrange a criação de um plano customizado para assegurar que os colaboradores impactados receberão atenção, liderança e treinamento para prosseguirem com seus processos. Conduzir transições individuais bem-sucedidas deve ser o foco principal das suas atividades na gestão de mudanças organizacional.

Dar conta dessas mudanças é complementar para sua gestão de projetos. Este garante que suas soluções estão desenhadas, desenvolvidas e entregues, enquanto a gestão de mudanças certifica que estas soluções serão adotadas e usadas pela agência.

Capacidade da gestão de mudanças do empreendimento

Este nível corresponde a uma competência central de uma organização, que disponibiliza uma diferenciação competitiva e a habilidade para efetivamente se adaptar a um mundo em constante transformação. A capacidade da gestão de mudanças do empreendimento significa que a mudança está embutida nas competências dos cargos, estrutura, processos, projetos e lideranças da sua agência.

Dessa forma, a gestão de processos é constantemente aplicada a iniciativas, os líderes têm habilidades para guiar os times em tempos de mudança e os funcionários sabem o que solicitar para terem sucesso.

O resultado de uma agência de comunicação com capacidade para a gestão de mudanças é: indivíduos que abraçam as mudanças mais rápido e organizações mais aptas a responder às mudanças de mercado, lançar mão de iniciativas estratégicas e adotar novas tecnologias de gestão com menos impacto na produção.

Qual a importância da gestão de mudanças?

Nesse mundo onde a mudança é imperativa, não se adequar aos novos tempos é ser esquecido e deixado para trás. Mas não basta apenas aderir a todas as tendências que aparecem, e sim ter total controle sobre as transições pelas quais sua agência irá passar. Dessa forma, a gestão de mudanças gera vários benefícios para a otimização da empresa.

Traz prosperidade para a agência

Já se foi o tempo em que se faziam grandes mudanças a cada três ou cinco anos. As agências estão enfrentando mudanças mais rápidas, complexas, interdependentes e multifuncionais do que antes. Estar apto a entregar resultados em meio a múltiplas mudanças permite às organizações alcançar sua visão estratégica e prosperar nesse ambiente.

Com processos mais bem estruturados, é possível aumentar a produtividade e qualidade das entregas realizadas. Assim, o negócio tende a atrair e fidelizar um número maior de clientes, de modo a alavancar os seus lucros.

Permite que entregue a parte do ROI dependente de pessoas

Muitas vezes as empresas contam com uma equipe completa, mas, mesmo assim, não conseguem dar conta de toda a demanda existente — ou até fazem entregas, porém pecam na qualidade dos produtos ou serviços. Isso pode ser um forte indício de que a companhia investiu nos profissionais errados, pois não estão rendendo o esperado.

A gestão de mudanças foca em ajudar as pessoas a mudar sua forma de trabalhar, permitindo à agência capturar a contribuição da adoção dos funcionários no retorno sobre o investimento (ROI). Dentre os indicadores de desempenho (KPI), este é o que possibilita identificar o quanto cada colaborador está contribuindo para o bom funcionamento e crescimento do negócio.

Com base nessa informação, você pode tomar decisões, como fazer ajustes nas funções de determinado funcionário para que ele renda mais. 

Ajuda a fechar o gargalo entre requisitos e resultados

Uma reclamação muito comum entre os colaboradores é que as empresas exigem resultados de alto nível, mas não dão todo o suporte necessário para que a equipe possa trabalhar de acordo com os requisitos solicitados e as metas propostas. Isso cria um gargalo que afeta a produtividade e qualidade do time.

Ao aplicar a gestão de mudanças, você pode eliminar esse gargalo, uma vez que vai apoiar e equipar efetivamente os colaboradores impactados pelas mudanças para serem bem-sucedidos em trazer para o dia a dia as novas formas de trabalho definidas pela organização.

Diminui os riscos

Toda transformação envolve questões pessoais, visto que novos líderes serão convocados para participar do processo, as funções de algumas equipes e colaboradores são alteradas e novas capacidades terão que ser desenvolvidas. Isso pode fazer com que os funcionários olhem para o futuro do negócio com incertezas e se tornem resistentes às mudanças propostas. 

Tenha em mente que ignorar o lado humano traz um risco enorme para a empresa. Quando a ideia é implantar um software de gestão, por exemplo, e foco recai apenas em atender aos requisitos técnicos, deixando de lado as questões relacionadas à adoção e ao uso da solução, há chances de que a equipe não consiga lidar bem com a ferramenta, o que resulta em prejuízos para a agência.

