Entenda como distribuir melhor as responsabilidades com a Matriz RACI

Conforme aponta a análise SWOT, todo gestor de marketing precisa saber quais são os pontos fortes e fracos de um negócio para, assim, desenvolver novas ideias que possam fortalecer a empresa e deixá-la mais próxima de seus objetivos. Quando isso envolve a criação de projetos, é essencial usar a Matriz RACI.

Sabe aqueles projetos corporativos que terminam numa grande bagunça, pois ninguém sabe ao certo quais são as responsabilidades de cada membro? Ou mesmo aqueles que nunca têm início porque todo mundo desanima antes mesmo de começar?

Usar a Matriz RACI pode resolver esses problemas e muitos outros. Para você saber como isso funciona, além de ter acesso a um passo a passo e dicas de como usá-la na sua empresa, siga conosco e aproveite a leitura!

O que é a Matriz RACI?

A Matriz RACI também é conhecida como matriz de atribuição de responsabilidade ou gráfico de responsabilidade linear. Ela descreve o uso de diversas funções referentes às atividades executadas em uma empresa. As letras da sigla significam:

• Responsible (Responsável);
• Accountable (Autoridade);
• Consulted (Consultor);
• Informed (Informado).

A função da matriz é definir quais são as funções e responsabilidades de cada pessoa envolvida nos projetos e processos da empresa. Até porque um só colaborador é capaz de exercer várias funções, razão pela qual elas precisam estar documentadas.

Vejamos um exemplo: um time de marketing é composto por 10 analistas e um gerente. Porém, dentro de um projeto, um dos analistas assume a função de gestor desse projeto, portanto, ele deve responder como responsável pelo projeto, mesmo que a sua função na empresa seja de analista.

No ambiente de trabalho, ele precisa ser capaz de exercer tanto as suas obrigações de analista quanto de gerente de projeto.

Para entender melhor como isso funciona dentro da Matriz RACI, vejamos o significado de cada uma das letras da sigla.

R (Responsible ou Responsável)

A primeira letra é voltada àqueles que executam o trabalho a fim de concluir uma tarefa. Por mais que a pessoa que se encaixe nessa letra tenha o trabalho delegado a outras pessoas, é ela quem deve responder pela entrega da tarefa.

A (Accountable ou Autoridade)

Esta letra se refere a quem responde pela conclusão adequada de uma tarefa, ou seja, é quem delega os trabalhos que devem ser feitos pelas pessoas em prol da tarefa atribuída à pessoa responsável.

C (Consulted ou Consultor)

São, aqueles cujas opiniões são procuradas, então, normalmente, são especialistas no assunto e com quem há comunicação nos dois sentidos. As pessoas que se encaixam nessa letra são as procuradas pelos envolvidos no projeto para entender melhor determinado assunto. Geralmente, são especialistas nesses assuntos.

I (Informed ou Informado)

Os informados são atualizados sobre o progresso do projeto, o que, geralmente, ocorre no momento da conclusão e entrega da tarefa.

Muitas vezes, o papel que é responsável por uma tarefa ou entrega também pode ser responsável por completá-la (indicado na matriz pela tarefa ou entregável, tendo uma função responsável por ela, mas nenhuma função responsável por sua conclusão, ou seja, está implícita).

Como dissemos anteriormente, uma pessoa pode exercer mais de uma função dentro de um projeto, o que é bem comum em equipes enxutas. Com isso, o responsável por uma tarefa (letra R) também pode ser o encarregado por delegá-la (letra A).

Porém, se faltar uma pessoa que corresponda à letra I para se certificar de que as entregas foram feitas adequadamente e também não houver alguém encarregado pela letra C para prestar consultas mais específicas, a matriz não está completa e o projeto dificilmente será bem-sucedido.

Assim, além de todas as letras serem preenchidas, por questões de organização, é recomendável que cada pessoa seja correspondente a somente uma. Para que isso fique mais claro, vejamos agora como a Matriz RACI pode ser criada.

