Como organizar o fluxo de caixa da sua empresa depois da crise

Para que uma empresa cresça de forma sustentável, fazer uma boa gestão financeira é primordial. E organizar o fluxo de caixa é tarefa fundamental na gestão, especialmente após um período de crise.

Embora seja tão importante, muitos empreendedores negligenciam essa tarefa, e em muitos casos é por não saber o impacto negativo que isso gera em um negócio.

Se você está entre esses empreendedores, continue lendo e aprenda como organizar o fluxo de caixa, para que sua empresa seja sustentável até mesmo em momentos de crise.

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é um instrumento de controle financeiro que, como o próprio nome sugere, consiste em verificar o fluxo (entradas e saídas) de dinheiro da empresa, em um determinado período. 

Ele é o resultado do saldo inicial (caixa e banco) somado as entradas e subtraído as saídas do dia, semana ou mês — de acordo com o período que for feito.

O fluxo de caixa é um importante indicador da saúde financeira de um negócio, sendo que ele apura o saldo disponível e indica se as entradas e saídas de dinheiro estão em equilíbrio. 

Além de ser fundamental para a organização financeira, o fluxo de caixa é base para tomada de decisões estratégicas para melhorar o desempenho financeiro e evitar possíveis prejuízos.

Qual a importância do fluxo de caixa?

Se fazer uma gestão financeira eficiente, é essencial para uma empresa prosperar. Fazer o fluxo de caixa, é fundamental para uma gestão eficiente.

São vários os motivos pelos quais o fluxo de caixa é imprescindível em qualquer negócio, e a seguir veremos alguns deles.

Visualização da real situação financeira do negócio

Dificilmente é possível conhecer a real situação financeira de empresas que não fazem o fluxo de caixa. E nesses casos, em que o empreendedor não tem informações exatas sobre as finanças, é comum que ele tome decisões equivocadas para o negócio.

A ausência do conhecimento da situação financeira da empresa, pode trazer uma série de complicações, inclusive, a falência. Em muitos casos, o empreendedor só percebe quando a situação está crítica e, sem solução. 

Isso não acontece em empresas que incluem o fluxo de caixa na sua rotina. Pois, além das informações básicas, que é preciso estar sempre de olho, como o saldo disponível e se as entradas e saídas estão em equilíbrio. Ele proporciona uma ampla visão das finanças. 

Para que um negócio seja saudável, é fundamental que o saldo seja sempre positivo e que as entradas sejam superiores às saídas. 

É muito importante que exista uma “folga” no caixa, tanto para ter uma segurança em caso de imprevistos — como a queda no faturamento vivenciada em função da crise. Quanto para fazer investimentos na empresa.

Apoio para tomada de decisão

Em uma empresa, todas as decisões devem ser pensadas baseadas em dados, e o fluxo de caixa apresenta uma série de informações, para que o empreendedor tome decisões estratégicas e assertivas.

Como instrumento de controle, ele permite visualizar claramente o financeiro da sua empresa, e assim, enxergar quais as necessidades e quais resultados devem ser melhorados.

Projeção de caixa futuro e antecipação na tomada de decisão

Não é possível prever um caixa, sem que haja um histórico. E essa é uma função importante do fluxo de caixa, pois ele permite projetar o caixa futuro.

Isso é muito importante, pois se as projeções não forem positivas, você pode se antecipar aos prejuízos, traçando estratégias a fim de evitá-los. 

Auxilia na redução de gastos

Reavaliar os gastos e reduzi-los deveria ser uma cultura em todas as empresas, mas é difícil saber onde reduzir, se você nem sabe para onde o dinheiro está indo.

A análise do fluxo de caixa permite visualizar com o que a empresa mais gasta, e inclusive, identificar gastos pequenos que costumam ser menosprezados, mas que quando somados são bem significativos.

Como fazer o fluxo de caixa?

Sabendo da grande importância do fluxo de caixa, pode até parecer que é algo muito complexo de ser feito, mas não é. 

O fluxo de caixa é construído por ações simples e necessárias no controle financeiro de uma empresa.

1. Registre todas as contas a pagar e a receber (entradas e saídas)

Registrar os gastos e recebimentos é o básico para a organização financeira. Algumas empresas ainda utilizam planilhas para fazer esses registros, mas pode ser muito mais fácil se sua empresa utilizar um software de gestão financeira.

É preciso registrar tudo que sai e que vai sair de dinheiro da empresa: aluguel, funcionários, energia, matéria-prima etc. E também tudo que entra e que vai entrar: vendas de produtos e/ou serviços, investimentos, empréstimos etc.

