Por Raphael Pires

Publicado em 17 de abril de 2019. | Atualizado em 2 de julho de 2020


Não é segredo que uma boa gestão proporciona benefício em todas as áreas de uma agência. Mesmo assim, muitos profissionais ainda encontram dificuldade para organizar o seu negócio. Você é um deles? Então confira nosso post!

Ir além de entregar campanhas criativas e que surpreendam os clientes: esse tem sido o mindset adotado pela gestão de agências de comunicação. Mas o que significa ir além? O que diferencia uma determinada agência das concorrentes? Vamos pensar um pouco. É cada vez mais nítido que um dos fatores que levam uma empresa a procurar por uma agência é a busca por resultados efetivos.

O aumento de visibilidade ainda é relevante, a necessidade de estar presente no ambiente digital com o intuito de atingir um determinado público-alvo também. Mas o que vai definir o sucesso ou não de uma campanha é, inevitavelmente, o resultado alcançado.

Mas e as agências, o que elas buscam? Certamente desejam obter resultados tão bons para si mesmas quanto para os seus clientes, certo? E, novamente, buscam inovar ao máximo para que possam garantir a satisfação de suas contas.

Nesse caso, uma gestão eficiente é o carro chefe para enfrentar todos os desafios com segurança, crescer de forma saudável e fidelizar os clientes. Foi pensando nisso que criamos este artigo com todas as informações de gestão para agências, contendo as dicas necessárias para que você consiga implementar os preceitos básicos de gestão na sua agência.

Além das dicas aqui no post, preparamos um material completo e gratuito com tudo que você precisa saber para gerenciar seu negócio: é o nosso ebook “Guia Completo de Gestão para Agências“. É só baixar aqui embaixo!

Guia completo de Gestão para Agências

Qual a realidade do mercado brasileiro de agências?

Antes de mais nada, para que uma gestão seja feita de forma consciente, é preciso conhecer o terreno que se está pisando. Em nosso caso esse ambiente é o contexto brasileiro da indústria da publicidade e suas características e tendências. O que está em alta? Quais as inovações possíveis nesse cenário? Como posso me diferenciar? Estas são apenas algumas das perguntas que estudos recentes podem auxiliar em sua resolução.

Em uma recente pesquisa realizada pela Resultados Digitais em parceria com a iClips, foram entrevistados 627 colaboradores de diversas agências de comunicação de todo o Brasil. O intuito do levantamento foi de compreender a fundo como anda a gestão das agências, bem como todos os seus elementos constituintes. São vários gráficos, estatísticas, números e dados para lançar luz sobre o contexto e os desafios dessas empresas.

A pesquisa é extensa, mas podemos tocar em vários pontos interessantes aqui que podem ser úteis para organizar a gestão da sua agência. Dos respondentes, cerca de 65% foram de tomadores de decisões (gerentes, CEOs, diretores etc) e, dentre eles, a grande maioria disse exercer mais de uma função dentro da agência, fora das ações estratégicas. Além disso, apenas 18% informou fazer uma gestão do tempo estratégica.

Isso pode mostrar que os gestores estão gastando muito tempo em trabalhos operacionais em detrimento de ações de planejamento estratégico em direção ao crescimento sustentável do negócio. Nesse sentido, uma boa forma de poder se diferenciar neste meio é decidir por focar na estratégia da agência, levando a missão, visão e valores à frente e não despender tanto tempo nas operações diárias.

Com relação ao fluxo de caixa, alguns dados também são alarmantes. Do total de entrevistados, 148 agências informaram que não fazem projeções financeiras e 72 não sabem sequer dizer o quanto de lucro seus projetos trouxeram.

O que falamos acima sobre foco em estratégia reverbera nas receitas também. De acordo com a pesquisa, 57,5% dos líderes mais focados em gestão faturam acima de R$ 25 mil por mês, enquanto a porcentagem de líderes mais operacionais com esse faturamento é de 31,7%. Bom, os números não mentem, então você já sabe que concentrar na gestão é a chave para sua agência decolar.

O estudo também mostra que a adoção de ferramentas softwares é onipresente nas agências, apesar de 47% não utilizarem sistemas integrados entre si, o que acaba por dificultar a movimentação de dados e perdendo em produtividade.

Nessa perspectiva, a pesquisa questionou as agências sobre os principais benefícios que enxergam no uso de ferramentas de gestão.Em primeiro lugar vem a otimização de tempo e aumento da produtividade (90%), seguida pelo maior controle de dados (64%) e pela centralização de informações (58%).

Ou seja, optar por um sistema de gestão integrado pode ser uma excelente jogada estratégica para sua agência, uma vez que ele permite melhorar a comunicação com clientes e colaboradores, otimiza a produtividade e gera relatórios importantes para a tomada de decisões assertivas.

