Por Ivan de Souza

Analista de Marketing na Rock Content.

Publicado em 28 de novembro de 2018. | Atualizado em 17 de setembro de 2020


Com uma rotina agitada, na qual é necessário realizar entregas de qualidade dentro de prazos curtos, as agências de comunicação necessitam de ferramentas que otimizem os seus processos. Assim, o sprint é ideal para facilitar o desenvolvimento de projetos, pois traz agilidade e organização para o ambiente de trabalho.

Aumentar a produtividade e obter resultados expressivos é o objetivo de todo o time. Essa necessidade é ainda mais latente no universo do marketing, em que os acontecimentos do mercado e da sociedade afetam diretamente as suas estratégias. Assim, o uso do sprint é uma ótima estratégia para otimizar as suas entregas e conquistar vantagem competitiva no mercado.

Esse recurso se caracteriza por períodos em que as tarefas previamente definidas devem ser finalizadas, o que traz mais controle e organização para o ambiente de trabalho, garantindo que os jobs sejam entregues no prazo combinado com o cliente.

Quer aumentar a agilidade da sua agência de comunicação? Confira, neste post, como realizar um sprint, os benefícios dessa metodologia e quais indicadores acompanhar para entender se o projeto está alcançando seu melhor desempenho com essa estratégia. Boa leitura!

Índice

O que é sprint?

O sprint é um método oriundo dos projetos de TI, que faz parte da metodologia scrum. Basicamente, trata-se de um conjunto de tarefas a serem executadas dentro de um período pré-definido de tempo. Quando usada na scrum, o seu tempo mínimo é de uma semana e no máximo de quatro semanas (time-box).

Pode-se dizer que o sprint é o principal evento da metodologia scrum, uma vez que é nele que são criados os demais eventos e usados os artefatos preparados no processo anterior e desenvolvidos os produtos.

O bom funcionamento dos sprints requer diversos requisitos e metas a serem aplicadas pelos desenvolvedores, além de exigir a busca pelo desenvolvimento de funções, considerando a ideia de sistema do cliente em questão e o ikigai, ou seja, o propósito do negócio.

O que é a metodologia scrum?

Na atualidade, dentro da área de desenvolvimento de software e execução de projetos de TI, as metodologias ágeis são vistas como conceitos estratégicos indispensáveis que ajudam a reduzir o tempo de entrega do produto final e, acima de tudo, elevam a eficiência dos processos de desenvolvimento.

Diante disso, o modelo scrum — uma metodologia ágil — vem ganhando cada vez mais espaço dentro das organizações. E isso se deve à sua alta performance no que diz respeito à gestão das equipes de trabalho, diminuindo consideravelmente as inconsistências e atrasos.

O motivo dessa ferramenta ser tão eficiente está na sua formulação, que usa como base um cronograma ágil e a divisão das etapas do projeto que, como vimos, são chamadas de sprints. 

Como realizar um sprint?

Para criar um sprint, é necessário que haja uma comunicação constante entre os times de desenvolvimento que precisam compartilhar quais são as suas necessidades, capacidade de produção e progressão no atingimento das metas, visando evitar a quebra de expectativas ao fim de cada etapa. Veja quais são as etapas para fazer um sprint.

Alinhamento

Ao compartilhar informações, os profissionais devem alinhar com o Project Owner (dono do projeto) quais funções serão implementadas, bem como as atividades que devem ser executadas. Essa parte é conhecida como Sprint Planning, sendo o primeiro evento do sprint e que deve responder às seguintes perguntas: o que será executado? Como será feito?

Portanto, o Sprint Planning é dividido em duas fases, cada uma com um tempo de quatro horas. A primeira define quais os itens do Product Backlog (funcionalidades do produto) serão executados no sprint. Já na segunda parte, são determinadas as tarefas que devem ser executadas para que os itens selecionados sejam entregues.

Duração

Na metodologia scrum, todo o evento é time-boxed, o que significa que tem uma duração, um prazo previamente definido, que é determinado de acordo com a análise anterior ou um padrão já estabelecido de trabalho.

Sendo assim, cada sprint deve ter uma duração conforme a capacidade de trabalho da equipe responsável para desenvolver a arquitetura do produto. Geralmente, para times que estão tendo o primeiro contato com o método, esse período é de 30 dias. Com o passar do tempo e domínio da ferramenta, o prazo pode ser reduzido a 21 dias e posteriormente para 14 dias.

