Como fazer o monitoramento de funcionários que trabalham de forma remota

O monitoramento de funcionários é muito importante para entender o nível de produtividade (individual e da empresa). No caso do trabalho remoto, isso pode se tornar um grande desafio. Afinal, sabemos que cada pessoa tem um temperamento diferente, então, serão necessárias abordagens diferentes para engajar, motivar e estimular melhorias no desempenho de cada um.

Neste artigo, mostraremos como é possível acompanhar o trabalho remoto, que tem se transformado em uma tendência em diversas áreas, incluindo a comunicação. Além disso, em situações pontuais como o isolamento social durante a pandemia de COVID-19, vários dados apontaram para o aumento da produtividade de muitas pessoas que passaram a trabalhar nesse regime.

Confira os principais pontos aos quais você deve ficar atento para conseguir um bom desempenho mesmo com o trabalho a distância, além de oferecer também estrutura e ferramentas adequadas para o bem-estar do seu time. Boa leitura!

Crie uma cultura de responsabilidade para os funcionários home office

O primeiro ponto para monitorar os funcionários que não trabalham dentro da agência está relacionado ao contato do colaborador com a empresa. Se por um lado vestir a camisa da marca já se transformou em uma expressão clichê, por outro é justamente a prática necessária. 

Por isso, nesse processo que promove a autonomia no trabalho, é importante deixar claro quais são as responsabilidades de cada um. Se alguém é responsável pelo pagamento de contas e da folha de pagamento, por exemplo, é fácil entender a demanda e manter as atividades em dia. Por quê? Porque a função, o prazo e as consequências do atraso ficam muito claras.

A agência deve direcionar o trabalho de cada colaborador e mostrar a importância de todos assumirem suas próprias responsabilidades. Essa é uma prática fundamental porque garante que cada pessoa do seu time consiga desenvolver sua função sem depender de um superior.

Tenha um manual com as práticas para o trabalho a distância

Qual é a melhor forma de documentar posicionamentos e processos da empresa? Escrevendo! Um manual de boas práticas do trabalho home office também contribui para ter clareza do monitoramento. Para isso, é importante que o texto tenha:

• foco na modalidade de trabalho – se continua sendo necessário cumprir uma carga horária ou se o objetivo passa a ser a entrega de resultados;
• o direcionamento de condutas para determinadas ações. Por exemplo, se um cliente faz contato pedindo para cancelar a parceria com a agência, quais são as margens com as quais o gerente do projeto pode trabalhar? Alguns imprevistos podem ser pensados com antecedência;
• clareza a respeito do limite entre o que é responsabilidade do colaborador e o que deve ser repassado para o gerente do projeto ou algum superior;
• indicadores de desempenho claros, realistas e coerentes (alinhados com o histórico de performance da agência).

Realize reuniões periodicamente, mesmo que online

A área de comunicação conta com uma vantagem em relação a outros segmentos do mercado quando o assunto é o home office: as reuniões. Seja para delegar tarefas, seja para fazer briefings, o time provavelmente já está habituado a participar de reuniões para trazer resultados de campanhas, apresentar relatórios de gestão ou apontar possíveis erros de processos.

Além disso, as metodologias ágeis que o marketing digital herdou do seu parentesco com o pessoal de TI trazem novos desdobramentos para as reuniões. Elas colaboram por meio de apontamentos de sprints, distribuição de tarefas e desenvolvimento incremental dos projetos, permitindo que todos os participantes do time possam produzir sem a necessidade de aguardar a conclusão total da etapa anterior.

Defina a frequência das reuniões e o local em que serão realizadas. Elas podem acontecer na empresa ou em alguma plataforma online, por exemplo. Esse momento é importante não só para entregar novas atribuições aos funcionários que trabalham de forma remota, como também para:

• entender como o time está se sentindo, a fim de evitar o esgotamento mental da equipe;
• coletar dicas e insights percebidos pelos colaboradores;
• receber possíveis reclamações e esclarecer dúvidas;
• mostrar que a empresa se preocupa com os funcionários, motivando-os e transmitindo segurança.

Então, lembre-se: apesar de as reuniões serem uma excelente estratégia de monitoramento da produtividade e do estado de cada colaborador, esse espaço deve ser aberto para a participação em duas vias, aproveitando o momento para que cada um expresse suas impressões e expectativas em relação ao trabalho.

Acompanhe indicadores para o monitoramento do trabalhador remoto

Caso sua empresa ainda não tenha um software para analisar a gestão, você deve criar outros mecanismos que possibilitem acompanhar os indicadores de forma rápida e eficiente. Com uma tabela já é possível ter uma ideia básica do que está acontecendo. É importante inserir dados como o nível de produtividade e engajamento de cada um, além da prospecção, retenção e satisfação de clientes.

Outro ponto importante a ser analisado são as entregas dentro do prazo. A eficiência da comunicação (que é ainda mais importante no trabalho a distância) também deve ser monitorada, para garantir a fidelidade dos resultados. Por exemplo: se o combinado é transmitir a informação por e-mail toda vez que uma campanha for finalizada, isso deve acontecer, a fim de evitar o desencontro de informações.

Use ferramentas que ajudem no monitoramento de funcionários a distância

Contar com um software de gestão quando se tem colaboradores trabalhando home office é uma grande vantagem. Ele permite uma atualização online em tempo real de todas as atividades. É possível usar quadros como o kanban para organizar as entregas e facilitar a compreensão visual dos colaboradores.

O monitoramento de funcionários é um diferencial para entender o que precisa ser corrigido e incentivado no operacional da agência. No caso dos trabalhadores remotos, essa técnica torna-se ainda mais importante, pois garante que as operações aconteçam com êxito. Com as ferramentas adequadas, como softwares de gestão, essa análise fica ainda mais completa e certeira.

Se você gostou deste artigo e quer entender ainda mais como os funcionários influenciam uns aos outros em ambientes corporativos, leia nosso artigo sobre o efeito manada para entender como evitar esse comportamento no trabalho!