Gerenciador de tarefas: o que é e quais suas funcionalidades

Dentro da sua agência, tanto você quanto os colaboradores precisam organizar a rotina em torno de uma série de tarefas e prazos para garantir o bom funcionamento do negócio. Ter uma ferramenta que facilita essa organização é essencial para garantir um fluxo adequado de atividades e ter todas as tarefas realizadas dentro do prazo estabelecido. É exatamente aí que entra o gerenciador de tarefas como um aliado.

Ele é uma ferramenta de organização das atividades, sendo possível ordenar as tarefas de acordo com a prioridade e urgência de cada uma e, até mesmo, programar alertas para que todos saibam exatamente o que deve ser feito todos os dias, melhorando a gestão do tempo e qualidade das entregas.

Quer saber mais sobre essa ferramenta? Então leia agora mesmo esse artigo e entenda como ele pode ser implementado na sua agência!

Quais são as principais funcionalidades de um gerenciador de tarefas?

Você já sabe o que é um gerenciador de tarefas. Mas entende quais são as funcionalidades que podem ser utilizadas nessa ferramenta? Descubra as principais delas:

Organização das atividades

O gerenciador de tarefas permite que você liste tudo que precisa ser feito de forma organizada. Também é possível definir prioridades e acompanhar o status de cada uma dessas atividades (feito, em atraso, pendente, urgente, entre outros).

Planejamento de projetos

Com essa ferramenta, é possível destrinchar cada um dos projetos em pequenas etapas. Dessa forma, você é capaz de criar um passo a passo para a conclusão da atividade, identificando o que deve ser feito em cada um dos momentos e melhorando a sua gestão de projetos.

Automação de workflow

O gerenciador de tarefas permite que você crie e automatize todo o fluxo de atividades da sua agência. Dessa forma, é possível automatizar todo o workflow de forma simplificada.

Alerta no caso de atrasos

Alguns gerenciadores de tarefa permitem que você emita alertas de acordo com a necessidade da sua agência ou de cada um dos seus colaboradores. Portanto, você pode alertá-los quando a tarefa está próxima à data de vencimento ou, até mesmo, enviar alertas automáticos para os gestores no caso de atrasos.

Medição do tempo gasto em cada atividade

Você sabe quanto tempo gasta em cada uma das suas atividades? Alguns gerenciadores de tarefas permitem que você calcule esse indicador e, com isso, aumente os seus níveis de autoconhecimento e melhore a gestão do tempo.

Monitorar a produtividade da equipe

Reconhecer o trabalho da equipe é um aspecto importante para mantê-la motivada. A partir do gerenciador de tarefas, o gestor pode monitorar a produtividade do time constantemente, já que a plataforma informa o índice de eficiência de cada colaborador e da equipe no geral.

Além disso, a ferramenta também contribui para:

• aumentar a interação entre os colaboradores;
• premiar equipes e profissionais que se destacam;
• informar o número de tarefas e o tempo gasto para sua execução;
• ajudar o time a compreender em quais etapas apresenta maior eficiência e em quais precisa melhorar.

Fornecer dados para melhorar a gestão

Como ficou claro, esse recurso auxilia na distribuição de demandas, facilita o acompanhamento das tarefas e estimula a comunicação. Sendo assim, com o gerenciador de tarefas fica bem mais simples definir as responsabilidades de cada membro da equipe e controlar o que precisa ser feito.

Isso sem falar que os gestores têm a oportunidade de verificar as horas trabalhadas por atividade e por cliente, podendo calcular a rentabilidade dos projetos e a lucratividade gerada por cliente. Com todas essas informações em mãos, a gestão pode proporcionar melhorias para elevar a produtividade e qualidade das tarefas.

Quais são os principais gerenciadores de tarefas disponíveis no mercado?

Entenda agora quais são os principais gerenciadores de tarefas disponíveis no mercado e as características mais marcantes de cada um deles!

Trello

O Trello é uma ferramenta na qual você pode planejar um projeto juntamente com o grupo de trabalho que irá conduzi-lo. Ele possui uma série de colunas nas quais as atividades são colocadas de acordo com o status de cada uma, possibilitando também que você delegue tarefas ou envie alertas aos colaboradores.