Quais as melhores práticas para entregar resultados com valores para o cliente?

Vamos agora discutir como você pode organizar a sua gestão a partir de algumas práticas. Elas serão úteis para que sua gestão de projetos não saia da linha e você possa usufruir do máximo da capacidade produtiva da sua agência, em direção ao crescimento com consciência.

Rastreie o tempo gasto nas atividades

Esteja você usando um modelo de fee mensal, de remuneração por job, por resultados (success fee) ou baseado no tempo gasto em cada atividade, você precisa rastrear o tempo que seus colaboradores despendem no projeto. Assim você sabe se o projeto vai ao encontro do orçamento.

Para fazer com que o timesheet seja efetivo, você precisa ter certeza que seus funcionários estão realmente usando a ferramenta de maneira regular. Você só poderá tomar decisões assertivas e chegar à conclusões acertadas se o timesheet estiver mostrando dados corretos e realistas. Além disso, conte sempre com o diagrama de gantt e o método kanban para visualizar melhor o tráfego na agência.

Gerencie funcionários full-time e freelancers

Agências de comunicação quase nunca dependem totalmente de funcionários full-time que estão no escritório. Gerenciar o trabalho de freelancers e temporários, especialmente com relação a times remotos, pode ser difícil, mas com sistemas de gestão a tarefa pode ficar mais tranquila.

A partir de uma visão geral da agenda de um funcionário, é fácil mensurar a sua carga de trabalho. Quando você precisar mudar deadlines ou definir novas prioridades, tome cuidado para não deixar nenhum colaborador subutilizado ou sobrecarregado, podendo levar a momentos de estresse e até turnover.

Faça uma gestão completa de recursos

Ao tocar uma campanha para a marca de um cliente, você precisa incluir no planejamento todas as ferramentas, equipamentos e espaços necessários para realizá-la, e não somente quem irá executar.

Idealmente você deve ter uma visão completa sobre o uso de recursos na sua agência, assim você pode ver quais tem uma boa porcentagem de adoção pelos funcionários e quais precisam de um treinamento melhor para que possa ser utilizado com mais frequência.

Tenha métricas e relatórios a seu favor

Uma vez que o escopo, deadlines e peças podem sofrer variações, você precisa rastrear constantemente seu projeto para alocar recursos corretamente. E para isso, você precisa de uma maneira rápida de acessar métricas e relatórios sobre a performance do time e uso de recursos.

Ficar de olho em diferentes métricas irá te ajudar a ter total controle mesmo se alguma mudança ocorrer. Uma forma de ver se um funcionário está com muitas ou poucas atribuições é monitorando seu timesheet e agendamentos. Em sistemas integrados de gestão, é possível ter acesso a vários relatórios financeiros, para manter o seu fluxo de caixa sempre positivo (e piscar um alerta estratégico caso as finanças não estejam indo bem); e relatórios de Business Intelligence (BI), voltados para a tomada de decisões de negócios.

Adote um workflow eficiente tanto para a equipe quanto para o cliente

É fundamental que a gestão se serviço seja ágil para a abertura, a execução e o fechamento das tarefas de cada processo. A melhor maneira de garantir mais agilidade é por meio de um workflow eficiente para a equipe da agência e para o cliente.

Para isso, é necessário otimizar e padronizar os seus processos. Desse modo, a agência terá mais controle sobre todas as suas atividades, garantindo que elas possam ser finalizadas com qualidade e dentro do prazo acordado com o cliente.

Um workflow eficiente exige o uso de ferramentas que viabilizem a esquematização dos seus processos. Também é preciso fazer um inventário dos recursos que a empresa pode contar, o que permite realizar uma melhor distribuição das tarefas, de acordo com as plataformas e profissionais disponíveis para cumpri-las, sem que fiquem sobrecarregadas.

Além disso, há que se documentar os processos e as conexões entre eles. As etapas dos processos deverão ser listadas em ordem cronológica e conforme a interdependência entre elas.

Ainda é necessário construir um esquema para direcionar os processos, o que significa utilizar um gráfico, como um diagrama, para apontar quais são os processos a serem feitos, as suas respectivas tarefas, quem são responsáveis e quais os prazos.

O cliente também necessita de agilidade ao entrar em contato com a agência, o que ajuda na realização de ajustes rápidos, por exemplo. Assim sendo, o atendimento e a comunicação devem ser automatizados por meio de ferramentas e estratégias que garantam praticidade na interação entre as duas partes.

Ao deixar claro que a agência tem processos eficientes, que asseguram a entrega daquilo que foi prometido, a tendência é que o cliente se sinta mais seguro, pois perceberá que o seu time está devidamente preparado para auxiliá-lo em todas as suas necessidades.

