Saiba como fazer um evento impecável passo a passo

Você domina as técnicas de organização de eventos? Fazer com que seu evento seja um sucesso depende desse conhecimento. Por isso, trouxemos para o blog um post inteiramente dedicado ao tema.

Do planejamento à execução, são muitas etapas e detalhes a serem conferidos e um bom gerente de marketing precisa estar atento e compreender todas essas fases. Ao longo deste material vamos detalhar e ajudá-lo com essa missão, mostrando como é possível assegurar um bom resultado para sua empresa.

Prossiga com a leitura e conheça todas as etapas para se organizar um evento adequadamente!

Defina o objetivo do evento

Organizar bem seu evento é o segredo para alcançar bons resultados. Por isso, a primeira providência é colocar no papel os seus objetivos. Isto é, defina com clareza o que e por qual motivo você o realizará.

É importante deixar claro que a realização de qualquer evento não envolve apenas a contratação de fornecedores e a divulgação. Pelo contrário, a fase de planejamento é vital e garante que tudo saia conforme o planejado.

Como profissional do marketing, é preciso mostrar o seu diferencial e potencial. O conhecimento e as habilidades que você possui são suficientes para traçar uma estratégia eficiente tendo como base seus objetivos. Daí a importância de iniciar a organização por essa etapa. Alguns objetivos comuns são:

• apresentar um produto ao mercado;
• promover as vendas em uma data comemorativa;
• melhorar o relacionamento com os clientes;

Escolha o formato ideal

Conforme mencionado, a premissa básica para organizar um evento é o planejamento. Pensar em todos os detalhes com antecedência reduz as chances de erros e traz mais segurança ao seu projeto.

Assim sendo, comece definindo o formato de seu evento. Atualmente, há várias maneiras para executá-lo e você precisa conhecer bem as suas opções. Veja alguns exemplos interessantes:

• Webinar: trata-se de uma conferência digital. Por meio da internet, um indivíduo expõe suas ideias e os demais assistem.
• Palestra: a palestra costuma ser presencial e permite uma interação maior entre os participantes. No entanto, há uma limitação de espaço.
• Summit: o summit é uma reunião entre líderes. É comum ouvirmos falar nesse tipo de evento quando se reúnem chefes de governos e lideranças de empresas para tratarem de diversos temas;
• Coquetel: esse modelo de evento reúne a discussão de um tema com um breve coffe break ou coquetel noturno;
• Videoconferência: trata-se de uma reunião em tempo real com o auxílio de uma tecnologia via satélite. Permite a participação de diversos indivíduos de locais diferentes. Todos os participantes podem expor opiniões e tirar dúvidas;
• Debate: esse modelo de evento é destinado a troca de ideias. A ideia é permitir que as pessoas falem, perguntem, respondam e discutam um tema com liberdade e facilidade.

Enfim, existem inúmeros formatos disponíveis. O ideal é que você tente adequá-lo à sua proposta e objetivos.

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Escolha o seu público alvo

Seguindo com a organização do evento, chega o momento de definir o seu público alvo. Definir para quem se destina a sua palestra ou webinar, por exemplo, é essencial para traçar estratégias mais focadas e, portanto, eficientes.

Lembre-se de que o sucesso dessa ação depende de produzir algo que esteja alinhado ao interlocutor. Isso significa que a linguagem, imagem, tempo e até mesmo a forma de exposição pode ser alterada a depender das pessoas que participarão.

Por isso, é fundamental ter esse dado bem claro. De preferência, que isso seja analisado logo de início. Fazendo isso, você perceberá como o desenvolvimento e execução da estratégia serão muito mais simples e eficazes.

Monte a equipe responsável pela organização

Há dois erros básicos durante a realização de um evento: fazer tudo sozinho e deixar que todos façam tudo. Em outras palavras, para que tudo saia da melhor maneira possível é necessário montar uma equipe responsável pela organização.

Nesse caso, é preciso analisar o perfil de cada um de seus colaboradores e procurar repartir tarefas de acordo com as habilidades que possuem. Existem pessoas que possuem facilidade para negociar com fornecedores, produzir apresentações que engajam, desenvoltura no manuseio de equipamentos e tranquilidade e organização para lidar com as finanças.

Assim sendo, conheça bem o seu grupo e aprenda a partilhar com eles as responsabilidades e ideias que farão do seu evento um sucesso.

Pense na infraestrutura necessária

Com todos esses detalhes definidos, você já pode pensar na infraestrutura que será necessária para que o evento se realize.

Nessa etapa, é preciso definir, por exemplo, o local, o número de cadeiras, os recursos tecnológicos necessários, a necessidade de mesas e a existência de uma infraestrutura básica que suporte a quantidade de pessoas esperada (banheiros e bebedouros).

Você deverá listar tudo o que é necessário para que o evento aconteça e entrar em contato com os fornecedores. Lembre-se de fazer orçamentos e procurar parceiros responsáveis.

Ressalta-se que esses cuidados não são secundários. Mais do que isso, esse tipo de observação assegura que os participantes tirem o máximo de proveito do evento e se sintam confortáveis. A consequência é uma experiência mais satisfatória e o alcance de seus objetivos.