Trabalho

Aqui são iniciadas as tarefas para o desenvolvimento do produto. O ideal é que o dono do projeto se afaste um pouco da equipe de desenvolvimento que vai subdividir as atividades de maneira a obter mais controle dos trabalhos a serem finalizados.

Acompanhamento

O time de produção deverá se reunir para discutir a evolução das tarefas, promover brainstorms para encontrar soluções para eventuais erros e trocar informações. Essas reuniões são conhecidas como Daily Scrum.

Progresso

A partir das reuniões anteriores, você pode analisar o progresso e desempenho das tarefas executadas pela equipe e encontrar as soluções ideais para os problemas. Para checar a evolução de cada sprint, pode-se utilizar um gráfico de burndown com base em três perguntas:

  • O que foi feito no último dia?
  • O que será feito hoje?
  • Quais são os obstáculos que estão impedindo o avanço do projeto?

Com o resultado mostrado no gráfico, o time de desenvolvimento identifica se está ou não cumprindo os objetivos determinados no início do sprint. Se a resposta for negativa, é possível analisar a razão dos resultados estarem abaixo do esperado.

Teste

Um item só pode ser considerado completo se for codificado, testado e documentado. Possíveis falhas de segurança devem ser rastreadas para assegurar a confiabilidade do produto.

Revisão

Após a finalização de cada sprint, a equipe se reúne para revisar o projeto — processo chamado de Sprint Review e que inclui o Project Owner. Normalmente, é feita uma apresentação com slides e depois da avaliação do dono do projeto poderão ser implementadas melhorias no produto. 

Reflexão

Por fim, o time faz uma reunião com o Scrum Master (gerente do projeto) para compartilhar opiniões e refletir sobre as práticas realizadas no projeto. O evento é denominado Sprint Retrospective e encoraja os colaboradores a falar sobre os pontos negativos e positivos do trabalho e o que pode ser melhorado futuramente.

Quais os benefícios do sprint para a agência?

Não é à toa que a metodologia scrum tem sido muito utilizada nas empresas, pois ela tem uma grande capacidade de otimização do processo de desenvolvimento, o que se deve à divisão das atividades, melhor controle e coordenação das tarefas conforme períodos determinados de tempo. Nesse contexto, os sprints definem prioridades, diminuem custos e aumentam a qualidade das entregas.

Todos esses benefícios são valorizados e buscados pelas equipes profissionais, haja vista que estão diretamente relacionados à competitividade da organização no seu nicho de atuação. Perante a grande concorrência do mercado, é fundamental usar soluções que sejam efetivas e acessíveis para o time de desenvolvimento de projetos.

É preciso usar métricas no sprint?

Durante a realização do projeto por meio do método scrum, é imprescindível que os sprints tenham a eficácia e demais parâmetros mensurados regularmente para a identificação de gargalos e efetuação de ajustes.

Saiba que no primeiro sprint ainda não há como gerar métricas, já que a quantidade de informação é pequena e insuficiente. Mas, conforme as tarefas são executadas, são gerados dados que evidenciam as situações do projeto.

Uma maneira indicada para obter essas métricas, é com o uso do Story Point, que consiste em marcações das tarefas finalizadas em sprints anteriores. Com isso, a equipe de desenvolvimento pode utilizar como base a média de qualidade de trabalho concluído e entregue nas últimas etapas.

Quais são os tipos de sprint existentes?

Se você está familiarizado com a metodologia scrum, é possível que já tenha ouvido expressões como sprint retrospective, sprint review, daily scrum e sprint planning, pois existem diversos tipos de sprints, adaptados para todas as necessidades durante a execução do projeto. Isso garante uma boa gestão do tempo, além de minimizar falhas e otimizar o desempenho e entregas.

Existem 4 tipos diferentes de sprint, também conhecidas como etapas ou cerimônias de scrum. O objetivo é garantir que o sprint aconteça de maneira organizada, simples, ágil, e cobrindo todas as necessidades do projeto. Para isso, é importante que a equipe tenha consciência e esteja estruturada para este modelo de reunião, garantindo eficiência e rapidez — marca desse modelo.

Sprint Planning

O primeiro ponto do sprint é entender o que a reunião pode cobrir. É para isso que serve o sprint planning ou planejamento de sprint. Esse tipo de reunião acontece antes do sprint e o objetivo é definir a lista de pendências referentes ao projeto. Um item muito importante nessa etapa é o backlog — ou lista de pendências do projeto executado na agência —, pois o gerente de projetos precisa se manter atualizado quanto a todas elas.