Aposte na transparência dos processos com o cliente

Um erro bastante recorrente entre as agências é não deixar claro para os clientes até que ponto e como podem ajudá-los.

Isso demonstra que muitas agências não estão sabendo como informar todos os serviços que oferecem e até onde podem atender as necessidades evidenciadas pelos seus contratantes. Desse modo, ao surgirem novas oportunidades, o cliente pode buscar outro fornecedor que corresponda às suas demandas.

Por isso, é imprescindível ter uma gestão de qualidade e manter a transparência em todos os seus processos. Em primeiro lugar, mostre para o consumidor como a agência pode ajudá-lo a obter êxito na sua necessidade atual e informe quais são as situações em que você está apto a servi-lo.

Com isso, evitam-se possíveis frustrações por parte do cliente, fazendo com que ele volte a te procurar nas próximas demandas.

Invista no uso de softwares

Mesmo com ferramentas mais avançadas oferecidas no mercado, muitas agências ainda insistem em usar o Excel como única ferramenta de gestão. Apesar de ser útil, esse recurso não é robusto e completo o suficiente para dar conta do gerenciamento de todos os processos da empresa.

Nesse sentido, contratar um software de gestão para agência é muito mais eficaz. Afinal, trata-se de uma plataforma completa, com todos os recursos necessários para o bom andamento das atividades internas, como implementar a gestão de vendas.

Com uma boa plataforma de gestão, você tem mais facilidade para compartilhar as tarefas com a equipe, registrar as demandas em um único lugar, acompanhar o que está sendo feito e administrar os prazos.

Inicialmente, o Excel pode até funcionar para quando se trabalha em pequena escala. No entanto, com o aumento na aquisição de contas, depender apenas dele se torna inviável.

Como fazer minha agência crescer e se destacar no mercado?

São vários os desafios de liderar uma agência de comunicação. É preciso investir nas estratégias certas para fazer uma boa administração de processos e promover crescimento para o negócio. Nesse contexto, há uma série de técnicas de gestão empresarial que você pode aplicar para gerar bons resultados. Veja:

Gestão de pessoas

Por mais importante que a gestão de pessoas seja, boa parte das agências ainda não dá a devida atenção para esse assunto. Por se tratar de um meio em que a criatividade é colocada em evidência diariamente, é fundamental estar ciente das consequências que essa característica pode acarretar.

Isso porque, questões como ego e vaidade  são inevitáveis e devem ser bem administradas a fim de evitar quaisquer conflitos na agência. Afinal, quando os colaboradores estão engajados e motivados, o primeiro impacto é na qualidade dos serviços. Quando você tem esse objetivo em mente, fica fácil pensar em ações menos genéricas e mais adequadas ao perfil do negócio. Leve em consideração as seguintes ideias:

  • promova a integração do time
  • desenvolva um ambiente agradável na agência
  • crie planos de carreira
  • crie programas de recompensa
  • faça feedbacks constantes
  • ofereça salários adequados
  • aplique People Analytics para uma gestão estratégica de pessoas

Gestão do fluxo de trabalho 

fluxo de trabalho diz respeito ao conjunto de processos envolvidos para que o pedido do cliente se converta em uma ação ou campanha publicitária. Esses procedimentos são divididos em etapas distintas, que são o recebimento da demanda, planejamento e elaboração do briefing, produção de conteúdo, veiculação e avaliação dos resultados.

Fazer uma boa gestão do fluxo de trabalho pode ser uma ótima estratégia para alcançar melhores resultados na sua agência. Ao estruturar esse processo, é possível identificar falhas e obstáculos que trazem maus resultados e afetam a produção de forma negativa. Siga os seguintes passos:

  • mapeie os processos
  • construa um planejamento
  • automatize processos
  • aposte no design thinking para estruturar a gestão de processos
  • acompanhe os resultados

Gestão financeira 

Muitos líderes do setor publicitário vêm sofrendo com a queda do poder de negociação junto aos clientes. Nesse cenário, sem uma boa estruturação das finanças fica muito difícil reverter um quadro negativo. Embora possa parecer óbvio, um bom gerenciamento das finanças é determinante para não perder dinheiro e para se conservar prestigiado no mercado.

Nesse contexto, entra em ação a chamada gestão financeira estratégica. Trata-se de um conjunto de providências tomadas para fazer com que a situação econômica de um negócio seja a mais vantajosa possível. Nessa missão, estão incluídas condutas como reduzir os gastos, monitorar as despesas, fazer balanços periódicos, elaborar o fluxo de caixa, entre outras.