Estabeleça o cronograma do evento

Para que tudo saia conforme o esperado é interessante que você tenha um cronograma para o evento. Estabeleça, por exemplo, a data, o horário de início, as pessoas que falarão e o tempo disponível para cada uma delas.

Tendo em mãos esse cronograma bem definido você consegue se programar melhor e evitar que alguns erros de execução aconteçam. A ideia dessa etapa é permitir que os resultados positivos sejam alcançados de maneira mais natural e longe de riscos desnecessários.

Delimite o orçamento da ação

Toda estratégia empresarial precisa justificar seus investimentos. Por isso, qualquer que seja o evento a ser realizado, é preciso definir um orçamento equilibrado e suficiente.

Trata-se de uma fase complexa e que merece atenção. Muitas vezes, os gestores possuem pretensões altas e acabam gastando muitos recursos com a sua execução, o que nem sempre traz um bom retorno.

O ideal é buscar economizar de maneira inteligente, sem afetar os resultados do evento. Para isso, pense em formatos mais econômicos, em ideias sustentáveis, locais mais baratos e palestrantes da sua própria equipe.

Obviamente, lembre-se de que a limitação no orçamento precisa ser coerente. Se você não tem condições de elaborar um grande evento com qualidade, pense em algo menor, mas com chances reias de ser bem executado.

Escolha uma plataforma para a gestão dos seus convidados

Um ponto importante ao organizar um evento é pensar em como o participante poderá fazer a sua inscrição e como será feito o controle. Haverá venda de ingressos ou o evento será gratuito? Em ambos os casos, sugerimos usar alguma plataforma de gestão de participantes.

Há várias plataformas online para eventos com venda de ingressos ou o uso de listas de convidados e que permitem criar o seu evento e incluir todas as informações necessárias, como: data, local, horário, programação e imagem de divulgação.

Esses sites permitem ainda utilizar várias estratégias para aumentar o número de inscritos, como: integrar o seu evento com ferramentas de divulgação, criar códigos promocionais, oferecer pacotes de ingressos com valores diferenciados e compartilhar o evento com um link.

O interessante é que você pode fazer o controle de entrada dos participantes através desses sistemas. Seja com a busca do nome do participante ou leitura de um QRCode. E todos os dados dos convidados ficam armazenados para uso futuro. Ideal para trabalhar o relacionamento com esses participantes.

Elabore a estratégia de divulgação

Outra etapa muito importante é a elaboração da estratégia de divulgação. Aliás, é nesse momento que o bom profissional de marketing deve mostrar todo o seu potencial.

A depender de seu objetivo e de seu público alvo, é possível explorar diversos canais de comunicação. Elabore cartazes e campanhas específicas para as redes sociais, que sejam capazes de gerar expectativa e apresentar os benefícios de se participar do evento.

É preciso ser claro e certeiro durante a divulgação de sua ação, pois é isso que atrairá pessoas e recompensará todo o seu esforço. Já imaginou perder todo esse tempo e dinheiro elaborando o evento e não alcançar um bom público?

Enfim, perca um tempo nessa etapa e certifique-se de que a forma e as estratégias de divulgação são eficientes e condizentes com suas metas.

Avalie os resultados

Por último, é hora é avaliar os resultados alcançados. Salienta-se que isso faz parte do aperfeiçoamento profissional e garante que os próximos eventos sejam ainda mais produtivos.

Conhecer e entender as falhas é uma forma de evoluir e não as cometer novamente. Portanto, jamais encerre qualquer estratégia empresarial sem analisar com atenção tudo aquilo de positivo e negativo que aconteceu.

Procure listar os erros, os responsáveis e, claro, as razões para que aquilo acontecesse. Na próxima ação, comece analisando esse relatório e estudando maneiras de evitar que eles se repitam.

Dica bônus: aprenda a trabalhar com checklists

Como o objetivo deste post é fazer com que você consiga organizar a sua ação com sucesso, trouxemos uma dica infalível: o uso do checklist. Trata-se de uma ferramenta muito utilizada no cotidiano corporativo e que pode ser bem aproveitada na organização de eventos.

Em geral, há grandes benefícios em se apostar nessa ferramenta, desde a maior previsibilidade dos resultados à redução de erros básicos. Por isso, continue com a leitura e acompanhe um checklist específico para essa situação:

1. Defina o nome do evento;
2. Defina a data provável;
3. Escolha o local adequado;
4. Calcule o público estimado;
5. Estabeleça os objetivos da estratégia;
6. Elenque as atividades a serem desenvolvidas;
7. Estabeleça os responsáveis por cada atividade;
8. Liste os fornecedores;
9. Apresente o prazo de conclusão de cada etapa;
10. Atualize o status de cada atividade;
11. Atualize a lista de pagamentos;
12. Cheque se todos os recursos estão funcionando;
13. Monitore os resultados.

Chegamos ao final deste material e podemos concluir que a organização de eventos exige muita atenção. Conforme visto, existem diversas etapas e detalhes que não podem passar despercebidos. Para que tudo seja executado com perfeição, é imprescindível apostar em um planejamento eficaz, o que envolve todas as etapas que foram apresentadas.

Portanto, não perca mais tempo! Aproveite todo o conhecimento adquirido e comece a elaborar eventos produtivos e que gerem grandes oportunidades à sua empresa!

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