Por Amanda Gusmão

Redatora freelancer da Rock Content

Publicado em 9 de novembro de 2018. | Atualizado em 15 de setembro de 2020


As ferramentas de gestão como o Scrum agregam praticidade na gestão de desenvolvimento de projetos, aumentando a eficiência dos processos e dos seus resultados. Essa metodologia ágil é dividida em pequenos ciclos de atividades chamados Sprints e ficou conhecida por sua aplicação na área de tecnologia. Continue lendo e entenda como otimizar as atividades da sua agência!

Já percebeu como certas siglas e nomes do mundo da gestão costumam intimidar alguns empresários? A metodologia Scrum é uma delas. A maioria pensa que é uma ferramenta cara ou complexa demais para ser inserida na gestão de projetos dos seus negócios.

Você pensa assim também? Pois saiba que essas crenças limitantes, provavelmente, estão impedindo que seu negócio alcance melhores resultados e cresça a partir da otimização de seus processos.

Com a ferramenta Scrum, desde a gestão de projetos realizados para cada cliente até aqueles elaborados para as demandas do próprio negócio, como é o caso de sua estratégia de Marketing Digital, por exemplo, podem ser otimizados.

Quer saber como implementar essa metodologia ágil em seus projetos? Acompanhe, a seguir, um resumo prático dessa ferramenta de gestão e quais são os seus benefícios para a sua agência de comunicação!

Índice

 O que é método Scrum?

A ferramenta Scrum, na verdade, é mais comum na área de tecnologia, afinal de contas, seus profissionais tendem a trabalhar os projetos em etapas, resolvendo demandas, delegando responsáveis e determinando os seus respectivos prazos de maneira organizada.

Portanto, podemos dizer que o Scrum é um framework cuja solução é voltada para o gerenciamento de projetos cujos profissionais conseguem trabalhar juntos na na resolução de problemas complexos de forma mais criativa, adaptável, e, por consequência, garantindo resultados mais eficientes e de alto valor.

Apesar desse tipo de técnica ser utilizado desde os anos 90, hoje a maioria dos projetos ágeis em todo o planeta usam a metodologia scrum.

Surgimento

Foi desenvolvida por Jeff Sutherland, um piloto da aeronáutica que sabia que, apesar de dominar todos os comandos de uma aeronave, uma decolagem e um pouso nunca são iguais, não havendo uma fórmula exata para sua execução.

Além do equipamento, as condições climáticas, conteúdo da aeronave e até os aspectos emocionais que afligem os profissionais em comando podem afetar o resultado final.

Dessa maneira, em cada operação, os pilotos devem fazer os ajustes de acordo com as necessidades apontadas, coordenando com as regras de voo e regulamentações de cada espaço aéreo.

Aplicação no contexto empresarial

Esse conceito é o mesmo em projetos de desenvolvimento ou processos dentro de um negócio, em que o nível de complexidade e o número de pessoas envolvidas para atuar em conjunto podem alterar positivamente o resultado. Nesse contexto, é preciso avaliar as variáveis e criar soluções a cada etapa.

Para isso, a metodologia Scrum Agile sugere que o projeto seja dividido em pequenos ciclos de atividades, que incluem reuniões de alinhamento que coordenam as responsabilidades de cada membro do time e o que é preciso ser corrigido para que o resultado seja alcançado como o proposto.

Ou seja, é como em um voo, em que a decolagem, cruzeiro e pouso são divididos em ciclos de atividades, e o responsável por cada um deles é listado para executar suas funções.

Durante os acontecimentos, dependendo das condições do percurso, ajustes serão realizados para chegar ao resultado, sempre de forma ágil e sem padronizações ou ações engessadas. A ideia é sempre buscar uma solução mais rápida e eficiente.

Falando em agilidade, é muito comum ver a metodologia Ágil e Scrum como sinônimos, o que não é completamente errado, afinal de contas, as metodologias ágeis também se baseiam nos princípios e nas boas práticas do Manifesto Ágil, enquanto o Scrum é uma ferramenta utilizada para colocar tudo isso em prática no negócio.

Quais são os papéis do Scrum?

