5 modelos de relatórios e como montar um

Coletar, organizar e analisar os dados da empresa é uma tarefa fundamental para tomar melhores decisões, incorporar mais estratégia e potencializar os resultados do negócio. Para isso, contar com modelos de relatórios de diferentes setores é uma ótima forma de obter informações de forma organizada.

Esse tipo de solução ajuda a simplificar a visualização dos indicadores e, com isso, entender o que realmente está acontecendo em seu negócio. 

Quer saber quais são os principais modelos de relatório existentes e quais as informações fundamentais que eles devem apresentar? Então, continue a leitura e confira este post agora mesmo!

5 modelos de relatórios e como aplicá-los

Cada tipo de relatório oferece insights específicos que podem ajudar a melhorar os resultados de diferentes áreas da empresa. 

Por isso, neste tópico, vamos explorar os principais modelos de relatórios e como aplicá-los efetivamente na rotina do seu negócio. Confira a seguir!

1. Financeiro

O relatório financeiro é fundamental na hora de entender como está a saúde financeira da empresa. Ele ajuda a demonstrar os resultados alcançados, além de descrever indicadores financeiros que auxiliam na tomada de decisão.

Uma estrutura usual traz dados sobre:

• Balanço Patrimonial: representa a posição financeira da empresa em um determinado momento, mostrando os ativos (bens e direitos), passivos (obrigações) e o patrimônio líquido (investimentos dos proprietários e lucros acumulados).
• DRE (Demonstração do Resultado do Exercício): resume as operações financeiras da empresa em um determinado período, geralmente um ano fiscal, apresentando a receita total, subtraindo os custos e despesas e mostrando o lucro ou prejuízo líquido resultante.
• Fluxo de Caixa: Mostra o movimento de caixa e equivalentes de caixa dentro de um período, ajudando a entender a capacidade da empresa de gerar caixa e financiar suas atividades, pagando dívidas e distribuindo dividendos.

É recomendável elaborar esse tipo de relatório trimestralmente, com comparações com períodos passados. Esse cuidado vai ajudar a avaliar o desempenho financeiro em relação a metas estabelecidas.

Por meio desse tipo de relatório, é possível selecionar os melhores investimentos, entender o melhor momento para expansão ou fazer cortes de custos necessários a fim de manter a sustentabilidade. 

2. Vendas

Esses relatórios ajudam a monitorar e avaliar como estão os resultados das ações comerciais e, a partir disso, permitem otimizar as estratégias.

Em geral, esse documento contém:

• Resumo de Vendas: apresenta um panorama geral das vendas realizadas em um determinado período, incluindo o volume total de vendas e a comparação com períodos anteriores.
• Análise do Funil de Vendas: examina as diferentes etapas do funil de vendas, desde a prospecção até o fechamento, destacando as taxas de conversão em cada estágio e identificando gargalos;
• Indicadores de Desempenho: inclui métricas chave como a taxa de conversão, ticket médio, ciclo de vendas e taxa de retenção de clientes, que ajudam a avaliar a eficácia das estratégias de vendas;
• Desempenho por Produto ou Serviço: detalha as vendas por produto ou serviço, permitindo identificar quais itens estão gerando mais receita e quais podem precisar de ajustes em termos de marketing ou estratégia de vendas;
• Análise Regional ou por Segmento de Cliente: fornece insights sobre o desempenho das vendas em diferentes regiões geográficas ou segmentos de clientes, o que pode ajudar a direcionar esforços de marketing e vendas de forma mais eficaz;
• Comparação com Metas: compara os resultados reais de vendas com as metas estabelecidas para o período, ajudando a avaliar o desempenho e a definir objetivos futuros.

Esses dados já permitem observar com clareza os resultados do comercial do negócio.

Além disso, com eles, é possível entender quais estratégias estão proporcionando bons resultados, além de permitir ajustes para que a empresa alcance as metas de vendas e consiga manter um fluxo de entrada de recursos na intenção de manter as operações e lucratividade.

3. Marketing

Esse tipo de documento, em geral, ajuda a fazer a avaliação do sucesso das campanhas, além de permitir entender o desempenho em diferentes canais de marketing e os resultados de segmentos específicos de público-alvo. Por isso, costuma conter os seguintes dados:

• Agenda (Sumário): uma visão geral do que será tratado no relatório, organizado por seções para facilitar a navegação;
• Objetivo Principal: o principal objetivo que o relatório visa atingir, como aumentar a geração de leads ou melhorar a taxa de conversão;
• Indicador-Chave: o KPI (Key Performance Indicator) principal que será usado para medir o sucesso em relação ao objetivo principa. Para analisar a geração de leads, você pode considerar a quantidade de pessoas que preencheram um formulário de newsletter, por exemplo;
• Meta: o valor-alvo que se deseja atingir para o indicador-chave dentro do período abordado pelo relatório;
• Destaques do Mês: os principais eventos, realizações ou mudanças ocorridas no período em questão que tiveram impacto significativo na estratégia de marketing;
• Geração de Tráfego e o Canal Utilizado: análise do tráfego gerado para o site ou outras plataformas digitais, destacando os canais que mais contribuíram (orgânico, pago, redes sociais, etc.);
• Evolução do Tráfego Orgânico com Análise de Palavras-Chave: avaliação do desempenho do tráfego orgânico, incluindo análise de palavras-chave novas, perdidas e melhoradas;
• Geração de Leads: quantidade de leads gerados no período e comparação com períodos anteriores;
• Geração de MQLs (Marketing Qualified Leads): número de leads que foram qualificados como prontos para serem abordados pela equipe de vendas;
• Geração de Clientes: quantidade de leads ou MQLs que se converteram em clientes durante o período;
• Performance de Materiais Ricos: análise do desempenho de materiais como e-books, infográficos, webinars, etc., em termos de geração de leads e engajamento;
• Campanhas de Email Marketing: avaliação das campanhas de email marketing, incluindo taxa de abertura, cliques, conversões e taxa de rejeição (bounce rate);
• Próximos Passos: recomendações e ações planejadas para o próximo período com base nos insights obtidos no relatório.

Assim, você pode ter uma visão mais clara do Retorno sobre Investimento (ROI) obtido em cada segmentação realizada, além de identificar os canais de marketing mais eficazes para direcionar investimentos.

4. Gestão

Os relatórios de gestão permitem avaliar o desempenho geral da empresa, observando como ela está avançando em relação às metas e objetivos que foram determinados no planejamento estratégico.

Assim, é possível melhorar diversos pontos. Para isso, um bom modelo conta com:

• Avaliação de Desempenho: uma análise do desempenho geral da empresa, incluindo uma comparação entre os resultados alcançados e as metas estabelecidas no planejamento estratégico;
• Indicadores Relacionados às Projeções das Metas: uma seleção de indicadores-chave de desempenho (KPIs) que ajudam a medir o progresso da empresa em relação às suas metas e objetivos;
• Análise Financeira: um resumo da situação financeira da empresa, incluindo dados sobre receitas, despesas, lucratividade e fluxo de caixa;
• Avaliação de Riscos: uma análise dos riscos potenciais que a empresa pode enfrentar e das medidas adotadas para mitigá-los;
• Gestão de Recursos Humanos: uma visão geral do desempenho e do desenvolvimento da equipe, incluindo informações sobre contratações, demissões, treinamentos e satisfação dos funcionários;
• Análise de Mercado: uma avaliação do ambiente de mercado em que a empresa opera, incluindo tendências do setor, concorrência e oportunidades de crescimento;
• Comunicação Interna: uma avaliação da eficácia da comunicação interna na empresa, abordando ferramentas utilizadas, fluxos de informação e engajamento dos funcionários;
• Gestão de Projetos: um resumo do status dos principais projetos em andamento, incluindo objetivos, prazos, recursos alocados e progresso alcançado;
• Próximos Passos: recomendações e ações planejadas para o próximo período com base nos insights obtidos no relatório, visando a melhoria contínua da gestão da empresa.

A partir desse relatório, pode-se melhorar aspectos cruciais a fim de manter a empresa bem gerenciada e em direção aos resultados pretendidos. Além disso, ele possibilita melhorar a comunicação interna e o engajamento da equipe.

5. Processo

Entender como os processos internos estão se desenrolando no dia a dia de trabalho permite encontrar pontos de otimização e melhorias. A partir disso, pode-se manter a empresa competitiva no mercado.

Para isso, o relatório deve observar:

• Descrição dos Processos Avaliados: um resumo dos processos internos que estão sendo analisados no relatório, incluindo o escopo e as etapas principais de cada processo;
• Indicadores de Desempenho (KPIs): os principais indicadores utilizados para medir o desempenho dos processos, como tempo de ciclo, taxa de erro, custos de operação, entre outros;
• Análise de Desempenho: uma avaliação detalhada do desempenho dos processos com base nos indicadores de desempenho, destacando áreas de sucesso e pontos que necessitam de melhorias;
• Identificação de Problemas e Áreas de Melhoria: uma seção dedicada à identificação de problemas específicos nos processos e áreas potenciais para otimização;
• Recomendações: sugestões para melhorar os processos avaliados, incluindo ações corretivas e estratégias de otimização;
• Plano de Ação: um plano detalhado para implementar as recomendações, incluindo prazos, responsáveis e recursos necessários.

A partir dele, ainda deve ser possível encontrar melhores práticas e padrões para otimizar processos, permitindo que a empresa alcance eficiência operacional na intenção de aumentar os lucros. 

Agora que você já conhece os principais modelos, que tal visualizar a estrutura usual deles? Veja mais, a seguir.

O que não pode faltar em um modelo de relatório?

Como deu para perceber, um bom relatório deve conter alguns pontos relevantes para visualizar as informações com clareza e usá-las a fim de melhorar os resultados do negócio. Lembre-se sempre de deixar seu relatório claro para um público mais amplo e facilmente escaneável.