Quais são os outros possíveis papéis na matriz RACI?

Como você pode notar, em sua formulação original, essa ferramenta apresenta somente quatro tipos de responsabilidades. No entanto, no dia a dia da gestão de projetos, você pode se deparar com situações diferentes e que exigem a inclusão de mais colaboradores com outras atribuições.

Por exemplo, como fazer para incluir um Aprovador que não seja responsável pelo projeto, mas que possa responder pelo cliente na hora do aceite dos entregáveis?

Ou como integrar uma pessoa que faz parte do time do cliente e foi designada por ele para acompanhar o projeto, se não há a possibilidade de existirem duas autoridades para comandar um mesmo entregável?

Além disso, outro questionamento é sobre como determinar um recurso que será envolvido na atividade apenas quando o seu responsável não está presente. Para acabar de vez com esse e outros gaps, é possível fazer adaptações de acordo com as necessidades da sua equipe e incluir novos papéis na matriz RACI. Veja quais são eles.

M (Manager)

Trata-se da pessoa que é responsável por gerenciar a entrega, mas não pela a sua aprovação.

Geralmente, em projetos mais complexos e de grande porte, há coordenadores ou até mesmo líderes de equipes que atuam na gestão dos times e também executam as suas tarefas, mas não são considerados os responsáveis diretos pela entrega. Em outro cenário, o gerente também poderia ser quem valida a tarefa, mas a aprovação final é responsabilidade de um profissional que integra a equipe do cliente.

B (Backup)

Diz respeito ao profissional que vai substituir o responsável por uma tarefa caso aconteça algum imprevisto.

Basicamente, podemos dizer que o backup é tido como um segundo plano. Se a pessoa responsável por comandar a tarefa faltar no trabalho, haverá a necessidade de adiantar algum outro entregável, atrasar tarefas ou ainda deixar de compor a equipe do projeto. Assim, o substituto estará preparado para assumir as suas responsabilidades.

Todavia, é fundamental ter muito cuidado ao sinalizar uma atividade que tenha um claro substituto. Isso porque o seu uso pode acabar enfraquecendo o senso de responsabilidade creditada ao primeiro profissional. Sendo assim, é preciso destacar para o responsável que o substituto só vai ser acionado em último caso.

 N (Notify)

Os colaboradores que forem marcados com a letra ‘’I’’ deverão ser informados em relação as entregas e tarefas que impactam de forma direta o cotidiano ou atividades que são do seu interesse. Porém, existem aquelas que devem ser notificadas apenas sobre a finalização de uma tarefa.

Por exemplo, um desenvolvedor tem que ser avisado que outro profissional concluiu uma atividade para dar início a uma tarefa que está relacionada à anterior. Ou um departamento deve ser comunicado sobre uma nova funcionalidade de um sistema, mesmo que isso não afete diretamente as suas atividades.

A separação dessas duas atribuições auxilia o gestor a evidenciar para os times a importância de obter informações para cada grupo de colaboradores.

Tenha em mente que a equipe a ser informada é impactada diretamente por meio da entrega realizada pelo responsável. Enquanto os profissionais a serem informados, em algum momento, vão descobrir a alteração, ainda que não sejam notificados naquela hora.

Na primeira situação, existe a obrigatoriedade de transmitir as informações relacionadas ao projeto, de contrário o trabalho de alguém pode acabar dificultado e finalizado com erros.

Já no segundo caso, a informação cumpre o papel de agilizar e otimizar novos processos e tarefas, mas não é imprescindível para a continuidade das atividades, nem para a rotina dos colaboradores.

O (Originator)

O originador é classificado como o criador de uma tarefa. Para essa atribuição não se utiliza a letra ‘’C’’ para não causar confusão para as pessoas que visualizam a planilha, haja vista que ela já é aplicada para apontar o Consulted.