Wunderlist

O Wunderlist é uma ferramenta que funciona como uma lista de atividades que pode ser organizada de acordo com as suas prioridades. Nele, também é possível enviar alertas automáticos sobre tarefas urgentes ou atrasadas.

Asana

O Asana é uma outra ferramenta muito adequada para o trabalho em grupo, uma vez que é possível incluir mais pessoas e, até mesmo, se comunicar por meio do chat da ferramenta. As tarefas também são organizadas em quadros de atividades nos quais é possível acompanhar o andamento de cada uma delas.

Google Keep

O Google Keep está disponível para qualquer pessoa que tenha uma conta no Gmail. Ele funciona como post-its digitais nos quais você pode colocar listas de atividades e organizar as tarefas por cores, de acordo com o tema ou status de cada uma.

Todoist

Trata-se de uma ferramenta que possibilita o planejamento diário do trabalho, ajudando o gestor e a equipe a entenderem o volume e a situação das atividades solicitadas. Nesse cenário, você pode traçar planos de ação mais certeiros para que as tarefas sejam entregues dentro do prazo.

OmniFocus

Por meio de uma interface simples, o OmniFocus gerencia tarefas e organiza compromissos de maneira profissional. Os usuários podem planejar projetos e ações e, posteriormente, colocá-los em contextos, como por data ou assunto. Os recursos podem ser adicionados, deslocados ou removidos conforme a sua necessidade.

Quais são as limitações de um gerenciador de tarefas para a gestão da agência?

O gerenciador de tarefas é uma ótima forma de organizar as atividades dentro da sua agência. Porém, ele apresenta algumas limitações que devem ser observadas na hora de adotar esse tipo de ferramenta. São elas:

Falta de integração entre os setores

Nem todos os gerenciadores de tarefas permitem que você trabalhe em conjunto com muitas pessoas. Além disso, a integração geralmente é possível apenas dentro de um projeto específico ou de um setor da agência. Dessa forma, os setores não conseguem compartilhar atividades entre si, trabalhando de forma muito isolada.

Dificuldade com workflow grande e acelerado

O gerenciador de tarefas também apresenta limitações quando o fluxo de trabalho dentro da agência é muito grande ou acelerado. Isso porque ele não permite a gestão de uma grande quantidade de atividades simultaneamente, além de não permitir a integração entre diversos projetos diferentes.

Perda de informações

O gerenciador de tarefas foi criado para que as pessoas tenham uma boa gestão do seu próprio tempo e das atividades. Dessa forma, não há uma preocupação grande no armazenamento de informações. Com isso, você perde uma série de dados que poderiam ser utilizados no cálculo de indicadores e gestão de conhecimento.

Como um software integrado pode solucionar os gargalos do gerenciador de tarefas?

Diante dessa limitações, é essencial buscar por ferramentas que possam solucionar esses gargalos com eficiência. Esse é o caso de um software integrado, principalmente quando ele é desenvolvido especificamente para o seu tipo de negócio.

Entenda agora como essa ferramenta pode trazer benefícios nesse aspecto.

Integra osdepartamentos

Ao adotá-lo, a agência integra todos os departamentos em um só lugar, o que traz melhoras significativas para a colaboração entre os setores e a comunicação interna.

Manter uma cultura colaborativa é um fator indispensável para o bom funcionamento de qualquer empresa. O estímulo para que a equipe se comporte de forma cooperativa é muito importante, haja vista que o trabalho acontece de maneira integrada, em que todos os colaboradores dependem do apoio um do outro para ter mais criatividade.

O uso de um sistema integrado incentiva a cultura colaborativa por meio da disponibilização de ferramentas que conectam os profissionais, permitindo que troquem ideias e trabalhem em conjunto. Todos os funcionários somam esforços para agilizar e aumentar a qualidade do trabalho.

Otimiza a comunicação

Muitas vezes as falhas nas tarefas acontecem por conta da falta de comunicação entre os times. O resultado disso é um índice maior de refação e uma equipe estressada por ter que refazer trabalhos frequentemente, o que faz com que as demandas acumulem e os profissionais fiquem com prazos apertados para a entrega final.