Portanto, lidar com essas questões de maneira reativa, ou seja, pensar nelas apenas quando se tornam um problema, é demasiadamente perigoso. Nesse sentido, é essencial realizar uma abordagem formal da gestão da mudança, iniciando com as equipes de chefia e, posteriormente, trabalhando as ações com os líderes e principais interessados. Tudo tem que ser feito antecipadamente e com planejamento estratégico.

É necessário coletar muitos dados, analisar e planejar cautelosamente a execução do redesenho de estratégias, processos ou sistemas da companhia. O ideal é que a abordagem de gerenciamento de mudanças esteja integrada ao desenvolvimento dos programas internos e às estratégias para a tomada de decisão.

Amplia as possibilidades de inovação

As organizações que aplicam uma gestão de mudança bem estabelecida têm uma maior orientação empreendedora — o que quer dizer que elas vivem pesquisando e integrando coisas novas, o que amplia as chances de inovação e de crescimento empresarial. 

Aquelas empresas que não têm medo de mudar não podem ser comparadas com as empresas ‘’desencorajadas’’, que empurram com a barriga os mesmos processos por vários anos devido ao medo de inovar e falhar. Ter coragem de mudar é um ato recompensado pelas novas oportunidades e pelo crescimento acima da média.

Melhora a qualidade de vida da equipe

Uma gestão de mudanças que leva em consideração as questões humanas visa a estabelecer processos que ajudem a aprimorar as atividades prestadas pela equipe, eliminando burocracias e melhorando a gestão de tempo, por exemplo.

Tudo isso aumenta a qualidade de vida dos colaboradores, pois exclui fatores estressantes, além de facilitar o processo de adaptação às mudanças. Ao apoiar de maneira proativa os funcionários nos momentos de mudança, você mostra com ações que os valoriza, o que estimula o engajamento e a motivação no dia a dia.

Beneficia a comunicação interna

As falhas de comunicação provocam retrabalhos e acarretam prejuízos para as empresas. Em alguns casos, os líderes da mudança erram ao acreditar que as pessoas estão dentro da sua cabeça e sentem da mesma forma que eles que é hora de mudar.

Até mesmo os melhores programas de mudança não dão nenhuma garantia de sucesso. Sendo assim, reforçam não só as mensagens principais, mas também os aconselhamentos regulares sobre pontos simples.

Um aspecto que toda empresa tem que entender é que a comunicação flui de cima para baixo. Com isso, a direção toma as decisões do negócio, comunica para quem ocupa os cargos de gerência e as informações são direcionadas aos colaboradores na hora certa.

Para isso, é preciso montar um grande esquema de comunicação, que utiliza diferentes canais e, frequentemente, transmite dados redundantes. Tais ações evitam a ocorrência de falhas e atrasos nas entregas.

Aumenta a lucratividade

A teoria da visão, que se baseia em recursos, vê a empresa como um conjunto de recursos, incluindo os humanos, materiais e financeiros. Diante disso, a agência aprende a organizar estrategicamente todos esses itens, podendo estabelecer as mudanças necessárias.

Essa teoria também aponta outro benefício da gestão de mudanças: a capacidade de avaliar e reorganizar todos os recursos da empresa, juntando-os de forma estratégica, de acordo com os interesses do empreendimento. Isso permite a eliminação de gastos desnecessário e melhores investimentos, aumentando os lucros da companhia.

Eleva a produtividade

Por meio da definição de novos processos e do aprimoramento das estratégias da empresa, pode-se agregar valor ao negócio. Isso porque só se opta pela mudança se ela proporciona um diferencial competitivo para a empresa, concorda?

Todavia, nada disso funciona se não houver o engajamento dos colaboradores. Na gestão de mudança, as equipes são preparadas e capacitadas para interagir com novos processos e estruturas, logo há pouco impacto na produtividade e também se garante uma rápida retomada dos resultados desejados pela agência.

Gera vantagem competitiva

Sem dúvidas, uma das grandes vantagens de entender o que de fato é a gestão de mudança e aplicá-la corretamente na empresa é o aumento da competitividade.