Para que a técnica seja aplicada corretamente, o Scrum conta com papéis bem-definidos. Na aplicação, é possível adicionar outras funções, mas essa base já é o suficiente para alcançar os resultados. A seguir, veja quais são os componentes mais importantes.

Product Owner

O dono do produto ou Product Owner é o maior interessado no desenvolvimento do produto, de acordo com suas necessidades. Ele é quem define quais são as funcionalidades esperadas pelo produto, qual é a ordem de prioridade de execução e quais são as expectativas.

É responsabilidade dele garantir que todo o time esteja ciente daquilo que deve ser feito. Além disso, deve tirar dúvidas e dar explicações sempre que for necessário para o desenvolvimento.

Scrum Master

O Scrum Master exerce uma função de liderança importante. Ele coordena as atividades e também atua como um facilitador para a equipe. Se houver alguma dificuldade, ele deve buscar a solução ideal.

Mas vale entender que ele não é igual ao gerente de projetos. Embora seja um líder, não exerce a autoridade ligada à gerência.

Time Scrum

O time é composto por todos os desenvolvedores e responsáveis pelas etapas. Normalmente, reúnem habilidades específicas para concluir as tarefas definidas para atingir as expectativas.

Atuam em colaboração, com delegação de atividades, responsabilidades individuais e metas.

Como fazer um Scrum ser vantajoso?

Para que o framework possa ser executado da melhor maneira, é essencial respeitar algumas atividades específicas. Na sequência, entenda quais são as principais ferramentas de gestão de projetos e como elas precisam ser colocadas em prática!

Product Backlog

O Product Backlog serve como uma “lista” com todas as funcionalidades e características desejadas do produto. É definida de acordo com prioridades, em que as entregas mais importantes são feitas logo no início.

Pense no desenvolvimento de uma plataforma. No Product Backlog, as tarefas que criam os primeiros módulos e a possibilidade de cadastro podem ficar no topo da lista, por exemplo.

Sprints

O Product Backlog, normalmente, apresenta muitos passos e exigências. Para garantir o seu cumprimento, há os Sprints. Eles são “pacotes” de desenvolvimento, com tempo definido. Em geral, duram de 2 a 4 semanas e o ideal é que todos tenham a mesma duração.

É essencial que, ao final, haja uma entrega de valor para o cliente. No desenvolvimento de um site, a simples escolha de elementos não traz valor. Um esboço funcional do layout, por outro lado, traz bons resultados.

Sprint Planning

Após o encerramento completo de um Sprint, é preciso planejar como será o próximo. A reunião dura algumas horas, no máximo, e envolve tudo que deve ser feito, bem como a maneira de agir.

O Scrum Master coordena esse planejamento, mas todo o time tem que se comprometer, o que leva à participação coletiva.

Daily Scrum

Diariamente e, de preferência, no mesmo horário, deve ser feita uma reunião. Conhecida como Daily Scrum, dura, no máximo, 15 minutos. Ela serve para identificar o andamento das tarefas e o alcance da meta do Sprint específico.

É necessário responder às seguintes questões:

  • O que fiz ontem que ajudou no alcance das metas?
  • O que vou fazer hoje para ajudar a completar o Sprint?
  • Quais são os impedimentos ou dificuldades para a tarefa?

Definition of Done

A Definition of Done ou Definição de Pronto é um documento que define quando um Sprint pode ser finalizado.

É essencial que ele seja elaborado com a ajuda da equipe de desenvolvimento, do Scrum Master e do Product Owner. Se estiver em formato de checklist, é ainda melhor e garante a entrega alinhada.

Sprint review

A revisão de Sprint ou Sprint Review ocorre na finalização desse ciclo de desenvolvimento. Ela marca a entrega oficial, com apresentação para o dono do produto.

Também pode incluir uma reunião informal, em que o cliente dá um feedback sobre o que pode ser alterado. Essas mudanças serão usadas no próximo planejamento.

Sprint retrospective

Já a retrospectiva do Sprint tem um funcionamento parecido ao da revisão. A diferença é que há uma avaliação sobre o método e processo de trabalho.

