Saiba o que é um checklist (ou lista de verificação), para que serve e como fazer

O cotidiano de uma agência de comunicação é repleto de atividades realizadas simultaneamente e que, muitas vezes, têm um prazo apertado para serem cumpridas. Nesse cenário, o mínimo descuido por parte dos gestores e colaboradores pode resultar em atrasos e erros. Para evitar essas situações, você pode adotar o uso do checklist, que nada mais é do que uma lista de controle, cronogramas e verificações que ajuda a acompanhar o andamento das tarefas.

Basicamente, o checklist consiste em um documento projetado para a realização de atividades repetitivas, a fim de verificar uma lista de requisitos ou coletar dados de forma mais ordenada e sistemática. Assim, os profissionais envolvidos em um determinado processo não correm o risco de esquecer de algo importante.

Quer otimizar a realização das suas atividades? Confira, a seguir, tudo o que você precisa saber sobre o checklist e como aproveitar os seus benefícios na sua agência!

O que é checklist?

Traduzido do inglês, checklist significa “lista de verificação”, pois use as palavras “check” (que significa “verificar”) e “list” (cujo significado é “lista”). Portanto, checklist é uma ferramenta de controle baseada em uma lista com diversas condutas, nomes, tarefas e atividades que devem ser lembradas ou seguidas para que determinado resultado seja alcançado de forma sistemática.

Naquelas semanas atribuladas, com tanta coisa para fazer e tão pouco tempo livre, uma ferramenta como essa pode ser a salvação para você não se esquecer de nada importante.

Qual é a função do checklist?

Essa ferramenta traz diversas vantagens para o seu negócio, uma vez que garante o cumprimento das atividades de forma organizada e bem-sucedida. Conheça as funções do checklist.

Organizar os processos

Com o uso desse recurso é possível sistematizar os itens e especificá-los, como prazos e padrão de qualidade. No documento você indica progressivamente tudo que já foi cumprido, o que facilita a finalização da tarefa. Quando se tem mais organização, os colaboradores ficam devidamente orientados e executam as suas atividades com mais qualidade.

Automatizar etapas

No decorrer do tempo, com a frequência do uso da ferramenta, o cumprimento das demandas e as suas respectivas etapas se torna automático, agregando agilidade para os colaboradores. Isso proporciona a modernização, rapidez e eficiência na agência.

Reduzir falhas

Ao checar a lista de tarefas pode-se reduzir erros e esquecimentos que comprometam a entrega dos trabalhos mais complexos. Isso se deve ao fato de o documento indicar tudo o que é necessário e, ao longo da atividade, você marca aquilo que cumpriu, efetuando um acompanhamento simultâneo e que possibilita correções.

Em quais momentos o checklist pode ser usado?

Basicamente, o checklist deve ser usado quando há a necessidade de verificar o desenvolvimento das atividades longas e com diversos processos, nas quais não se deve esquecer nenhuma etapa, ou para quando as tarefas precisam ser executadas a partir de uma ordem estabelecida. Na agência, a ferramenta pode ser usada para:

• verificar se tudo foi cumprido em cada etapa ou no projeto como um todo;
• entender em qual nível a agência está em relação a algo;
• inspecionar e registrar pontos inspecionados;
• checar a implementação de procedimentos ou padrões;
• coletar dados para analisar possíveis incidências e não conformidades.

A aplicação do checklist pode ser feita em qualquer etapa dos processos de um job, por exemplo. Os seus resultados contribuirão para a conquista das metas estipuladas.

Quais são os tipos de checklist?

Existem diferentes tipos de checklist que podem ser usados em uma agência de comunicação, sendo que cada um deles tem uma função específica. Veja quais são eles.

Verificação de etapas

Trata-se do tipo mais comum de checklist. Ele pode ser usado na agência para indicar de maneira explícita um conjunto de etapas exigidas para o cumprimento de uma tarefa. A sua finalidade é garantir que cada etapa seja realizada em sucessão. Normalmente, é aplicado em situações críticas de tempo.

