Conheça as 21 ferramentas de agências essenciais para a sua gestão

Já diz o ditado que “tempo é dinheiro”, por isso é importante buscar formas de aumentar a produtividade do seu negócio. E o uso de ferramentas para agências é uma excelente alternativa. O melhor de tudo é que nem sempre é necessário fazer grandes investimentos, já que apenas alguns ajustes podem causar impactos relevantes.

Você deve conhecer os aplicativos que auxiliam na gestão para agências, pois eles são fatores preponderantes para mudanças de gerenciamento e de resultados. Sendo assim, confira neste artigo qual deles se encaixa nas suas necessidades. Aqui, abordaremos os seguintes tópicos:

Boa leitura!

Por que é importante fazer a gestão da agência?

Para responder essa questão é relevante pensar que uma boa gestão da agência determina o seu sucesso, todavia cada uma tem suas peculiaridades. Logo, as vantagens são muitas, pois a otimização do trabalho vai influenciar os colaboradores e suas estratégias no mercado. A seguir, apresentamos alguns dos seus benefícios. Acompanhe!

Organiza processos e pessoas

Cada colaborador tem duas definições e responsabilidades claras, mesmo tendo flexibilização em sua atuação e nas ferramentas para agências. Essa otimização é eficiente e estratégica para o bom andamento do negócio.

Reduz custos e falhas

Isso ocorre porque cada um sabe o que precisa fazer e o tempo necessário para realizar determinada tarefa. Logo, evita-se retrabalho e falhas operacionais. Desse modo, esse benefício pode ser revertido em melhores salários.

Proporciona produtividade

Ao utilizar as ferramentas para agências adequadas, é possível aumentar sua produtividade. Inclusive, pode flexibilizar horários focando mais nos resultados que na carga horária. Principalmente, depois da pandemia que gerou uma mudança de mentalidade em relação à presença e turno nas empresas.

Aprende com os erros

É fundamental aceitar os erros e analisá-los para compreender o que houve e fazer as mudanças necessárias. Na verdade, é indicado aprender a lidar com eles, mas de uma forma construtiva.

Prevê resultados

Uma vez que você controla todos os processos, registra tudo e avalia os resultados fica mais fácil encontrar erros e acertos. Afinal, terá todas as informações para traçar novas metas que sejam alcançáveis. Sobretudo, com esses dados poderá prever algumas direções futuras do próprio mercado e de seu negócio.

Fortalece a tomada de decisões

Investir no business intelligence faz com que o processo de tomada de decisões seja baseado em dados e não em achismos. Logo, suas decisões serão mais assertivas, já que você tem informações seguras e concretas para tais atitudes.

Como gerenciar uma agência de marketing?

Você deve estar pensando como vou gerenciar essa empresa? Por onde começar? Calma, essas respostas você verá a seguir para depois conseguir entender quais ferramentas para agências precisará usar. Continue a leitura!

Tenha um planejamento

Planejamento é tudo para qualquer situação na vida e não poderia ser diferente em sua empresa. Por isso, faça um plano de negócio para entender quais são seus objetivos, metas e como conseguirá alcançá-las. Além disso, documente todos os processos para analisar o que deu certo ou não.

Mantenha sua equipe informada

Após isso, informe sua equipe de todos os processos, independente se eles vão participar de tudo ou não. É importante que entendam o que será realizado no ambiente de trabalho. Isso proporciona integração e engajamento, cada um com suas responsabilidades para entregar um produto de qualidade.

Valorize seus colaboradores

Invista nos colaboradores para que eles possam trabalhar motivados. Assim, se possível, proporcione melhores salários, benefícios e recompensas para quem “veste a camisa” da agência.

Controle suas finanças

É imprescindível que você tenha controle das entradas e saídas de dinheiro da empresa ou tenha alguém que faça isso por você. Com o fluxo de caixa em dia é possível planejar e executar as atividades com segurança para obter os melhores resultados tanto para a agência quanto para os clientes. Por outro lado, também, evita-se o prejuízo.

Invista em softwares de gestão de projetos

O uso de um software de gestão de projetos é essencial na sua empresa, pois cada cliente tem suas características e a informática pode organizar tudo em seus devidos locais.

Toda documentação pode ser arquivada para que os acessos sejam rápidos e compartilhados com os envolvidos. Uma vez estruturados, fica fácil de acompanhar os andamentos das ações.