Com o feedback correto e as mudanças ágeis e com qualidade, é possível planejar um novo Sprint e recomeçar o ciclo.

Quais são as outras vantagens do Scrum?

Essa ferramenta aumenta consideravelmente a produtividade e as chances de sucesso da sua equipe no desenvolvimento de projetos. Ela ajuda a organizar os processos, o que é imprescindível para identificar e eliminar eventuais gargalos, o que faz com que possíveis problemas sejam eliminados antes que tornem as situações difíceis de reverter.

No atendimento ao cliente, para a execução de um serviço, é fácil entender que uma falha pode significar um contrato cancelado e uma reputação ruim no mercado de atuação, certo?

Dessa forma, sua utilização traz alguns benefícios interessantes para a empresa, independentemente de seu tamanho, infraestrutura e mercado de atuação.

Transparência

Como os ciclos de atividades envolvem diferentes profissionais, a transparência das informações dos projetos é um de seus pilares.

Ou seja, para que traga os resultados esperados de sua aplicação, é preciso que todos os colaboradores envolvidos em um projeto conheçam todos os elementos que podem afetar seu andamento.

Uma administradora predial, por exemplo, pode criar um projeto para cada condomínio sob sua responsabilidade. Dessa forma, os profissionais da sua área financeira, responsáveis pela equipe de limpeza e relacionamento com os moradores, por exemplo, devem estar cientes de todas as ocorrências que podem comprometer o seu sucesso.

Se um fornecedor de material para limpeza das piscinas quebrar, essa ocorrência deve ser levada ao conhecimento de todos, afinal de contas, poderá impactá-los em suas atividades independentes.

Da mesma maneira, as soluções dadas pela área de compras para o problema também devem ser transparentes, permitindo que os demais afetados possam dimensionar as suas ações, como sugerir outros fornecedores ou manter a comunicação com os moradores sob controle.

Adaptabilidade

Como ferramenta, o Scrum é flexível e não exige que uma linha única de ações seja tomada. Elas devem ser adaptadas conforme a necessidade que o problema apontar. Isso traz mais leveza para sua aplicação, o que, por consequência, garante mais agilidade nas resoluções.

Feedback contínuo

feedback contínuo está totalmente alinhado com o princípio da transparência do Scrum. Nele, a ideia é apontar quais atividades são desempenhadas corretamente e quais podem ser melhoradas.

Seu foco, no entanto, não está relacionado à motivação e gestão de pessoas, e sim com a manutenção da transparência das informações. Como parte de um projeto, um profissional precisa entender o impacto de suas contribuições. Para isso, as reuniões regulares, ou Sprint Reviews, são determinantes.

Melhoria contínua

Tomando como base as correções recorrentes e o aprendizado a partir da observação sobre elas, a tendência é de que os processos e profissionais envolvidos estejam em constante aprimoramento de seus conhecimentos e qualidade.

Isso é percebido tanto nos resultados práticos quanto no mindset da equipe, que passará a valorizar o método e o que ele proporciona para as rotinas de trabalho.

Eficiência

O Scrum tem algumas diretrizes que buscam moldar o processo com eficiência. Dessa forma, apesar de flexíveis e adaptáveis ao modelo da empresa, o limite de tempo para as reuniões diárias, formatos como os conteúdos devem ser compartilhados e outras padronizações garantem a eficiência do processo no longo prazo de sua utilização.

Determinar o tempo que as reuniões devem ter, por exemplo, garante que seus participantes criem o hábito de serem objetivos, não é mesmo?

Motivação

Diferentemente do que é comum ver nas empresas, é motivador trazer transparência para as informações dos projetos e dar autonomia aos colaboradores.

Como as reuniões diárias de conscientização de toda a equipe sobre o andamento dos projetos são objetivas quanto às informações, o Scrum e seus processos garantem um ambiente e condições de trabalho engajadoras.

Isso demonstra que a empresa e seu gestor têm confiança em seus funcionários, e claro, em suas habilidades para a resolução dos problemas apontados.

Alta velocidade

A implantação do Scrum como ferramenta para acompanhamento do processo vai funcionar como uma engrenagem enferrujada, que, recebendo os devidos cuidados, voltará a girar gradativamente.

