5 principais indicadores de projetos para agências

Seus projetos apresentam estouros orçamentários, falhas na estimativa do prazo, falta de comunicação e demais problemas que deixam os seus cabelos em pé? Bom, ao analisar os indicadores de projetos, você poderá amenizar essas dificuldades.

De maneira geral, a gestão de projetos envolve o acompanhamento de todas as tarefas presentes no processo, de modo que elas saiam exatamente como foi combinado, ou até melhor. O monitoramento das atividades é crucial para verificarmos se há possíveis gargalos nessa trajetória a fim de redesenhar as estratégias conforme as necessidades.

Neste artigo, você compreenderá melhor o que são os indicadores de desempenho de projetos e conhecerá os mais utilizados. Continue a leitura e confira!

O que são indicadores de desempenho de projetos?

Também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), os indicadores de desempenho no cenário de planejamento de projetos são ferramentas essenciais, com a finalidade de avaliar e monitorar o andamento de um ou mais processos. Qualquer indicador de desempenho existe como métrica, sendo que o tipo mais indicado dependerá das metas estabelecidas no decorrer da estratégia.

Esses tipos de indicadores costumam ser definidos no início do projeto, de modo que possam assegurar que os processos e subprocessos realizados estejam de acordo com o que a empresa espera. Entre as suas principais características, os KPIs precisam ter ligação direta com os objetivos, possibilidade de mensuração de dados e informações que ajudem nas decisões.

Qual é a importância de adotar indicadores de desempenho nos projetos para agências de comunicação?

Vamos imaginar que você queira comprar um item no supermercado, mas não faz a mínima ideia da média dos preços de outros produtos semelhantes, ou seja, será difícil discernir se o preço está inflacionado ou não, concorda? Os indicadores de desempenho servem como uma bússola para nortear os passos das agências de comunicação, possibilitando gerenciar projetos de forma eficaz.

Nada no ramo dos negócios pode ser decidido por achismo, afinal, as chances de perder dinheiro com escolhas guiadas por palpites são muito grandes. Sendo assim, os KPIs aplicados em projetos facilitam a tomada de decisão, pois podem ser quantificados e expostos para colaboradores, gerentes e demais pessoas interessadas.

Tendo isso em vista, você pode localizar ameaças e oportunidades, medir a relevância de um projeto, identificar a necessidade de ajustes pontuais, comparar informações, analisar os possíveis efeitos de cada estratégia, entre outros aspectos. Inclusive, o uso de indicadores de projetos permite comprovar a eficiência de um planejamento e gera insights valiosos.

Quais são os principais indicadores de projetos?

Para cumprir os seus objetivos na agência e fazer com que a equipe esteja empenhada no projeto, existe uma infinidade de indicadores interessantes, até mesmo para facilitar processos como o sprint na metodologia Scrum, por exemplo. A seguir, veja alguns dos principais KPIs que podem auxiliar nos seus resultados corporativos.

1. Valor Agregado (VA)

Considerado também como um indicador operacional, isto é, mensurado durante o ciclo de vida de um determinado projeto para avaliar recursos e atividades, o valor agregado serve para analisar as etapas que foram finalizadas em cada tarefa. Em outras palavras, o VA mede o percentual de realização de um objetivo até o momento em que foi avaliado.

A fórmula em si é bem simples e consiste na divisão do escopo do projeto que foi concluído pela parte planejada no início, de modo que a multiplicação por 100 serve para encontrar o índice percentual. Imaginando, por exemplo, que você tenha 1.000 banners para produzir até uma data, mas somente 300 estão prontos, logo o cálculo do VA será de 30%.

2. Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

Esse tipo de indicador de projeto está conectado ao prosseguimento dos processos em detrimento dos prazos preestabelecidos e, logicamente, às metas que devem ser cumpridas. Com isso, o IDP tem o propósito de garantir que a execução das tarefas seja harmoniosa e completa.

Para o cálculo, divide-se o valor realizado pelo valor planejado, ou seja, supondo que sua equipe tivesse que fazer 28 postagens para o Instagram em uma semana (4 por dia), mas no 4º dia somente havia 14 postagens, o cálculo do IDP será 14 ÷ 16 = 0,875. Se o resultado estiver acima de 1, então o desempenho está melhor que esperado; é claro que se o valor for menor que 1, é porque há atrasos no processo.

3. Índice de Desempenho de Custo (IDC)

O conceito desse indicador é muito similar com o do IDP, sendo que a diferença é que, neste caso, a medição focará na avaliação do gasto de recursos empregados em relação ao andamento do projeto. A intenção é fazer um importante comparativo entre o orçamento do início e do fim, pois assim é possível antever se há gastos que não colaboram com o avanço das tarefas.

Sabendo que a fórmula é a divisão do VA pelo custo realizado, e supondo que você planeje 90 flyers em um mês ao custo total de R$ 90 (R$ 3 por dia), e que, na metade do prazo, 40 flyers foram produzidos a R$ 35, logo teremos: 44 ÷ 35 = 1,26. Caso o indicador esteja acima de 1, quer dizer que houve economia de recursos; no entanto, se estiver abaixo de 1, melhor rever as finanças aplicadas ao projeto.

4. Retorno sobre Investimento (ROI)

Quem trabalha com marketing e comunicação sabe que o ROI é um dos indicadores de projetos mais requisitados em qualquer companhia, tendo em vista que, a partir dele, é possível remanejar recursos para proporcionar melhorias em relação ao lucro. É um KPI incerto, porque pode sofrer variação de um mês para o outro, mas o conceito é muito simples: quanto maior o ROI, mais dinheiro sua agência tem feito.

Basicamente, a fórmula para conseguir o percentual avaliado é a equação: (ganhos obtidos − valor investido) ÷ valor investido. Imaginando que a sua agência tenha investido R$ 5 mil em campanhas de links patrocinados e teve um retorno de vendas de R$ 20 mil sobre os leads gerados, então a cada R$ 1 investido foi obtido R$ 3 de retorno.

5. Satisfação do cliente

Podemos entender que todas as estratégias visam a satisfação do cliente, afinal, quanto melhor a experiência de consumo, maiores as chances de fidelização. Esse tipo de indicador se encaixa como uma luva no quesito resultado do projeto, tendo como finalidade perceber se o cliente gosta ou não da marca, atendimento, produto ou serviço.

Mensurar os índices obtidos nesse KPI faz com que você perceba se o projeto teve sucesso ou não, de modo que possa realizar os devidos ajustes para aperfeiçoar os processos futuros. Pesquisas de satisfação são ótimas ferramentas para dimensionar se os consumidores estão felizes e até perceber se a equipe entregou aquilo que era esperado.

Por fim, vale enfatizar que é de suma importância monitorar os indicadores de projetos periodicamente. Inclusive, eles podem ser analisados por planilhas eletrônicas, ferramentas de Business Intelligence e, até mesmo, plataformas de gerenciamento de projetos.

Se você gostou de saber mais sobre os indicadores de projetos, mas ainda está com dúvidas em relação às estratégias usadas na empresa, então não perca tempo e baixe agora o Guia de Gestão para Agências!