Indicar o originador de uma entrega faz com que os responsáveis consigam esclarecer eventuais dúvidas sobre as funcionalidades, características específicas ou até mesmo sobre o que ele pretendia ao criar aquela tarefa.

Isto é, existe a possibilidade de adicionar novos papeis na matriz RACI, pois toda a customização com o intuito de aperfeiçoar o seu uso é bem-vinda. Mas, é preciso ter cautela.

Afinal, ao elaborar a matriz de responsabilidades, a gestão do projeto e das suas respectivas tarefas se tornará mais visual. Portanto, o profissional terá somente que olhar rapidamente para a planilha para saber quais são as suas atribuições.

Desse modo, se você adicionar novas funções e várias letras, vai dificultar a gestão e interpretação visual das responsabilidades. Antes de qualquer coisa, analise sempre se as mudanças, realmente, são necessárias.

Quando usar uma matriz de responsabilidades?

Um gráfico RACI pode ser usado praticamente em quase tudo dentro da empresa. Mas é especialmente benéfico quando tarefas precisam de múltiplos recursos, ocorrer ao mesmo tempo que outras ou dependem da realização de outras etapas. Aqui vão algumas situações onde uma matriz RACI pode vir a calhar:

•  onde o processo de tomada de decisão ou de aprovação pode retardar o projeto;
• quando há conflito sobre responsabilidade de tarefas ou sobre a tomada de decisão;
• onde a carga de trabalho não parece estar distribuída de maneira justa;
• onde você visualiza muito turnover no time e precisa fazer o onboarding de alguém rapidamente para um novo cargo.

Claro, nem todos os times e projetos são criados de maneira igual. Pode acontecer de você trabalhar em um time que se comunica bem e dá conta de todo o trabalho com maestria. Ou talvez seu projeto seja tão pequeno que seja perda de tempo passar por todo esse processo de criar um modelo de matriz RACI.

Como criar uma matriz RACI?

A seguir preparamos um passo-a-passo com todas as etapas necessárias para organizar as tarefas em uma matriz de responsabilidades na empresa, desde a concepção até a análise progressiva do trabalho. Ao mesmo tempo, vamos montando um modelo para melhor visualização do processo. Só podem trabalhar nesse projeto pessoas que tenham nomes que comecem com a letra J. Está decidido. Vamos supor que é uma simples campanha de social media.

Primeiro passo: identifique as funções (ou nomes)

Pense sobre quem está envolvido. Primeiro, coloque na tabela os nomes na primeira linha, lá no topo. Isso ressalta a primeira coisa a decidir quando se está criando a matriz RACI: você vai listar funções ou pessoas específicas? Tradicionalmente, você deve definir os papéis no topo da tabela. No entanto, há casos em que usar nomes é melhor.

Razões para especificar por papel:

•  se uma única pessoa está encarregada de múltiplas funções;
• evita uma atualização se houver mudança de pessoal;
•  evita ter uma mistura de nomes e grupos grandes, como “cliente” ou “departamento x”.

Razões para especificar por nome:

•  é mais simples definir quem está envolvido no projeto;
•  se muitas pessoas estão encarregadas da mesma função.

Funções são usadas com mais frequência já que na maioria das vezes uma única pessoa está vinculada a múltiplas funções. Entretanto, se tem muitos colaboradores em um único papel, e as tarefas não se sobrepõe muito, pode ser melhor separar por nomes. No exemplo, vamos separar por nomes. João é produtor de conteúdo, José é designer, Joaquim é o chefe de departamento e Jussara e Juliana são as sócias da empresa.

Segundo passo: identifique tarefas ou entregáveis

Revise o projeto e destrinche-o em tarefas claras e entregáveis. Coloque elas na coluna mais à esquerda da sua matriz RACI. Abaixo, criei quatro tarefas para nosso exemplo. Geralmente seus projetos terão mais do que isso, mas tente não complicar muito o meio de campo para não deixar a tabela muito complexa e difícil de compreender. Se você está seguindo uma lista clara de entregáveis, você pode até listar eles.