Nesse sentido, a estrutura deve contar com os seguintes aspectos:

• título — ajuda a entender qual o tema do relatório, poupando tempo na hora de fazer buscas e aproveitar as informações;
• sumário — oferece uma visualização clara das seções e páginas que se encontram determinados assuntos;
• introdução — oferece uma contextualização do escopo do relatório, bem como os objetivos que ele visa atingir;
• indicadores (também chamados de KPIs) — métrica quantitativa que vai ser usada como base para analisar se uma meta foi ou não atingida. Eles permitem entender de forma clara os resultados, se são positivos, negativos ou estáveis;
• resultados  — sintetiza os principais pontos e as descobertas mais importantes, além de oferecer as implicações práticas dos resultados. Lembre-se de que números soltos não dizem muita coisa: precisamos de um parâmetro de comparação (mês ou trimestre anterior, por exemplo) e a meta a ser alcançada;
• considerações — aqui você pode incluir recomendações, sugestões para ações futuras ou qualquer outro comentário relevante que ajude a empresa a agir com base nos insights do relatório. Mais do que apenas apresentar os dados, mostre um plano de ação e ideias do que fazer a partir dos aprendizados. 

É possível incorporar outros fatores em seu modelo de relatório, mas, a partir dessa estrutura, já é possível ter uma visão clara dos principais pontos obtidos nas diferentes áreas da empresa.

Quais são as vantagens de criar relatórios?

Fazer os relatórios da empresa é um passo fundamental para ter informações organizadas a fim de tomar as decisões. 

A seguir, saiba mais sobre os benefícios dos modelos de relatórios!

Visualização clara de informações

O uso de relatórios bem estruturados traz para a gestão da agência uma apresentação visual e organizada dos dados. Desse modo, fica mais fácil entender as informações mais complexas de maneira simples e rápida.

Essa possibilidade surge a partir do uso de recursos visuais, como gráficos, tabelas e dashboards, que facilitam a interpretação, permitindo que a sua equipe identifique padrões e tendências.

Por exemplo, ao observar dados financeiros da agência por meio de gráficos de barras, é possível visualizar como as receitas e despesas estão evoluindo. Dessa forma, você consegue identificar pontos sensíveis e melhorar a gestão por ter facilidade de visualizar os dados.

Tomada de decisões com dados

Encontrar formas de tomar decisões mais eficientes na hora de direcionar a sua empresa para o melhor caminho possível é fundamental a fim de ter sucesso no longo prazo. 

Nesse sentido, a criação de relatórios oferece dados precisos e relevantes, fundamentais para a tomada de decisões estratégicas.

Com a possibilidade de analisar informações consolidadas e bem organizadas, os gestores têm uma base sólida para escolher estratégias e direcionar recursos de maneira mais eficaz.

Imagine que a sua agência precise tomar a decisão de como alocar o orçamento de Marketing de maneira eficiente. Com os relatórios, é possível verificar quais campanhas estão trazendo maior retorno e fazer uma alocação mais precisa.

Acompanhamento de desempenho

A organização dos dados da empresa por meio de relatórios ajuda a monitorar os resultados ao longo do tempo. Essa possibilidade é fundamental no intuito de identificar pontos fortes e fracos.

Por meio desse monitoramento, é viável avaliar os ajustes que podem ser efetuados para alcançar as metas da empresa e mantê-la competitiva e crescendo no mercado em que escolheu atuar.

Suponha que você tem um relatório de indicadores para cada setor da empresa. Eles fornecem informações cruciais para acompanhar o avanço e, sempre que necessário, fazer ajustes.

Aumento da transparência

Ter transparência nas diferentes áreas da empresa é fundamental para conseguir tomar decisões adequadas, que realmente potencializem os resultados do negócio. 

Logo, o relatório serve para fazer a prestação de contas, além de promover uma divulgação clara e transparente dos resultados obtidos para todos que precisam entender o que está acontecendo com o negócio.

Além disso, podem ser usados na relação da empresa com investidores, parceiros de negócio e até mesmo com o público. 

Por exemplo, um relatório de responsabilidade social detalha as práticas éticas, impactos ambientais e iniciativas sociais da empresa, trazendo mais autoridade.

Agilidade

Por fim, ao usar boas ferramentas e contar com modelos padronizados, é possível agilizar a coleta e organização dos dados. Assim, os líderes do time podem tomar as decisões e antecipar possíveis problemas que colocassem em risco o desempenho do negócio.

Ou seja, o uso de relatórios pode ajudar a apresentar respostas rápidas a mudanças no mercado de atuação da sua empresa. Com isso, as chances de manter o negócio competitivo são altas.

Porém, é preciso entender quais são os tipos de relatórios que devem ser usados, além de contar com soluções e modelos que facilitem a criação desses documentos, proporcionando agilidade e estratégia para a empresa.

Ao compreender o que são modelos de relatórios e como eles podem ajudar em diferentes pontos da sua empresa, fica mais fácil tomar decisões embasadas e que possibilitem alcançar as metas da empresa. Por isso, vale contar com opções já prontas para serem usadas no seu negócio. 

Como sabemos que elaborar um modelo de relatório pode ser um desafio, estamos aqui para facilitar a sua vida. Não perca tempo tentando organizar suas informações do zero! Baixe agora nossos modelos gratuitos e otimize o acompanhamento dos resultados das suas ações de marketing.