Quais são as 21 ferramentas para agências que podem auxiliar nessa gestão?

Fazer a gestão de um negócio não é algo simples. Porém, com o uso de ferramentas para agências é possível planejar e organizar todos os projetos dos clientes para que as entregas sejam realizadas nas datas certas. A seguir, apresentamos as principais. Acompanhe!

1. Slack

Para quem deseja que a comunicação seja eficiente, o Slack é uma boa ferramenta para agências. Afinal, ele cria canais específicos por tópicos pela equipe, auxilia em tarefas mais simples e mesmo complexas. Por exemplo, deixar um lembrete e apresentar resultados de métricas do site.

2. Google Drive

Os arquivos no Google Drive ficam na nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar. Inclusive, é muito bom para transferir grandes arquivos e compartilhar com a equipe. Além disso, é possível fazer a edição em tempo real e verificar o histórico de registro do que foi alterado.

3. Tomato Timers

Quer controlar o tempo de trabalho? O Tomato Timers usa a técnica Pomodoro, que visa parar 5 minutos, depois de 25 minutos trabalhados. Esse sistema aumenta a produtividade e a concentração dos colaboradores.

4. Evernote e Google Keep

Quer um caderninho de anotações? O Evernote ou Google Keep são excelentes para guardar links, listas, desenhos, textos, imagens, informações importantes, lembretes etc. Eles estão disponíveis tanto no desktop quanto no Android e iOS.

Por exemplo, o Evernote oferece funcionalidades como criação de projetos com arquivos, links e notas para serem compartilhadas entre colaboradores logados. Você pode usar o plano gratuito ou pago. Esse último distribui as informações e procura por arquivos e imagens.

5. Facebook

Além de ser uma grande rede social, o Facebook também é uma ferramenta de marketing digital, visto que auxilia na programação de divulgação dos conteúdos orgânicos e pagos. Assim, pode selecionar por nicho, anúncios, agendamento e outros.

6. WordPress

Muito popular para o desenvolvimento de sites, no WordPress seus colaboradores podem criar blogs, landing pages, sites, teste A/B e melhorar a performance do seu tráfego por meio do SEO. São diversos plugins para serem inseridos conforme as necessidades do cliente.

7. My Hours

O My Hours também ajuda a controlar a produtividade dos colaboradores. No entanto, ele demonstra quais são os mais eficientes e quais não estão cumprindo com os prazos. Nessa plataforma, é possível ver os gráficos e relatórios por meio de planilha. Logo, você saberá quanto cada um da equipe está trabalhando por dia. Todavia, o plano gratuito é para um usuário, para mais, é preciso comprar.

8. Coogle

Precisa criar mapas mentais? O Coogle é uma opção fácil de utilizar. Nele, você poderá apresentar ideias em suas reuniões e criar um planejamento de forma atrativa. Ele inicia com um ponto central e vai abrindo linhas de possibilidades.

9. Google Docs

Parecido com o Word, tudo que você escrever ou criar ficará armazenado na nuvem do Google Docs. Dessa maneira, pode ser compartilhado com a equipe, clientes ou fornecedores. Sobretudo, há possibilidade de outras pessoas fazerem comentários no arquivo.

10. Canva

O Canva é uma ótima ferramenta para criar design rápido tanto no desktop quanto no celular. Aqui, você poderá desenvolver capas para redes sociais, cartões de vista, e-mail marketing, convite e tantas outras possibilidades. Existe a versão paga e a gratuita com limitações. Na verdade, os modelos ficam prontos para serem ajustados conforme a sua ideia e os layouts são muito profissionais.

11. Google Fonts

Google Fonts é uma ferramenta ajuda na escolha de uma tipografia para criar sua arte. Assim, as fontes são renderizadas na nuvem, não precisando ser instalada no computador. São mais 800 famílias de opções gratuitas e com código aberto. Inclusive, ela pode passar por modificações.

12. Giphy

Os GIFs auxiliam a agência a humanizar a sua marca e melhorar o engajamento, pois ele comunica sua mensagem por meio da emoção e história. Além disso, são responsivos e se adaptam à linguagem atual. Com o Giphy, você poderá copiar a URL que deseja usar porque há várias opções em sua biblioteca. Também, pode fazer uma versão sua.