A grande velocidade com que as pessoas podem acessar as informações e novas tecnologias atualmente, mais as características da nova economia global, estão obrigando as organizações a mudar de forma rápida o modo como desenvolvem as suas atividades locais e remotamente.

A empresa que não consegue se adaptar e acompanhar o dinamismo do mercado acaba ficando para trás — afinal, sempre haverá um concorrente que promove as mudanças com sucesso.

Nesse cenário, as agências devem reagir com rapidez e eficiência para seguir as mudanças do mercado, sem que isso impacte a produtividade. Os funcionários precisam ser capacitados para que aprendam a lidar com os novos processos, a fim de reduzir a resistência à inovação.

Como implantar a gestão de mudanças na agência?

Agora que já vimos o que é a gestão de mudanças e quais suas vantagens para sua agência, é hora de vermos na prática como implantar essa cultura na agência.

1. Identifique o que será melhorado

Uma vez que as mudanças acontecem para melhorar um processo, produto ou resultado, é fundamental identificar o foco e clarificar as metas. Isto também envolve identificar os recursos e pessoas que irão facilitar o processo e liderar a empreitada. A maioria das mudanças de sistemas reconhece que saber o que aperfeiçoar cria uma fundação sólida para uma implementação clara, fácil e promissora.

2. Apresente para todos os colaboradores

Todo mundo tem diferentes expectativas e experiências e, para uma mudança efetiva, deve haver um alto nível de aderência. O processo de onboarding é essencial para colocar todo mundo na mesma página e no mesmo barco.

3. Planeje a mudança

Este é o “itinerário” que identifica o início, a rota a ser tomada e o destino. Aqui você também irá integrar recursos a serem aprimorados, o escopo ou objetivo e os custos ao plano. Um elemento importante do planejamento é providenciar um processo com várias etapas ao invés de uma mudança brusca. Isso envolve desenhar o projeto com etapas claras com metas mensuráveis, incentivos e análises.

4. Forneça recursos e dados para avaliação

Como parte do processo de planejamento, a identificação e financiamento de recursos são elementos cruciais. Estes podem incluir infraestrutura, equipamento e sistemas de software, mas não se esqueça de considerar as ferramentas necessárias para educação, retenção e reconsideração de prioridades e práticas.

5. Comunique

Este é o fio condutor que corre por todas as práticas da gestão de mudanças. Identificar, planejar, fazer o onboarding e executar um bom plano é totalmente dependente da comunicação. Isso significa dar transparência e elaborar uma estrutura de comunicação de via dupla que forneça canais para desabar frustrações, aplaudir o que está funcionando e simplesmente arrumar o que não está legal.

6. Monitore e gerencie resistências, dependências e riscos para o orçamento

Resistência é uma parte bem comum na gestão de mudanças, mas ela pode ameaçar o sucesso do projeto. A maioria acontece por simples medo do novo e do desconhecido. Ela também ocorre devido à quantidade de riscos associados à mudança – impacto nas dependências da agência, riscos de ROI e riscos inerentes à alocação de orçamento para algo novo. Antecipe e se prepare para a resistência dando aos líderes as ferramentas para lidar com isso e tenha um ciclo de mudança suave.

7. Celebre o sucesso

Reconhecer quando uma meta é batida é parte essencial do projeto. Ao gerenciar mudanças quando elas estão acontecendo, é importante parabenizar o sucesso dos times e colaboradores envolvidos. Isso irá ajudar na adesão.

8. Reveja, revise e constantemente melhore

Além de poder ser um processo difícil e até doloroso, a mudança também é um processo contínuo e mesmo as estratégias de gestão de mudanças são comumente ajustadas durante sua execução. Assim como a comunicação, essa consciência deve estar durante todas as etapas para identificar e remover bloqueios. E, da mesma forma que a necessidade de recursos e dados, este processo é tão bom quanto o comprometimento com as análises e cálculos.

Conseguir aplicar a gestão de mudanças dentro da agência não é tarefa fácil. Exige jogo de cintura e preparação para que a transição seja feita com sucesso e que todos os colaboradores consigam enxergar os benefícios da novidade.

Durante a implementação da gestão de mudanças, a agência pode se deparar com alguns problemas que prejudicam o fluxo de trabalho, ocasionando atrasos e transtornos para os clientes. Que tal incluir o Studio nesse momento? Entenda como podemos resolver problemas no fluxo de trabalho e potencializar as suas estratégias e desempenho!