No sistema integrado, você encontra ferramentas específicas de comunicação, como chats, que possibilitam que os colaboradores se comuniquem de forma mais ágil, produtiva e prática. Em vez de agendar uma reunião para discutir determinada pauta, basta que todos estejam online para conversar e tomar decisões, por exemplo.

Oferece opções de automação de atividades

Por ter recursos de BI (Business Intelligence), a ferramenta oferece mais opções de automação de atividades e de análise de dados e indicadores da agência.

Basicamente, o software integrado gera informações estratégicas a partir de relatórios. O sistema consulta os dados registrados para calcular indicadores precisos, que são inseridos em relatórios elaborados pela própria ferramenta.

Assim, você tem acesso a dados gerenciais com facilidade, o que fomenta o planejamento estratégico e embasa o processo de tomada de decisão. Tais aspectos fazem com que a agência ganhe vantagem competitiva no mercado. Afinal, ela pode contar com documentos atualizados com os indicadores mais importantes, garantindo que os gestores fiquem a par da realidade da empresa e melhorem as suas ações.

Dá suporte à gestão financeira

A gestão financeira é uma das áreas mais delicadas de todo negócio. Por isso, é necessário ter o máximo possível de informações sobre as finanças da empresa para que elas sejam devidamente controladas, evitando gastos excessivos ou a aplicação errada dos recursos internos.

Nesse sentido, o software de gestão integrado é ótimo aliado, uma vez que registra, com riqueza de detalhes, todas as movimentações financeiras do negócio. Essas informações permitem que o gestor financeiro descubra onde estão os maiores gastos e tome medidas para contê-los.

Aumenta a segurança das informações

Quando a empresa passa a usar um software integrado, o fornecedor do programa é o responsável por cuidar da parte técnica de segurança de dados e armazenamento, assegurando a autenticidade das informações inseridas na plataforma.

Em uma situação em que, por exemplo, um computador quebra ou não é possível chegar até a organização, os dados são mantidos sob a proteção do provedor da marca que fornece o sistema, podendo ser acessados por outros aparelhos, sem nenhum transtorno.

Reduz a incidência de erros

A execução das tarefas de forma manual deixa a companhia mais suscetível a erros. Perder um documento, esquecer de colar um número em uma tabela de controle ou deixar de lado uma obrigação importante são questões que comprometem o planejamento previsto para a equipe.

O mesmo se repete em termos de comunicação: ao pedir uma informação sobre outro departamento, existe a possibilidade de ela estar errada ou desatualizada e, por consequência, a atividade realizada com base nesse erro terá que ser refeita.

Ao concentrar no mesmo espaço toda a base de controle de dados, esse tipo de ocorrência pode ser evitado. Também é mantido um fluxo de trabalho constante, que viabiliza a realização de buscas de números, contatos e relatórios no sistema. Essa precisão de informações traz estabilidade para que os colaboradores desempenhem as suas tarefas do melhor modo possível.

Proporciona mobilidade

A flexibilidade na jornada de trabalho é uma tendência entre as empresas inovadoras. Inclusive, muitas companhias já permitem que os seus funcionários tenham um dia da semana de trabalho remoto, ou seja, que é prestado à distância — de casa.

Se você quer adotar essa modalidade de trabalho na agência, saiba que o sistema de gestão integrado é um grande facilitador, já que os colaboradores podem acessá-lo de qualquer lugar e a qualquer hora, bastando estarem autorizados e conectados à internet.

Um designer, por exemplo, pode executar a mesma tarefa que faria se estivesse na unidade física da agência, viajando a trabalho ou estando em casa.

Isso impede que aconteçam atrasos nas demandas e insatisfações internas, além de trazer mais praticidade e autonomia para os funcionários.

Como você pôde perceber, o gerenciador de tarefas é uma excelente ferramenta para organizar as atividades do seu dia a dia e melhorar a sua gestão de tempo individual.

Mas, quando se fala de uma agência, ele possui algumas limitações. Levando isso em consideração, é importante contar com uma ferramenta integrada, capaz de ir além de uma listagem de todas as atividades da agência para potencializar os seus resultados como um todo.

Portanto, aproveite para ir além do gerenciador de tarefas e assine gratuitamente o Studio, um software de gestão integrado desenvolvido especialmente para atender as demandas das agências de comunicação!