As contas fixas e as parceladas também devem ser consideradas para os meses seguintes, o que vai auxiliar na projeção do caixa para os próximos meses.

2. Categorize as entradas e saídas

Categorizar as entradas é essencial para identificar com o que a empresa mais recebe, permitindo um investimento maior nesses produtos e/ou serviços para aumentar os ganhos da empresa. 

E categorizar as saídas, facilita no controle de gastos, ajudando a identificar, por exemplo, onde a empresa mais gasta e se está dispondo de mais dinheiro que deveria em determinadas áreas.

Essa categorização deve ser feita de acordo com a realidade cada empresa, como por exemplo: salários funcionários; alimentação; matéria-prima; veículos (gasolina, manutenção), entre outros.

3. Atualize os registros 

Uma boa gestão financeira requer disciplina, por isso todas as entradas e saídas devem ser registradas logo que ocorreram, para não correr o risco de esquecer algum registro.

Se os registros não estiverem atualizados, o fluxo de caixa não vai ser exato. É importante não menosprezar nenhum pequeno gasto ou recebimento. Qualquer pequena falha de informação, implicará em um fluxo de caixa não realista, e consequentemente pode levar a decisões falhas.

4. Defina o período do fluxo de caixa

Há empresas que fazem o fluxo de caixa semanalmente ou até mensalmente. Porém, esse período maior só vai funcionar para empresas que realizam vendas mais complexas e que não movimentam o caixa diariamente.

O ideal para empresas que realizam vendas todos os dias, é que o fluxo de caixa seja feito diariamente. Assim, não há risco de perder o controle financeiro diante de tantas movimentações.

5. Análise o fluxo de caixa

Como já mencionado, o fluxo de caixa gera uma série de informações relevantes que devem ser analisadas, servindo como base para tomada de decisões para melhorar o desempenho financeiro da empresa.

A primeira informação obtida com o fluxo de caixa, é o saldo atual. Se o saldo for negativo, talvez seja necessário negociar alguns pagamentos já agendados, assim vai evitar que o próximo caixa também seja negativo, e se torne um ciclo irreversível. 

Outro ponto a ser considerado quando o saldo é negativo, são os motivos. Se é por queda nas vendas, por inadimplência ou porque a empresa gastou mais do que deveria.

Se o saldo for positivo, também merece atenção. É importante definir o destino desse dinheiro, como por exemplo, se ele é necessário para equilibrar o caixa previsto para os próximos dias; quanto ficará como reserva para eventuais necessidades e quanto pode ser investido.

Os gastos da empresa merecem uma análise detalhada. Além de fazer a análise geral dos gastos, ou seja, do quanto a empresa gasta no total, é importante analisar os gastos por categoria.

Aquelas categorias que foram definidas para fazer os registros das entradas e saídas, com elas é possível identificar com o que a empresa mais gasta e se está gastando mais do que deveria em determinada categoria. É interessante criar metas para cada uma, e fiscalizar com frequência para não extrapolar as metas.

Os custos também devem estar sempre sob revisão, com a finalidade de encontrar maneiras de reduzi-los sem prejudicar na produção, gerando mais lucros para o negócio.

São várias as informações que o fluxo de caixa proporciona. Por isso, mesmo que ele seja feito diariamente, não necessariamente as análises precisam ser feita todos os dias, salvo a verificação do saldo e as possíveis complicações se for negativo. 

Isso porque, algumas análises devem ser feitas detalhadamente e demandam tempo — que o empreendedor não tem disponível todos os dias. Mas é importante estabelecer quando será analisado, e entender que essa é uma tarefa essencial na gestão financeira de uma empresa.

Conclusão

O fluxo de caixa é uma ferramenta crucial de gestão financeira, que permite melhor organizar, controlar e tomar decisões sobre as finanças de uma empresa.

Infelizmente, empresas que não fazem fluxo de caixa, não só perdem de prosperar, como também, em muitos casos acabam por ser negócios insustentáveis.

No entanto, para que seja efetivo e gere bons resultados para o negócio, o fluxo de caixa precisa ser feito com disciplina —- desde o registro das entradas e saídas de dinheiro até as análises.

Esses processos podem ser muito simples utilizando um sistema de gestão financeira. Assim, você concentra todas as informações em um só lugar, e fica muito mais fácil manter o controle de tudo.

Se o fluxo de caixa ainda não faz parte da sua empresa, comece já a organizar e veja os resultados que ele pode trazer para o seu negócio.

Este artigo foi escrito pelo Controlle, um sistema de gestão financeira empresarial, fácil de usar.