O mesmo pode acontecer com os processos desenvolvidos dentro das empresas com essa metodologia. Nas primeiras experiências, a adaptação e o volume de atenção que será demandando fará com que os resultados comecem a aparecer gradualmente.

No entanto, com o tempo e o aprendizado contínuo, esse desempenho tende a ganhar alta velocidade, assegurando que os times e os processos se tornem mais ágeis e eficientes em relação à entrega de soluções.

A partir de suas vantagens, fica claro que existem alguns pontos e diretrizes que devem ser cumpridos, mas, ao mesmo tempo, a adaptabilidade é apontada como um de seus fatores de sucesso.

Como usar o Scrum?

A adaptabilidade que o Scrum prega permite que diversos tipos de negócios e profissionais possam utilizar os seus princípios, mas a implementação pede alguns cuidados.

Entenda seus pilares

Os pilares do Scrum são: transparência, inspeção e adaptação. Nesse sentido, tais conceitos são levados para situações mais práticas das rotinas do projeto.

A transparência diz respeito à visão simplificada dos processos. Já a inspeção, é aquela que determina o acompanhamento do progresso para identificação de pontos que tenham saído do esperado.

O ciclo é fechado com a adaptação, ou melhor, correções da rota, que garantirão o resultado final satisfatório.

Conheça seus eventos

O Scrum é coordenado a partir de eventos. São eles: planejamento de Sprint, reunião diária, revisão do Sprint e retrospectiva.

Entre esses termos, é importante entender, primeiramente, o que é o Sprint. Um ciclista em uma competição de velocidade, por exemplo, faz um Sprint para dar velocidade e potência em determinados períodos.

No Scrum, a ideia é parecida. São intervalos estabelecidos pela empresa para seus esforços ou projetos e, por organizarem temporalmente as demandas, diminuem a necessidade de reuniões ou são capazes de torná-las mais objetivas.

Planejamento de Sprint

Eles são realizados em sequência ininterrupta, que podem ser a cada mês, por exemplo. Assim, o planejamento de Sprint determinará o que será entregue ao final do ciclo e de que maneira.

Um detalhe importante é que tudo isso deve ser decidido em até 8 horas, e o responsável por sua coordenação, o Scrum Master, tem como uma de suas premissas garantir esse prazo.

Reuniões diárias

As reuniões diárias, com 15 minutos de duração máxima, determinarão quais serão as ações de cada profissional nas 24 horas seguintes, considerando que as adaptações serão levantadas no dia anterior.

É recomendado que elas sejam realizadas no mesmo local e horário, todos os dias pela manhã, e levantados os seguintes questionamentos:

  • Quais contribuições do dia anterior ajudaram no andamento do projeto?
  • Quais as ações programadas para o Sprint atual?
  • Há algum obstáculo ou objeção atual que precisa ser tratada?

Revisão de Sprint e retrospectiva

Na revisão de Sprint, a ideia é avaliar os ganhos e a evolução do projeto, realização de feedbacks dos envolvidos etc. Deve ter uma duração máxima de 4 horas.

A retrospectiva Scrum, por sua vez, que deve durar no máximo 3 horas, é uma avaliação completa de todo o Sprint, os esforços e ajustes que foram dados durante o processo e se alguns deles devem ser incorporados definitivamente ao modelo.

Quais erros devem ser evitados ao aplicar a metodologia Scrum?

De fato, o Scrum ajuda no controle das atividades e potencializa os bons resultados das equipes. Contudo, mesmo assim, existem empresas que não se adaptam e reclamam que o método não funciona. Geralmente, isso acontece devido aos erros relacionados ao uso da ferramenta.

Quer garantir a eficiência do Scrum nas atividades do seu negócio? Descubra quais erros você deve evitar.

Não combater a resistência organizacional

Assim como qualquer novidade, a adoção do Scrum pode enfrentar certa resistência organizacional no começo, e se esse problema não for combatido, pode afetar toda a experiência da empresa com a ferramenta.