O ideal é que a duração do sprint planning seja de até 2 horas para cada semana de sprint. Entretanto, esse prazo pode até ser inferior caso a equipe perceba que a reunião contemplou e satisfez todos nos principais pontos contemplados por essa etapa. Os principais tópicos são:

  • gerenciar as expectativas e alinhar todos do time em relação às metas e prazos de entrega;
  • sincronizar a equipe com a demanda e o desejo do cliente;
  • identificar o potencial de cada um e da equipe, além de criar acordos e prioridades para as tarefas.

Daily Scrum

Uma das características do sprint é a transparência, e o daily scrum (diário do scrum em livre tradução) é ideal para que isso aconteça. Esse tipo de sprint é equivalente a um relatório diário e garante que o fluxo de trabalho aconteça de maneira eficiente, evitando atrasos, imprevistos e grandes consequências devido ao acúmulo de tarefas que não foram concluídas.

Para isso, todos os participantes da equipe reportam ao gerente do projeto em que status estão suas atividades. Essa é a famosa reunião de pé, pois a sua duração costuma ser de até 15 minutos. Nela, cada um relata, na frente de todo o time, o que produziu no dia anterior, quais são as expectativas de produção naquele dia de trabalho, e se existe algo que está bloqueando o processo.

Sprint Review

Uma questão recorrente nas agências é que durante o desenvolvimento da campanha, o cliente normalmente não tem ideia do que está acontecendo. Isso pode ser surpreendentemente positivo como um completo desastre, quando há pedidos de ajuste ou mesmo refação do trabalho. Além de desmotivar toda a equipe, essa situação pode comprometer a gestão da agência, que terá mais gastos com os retrabalhos.

A sprint review, também conhecida como revisão de sprint, é uma oportunidade de olhar para o projeto e entender se o que foi feito até então está de acordo com o planejado. Nessa reunião além dos participantes do time, outras equipes que têm algum envolvimento com o projeto — como o atendimento — e o próprio cliente podem estar presentes.

É importante que tudo o que foi produzido até então seja apresentado e não apenas uma parte do trabalho. Por esse motivo, não existe uma duração determinada para a sprint review. Outro ponto é que apenas os blocos de trabalho finalizados são apresentados nessa reunião. Em uma agência, por exemplo, não seriam apresentadas peças que ainda não foram finalizadas ou conceitos abertos. 

Sprint Retrospective

A reunião de sprint retrospectiva (outro nome desse tipo de sprint) acontece ao final da sprint. O objetivo desse encontro é analisar tudo o que aconteceu. Normalmente, são levantados pontos para identificar o que correu bem e o que pode ser melhorado. Nesse contexto, são avaliados os processos e práticas envolvidas no desenvolvimento do projeto.

Por exemplo, se após o desenvolvimento do conceito de uma campanha, cada membro do time pode desenvolver algumas das suas atividades, sem necessariamente ter todo o trabalho do colega pronto antes de começar o seu, isso pode gerar autonomia no trabalho e minimizar atrasos nas entregas. A duração de uma sprint retrospective pode ser em torno de 1 hora para sprints de uma semana ou variar de acordo com o tamanho da sprint.

Por que times multifuncionais são melhores para trabalhar com sprint?

O marketing digital trouxe novas oportunidades para os seus clientes, mas também passou a exigir mais competências das equipes. Para que os sprints funcionem de maneira eficaz, é importante que as equipes de marketing sejam multifuncionais. Independentemente do tamanho do seu time, é essencial garantir que o time contemple todas as funções necessárias, como:

De que forma esse tipo de reunião deixa as entregas mais dinâmicas?

Existem muitos pontos do sprint que contribuem para as entregas de uma agência. Entre os principais pontos, podemos destacar o foco no cliente, que pode acompanhar o desenvolvimento das campanhas, fazendo colocações estratégicas. Além disso, o planejamento passa a ser compartilhado com todos os envolvidos no projeto, facilitando a compreensão e o alinhamento.

Como o sprint tem o objetivo de identificar e reduzir falhas, isso também garante maior dinamismo nas entregas. O mais importante é que, como o objetivo não é apenas ter maior qualidade dos trabalhos, como também consciência dos processos, são sugeridos, testados e descobertas novas formas mais ágeis e eficientes de seguir com as produções.

Como metodologias ágeis contribuem para a rotina da agência?