Terceiro passo: atribua o RACI a cada função e tarefa

Passe por cada tarefa e pense sobre os diferentes papéis e em que cada um deva ser responsável. Toda tarefa ou entregável deve ter pelo menos um Responsável e um Aprovador.

Certifique-se que há somente uma função ou nome atribuída ao Aprovador – isso é realmente importante! Pense com cuidado quem deve ser Consultado enquanto a tarefa está sendo encaminhada, e quem deve ser Informado quando o trabalho estiver completo.

Olhe no exemplo de matriz RACI abaixo. João é responsável por escrever conteúdos. Joaquim, como líder, é o Aprovador. No entanto, José ajuda João a redigir esses textos, ou seja, é Consultado pois está ativamente envolvido.

Quarto passo: combine tudo com seu time

Não subestime essa parte! Alinhe tudo com seu time e tenha uma boa comunicação. Se você ainda não combinou funções com as pessoas, tenha uma curta conversa sobre como você montar sua matriz RACI, e tenha certeza que todos estão satisfeitos com os papéis e responsabilidades do projeto.

Quinto passo: alinhe tudo com as principais partes interessadas

Estabeleça uma chamada ou reunião para engajar todos os interessados no projeto ou campanha. Tente deixar tudo o mais simples possível para evitar feedbacks desajeitados e discussões sem sentido.

Pronto! Aqui está a matriz RACI! Agora eu posso deixá-la de lado e focar em tocar o projeto, certo? Não. Este é um dos grandes problemas com documentos como o RACI: depois de criados eles são esquecidos e confinados em algum arquivo no servidor para nunca serem abertos novamente. Então como fazer da matriz RACI um documento permanente e funcional?

Sexto passo: torne-o útil por toda a duração do projeto

1. Quando você realizar uma tarefa ou entregar algo, volte ao RACI e alinhe quem é responsável pelo quê;
2. Certifique-se de que o combinado no início do projeto, com relação às funções e responsabilidades sobre tarefas, ainda esteja correto;
3. Um bom modo de fazer isso é dispor de uma versão online, por meio de alguma ferramenta.
4. No post-mortem, já no final do projeto, use a tabela RACI para verificar como as responsabilidades e papéis funcionaram. Você precisou de todas as pessoas envolvidas? As pessoas responderam por suas tarefas ou mais funcionários tiveram que entram na jogada? As pessoas foram consultadas e informadas no momento certo?

Quais as regras da matriz RACI?

• Uma vez que sua matriz esteja completa, revise-a para se assegurar que ela segue as seguintes regrinhas:
• toda tarefa tem pelo menos um Responsável;
•  há um, e somente um, Aprovador atribuído a cada tarefa para permitir uma tomada de decisão mais clara;
•  nenhum colaborador está sobrecarregado de ser Responsável por várias tarefas;
• cada membro tem uma função em cada tarefa. Não é incomum para algumas pessoas serem Informadas na maioria delas;
• se você tem muitos papéis C e I na sua matriz, certifique-se de ter uma forma fácil e rápida de mantê-los informados.

Como conseguir um equilíbrio com a matriz RACI?

Para o bom funcionamento e obtenção do equilíbrio a partir da matriz RACI, é preciso que haja um esforço colaborativo. É substancial que todos se sintam à vontade e confortáveis com o papel que eles e os seus colegas vão exercer no projeto.

Em resumo, melhorar a comunicação e a eficiência dessa ferramenta. Quando usada para o seu potencial, todos saem ganhando. Você deixa de receber aquela quantidade enorme de informações desnecessárias, como emails que não são importantes para as suas atividades.

Por meio de funções bem definidas, você e os seus colabores também tendem a ficar mais satisfeitos com o trabalho executado.

