Como o Studio ajudou o Grupo Phocus a otimizar seus processos internos

Ao passo que uma agência de comunicação cresce, reestruturar processos internos e aprimorar a gestão são práticas decisivas para melhorar a competitividade frente a concorrência.

Ao mesmo tempo, passar por todo esse processo sem contar com uma ferramenta que dê segurança nas ações pode dificultar essa otimização e inviabilizar a identificação de problemas de forma precoce.

Em contrapartida, é notório que a preocupação de gestores em profissionalizar a gestão por meio de recursos tecnológicos vem aumentando.

Uma em especial tem chamado atenção por agregar inovação e criatividade à uma gestão sólida e organizada. Hoje, vamos conhecer a história do Grupo Phocus – empresa de propaganda e marketing atuante há 45 anos no mercado publicitário do Norte e Nordeste. 

Daniel Caracas, publicitário e sócio-diretor da Phocus, conta como a empresa se transformou em uma agência com uma das maiores estruturas da região. 

Sobre o Grupo Phocus

Grupo de comunicação formado pela agência Phocus Propaganda e agência de marketing promocional FAZ!Promo, a Phocus foi criada em 1973 em São Luis – Maranhão por uma família apaixonada por comunicação. O pai, comunicador, a mãe, formada em Relações Públicas. O resultado não poderia ser outro além de um filho imerso desde muito cedo no mercado publicitário.

Daniel conta que o contato com a agência aconteceu ainda na infância, mais precisamente aos 8 anos, e que isso o fez perceber que o caminho até a publicidade aconteceria naturalmente. E já se passaram 17 anos desde ele assumiu esse desafio.

Em uma época em que o mercado publicitário ainda era incipiente no Brasil, a Phocus surgiu como a primeira agência do Maranhão com uma estrutura departamentalizada, focada em oferecer serviços de qualidade e pautados na criatividade – característica que Daniel faz questão de preservar.

Voltada para o mercado de varejo em seus primeiros anos, não demorou muito para que ela começasse a expandir seus serviços para outros segmentos.

Tais experiências o prepararam como profissional e o motivaram a modernizar ainda mais a agência, o que coincidiu com o momento em que ele assume a gestão e logo começa a estudar ações com foco em estabelecer uma nova identidade ao grupo.

A partir daí, a Phocus começa a oferecer serviços voltados para a construção de marca, fortalece ainda mais a sua excelência em criatividade e começa a atender a empresas de grande e médio porte.

Falando assim até parece uma mudança feita a curto prazo, mas a verdade é que houve todo um trabalho de reposicionamento para que a agência chegasse ao seu patamar atual. 

Paralelo a isso, houve a contratação de novos colaboradores, a entrada de sócios com vasta experiência no mercado publicitário, e a instituição de duplas de criação seniores, entre eles um diretor de criação vindo da Ogilvy.

Hoje, o grupo atende a grandes players nacionais e regionais tais como como Vale, Cyrela, Vivo, Banco da Amazônia, Carmen Steffens, SEBRAE, Shopping Pátio Norte, Dom Bosco, Canopus.

Além de ser conhecido por sua excelência na criatividade, o Grupo Phocus acumula mais de 60 premiações em seu currículo, entre eles estão:

• Colunistas;
• ESPM;
• Ampro Globe Awards;
• Show Up;
• Hypeness;
• CCSP;
• Best Ads;
• Adeevee;
• WeLoveAds.

Os desafios

Após a repaginação da agência e da certeza de que o crescimento estava longe de terminar, a necessidade de informações mais qualitativas a partir de relatórios completos crescia a cada dia.

Além disso, devido a expansão do grupo para outras localidades, tornou-se impossível acompanhar todo o fluxo de trabalho sem uma ferramenta que apoiasse a administração de todos os processos.

Com a expansão das operações para outras regiões e o tempo cada vez mais escasso em detrimento do grande volume de trabalho, chegou-se à conclusão de que a ferramenta utilizada até então – mais especificamente há 12 anos – já não atendia a essas necessidades.