Você deve ter percebido como as metodologias ágeis são muito interessantes para o dia a dia de uma empresa de comunicação e marketing. Afinal, elas estão alinhadas com a transparência e objetividade das metas, além de ordenar a equipe e garantir um gerenciamento das expectativas

Outro ponto alto desse tipo de metodologia é que, por ser adaptado da área de TI, ela traz a agilidade para se adequar e foco na mudança em seu DNA. Isso é fundamental para o trabalho com marketing e publicidade, setor que convive com atualizações constantes e que precisa inovar para garantir destaque no mercado.

Como usar o sprint nos projetos da agência?

É notório que o scrum funciona como um amplo leque de possibilidades, sendo visto como uma caixa de ferramentas que pode ser utilizada em partes ou por completo. Em uma agência de comunicação, usa-se o que faz sentido e, conforme novas necessidades vão surgindo, é possível usufruir de outras funções da metodologia para otimizar os processos.

Em suma, o sprint pode ser aplicado em qualquer projeto da agência, mas para o seu correto funcionamento, é necessário seguir à risca as suas etapas. Com o amadurecimento da metodologia, você pode definir se vai continuar usando essa ferramenta e o que pode ser alterado para melhor compreender as suas necessidades.

Inicialmente, é recomendado determinar pequenos times, envolvendo o setor de qualidade no início, na fase de planejamento, e também ao longo do desenvolvimento.

Como montar uma equipe de sprint que traga resultados?

Para comandar as atividades no sprint, a equipe do projeto deve ser formada por uma Product Owner, um Time de Desenvolvimento e o Scrum Master. De modo geral, o time selecionado deve ser auto-organizado e multifuncional. Isso porque, os profissionais auto-organizados sabem escolher a melhor forma de executar do trabalho, sem a necessidade de serem dirigidos constantemente por um chefe.

Além disso, as equipes multifuncionais reúnem todas as competências requisitadas para efetuarem entregas bem-sucedidas. Assim, não é preciso contratar outras pessoas que não façam parte da equipe, o que gera economia de dinheiro e poupa tempo, visto que não será necessário treinar novos profissionais. Confira a função de cada elemento de uma equipe de sprint.

Product Owner

Também chamado de Dono do Produto, é a função que maximiza o valor do produto obtido pelo trabalho desempenhado pela Equipe de Desenvolvimento. Essa pessoa atua diretamente no gerenciamento do Product Backlog. Algumas das suas atividades são:

  • deixar claro quais são os itens do Backlog do Produto;
  • ordenar os itens do Backlog do Produto para facilitar a conquista dos objetivos;
  • otimizar o valor do trabalho prestado pela Equipe de Desenvolvimento;
  • assegurar que o Backlog do Produto seja transparente, visível e compreendido por todos os membros do time.

As tarefas citadas podem ser realizadas pela Equipe de Desenvolvimento, mas, mesmo assim, o Product Owner continua sendo o responsável pelo projeto. Para que alcance bons resultados, toda a organização deve colaborar com a atuação desse profissional.

Equipe de Desenvolvimento

A Equipe de Desenvolvimento é composta por profissionais que entregam um incremento que libera o produto para a etapa ‘’Pronto’’ ao fim de cada sprint. O incremento ‘’Concluído’’ é indispensável para a Revisão da Sprint, e apenas os membros do time podem criar o incremento.

Ao montar a sua Equipe de Desenvolvimento, o ideal é selecionar profissionais auto-organizados, multifuncionais, ou seja, com colaboradores que detenham todos os conhecimentos relevantes para o cumprimento do projeto.

No que diz respeito ao tamanho da equipe, é recomendado que seja pequeno o suficiente para que ela continue sendo ágil para atender a demanda de cada sprint. Todavia, não é indicado montar equipes com menos de três membros, pois isso reduz a interação e a produtividade do time. As equipes pequenas enfrentam restrições de habilidade no decorrer de um sprint, de modo que os integrantes não consigam entregar um incremento liberável.

Já os times com mais de nove membros exigem muitos esforços por parte da coordenação, além de gerarem complexidade para que um processo empírico seja considerado útil. As funções de Product Owner e Scrum Master são incluídas na contagem da equipe, exceto se eles estão trabalhando no Sprint Backlog.

Scrum Master

É o profissional que promover e apoia o Scrum de acordo com o que foi definido no Guia do Scrum. Com isso, o Scrum Master ajuda todos os membros da equipe a entender a teoria, práticas, regras e valores do projeto.