Para assegurar a colaboração de todos e aumentar as chances de sucesso do projeto, é fundamental que os envolvidos entendam claramente quais são os seus papéis e atribuições, e dos seus colegas dentro do projeto.

Isso é essencialmente relevante em se tratando de equipes de projetos que são complexas porque são grandes e envolvem participantes de equipes distribuídos ou dependência de colaboradores de diferentes setores.

Como um software de gestão pode melhorar o uso da matriz RACI?

Ao decidir implementar a matriz RACI é necessário que isso seja feito com o máximo de eficiência. Para tanto, uma boa alternativa é adotar o uso de um software de gestão, como o Studio, que tem um funcionamento semelhante à ferramenta, pois possibilita que você atribua atividades com maior precisão e determine prioridades conforme os papéis previstos na matriz.

Com isso, é possível utilizar esse recurso sem desperdiçar esforços, tendo mais organização e facilidade para gerenciar o andamento das atividades, bem como a execução, qualidade e entrega ao cliente.

Algumas dicas rápidas para otimizar sua matriz RACI

No melhor cenário, você vai se sentar com seu time e passar por todas as atribuições de responsabilidades em cada tarefa. Mas sejamos realistas: isso nem sempre é possível.

Tenha certeza que todo mundo representado na sua matriz RACI entendeu e concordou com os papéis e responsabilidades que você colocou. Mais importante, faça uma checagem para verificar que a sua matriz elimine qualquer confusão futura.

Essas dicas irão te ajudar a tirar o máximo da sua matriz de responsabilidades:

• foque em tarefas, metas e decisões na matriz. Evite deveres genéricos e administrativos como “reunião de time” ou “relatório de situação”;
• alinhe as tarefas em seu RACI com os planos e objetivos do projeto ou campanha, para que não haja confusão sobre detalhes e deadlines;
• tenha as definições da matriz por perto, pois elas podem ser difíceis de lembrar às vezes;

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Quais são os benefícios da Matriz RACI?

Por fim, listamos a seguir as principais vantagens que você tem ao usar a Matriz RACI. Acompanhe conosco!

Simplificação da comunicação

Sabe quando um trabalho tem suas tarefas distribuídas entre muitas pessoas e elas não sabem ao certo o porquê de sua execução? Isso não acontece quando se aplica a Matriz RACI, pois todos ficam a par de suas funções em prol do projeto, o que simplifica a comunicação entre os envolvidos.

Remoção da sobrecarga de trabalho

Em muitos trabalhos, quando uma pessoa assume toda a responsabilidade por ele, acaba ficando estressada por ter tantas coisas para fazer e resolver.

Essa sobrecarga também é deixada de lado por meio da RACI, a começar pelas diferenças entre responsável, consultor e informado, tarefas que costumam cair nos ombros de um gestor de projetos, mas que acabam sendo distribuídas entre pessoas diferentes na matriz.

Definição clara das expectativas

Uma vez que a Matriz RACI é incorporada a um projeto, todos os envolvidos passam a ter as expectativas certas de como será tocado o projeto, assim como as responsabilidades que cada um tem sobre ele.

Afinal, quando uma ideia nova surge e um grupo decide trabalhar em cima dela, é comum que uma pessoa inicialmente designada para cumprir uma tarefa acabe executando muitas outras ou que faça nada, o que quebra a expectativa inicial de quando o projeto começou.

A Matriz RACI não deixa isso acontecer, pois, desde o primeiro momento, todos sabem o que precisarão fazer, o que ajuda a ter uma visão de como o projeto ficará pronto.

Ao seguir esses passos e dicas apresentadas neste post, você poderá implementar com sucesso a Matriz RACI na sua empresa, assegurando maior eficiência e agilidade na conclusão das tarefas.

Lembramos que, nesse trabalho, é importante se certificar de que todos sejam produtivos, tal como ensina a Matriz de Eisenhower. Confira este post para saber mais a respeito dessa matriz e como ela pode aumentar a produtividade do seu time!