“Quando você tem uma informação mais clara nas mãos, sua velocidade de decisão é muito maior e assertiva.”

       Daniel, sócio-diretor do Grupo Phocus

Sendo assim, uma visão ampla a partir de relatórios confiáveis e automatizados tornou-se imprescindível. Já não era viável para a agência continuar com um recurso que não acompanhava o seu crescimento e ainda colocava em risco a sua saúde financeira.

Isso porque, a expansão do grupo acarretaria em gastos com novos servidores, uma vez que a ferramenta em questão não contemplava a hospedagem em nuvem. Novamente, a necessidade de um sistema que pudesse ser acessado de qualquer local foi o estopim para o início das mudanças na agência.

 

A solução

Com todas essas questões em mente, Daniel iniciou um minucioso trabalho de pesquisa de sistemas de gestão disponíveis no mercado. Em uma dessas buscas ele encontrou o Studio. Após perceber o quanto as funcionalidades contidas na ferramenta apresentavam um grande potencial para solucionar cada um dos gargalos da agência, a parceria foi fechada. 

O primeiro passo foi um trabalho de conscientização para que todo o time pudesse enxergar as vantagens da migração para uma outra ferramenta.

É como se uma nova venda do sistema fosse efetuada, só que dessa vez com o objetivo de evidenciar seus diferenciais e mostrar como o seu uso poderia melhorar o trabalho de todos os colaboradores.

“A gente usa tudo, desde o cadastramento da tabela até a estimativa de preço.”

       Daniel, sócio-diretor do Grupo Phocus

Antes do treinamento propriamente dito, Daniel decidiu fazer reuniões internas para apresentar a solução. Posteriormente, treinamentos e reuniões de alinhamento com a equipe de Sucesso do Cliente do Studio foram realizadas para que cada um dos funcionários pudessem aproveitar ao máximo todos os recursos disponíveis.

Como se tratava de um processo de migração de um sistema para outro, a agência precisou repensar métodos de trabalho que também já não atendiam ao extenso volume de trabalho. 

 

Os resultados

Dois anos depois a parceria não poderia ter sido mais vantajosa para que o Grupo Phocus otimizasse seus processos operacionais. Hoje, é possível ter mais transparência nas informações e garantir que as tomadas de decisões dos sócios sejam realizadas a partir de dados confiáveis.

As informações gerenciais e estratégicas extraídas dos relatórios de Business Intelligence, as funcionalidades que otimizam o trabalho do tráfego e a mobilidade (hoje a agência possui escritórios em 3 escritórios em locais diferentes), foram as características que mais chamaram a atenção em um primeiro momento.

Para ele, o dashboard financeiro também se mostrou um recurso indispensável para análises de inadimplências de forma rápida.

Ele afirma, ainda, que antes da implantação do sistema as pautas eram muito precárias e que agora, os colaboradores conseguem visualizá-las facilmente através do Gráfico de Gantt. 

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Os funcionários conseguem saber exatamente para onde e para quem as tarefas são direcionadas, o que é indispensável para uma gestão de tempo eficaz.

Além disso, o time Studio tem realizado um trabalho de consultoria juntamente com a agência a fim de aprimorar ainda mais a gestão. Para Daniel, esse canal de diálogo aberto é fundamental para o acréscimo de melhorias constantes na ferramenta.

Até porque, os planos para o futuro incluem mais uma gama de reestruturações, incluindo uma revisitação aos processos internos e da gestão, além de novas empresas se unindo ao grupo e um escritório em São Paulo.

Para Daniel, o Studio tem sido um parceiro e tanto nessa nova fase da Phocus. Segundo o publicitário, a empresa quer  continuar a contar com o Studio para acompanhar essa profissionalização e ajudá-la a crescer ainda mais.

Quer contar com uma ferramenta robusta e que otimize os processos da sua agência da mesma forma que o Grupo Phocus? Vem bater um papo conosco. Fale com um de nossos consultores e tire todas as suas dúvidas!