Portanto, essa é uma boa opção para usar quando a agência precisa cumprir um prazo apertado e não quer perder a qualidade no serviço prestado.

Solução de problemas

Consiste em uma lista de soluções de problemas para identificar e resolver eventuais erros. Esse documento é composto por um conjunto de instruções a serem seguidas diante de uma circunstância de risco.

Sabe aquele projeto complexo que a agência recebeu? O checklist de resolução de problemas é essencial para esse caso, pois traz o respaldo que os colaboradores precisam para lidar com imprevistos.

Coordenação

Ideal para o gerenciamento de projetos que envolvem muitas pessoas, o checklist de coordenação atua como ponto central de foco para um conjunto de atividades.

Quando a agência terceiriza a produção audiovisual pode adotar essa ferramenta para conferir se as peças publicitárias de vídeo ou áudio estão sendo cumpridas de acordo com o que foi projetado dentro da sua empresa, por exemplo.

Disciplinas

Um projeto desenvolvido pela sua equipe não saiu conforme o esperado? A falta de preparo nesse tipo de ocasião pode agravar ainda mais os resultados. Para isso, você pode usar o checklist de disciplinas, que evita decisões inadequadas no calor do momento.

Afazeres (to do)

A lista ‘’to do’’ diz respeito aos afazeres a serem cumpridos. É possível desenvolver esse documento para cada área da agência, como criação e redação, o que garante que os colaboradores assimilem e cumpram o projeto desenvolvido para um determinado cliente.

Como fazer um checklist?

Para que realmente traga efeitos positivos é necessário que o checklist seja elaborado e aplicado corretamente. Acompanhe o passo a passo de como construir esse documento.

1. Defina o que vai ser verificado

Embora pareça óbvio, há quem se confunda na hora de montar a lista de verificação. Assim sendo, comece definindo o que deve ser verificado e os porquês desse checklist. Com isso, você ficará mais consciente do objetivo e importância do recurso.

2. Determine a frequência de utilização

Na sequência, determine em quais momentos a sua lista de verificação deverá ser aplicada. A ferramenta pode ser utilizada para conferir o final de cada etapa de produção de um projeto, inclusive na conclusão, para comprovar junto ao cliente que todas as atividades foram realizadas.

Também existe a possibilidade de colocar um campo de assinatura para que o cliente valide a lista e confirme a entrega de acordo com o combinado.

3. Crie etapas

Agora é o momento de criar as etapas em que o checklist vai ser aplicado. Em um projeto para construir a identidade de uma marca, é importante verificar como a marca está posicionada, estipular o caminho que a marca vai seguir, desenvolver ações de acordo com as características de determinas e transmitir a nova identidade, por exemplo.

4. Informe quem irá usá-lo

Deixe claro quem serão os responsáveis por utilizar a ferramenta. Em seguida, treine essas pessoas para orientá-las sobre o uso correto do checklist e a sua real importância.

A adoção do recurso pode exigir uma mudança de cultura, haja vista que inicialmente alguns colaboradores podem menosprezá-lo.

5. Teste o checklist

Após estruturar a lista de verificação, é chegada a hora de testá-la. Peça aos seus colaboradores para que utilizem a ferramenta na execução de um projeto. Observe o feedback da sua equipe e faça refinamentos para que ela se adeque às particularidades das tarefas desenvolvidas e dos funcionários.

Contar com um sistema de gestão que inclua checklist, modelos e processos aumenta a eficiência das atividades da agência de comunicação. Quanto mais estiver adaptada às suas necessidades, mais a ferramenta poderá influenciar positivamente no alcance das suas metas, economia de tempo e dinheiro.

Se convenceu da importância do checklist na gestão da sua agência? Então que tal saber em qual nível a sua agência está em relação à organização de processo? Confira nosso checklist de Diagnóstico de Maturidade de Gestão!

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