Essa situação pode acontecer em função da falta de conhecimento sobre a importância do Scrum em todos os níveis da companhia, o que pode ser um reflexo do receio de mudar. Quando uma organização passa a ter uma mentalidade agile, apresentando equipes auto-organizadas, com maior autonomia e uma estrutura organizacional horizontal, os gestores podem pensar que se tornarão irrelevantes para o ambiente de trabalho.

A atuação do treinador ou mestre Scrum é de grande utilidade para situações como essas. Isso porque, as empresas mais bem-sucedidas no uso da ferramenta são aquelas que conseguem gerenciar e eliminar o clima de medo e incertezas entre os líderes. Para isso, é necessário repensar as funções e responsabilidades dos gerentes no processo de desenvolvimento das atividades.

Não considerar os princípios ágeis

Muitas vezes, os profissionais que estão aplicando o Scrum focam em tarefas simples, como a realização de reuniões todos os dias, o uso de ferramentas certas, e o preenchimento dos papéis da plataforma. Isso é importante, mas é apenas uma pequena parte do trabalho.

Seguir à risca todos os princípios ágeis é o que contribui para que as práticas funcionem de maneira eficiente de forma contínua. Devido ao fato de eles serem mais difíceis de implementar em relação às práticas, há organizações que os deixam de lado durante a execução dos seus projetos.

É importante ter em mente que o uso de técnicas sem o entendimento das suas verdadeiras funcionalidades pode gerar uma enorme frustração, uma vez que os resultados alcançados tendem a não ser os mesmos projetados.

Confundir “agilidade” com “fazer de qualquer jeito”

Um dos maiores erros que a empresa pode cometer é pensar que por estar aplicando a metodologia ágil, poderá fazer as tarefas de qualquer jeito, ignorando processos ou padrões, pois a única coisa que importa é garantir a entrega rápida e continuada.

É normal que as pessoas necessitem de um tempo para compreender e absorver a nova forma de pensar e trabalhar — condição que pode dar origem a interpretações simplórias e equivocadas.

Lembre-se que com o uso do Scrum, a companhia tem que seguir os padrões desse framework, o que automaticamente significa que as coisas não serão feitas de qualquer jeito.

Como se sabe, a ferramenta é composta por diversas cerimônias, como o Product Backlog, planejamento, priorização, refinamentos e sprints do projeto, que podem ser adaptados de acordo com as características e necessidades de cada empresa. Assim sendo, as etapas das tarefas podem ser personalizadas, ficando fáceis de serem realizadas. 

Obter o backlog errado do produto

Os backlogs podem ser produzidos em diferentes formatos. Na primeira etapa, é feita a coleta de requisitos e determinadas quais são as bases a serem seguidas. Caso isso seja entendido de forma errônea, a tendência é que todo o desenvolvimento do projeto seja desviado e, consequentemente, os resultados não estarão dentro das expectativas.

Quando a companhia utiliza histórias de usuário, o ideal é que elas sejam escritas pelos indivíduos que estão mais próximos do cliente final. Na maioria das vezes, essa pessoa será o proprietário do produto.

De modo geral, o mais recomendável é sempre buscar por uma pessoa específica, função que requer um novo recurso, problema que deve ser solucionado para beneficiar o cliente, mais os critérios de aceitação para confirmar a conclusão e bom funcionamento do backlog do produto.

Deixar de utilizar esses critérios pode fazer com que as histórias dos usuários fiquem incompletas, logo, é preciso planejá-las rigorosamente antes de partir para o seu trabalho de desenvolvimento técnico.

Não documentar

Uma dúvida bastante comum é sobre a necessidade de documentar ou não os requisitos dos processos da metodologia, uma vez que eles podem mudar a qualquer momento.

Além disso, muitas pessoas optam por uma documentação rasa para que o excesso de detalhes não acabe atrapalhando a criatividade dos colaboradores responsáveis por executar as atividades e para otimizar o tempo, uma vez que por meio do Scrum se está trabalhando com ciclos menores. 

Todavia, a documentação é essencial para guiar os processos do projeto. O mais indicado é estabelecer uma boa comunicação com os integrantes do seu time para definir quais requisitos devem ser documentados em um Sprint. Com isso, todos poderão indicar quais são as informações necessárias para que as tarefas sejam desenvolvidas.