A gestão financeira para agência de publicidade abrange o monitoramento de gastos e ganhos bastante específicos. É preciso calcular, por exemplo, as despesas com mídia e com a produção das campanhas. Além disso, é essencial um bom controle sobre o pagamento do fee mensal. Lembre sempre destes tópicos:

  • controle contas a pagar e receber
  • pesquise o histórico de crédito dos clientes novos
  • ofereça modelos flexíveis para os bons pagadores
  • envie lembretes automáticos
  • reduza gastos com uma gestão de custos
  • faça o devido acompanhamento do fluxo de caixa
  • monitore todas as operações financeiras
  • separe as contas da empresa das pessoais
  • tenha propósitos bem definidos
  • adote softwares especializados em agências

Business intelligence 

Lidar com o volume de dados e informações quando o objetivo é otimizar campanhas estratégias pode ser um desafio e tanto quando não há uma ferramenta que dê total suporte nessa tarefa. No entanto, alguns recursos têm se mostrado fundamentais para coletar, organizar e analisar todos os dados.

Business Intelligence (BI) é, portanto, a ferramenta ideal para profissionais que buscam otimizar suas tomadas de decisão, pois ele envolve a transformação de dados brutos em informações importantes e estratégicas para uma empresa. 

Após a extração de informações relevantes para a agência, é feita uma reengenharia dos processos realizados dentro da sua empresa criativa, a qual será responsável por analisar todo o fluxo de trabalho a fim de efetuar uma reestruturação de todo o processo. Leve em consideração as dicas a seguir:

  • esclareça a importância do BI para toda a equipe
  • foque na colaboração entre todos da agência
  • concentre-se em métricas importantes
  • defina um sistema de BI unificado

Ofereça soluções modernas para os clientes

Erroneamente, muitas agências se limitam a oferecer os mesmos serviços por décadas. Será que a sua empresa está agindo da mesma forma? Para sair do lugar comum, é necessário analisar o seu mercado e procurar oferecer soluções para o público-alvo.

Na atualidade, as estratégias em mídias sociais, SEO, marketing de conteúdo, produção de vídeos e demais ações de marketing digital são indispensáveis para o seu catálogo de serviços.

 Construa um planejamento estratégico

Da mesma forma que ocorre em empresas de outros segmentos, as agências de comunicação também precisam contar com um planejamento estratégico adequado para as suas necessidades e metas. Assim, pode-se determinar estratégias e ações mais embasadas, que potencializam os bons resultados.

O desenvolvimento do seu planejamento estratégico pode ser feito a partir de diferentes metodologias, como a análise SWOT, que costuma ser a mais utilizada pelas empresas. Uma vez que o mercado da publicidade muda constantemente, é importante que o plano de ações seja revisto e atualizado anualmente para não ficar defasado.

 Mostre cases de sucesso

Ao procurar pelos seus serviços, o cliente potencial deseja saber se a agência tem capacidade para solucionar o seu problema. Levando isso em consideração, é fortemente recomendado montar um portfólio com cases de sucesso.

Portanto, selecione os clientes com os quais você tem um melhor relacionamento e solicite autorização para incluir os serviços prestados para ele como case de sucesso. Ao trazer exemplos práticos, é possível mostrar para os prospects os bons resultados atingidos e como a agência trabalhou para alcançá-los, o que aumenta as possibilidades de fechar novos negócios.

Mantenha clientes fidelizados

Prezar pela satisfação dos clientes é crucial para que ele mantenha uma longa relação com a agência, mesmo aqueles que já foram fidelizados. Para tanto, é preciso fazer com que eles percebam a agência como uma excelente aliada. Crie ações e benefícios específicos para esse público, mantendo-o interessado em seus serviços.

Isso fará com que ele indique os seus serviços para outros clientes de forma espontânea. Nesse contexto, você terá a oportunidade de selecionar os clientes mais adequados ao seu nicho de atuação, além de poder ampliar a sua área conforme a demanda.

Todavia, é indicado ser cauteloso na hora de estabelecer novas relações com futuros clientes. Tenha em mente que é necessário ter máxima organização para cumprir com os serviços com qualidade e dentro do prazo para todas as relações estabelecidas. Evite ‘’puxar’’ demandas que estejam acima da sua capacidade de produção, já que isso sobrecarrega a sua equipe e pode resultar em atrasos.

Com essas medidas, você impulsiona os resultados da sua agência, de modo a se destacar entre a concorrência e se tornar uma referência para a sua clientela.

De fato, fazer a gestão de uma agência de comunicação não é fácil, e fazer isso sozinho é praticamente impossível. Contar com um software de gestão integrado, onde você pode monitorar a produtividade das equipes enquanto tem acesso a relatórios financeiros e de business intelligence, pode ser a solução que você, como gestor, precisa para crescer com sustentabilidade. Então que tal criar sua conta gratuita e conferir todas as funcionalidades que estão na plataforma?

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