Como o coronavírus está forçando empresas a se digitalizarem e padronizarem o trabalho remoto

O coronavírus já é uma realidade em quase todo o mundo, uma pandemia, e as pessoas estão precisando adaptar sua rotina e mudar alguns padrões de consumo e comportamento para proteger sua saúde e a de terceiros.

Uma das medidas mais comuns nesse período é o aumento da adesão ao home office. A prática que está crescendo em todo o globo agora, é uma medida de segurança para evitar que mais pessoas se tornem hospedeiras da doença. O objetivo é diminuir a quantidade de indivíduos nas ruas e evitar aglomerações.

Afinal, mesmo que, até então, os jovens saudáveis não estejam no grupo de risco, eles podem ser vetores do vírus para grupos de risco, e isso é o que agrava a pandemia. Hoje, a relação entre home office e coronavírus é clara: quanto menos pessoas aglomeradas, menores as chances de aumentar o contágio em mais pessoas.

A relação entre home office e coronavírus

As práticas de home office estão crescendo e isso está sendo uma oportunidade para outras empresas aplicarem a estratégia e avaliar como será o desempenho da equipe. O home office e o coronavírus se relacionam devido às aglomerações: quanto mais colaboradores atuam em home office, menor é a concentração de pessoas dentro de empresas, restaurantes e transporte público.

É preciso, no entanto, lembrar que nem todos os trabalhadores poderão começar a prestar o serviço de forma remota. A relação entre home office e coronavírus é simples, mas ainda existe um grupo de pessoas que precisará pausar suas atividades para entrar em isolamento.

Os profissionais que trabalham como autônomos em áreas que não permitem o trabalho remoto serão os mais prejudicados. Afinal, é preciso estar em atuação para receber o pagamento e, quando a ordem é entrar em quarentena, essas pessoas terão que paralisar suas atividades, suspendendo também seus lucros.

Por isso, pensando nesses profissionais, nas pessoas em grupo de risco e na necessidade de melhorarmos e normalizarmos as rotinas o quanto antes, as ações de prevenção e isolamento são tão necessárias.

Empresas e instituições públicas aderiram ao trabalho remoto

O home office está sendo uma das alternativas mais comuns para reduzir as chances de aglomeração no ambiente de trabalho. Muitas empresas e instituições públicas, que mantêm rotinas que podem ser feitas de forma remota, já abraçaram esse modelo de trabalho.

O grande BNDES, Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social, adotou a medida: colaboradores que chegaram de viagem ficarão reclusos por pelo menos duas semanas. Ao mesmo tempo, os que estiverem saudáveis manterão a rotina de forma remota. Já aqueles que possuem alguns sintomas, como tosse e febre, foram instruídos a buscar ajuda médica antes de retomarem ao trabalho, reduzindo assim, também, as chances de contaminação de outras pessoas.

Como implementar o home office em uma empresa que não tem essa prática

Apesar de o home office estar crescendo como tendência em todo o mundo, a situação atual exige que empresas que ainda não haviam considerado essa possibilidade se adaptem para auxiliar os colaboradores no isolamento preventivo ao coronavírus.

Pensando nisso, é importante entender quais aspectos são fundamentais para que os negócios continuem caminhando da melhor forma possível, sem prejudicar os resultados, as rotinas da empresa e, o mais importante, a saúde dos colaboradores e de todos à sua volta.

Deixe a equipe consciente

O primeiro passo para implementar o home office em uma empresa que não tem essa prática é conscientizar os consumidores e alinhar todas as expectativas com esses profissionais.

É fundamental que as pessoas saibam que, mesmo com o trabalho em casa, tarefas e prazos precisam ser cumpridos. Além disso, é interessante que todos estejam cientes da necessidade de se protegerem para ajudar a prevenir a doença e reduzir os índices de propagação do vírus.

Por isso, a empresa precisa fazer uma comunicação que vai além do simples trabalho em casa: explicar quais são os passos mais importantes e possíveis cuidados que precisam ser mantidos para que todo o objetivo do isolamento seja cumprido — diminuir a incidência e manter os cidadãos seguros.

Mantenha ferramentas de comunicação entre os colaboradores e gestores

Um dos grandes benefícios do trabalho presencial é permitir uma comunicação muito mais rápida e eficiente entre colaboradores e entre gestores. Para que o home office tenha um impacto menor nessa vantagem, a sugestão é fazer uso de ferramentas de comunicação.

O Slack se tornou uma alternativa muito comum entre as mais diversas empresas, pois, além de ser uma plataforma muito intuitiva, apresenta alternativas diferentes para os usuários: é possível manter conversas privadas ou criar grupos de acordo com a necessidade e as demandas.

Em algumas empresas, os gestores optam por criar grupos de acordo com as equipes e áreas de atuação. Em outras, os gestores sugerem a criação de grupos por cliente, por exemplo, permitindo uma comunicação muito mais centralizada e eficiente entre todos os envolvidos.

Defina métricas para acompanhar semanalmente

Uma das formas de manter a tranquilidade de donos, coordenadores e gestores das empresas com o home office é definir quais serão as métricas avaliadas durante o período para mensurar a eficiência da equipe mesmo em contextos como esse.

Avalie quais serão os parâmetros utilizados para garantir que sua equipe esteja trabalhando, atendendo dentro do esperado e crie rotinas para acompanhar essa performance.

Duas sugestões de detalhes a serem acompanhados são:

• tarefas entregues x tarefas previstas para a semana;
• horas gastas em cada cliente.

Utilize plataformas de controle de pautas

Existem plataformas que permitem que os colaboradores organizem suas pautas e mensurem quanto tempo está sendo gasto para desenvolver cada uma de suas tarefas.

Um exemplo é a iClips, uma ferramenta em que os gestores conseguem acompanhar quais pautas estão sendo feitas, mensurar os resultados de cada um desses esforços e conseguir identificar quantas horas estão sendo gastas por cada pessoa, em cada uma de suas obrigações diárias.

É necessário utilizar esse tipo de reforço para que os gestores tenham uma visão muito mais clara do que está sendo feito e dos possíveis gargalos para a equipe que está trabalhando de forma remota.

Alguns negócios também optam por utilizar o Trello. Essa ferramenta funciona como um kanban e permite visualizar de forma dinâmica as pautas em aberto, as que estão sendo executadas e o progresso de cada uma delas. É fundamental avaliar quais são as possíveis alternativas de acordo com as demandas e necessidades da empresa e, a partir daí, fazer uma escolha mais interessante para o negócio.

Para desanuviar questões de como implementar o home office, vale a pena estudar documentos que são focados nesse momento de crise. A Rock Content desenvolveu um guia creative commons com esse foco, para ajudar as empresas que não sabem muito bem por onde começar com o trabalho remoto.

Algo que não pode ser perdido de vista é o reconhecimento de que pode haver uma queda na produtividade. Isso é normal, principalmente considerando o momento sensível que vivemos, e nenhum líder deve se espantar. O ponto principal é procurar entender as dificuldades dos liderados para então agir sobre elas.

O home office e coronavírus vieram para colocar em xeque uma pauta que já está correndo há muito tempo: como adaptar as empresas para os novos padrões de trabalho, fora dos escritórios e com muito mais liberdade, flexibilidade e responsabilidade para os colaboradores.

O artigo Líderes que não sabem lidar com trabalho remoto precisam rever suas habilidades de gestão fala muito sobre esse tema e é uma leitura complementar para adequar a rotina das empresas às necessidades do home office.

Mantenha-se atualizado sobre a pandemia e aprenda a evitar o contágio: BBC The New York Times Agência Nacional de Saúde Suplementar Ministério da Saúde