13. Banco de imagens e vídeos

Trabalhar com imagens e vídeos não é algo fácil, pois existem os direitos autorais que devem ser respeitados. Todavia, existem bancos que fornecem esses arquivos gratuitamente e livres de propriedade. São eles: Pixabay, Pixels, RGBStock, Free Digital Photos, Freerange Stock e o Kaboom Pics.

14. Biblioteca de anúncios do Facebook

Achou que o Facebook atuava somente no agendamento? Saiba que ele tem uma biblioteca de anúncios para você verificar os conteúdos pagos que estão sendo divulgados de seus clientes e concorrentes. Além disso, essa ferramenta fornece dados da criação da página, se o nome já foi trocado e se foi mesclada.

15. Gyazo

O Gyazo grava a tela do computador e disponibiliza em formato GIF de 6 segundos. Também, você pode baixar a gravação em outros formatos. Porém, no GIF ele é bem leve e pode ser inserido no corpo do e-mail.

O legal do GIF é que esse tipo de arquivo é bastante leve em comparação com o vídeo. É dinâmico e pode ser encaixado no corpo do texto de e-mail.

16. Gerador de UTM

O gerador de UTM utilizado para criar parâmetros de rastreamento (UTM) para várias ferramentas de web analytics. Como o Google Analytics não captura todos os dados de uma campanha sem a definição de UTMs, é necessário ter um URL Builder. Desse modo, o UTM propicia um ponto de contato dos usuários com um determinado link.

17. Google Keyword Planner

Com esta ferramenta do Google é possível pesquisar as palavras-chave e a construção de campanhas de pesquisas pagas. A plataforma detalha os melhores lances e o comportamento dos termos. Ela é indicada para quem visa conseguir relevância nos buscadores, melhorar as técnicas de SEO e tráfego pago. Igualmente, é utilizada para compreender as palavras-chave que mais fazem sentido para criação de conteúdos de um blog.

18. Google Pagespeed Insights

Caso não saiba, o SEO sofre influência do carregamento das páginas do site ou blog. Nesse sentido o Google PageSpeed Insights vem analisar e otimizar essa velocidade. As páginas devem abrir no máximo em 3 segundos para a satisfação do usuário. Desse modo, o Google avalia o carregamento e outros dados para dar uma nota de 0 a 100, conforme as boas práticas por ele definida.

19. Feedly

Muitas vezes, ficamos sem ter ideias de conteúdos para serem criados, mas o Feedly auxilia nesse processo. Ele permite reunir informações da Web baseado nas palavras-chave ou tópicos, já que é um leitor de RSS. Logo, captura dados de muitos sites, blogs, portais de notícias e outros. Para apresentar a pesquisa, insere uma lista parecida com a caixa de entrada de e-mail para cada palavra-chave ou tópico.

20. Pocket

Outra opção para guardar ideias é o Pocket, uma ferramenta de curadoria em que você salva páginas para serem lidas mais tarde. É muito útil para guardar um conteúdo que você queira usar como referência.

21. Studio

Para finalizar essas dicas, apresentamos o Studio, da Rock Content, uma ferramenta completa para agências. Afinal, foi desenvolvido para suprir as demandas do setor e organizar o fluxo de trabalho. Por exemplo, com ele é possível manter a organização da carteira de clientes, fazer a avaliação da rentabilidade de cada um dos contratos e controlar os processos operacionais.

Além disso, você pode distribuir as tarefas, emitir alertas automáticos da área de finanças e aprovar remotamente valores e projetos. Desse modo, o trabalho à distância fica mais produtivo até porque é possível manter o contato com a equipe também terceirizada.

Seu dashboard segue o sistema de Kanban podendo visualizar onde estão as tarefas e fazer um acompanhamento de perto. Tudo armazenado em nuvem para ser acessado de qualquer lugar, ou seja, não há barreiras geográficas.

Portanto, a gestão do seu negócio está, também, atrelada às ferramentas para agências que sua empresa utiliza. Por isso, busque aquela que mais se adapta a sua necessidade, demanda e aumente a produtividade, automatize os processos e melhore seus lucros.

Agora que você recebeu essas 21 dicas, aprenda a criar relatórios de marketing para mostrar aos seus clientes os resultados gerados pela sua agência.