O Product Owner deve priorizar e organizar o backlog continuamente e na etapa do refinamento precisa contar com todos os detalhes, podendo fazer possíveis mudanças até chegar ao Sprint Planning.

A partir desses detalhes, a equipe pode entender melhor a história no decorrer do Sprint Planning. Para tanto, pode-se usar vídeos, áudios, explicações etc. Também é nessa etapa que o Dev Team estima as histórias dos usuários e, se já tiver métricas de velocidade, poderá determinar quantas histórias serão possíveis atender no Sprint.

Não estudar aspectos importantes ao escolher o Scrum Master

Em primeiro lugar, é fundamental entender qual é o verdadeiro papel do Scrum Master. Basicamente, é a função que mais atua na implementação do Scrum nas rotinas de trabalho da empresa.

Levando isso em consideração, muitas vezes, o Scrum Master é visto como o gerente de projeto. O fato é que o profissional que ocupa esse cargo treina a equipe e facilita o entendimento da metodologia, mas tecnicamente não é responsável por gerenciá-la. Em suma, ele orienta e aconselha o time e o dono do produto, principalmente no que diz respeito à estrutura do Scrum.

Sabendo disso, na hora de determinar quem será o Scrum Master, é preciso verificar se a pessoa está devidamente qualificada para cumprir com as suas obrigações. Nesse sentido, é necessário checar qual é a sua experiência na área, bem como se apresenta perfil e autoridade para o cargo.

Entre os principais erros nesse quesito está o de designar o gerente de projetos para esta função, ou seja, alguém que já tem outras ocupações e ficará sobrecarregado. É preciso que o Scrum Master tenha disponibilidade para fazer somente esse trabalho.

Como o Scrum pode ser usado em agências de comunicação?

Inicialmente, os métodos ágeis foram desenvolvidos com foco na criação de softwares e recursos do tipo. No entanto, eles podem ser aplicados em agências de comunicação. O Kanban que o diga, não é mesmo?

Para o Scrum, é possível aplicá-lo sempre que houver a criação de um produto — mesmo que na forma de serviço. A elaboração de um plano de comunicação, por exemplo, pode ser feito em partes, especialmente quando o cliente é uma empresa de grande porte.

Ao decidir utilizar o marketing digital, há a chance de adotar a ferramenta ao desenvolver um site, ao criar uma campanha de links patrocinados ou elaborar uma landing page. Com esse elemento, é mais simples alcançar os objetivos e atender às necessidades do cliente.

Ao otimizar a gestão de projetos por meio do Scrum, você ganha rapidez, eficiência e entregas incrementais. Agora que você já conhece as características, vai ser fácil colocar em prática e aproveitar seus benefícios!

Quando aplicar a metodologia Scrum?

Como é uma ferramenta adaptável, pode ser utilizada em diversos modelos de negócio, principalmente, naqueles que:

  • envolvem diferentes equipes e profissionais;
  • têm uma cultura criativa e inovadora;
  • apresentam longos processos e que podem ter variações que exigem acompanhamento.

Nessa descrição, cabem empresas da área de criação, como agências de marketing, fábricas, consultorias, lojas físicas e negócios que atendem e gerenciam clientes corporativos e pessoas físicas. Ou seja, ele é muito versátil.

É o caso das agências de marketing. Elas podem criar projetos para cada cliente e determinar metas de vendas e contratações como metas do próprio negócio para gerenciarem seus ciclos internos em busca dos seus resultados.

Segundo o Panorama das Agências Digitais 201939,5% das empresas do setor já determinam metas para seus negócios, sendo que, 56,3% delas são bem-sucedidas nesse processo. Será que alguma delas utiliza o Scrum? Seria perfeitamente viável, como pôde ser visto neste post.

Agora que o termo Scrum não está mais distante da realidade da sua empresa, o passo seguinte é entender outros braços da metodologia, seus benefícios e processos, como no caso do Kanban.

Quer saber mais sobre ele? Então, leia agora mesmo o post Kanban: entenda o que é e como funciona esse método!

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