Aumente a produtividade do seu time com a Matriz de Eisenhower

As ferramentas de negócios em forma de matriz não são novidade. A análise SWOT, ou Matriz F.O.F.A., por exemplo, é essencial para o planejamento estratégico e desenvolvimento de novos projetos. Mas, se você e seu time lidam com muitos afazeres e precisam de um método que ajude a priorizar tarefas, a Matriz de Eisenhower pode ser a solução.

Com ela, você vai perceber como é possível alcançar uma melhor gestão do tempo e aumentar a produtividade com uma visão mais clara do que precisa ser feito. Tudo pronto? Vamos lá!

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é atribuída a Dwight Eisenhower, que foi general do exército americano antes de ser presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Também conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo, ela consiste em 4 quadrantes, nos quais devemos distribuir nossas tarefas pendentes, de acordo com as seguintes categorias:

• importante e urgente;
• importante e não urgente;
• não importante e urgente;
• não importante e não urgente.

Antes de explicarmos como encaixar os afazeres em cada uma dessas categorias, vale um esclarecimento sobre a diferença entre o que é importante e o que é urgente.

• tarefas importantes: são aquelas cujos resultados impactam diretamente as metas que você precisa cumprir e propósitos que deseja atingir;
• tarefas urgentes: costumam ter um prazo definido e exigem atenção imediata. Se não receberem o devido foco o quanto antes, pode haver consequências indesejáveis.

Quadrante 1: importante e urgente

No primeiro quadrante, ficam as tarefas mais cruciais para o seu trabalho. Elas recebem a prioridade mais alta, têm um prazo a ser respeitado e devem ser concluídas assim que possível. O lema aqui é: faça!

Quadrante 2: importante e não urgente

No segundo quadrante, colocamos as tarefas relacionadas às suas metas, mas que não têm uma data de conclusão bem delimitada. O ideal aqui é planejar, agendando um tempo para se dedicar a elas, desde que já tenha completado as tarefas do primeiro quadrante.

Quadrante 3: não importante e urgente

Por vezes, damos mais importância do que deveríamos a algumas atribuições, quando, na verdade, elas apenas têm uma certa urgência. O telefone é um grande exemplo: quando ele toca, o esperado é que a gente atenda, mas isso não quer dizer que a ligação sempre será importante.

Sendo assim, cabe uma reflexão maior sobre atividades que deveriam estar nesse quadrante. O melhor a fazer será delegá-las a outra pessoa ou só tocar nelas se não tiver mais tarefas nos quadrantes anteriores.

Quadrante 4: não importante e não urgente

A percepção sobre tarefas que não sejam nem importantes e nem urgentes vai variar de profissional para profissional, mas se elas caírem nesse quadrante, deverão ser deixadas para depois ou, simplesmente, eliminadas.

Quais são os benefícios da ferramenta?

Depois de entendermos melhor no que consiste a Matriz de Eisenhower, vamos ver os 3 principais benefícios que ela traz para a sua rotina.

1. Saiba por onde começar

Quando temos muitas tarefas acumuladas, pode ser complicado escolher por onde começar. Há quem prefira começar pelas mais simples, pelas mais complexas, ou até mesmo decidir de maneira aleatória. Com a Matriz de Eisenhower, temos critérios mais objetivos e uma ordem para cumprir as atribuições.

2. Reduza a ansiedade

O aumento da pilha de tarefas é motivo de estresse e ansiedade, especialmente, conforme percebemos que não estamos dando conta de fazer tudo que deveríamos — ou que achamos que deveríamos.

Com uma ferramenta visual, fica mais fácil tomar decisões quanto às suas pendências — fazer agora, planejar, delegar ou eliminar —, além de ter um panorama mais realista da carga de afazeres que ainda há por fazer. Isso certamente vai ajudar a aliviar o seu emocional.

3. Foque o que realmente importa

Podemos nos sentir tentados a fazer as coisas no momento em que elas aparecem, mas isso acaba resultando em desperdício de tempo e perda de produtividade. No momento em que está dando atenção a algo que não é importante, poderia estar se dedicando a atividades mais significativas para você e para a sua empresa.

Por isso, dê foco especial às tarefas do primeiro e segundo quadrantes — as tarefas importantes — e veja como suas horas de trabalho renderão mais.

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Como tirar o maior proveito da Matriz de Eisenhower?

Agora, confira 5 dicas de como aplicar essa ferramenta de produtividade no seu dia a dia.

1. Use aplicativos de organização

Existem diversos aplicativos de organização com os quais é possível implementar um modelo da Matriz de Eisenhower, como Evernote, Trello e Asana. Os métodos podem variar, mas você pode criar uma lista com absolutamente tudo que tem a fazer, outras 4 correspondentes a cada quadrante, e mais uma com as tarefas concluídas.

Então, a ideia é transferir seus afazeres da primeira lista para o “quadrante” apropriado e depois arrastar as tarefas para a última lista conforme elas forem finalizadas.

2. Concentre-se no quadrante 2

Stephen Covey, autor de “Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, defende em seu best-seller que algumas pessoas ficam tão ocupadas com as tarefas do quadrante 1 que nunca têm tempo para as outras.

É preciso lembrar que, apesar de os itens do quadrante 2 não serem urgentes, eles ainda são importantes e têm a ver com seus objetivos de longo prazo.

Portanto, tome cuidado para não passar todo o seu tempo cuidando do que é importante e urgente. Procure sempre se planejar para também cuidar do que não precisa de ação imediata, mas que, ainda assim, é importante.

3. Atualize a matriz constantemente

Antes de começar o seu dia de trabalho, é importante saber o que precisará ser feito nas próximas horas. Isso será crucial para manter o seu foco. Então, todos os dias pela manhã ou ao final do expediente, certifique-se de conferir todos os quadrantes da matriz e, em cada um deles, organizar as tarefas em ordem de prioridade.

4. Pense mais na realização do que na enumeração

Durante esse planejamento diário, tenha cuidado para não exagerar na quantidade de tarefas em cada quadrante. Foque mais o que você é capaz de realizar e não em listar o maior número possível de obrigações.

Em torno de 7 ou 8 itens em cada classificação já deveriam ser o suficiente. Se você sobrecarregar os quadrantes, provavelmente, não terá tempo de fazer, planejar, delegar e eliminar todos os afazeres. O resultado? Terminará o dia com frustração por não ter terminado o que pretendia.

5. Combata a procrastinação

Mais do que visualizar as tarefas que você precisa cumprir, é fundamental monitorar a sua capacidade de execução. Mantenha um controle separado (uma planilha, por exemplo) com um registro daquilo que finalizou em cada dia e indicação do quadrante de origem.

Assim, você identifica em qual quadrante está gastando mais tempo e consegue até perceber se está procrastinando mais que o aceitável.

Pronto! Agora que já reunimos tudo que era preciso saber sobre a utilidade da Matriz de Eisenhower, que tal testá-la na sua rotina? Comece assim que puder e note como sua produtividade vai mudar para melhor!

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