Uma das principais responsabilidade desse líder é auxiliar as pessoas que não pertencem ao time entenderem quais interações com a equipe são úteis e quais não são. O gerenciamento dessas interações maximiza o valor do trabalho desenvolvido pelo time.

As responsabilidades do Scrum Master diante do Product Owner vão desde garantir que os objetivos, escopo e domínio do produto sejam facilmente compreendidos por todos os participantes do Time Scrum, e buscar técnicas para aumentar a eficiência do gerenciamento do Backlog do Produto, até facilitar a realização dos eventos Scrum.

Em relação à Equipe de Desenvolvimento, o Scrum Master ajuda a criar produtos de alto valor, remove obstáculos que atrapalhem a atuação do time, e treina os profissionais em ambientes onde o Scrum ainda não foi compreendido.

Para assumir essa função, o profissional precisa ter boa capacidade de gerenciamento e de comunicação, pois tratará dos interesses de todas as partes envolvidas no projeto, a fim de garantir a sincronia do time e o alcance de resultados satisfatórios.

Como definir metas alcançáveis para o sprint?

As metas de um sprint orientam a Equipe de Desenvolvimento sobre o porquê de estarem trabalhando em cada etapa do projeto. Geralmente, a definição das metas acontece na cerimônia de planning depois da definição do sprint Backlog. Elas devem ser entendidas e aceitas pelo Product Owner e por todo o time.

Uma meta pode ser resumida em uma frase que considere o valor de negócio do produto. Não é obrigatório que contemple a estória prioritária do sprint Backlog, nem que trate de todas as estórias da sprint em questão. Portanto, a meta pode prever a entrega do produto, a elaboração de um release de uma etapa em produção, um conjunto de estórias etc. 

Depois que são definidas, as metas não devem ser alteradas ao longo do sprint. Nas dailys meetings, o Scrum Master deve direcionar o time, identificar e retirar impedimentos que afetem negativamente o cumprimento das metas propostas.

Com metas claras e definidas, a equipe poderá trabalhar de maneira mais eficiente no sprint, visto que estará focada na resolução de um problema específico. Para tanto, o time terá que se auto-organizar, o que contribui para melhorar a comunicação dos colaboradores e, consequentemente, aumentar a coesão, interação e colaboração.

 A definição de uma meta não impede que a equipe entregue todas as estórias do sprint Backlog. Se esse tipo de situação ocorrer, o Product Owner tem que ser notificado para que possa negociar com o time ajustes de escopo. 

Quais os sinais de que o sprint precisa ser reformulado?

Mesmo com todo o planejamento feito, podem ocorrer falhas que causem transtornos para a atuação da equipe na etapa de um projeto. Diante disso, será preciso fazer a reformulação do sprint. Fique de olho nos sinais analisados para tomar essa decisão.

As práticas não seguem os princípios ágeis

A realização das reuniões diárias, o preenchimento dos papéis no Scrum e o uso de ferramentas são atividades relativamente fáceis, mas são apenas uma pequena parte do trabalho a ser feito.

Os princípios ágeis são substanciais para que as práticas do sprint funcionem bem. Normalmente, eles são mais difíceis de implementar quando comparados às práticas, o que faz com que muitas empresas não os incluam na execução dos projetos. Sem eles, o time fica desorientado e as metas não são alcançadas, o que causa frustração.

Falta de clareza nas prioridades e objetivos no sprint

Quando os membros do time não entendem com clareza quais são as prioridades e os objetivos a serem seguidos no decorrer de um sprint, a tendência é que cometam um número maior de erros, o que acaba comprometendo a qualidade da entrega final e a satisfação do cliente.

Não ter agenda de planejamento de sprint

A partir de uma agenda clara, todos os envolvidos no sprint são lembrados de atender todos os tópicos definidos no planejamento. Isso evita que etapas fiquem incompletas e que ocorram atrasos nas entregas. Caso isso esteja acontecendo, é sinal de que sprint deve ser reformulado quanto antes para não comprometer o restante do projeto.

As metodologias têm evoluído muito nos últimos anos e adotá-las representa um ganho significativo para a sua empresa. Isso porque elas ajudam a criar produtos ou serviços mais seguros e a diminuir o prazo de entrega dos resultados. Assim sendo, o sprint aumenta a qualidade dos trabalhos e permite que os gestores e clientes acompanhem de perto o desenvolvimento dos projetos. Com um sistema de gestão integrado  — como o iClips que oferece um teste gratuito  —, a gestão de projetos se torna mais prática e eficiente.

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